Работа с Access. Учебнопрактическое пособие Хабаровск 2004 Содержание Введение 4 Лабораторная работа Создание таблиц 5 Основные понятия субд access 5

• Название: Учебнопрактическое пособие Хабаровск 2004 Содержание Введение 4 Лабораторная работа Создание таблиц 5 Основные понятия субд access 5
• Дата: 16.01.2023
• Размер: 2.57 Mb.
• Имя файла: Работа с Access.doc
• Тип: Учебно-практическое пособие; #888653
• страница: 11 из 19

Лабораторная работа № 4. Конструирование отчетов

Цель работы – конструирование и использование отчетов.

Основные сведения

Отчеты предназначены для вывода информации из базы данных, прежде всего, на принтер. Перед выводом на принтер отчет можно просмотреть на экране. Отчет строится на основании таблиц и запросов.

Основные виды отчетов:

• 
  одноколонный (простой) отчет;
  
• 
  многоколонный отчет;
  
• 
  табличный отчет;
  
• 
  отчет с группировкой данных и подведением итогов;
  
• 
  отчет по связанным таблицам;
  
• 
  связанный отчет, т.е. отчет, содержащий другой (подчиненный отчет);
  
• 
  отчет слиянием с Word (составной документ);
  
• 
  перекрестный отчет.
  

Основные разделы отчета

• 
  заголовок отчета (начало отчета);
  
• 
  верхний колонтитул (печатается в начале каждой страницы);
  
• 
  область заголовка группы (отображается перед первой записью каждой группы);
  
• 
  область данных (основная часть отчета);
  
• 
  область примечания группы (отображается после области данных последней записи каждой группы);
  
• 
  нижний колонтитул (печатается в конце каждой страницы);
  
• 
  область примечаний (печатается в конце отчета).
  

В режиме конструктора доступны кнопки панели инструментов и пункты меню Вид:

• 
  Сортировка и группировка;
  
• 
  Список полей;
  
• 
  Свойства.
  

Окно сортировки и группировки позволяет определить условия сортировки и группировки данных в отчете. В ячейках верхней половины окна указываются поля, по которым выполняется сортировка, и порядок сортировки. Ячейки нижней половины окна позволяют задать условия группировки. Допускается выполнение сортировки записей без их группировки; однако условия группировки можно задать только для сортируемых полей или выражений.

Столбец "Поле/выражение". В ячейках столбца выбирают поле, по которому проводится сортировка, или вводят выражение. При сортировке по нескольким полям следует расположить поля сверху вниз в порядке проведения сортировки.

Столбец "Порядок сортировки". В ячейках выбирают порядок сортировки «По возрастанию» или «По убыванию» для поля или выражения в этой строке.

Свойства группы. В ячейках задаются параметры группировки для выбранного поля или выражения. В поле в правом нижнем углу окна выводится описание выбранного столбца или параметра группировки.

Для просмотра запроса, на котором основан отчет или форма, достаточно выбрать свойство Источник записей и включить кнопку построителя выражений.

Для построения многоколонного отчета выполнить в режиме Конструктор:

• 
  команду ФАЙЛ/Настройка печати;
  
• 
  нажать кнопку Дополнительно;
  
• 
  в поле ввода По горизонтали указать количество элементов (колонок)
  

Создание простого отчета

Задание 1. Создать табличный отчет, модифицировав запрос на выборку, подготовленный в задании 1 главы 2, которому было присвоено имя Выборка 1. Отчет должен включать следующие столбцы:

• 
  Наименование факультета;
  
• 
  № группы;
  
• 
  № специальности;
  
• 
  ФИО;
  
• 
  № зачетки.
  

Технология

1. Модифицировать запрос Выборка 1, открыв его в режиме конструктора и заменив поле Наименование специальностина поле Номер специальности, а поле Номер факультетана поле Наименование факультета.

2. 
   На вкладке Отчетыв окне базы данных щелкнуть по кнопке Создать.
   
3. 
   В окне Новый отчетвыбрать Мастер отчетов и в качестве источника данных – запрос Выборка 1. Щелкнуть по кнопке Ok.
   
4. 
   В окне Создание отчетавыполнить следующие шаги:
   

• 
  выбрать все поля запроса в заданной по условию последовательности;
  
• 
  выбрать тип представления данных по факультету;
  
• 
  добавить уровень группировки по № специальности;
  
• 
  выбрать порядок сортировки по полю ФИО;
  
• 
  выбрать макет ступенчатый;
  
• 
  выбрать тип заголовка спокойный;
  
• 
  присвоить имя отчету Отчет табличный;
  
• 
  нажать кнопку Готово. Просмотреть отчет. Уменьшить масштаб отображения.
  

2. 
   П
   ерейти в режим конструктора. Выполнить редактирование заголовка отчета. Ввести названия столбцов в 2 строки, отцентрировав их и увеличив соответственно высоту области верхнего колонтитула.
   

Р
ис. 21. Откорректированный табличный отчёт в режиме конструктора

2. 
   Переместить поля в области данных в соответствии с расположением заголовков столбцов в области верхнего колонтитула.
   
3. 
   Изменить заголовок отчета, введя текст: «Список студентов по факультетам и специальностям».
   
4. 
   Ввести надпись в нижний колонтитул: «Ведомость составил:».
   
5. 
   Закрыть и сохранить отчет.