Мишин В.М. Исследование систем управления. Учебное пособие для студентов заочного обучения всех специальностей Москва зао Финстатинформ
Скачать 0.65 Mb.
|
5. Определите состав параметров и показателей элементов СУ организацией.2 Методологические положения исследования систем управления2.1. Принципы построения и функционирования системуправленияПроведение исследований СУ требует знания важнейших принципов построения и функционирования таких систем, которые должны быть присущи современным экономическим условиям. Принципы представляют собой основные правила, положения, идеи, определяющие направления построения и функционирования СУ, которыми должны руководствоваться кадры управления. Среди всех видов принципов для СУ следует выделить общие, общесистемные и специальные. Вместе с тем необходимо отметить, что исходным (главным) принципом должен являться принцип системности, во многом определяющий все другие, В первую очередь при построении и функционировании СУ необходимо учитывать ряд объективных общих принципов»: сбалансированного демократического централизма, преимущественно оптимального сочетания единоначалия и коллегиальности, ответственности, активизации и стимулирования, делегирования полномочий, заинтересованной творческой работы всех кадров управления. Среди общесистемных принципов: необходимо отметить: целенаправленность - формирование в составе СУ целевых и соответствующих линейных, функциональных и обеспечивающих подсистем управления; делимость — декомпозиция формируемой системы и ее подсистем на элементы; иерархичность — формирование многоуровневой структуры системы с учетом делегирования полномочий на соответствующий уровень управления (отдела, цеха, участка, бригады и т.д.); взаимодейственность — взаимодействие формируемых и функционирующих подсистем СУ как между собой, так и со всеми другими, внешними по отношению к организации, системами. При этом следует устанавливать приоритетность одних целей по отношению к другим или принимать взаимосвязанные цели нескольких систем, осуществляя взаимосвязанные процессы по их достижению; согласованность — сопряжение целей и задач организации при взаимодействии всех иерархических вертикальных и относительно автономных горизонтальных звеньев управлении; оперативность — своевременное принятие управленческих решений по предотвращению и (или) мобильному устранению отклонений; комплексность — взаимная увязка всех формируемых элементов, подсистем, стадий жизненного никла продукции, иерархических уровней и всего комплекса организационных, экономических, социальных, научно-технических, производственных и других мероприятий по управлению; системность — постоянное непрерывное выполнение всех работ по управлению, их ритмичность и долговременность действия; преемственность, которая должна проявляться как при создании системы, так и при ее функционировании и совершенствовании. Выражаться она может прежде всего в максимальном использовании передового отечественного и зарубежного опыта системного управления: научность -— разработка мероприятий и воздействий на основе достижении науки и техники с учетом объективных законов и закономерностей системного управления; автономность — обеспечение относительной самостоятельности функционирования структурных элементов и подсистем СУ; экономичность — снижение затрат на управление в общих расходах организации; перспективность развития организации как системы; оптимальность — многовариантная проработка управленческих решений и выбор наиболее целесообразного для организации варианта; устойчивость — удержание системы в относительно стабильном состоянии и обеспечение выживания организации в условиях конкуренции; комфортность — создание для человека как основного элемента системы максимума удобств для творческой работы и реализации своих возможностей; специализация работ — рациональное разделение управленческого труда в СУ; концентрация — выполнение однотипных задач в одном подразделении и (или) концентрация усилий управленческих работников па решении основных целей и задач организации: адаптивность - обеспечение приспособляемости системы организации к изменяющимся внешним и внутренним условиям; замкнутость ОФУ (замкнутость управленческого процесса) — выполнение в системе, подсистемах и элементах полного общефункционального цикла, включая планирование, организацию; координацию работы и т.д. К перечисленным общесистемным принципам следует добавить принцип простоты и доходчивости. В условиях рынка и конкуренции крайне важно понимание каждым работающим основополагающих вопросов управления, особенно управления качеством и обеспечения конкурентоспособности не только продукции, но и всего предприятия. Среди всех общесистемных принципов необходимо обратить особое внимание на замкнутость ОФУ — выполнение общих функций управления. К ним можно отнести четыре общие менеджерские функции: планирование, представляющее особый процесс подготовки менеджерами решений по обеспечению усилий коллектива для достижения целей организации. Этот процесс из-за периодического переориентирования целей и постоянного изменения условий внешней среды не может носить дискретный характер, а должен быть непрерывным; организацию, направленную на структурирование всех работ организационного характера и их распределение по вертикали и горизонтали для достижения целей и выполнения намеченных планов и обязательств; мотивацию, обеспечивающую активизацию труда работающих по выполнению всех видов работ с высоким качеством (без ошибок) в соответствии с распределенными функциями, планами и требованиями. Мотивация включает, как правило, внешнее стимулирование (материальное и моральное) и психологическое стимулирование (создание условий для заинтересованности в труде, потребности в трудовой активности, удовлетворения от трудовой деятельности). Это одна из самых важных менеджерских функций, способствующих достижению целей деятельности организации; контроль, представляющий собой: 1) отслеживание того, что запланировано, 2) выявление того, что сделано в определенный период времени, 3) сравнение - запланированного с достигнутым и 4) принятие корректирующих «мягких» мер при отклонении от запланированного. Посредством данной функции осуществляется обратная связь, которая должна не нести «возмездие», а быть объективной основой для •эффективного вмешательства менеджеров в процесс достижения целей организации, выполнения обязательств, повышения и обеспечения качества и конкурентоспособности продукции. Можно также привести пример состава функций замкнутого управленческого цикла, выполняемого при повышении и обеспечении качества, называемого в зарубежных источниках РДСА — циклом Деминга (по имени американского профессора по УКП): Р — планирование работы; Д — выполнение работы по плану; С — проверка соответствия реального результата с запланированным: А — принятие мер при наличии отклонений фактического результата от запланированного. На ряде японских предприятий, например в фирме «Комацу», используется следующий состав общих функций управления: планирование, выполнение, проверка и действие (регулирование). Очевидно, что состав функций в приведенных примерах во многом соответствует функциям управленческого цикла отечественных систем, включающего планирование, организацию работ, координацию и регулирование, активизацию и стимулирование, учет, контроль и анализ. Однако представляется целесообразным разукрупнить и упорядочить состав общих управленческих функций применительно к современным СУ. Например, следует учесть прогнозирование, выделить функцию учета, в которой, кроме общеизвестных подфункций, необходимо организовать идентификацию и прослеживаемость продукции, столь нужную для обеспечения качества, оперативности регулирования производства и т.п. Допустим, причиной обнаруженного дефекта изделия стал недоброкачественный материал. Подфункция идентификации позволяет установить, с какой партией он поставлен, когда и откуда, а затем выявить конкретные детали, в которых использовался. При выполнении управленческого цикла первостепенную роль играет организация, координация и регулирование процессов управления. Выработанные корректирующие — регулирующие — воздействия на основе организации и координации работ посредством обратной связи оказывают влияние на оперативное устранение непредвиденных реальных отклонений (ошибок) процессов от запланированных. При рассмотрении ОФУ следует отметить, что в производственном процессе (в производственной системе) аналогично выполняются общие производственные функции, в состав которых могут входить функции: подготовительная, производство изделий или услуг (работ), протекание естественных процессов, транспортировка, контроль и испытание, а также заключительная функция. К основным специальным принципам при построении и функционировании СУ следует отнести: • «продуктовый» подход к управлению, в соответствии с которым управление в системе должно осуществляться (помимо общего управления) по каждому выпускаемому виду разнородной продукции в отдельности; • управление на всех стадиях и этапах жизненного цикла продукции (исследования, проектирования и разработки, изготовления, товарооборота, использования, утилизации или уничтожения); • выполнение целостного комплекса функций управления, способного обеспечить достижение целей и решение задач системы организации; • использование в управлении комплекса методов мотивации высококачественного, производительного, заинтересованного, новаторского и, главное, осознанного труда как каждого работника, так и всего коллектива работающих; • формирование у всех изготовителей и потребителей, причастных к реализации жизненного цикла продукции, соответствующих знаний, умений и навыков. Выполнение этого принципа требует массовой непрерывной систематической подготовки, обучения и повышения квалификации; • регулирование на всех иерархических уровнях управления: межотраслевом федеральном; отраслевом федеральном: межотраслевом субъектов федерации; отраслевом субъектов федерации; территориальном (городском, районном); объединения организаций; организации; цеха, отдела; участка, бюро: бригады, группы; рабочего места. В зависимости от уровня управления содержание управленческих функций может быть различно. Для более высокого уровня приобретают значимость функции, связанные с организацией, координацией и регулированием, активизацией и стимулированием. Причем характер воздействий в этом случае, как правило, должен соответствовать рыночным отношениям, собственности и уровням управления. Системное управление следует осуществлять не только в отношении продукции тех организаций, где она непосредственно создается и используется, но и в государственных структурах управления, повышая качество и эффективность их решений, воздействий и услуг (образовательных, правовых и др.). Тем самым будет обеспечиваться более эффективное функционирование хозяйственной системы страны, регионов и в конечном счете организаций; • интегративное взаимодействие со всеми организациями, связанными с реализацией жизненного цикла продукции. Это в первую очередь может относиться к поставщикам сырья, материалов и комплектующих изделий сбытовым, торговым, транспортным, сервисным и эксплуатационным организациям. Совместно с ними целесообразно создавать взаимосвязанные интегративные СУ; • осуществление реальной индивидуальной и коллективной ответственности за результаты деятельности организации. При этом наибольшую ответственность следует возлагать на высшее звено управления: • постоянное (перманентное) использование в управлении воздействий преимущественно превентивного характера с их оперативным (немедленным) выполнением. Это не исключает, а, наоборот, предполагает (в случае недостаточной эффективности превентивных воздействий) максимально быстрое, текущее устранение возникших отклонений. Таким образом, необходимость выработки как предупредительных, так и текущих оперативных управляющих воздействий требует организации постоянно работающей надежной превентивно-перманентной и оперативной обратной связи во всех подсистемах СУ; • доступность и систематичность проведения внутренних и внешних проверок деятельности но управлению. Этот принцип позволяет совершенствовать, непрерывно развивать и повышать эффективность СУ; • документирование управленческих процессов, обеспечивающих выполнение технологии управления и производства. Необходимость использования в управлении стандартизации, регламентации и планирования; • восприятие каждым работающим себя как изготовителя продукции (услуги), а исполнителя следующей операции технологического процесса — как потребителя. Необходимо соблюдать деловую этику и проявлять уважительное отношение ко всем участникам реализации жизненного цикла продукции. Для реализации вышеизложенных принципов необходим соответствующий механизм управления. Применительно к СУ это совокупность организационных и экономических компонентов, обеспечивающих согласованное, взаимосвязанное и взаимодействующее функционирование всех элементов системы для достижения целей организации. Такой механизм должен обеспечивать в рамках системного управления выработку и реализацию эффективных целенаправленных управляющих воздействий на все многообразные условия и элементы, от которых зависят конечные результаты функционирования СУ, Среди условий, влияющих на функционирование СУ, молено выделить субъективные (непосредственно связанные с деятельностью человека и зависящие от него) и объективные (связанные со сложившимися обстоятельствами в деятельности человека и практически не зависящие от него). На элементы системы существенное влияние оказывают также социальные, международные и политические факторы, которые в зависимости от уровня рассмотрения можно отнести не только к объективным, но и к субъективным (см. рис. 2.1). Наряду с указанными на рисунке, можно отметить еще условия, связанные с предназначением и целями организации, со спецификой отрасли, поставщиков, конструкций продукции и характером услуг, оказываемых организацией, требованиями потребителей и клиентов. Влияние, взаимодействие и проявление многообразных субъективных и объективных условий и функционирующих элементов СУ исключительно сложно. Тем не менее в механизме управления достаточно четко должна прослеживаться последовательная цепочка воздействий: цели СУ организацией (определяющие, в том числе цели УК и охраны окружающей среды, являющиеся стратегически императивными и приоритетными по отношению к другим) —> стратегия и обязательства организации —> мероприятия (воздействия) по достижению целей и выполнению обязательств —> условия, влияющие на элементы системы —> эффективно функционирующие элементы системы —> рациональные решения (информация, документация), продукция и услуги, удовлетворяющие требования потребителей. Рис. 2.1. Классификация условий, влияющих на функционирование элементов системы управления Выполнение принципов системного управления и учета всех условий, влияющих на функционирование элементов СУ, является необходимым требованием достижений цепей организации. 2.2. Состав подсистем управленияКак исходный (главный) принцип системного управления, так и все общие, а также общесистемные и специальные принципы предопределяют сочетание в СУ линейного, целевого, функционального и обеспечивающего управления и наличие соответствующих взаимосвязанных подсистем управления: общей линейной, целевых, функциональных и обеспечивающих (рис. 2.2). В подсистеме общего линейного управления осуществляется вся общая управленческая деятельность руководителей организации, которые имеют право принимать окончательные решения по отношению к своему подчиненному персоналу и за результаты деятельности которых они должны нести ответственность. В этой подсистеме можно выделить четыре уровня управления: Целевые подсистемы: 1 — управления качеством; 2 — управления выполнением плана производства и поставок продукции; 3 — регулирования затрат и управления ресурсами; 4 — управления развитием производства и совершенствованием управления; 5 — управления социальным развитием коллектива; 6 — управлений охраной окружающей среды. Комплексные функциональные подсистемы: 1 — производственного руководства (организация основного, обеспечивающего и обслуживающего производства; оперативное управление производством; 2 — технического руководства (организация работ по стандартизации; управление технической подготовкой производства; управление технологическими процессами; организация метрологического обеспечения; технический контроль и испытания продукции); 3 — экономического руководства (перспективное и текущее технико-экономическое и социальное планирование; организация труда и заработной платы; организация финансовой деятельности; учет и отчетность; экономический анализ); 4 — руководства внешнехозяйптвенными связями (материально-техническое снабжение; сбыт продукции); 5 — руководства капитальным строительством (собственное и подрядное): 6 — руководства кадрами и творческой деятельностью трудового коллектива (организация работы с кадрами; организация творческой деятельности трудового коллектива). Обеспечивающие подсистемы: 1 — оснащения техническими средствами и оргтехникой; 2 — делопроизводства; 3 — организации и ведения нормативного хозяйства; 4 — информационного обеспечения управления; 5 — правового обеспечения; 6 — хозяйственного обслуживания. Общие функции управления в подсистемах системы управления: прогнозирование и планирование; организация и координация работ; мотивация (активизация и стимулирование); выполнение работ; регулирование; контроль; учет; анализ. Рис. 2.2. Двухмерная структурная функционально-целевая модель системы управления промышленным предприятием 0-й — высший предпринимательский организационно-целевой (высшее звено предпринимательского управления, включающее предпринимателей — членов высших органов управления); 1-й — высший организационно-целевой исполнительный (высшее исполнительное звено); 2-й — координационно-контрольный исполнительный (среднее звено управления); 3-й — технико-операционный исполнительный (низовое исполнительное звено управления). В составе целевых подсистем осуществляется управление по достижению основных целей деятельности организации, которые обеспечивают выполнение миссии организации и ее главной (генеральной) цели. Конкретный состав целевых подсистем зависит от предназначения и целей организации, но в любом случае имеет смысл включать в состав целевых подсистем СУ подсистему УК продукции (услуг). В функциональных подсистемах управления осуществляется специализированная управленческая деятельность, которая обособилась в результате кооперации и разделения труда. Их состав определяется конкретными функциями управления и применительно к производственной организации может быть сгруппирован а комплексные функциональные подсистемы (технического руководства, экономического руководства и др.). Состав обеспечивающих подсистем (подсистем обеспечения) определяется потребностями общего линейного, целевого и функционального управления. Главное, что при этом должны быть созданы условия, гарантирующие правомочность, обоснованность, достоверность, рациональность, своевременность и действенность всей СУ. В производственной подсистеме системы организации, например промышленного предприятия, с учетом «продуктового» подхода может формироваться и функционировать следующий состав субподсистем: основная «продуктовая» заготовительная субподсистема; основная «продуктовая» обрабатывающая субподсистема: основная «продуктовая» сборочная субподсистема; обеспечивающая «продуктовая» энергетическая субподсистема; обеспечивающая «продуктовая» ремонтно-техническая (в т.ч. электроремонтная) субподсистема; обеспечивающая «продуктовая» инструментальная субподсистема; обеспечивающая «продуктовая» метрологическая субподсистема; обеспечивающая «продуктовая» транспортная субподсистема; обеспечивающая «продуктовая» складская субподсистема. Следует отметить, что в 70—80-е годы в СССР на основе исследований и обобщения опыта системного управления в экспериментальном порядке был апробирован комплекс стандартов на управление промышленными предприятиями. В этот комплекс вошли стандарты, регламентирующие построение и функционирование системы управления предприятием и ее подсистем. Состав подсистем СУ, представленный выше, во многом идентичен тем, которые рекомендовались стандартами для использования. Внедрение СУ на основе стандартизации способствовало некоторому улучшению технико-экономических показателей работы данных предприятий, получению более высокого экономического эффекта их деятельности. Отмечалось, что в результате внедрения СУ: упорядочилась деятельность управленческих работ; рационально распределялся состав функций управления среди подразделений; исключалось дублирование деятельности в аппарате управления; в ряде случаев позитивно изменялась ОСУ; повышалась творческая активность и расширялись демократические начала в управлении предприятием; повышалась ответственность работников управления и дисциплина труда, улучшалась исполнительность и организация контроля за исполнением решений и требований стандартов. К основным недостаткам и трудностям при внедрении и функционировании СУ на основе стандартизации относили: непонимание многими специалистами необходимости создания таких систем; недостаточную активность руководителей предприятий; существование «психологического барьера», мешавшего отказаться от традиционно сложившихся форм и методов управления; недостаточную управленческую подготовку специалистов и руководителей; отсутствие в подавляющем большинстве специализированных подразделений по управлению (совершенствованию и координации). Только на 28 % предприятий от общего количества внедрявших системы эта работа поручалась специализированным подразделениям, а в остальных случаях ею занимались подразделения, косвенно относящиеся к решению проблем управления; сложность существующего административного порядка изменения на предприятии ОСУ; отсутствие заинтересованности и существенных стимулов в работах по совершенствованию управления. Главные же недостатки СУ были присущи всей централизованной планово-распределительной экономике. Однако необходимо признать, что основные положения и требования, закрепленные в комплексе государственных стандартов на управление предприятием, явились существенным научным и практическим вкладом в методологию и методику исследования и совершенствования СУ. 2.3. Основная методологическая база исследования систем управленияЦеленаправленный процесс изучения элементов и подсистем СУ в их взаимосвязи и взаимодействии предполагает использование соответствующей методологической базы и определенных методов (см. табл. 2.1). Таблица 2.1 Классификация видов исследования
По отношению к сфере использования результаты исследования можно подразделить на фундаментальные и прикладные. Важнейшей задачей фундаментальных исследований является познание новых законов и закономерностей. При этом в ряде случаев такие исследования проводятся безотносительно к возможности практического использования даже в обозримом будущем. Целью прикладных исследований является использование достижений фундаментальных исследований и техники для решения определенных практических проблем и задач. Поэтому прикладные исследования включают, как правило, работы по реализации (внедрению) полученных результатов. Это означает, что для действующих систем должно осуществляться их совершенствование, а для вновь создаваемых — проектирование и внедрение. Следует отметить, что большинство исследований СУ относится к задачам прикладного характера, но вместе с тем они могут иметь как эмпирическую, так и теоретическую направленность. В первом случае результаты исследования достигаются с помощью различного рода наблюдений и экспериментов. Во втором — познание явлений, происходящих в СУ, и определение характеристик ее элементов основывается на использовании неких абстрактных объектов. Практически исследования СУ имеют теоретико-эмпирическую направленность, способствуя выявлению фактического состояния систем, подсистем и элементов, тенденций их развития, важнейших причинно-следственных связей, определению направлений, разработке и реализации мероприятий по совершенствованию. По подходу к объекту выделяется два вида исследований: • локальное, предусматривающее изучение свойств отдельных элементов подсистем системы без учета взаимосвязей с другими; • комплексное, предусматривающее изучение совокупности свойств управленческих элементов в их взаимосвязи и взаимодействии. В зависимости от поставленных целей и задач каждый из указанных видов исследования имеет свои достоинства и недостатки. Однако комплексное исследование практически всеми исследователями признается более прогрессивным. Его методологической базой является системный подход, который предусматривает: • рассмотрение организации как некоторой целостности — системы, состоящей из относительно обособленных взаимодействующих и взаимосвязанных между собой элементов и подсистем с особыми специфическими свойствами; • рассмотрение организации как открытой многоцелевой системы, имеющей определенные «рамки», взаимодействующие между собой внутреннюю и внешнюю среды, внешние и внутренние цели, подцели каждой из подсистем, стратегии достижения целей и т.п. При этом изменение в одном из элементов любой системы вызывает изменения в других элементах и подсистемах, что основывается на диалектическом подходе к взаимосвязи и взаимообусловленности всех явлений в природе и обществе; • изучение всей совокупности параметров и показателей функционирования системы в динамике, что требует исследования внутри - организационных процессов адаптации, саморегулирования, самоорганизации, прогнозирования и планирования, координации, принятия решений и т.п. Таким образом, в исследовании системы организации следует четко определить границы производственной (управляемой) и управляющей подсистем, хотя в ряде случаев такие рамки во многом будут условны. Базовой ячейкой каждой из подсистем системы организации, как уже указывалось ранее, является элемент, который структурно автономен (локален), функционально специфичен и однороден, но одновременно функционально интегративен с другими элементами, подсистемами, их внутренней и внешней средой. Это обусловливает взаимодействие и взаимосвязь всех составляющих системы как во времени, так и в пространстве. Следовательно, исследование того или иного объекта как системы целостного комплекса взаимосвязанных и взаимодействующих элементов необходимо осуществлять вединстве со средой, в которой он находится. Системный подход в том или ином виде применяется многими науками, научными направлениями и методами. К ним можно отнести, например, теорию сложных систем, системотехнику, исследование операций, системный, ситуационный, прогностический, диагностический, детальный и глобальный анализы и др. Между названными науками, научными направлениями и рядом методов исследования нередко нет четких границ, так как они часто используют примерно одни и те же математические методы. Однако все они обладают своей спецификой и имеют определенные особенности. Общая теория систем предназначалась для исследования и изучения систем любой сложности, предназначенных быть фундаментом системотехники и ряда других смежных с ней научных направлений. В ней используется многовидовая система абстрагирования, включая логико-математический, символический, теоретико-множественный, топологический, теоретико-информационный, эвристический, абстрактно-алгебраический, динамический. При этом применение того или иного вида абстрагирования дает возможность получения ответов на определенную группу вопросов. При необходимости следует применять другие виды абстрагирования. Использование теории сложных систем для решения задач исследования доказало ее полезность и возможность применения. Системотехника используется, как правило, при исследовании сложных автоматизированных систем, к которым можно отнести современные СУ. Исследование операций как научное направление использует математическое моделирование процессов и явлений. Это особенно целесообразно при изучении организационных систем для принятия оптимальных решений. Одним из важнейших научных направлений, составляющих методологическую базу исследования для относительно сложных СУ, является системный анализ. В условиях многообразия целей и задач исследования в условиях рынка научный аппарат системного анализа приобретает исключительную значимость. Его применение актуально для таких, например, задач, как анализ и совершенствование СУ при реструктуризации организаций, их конверсии, техническом перевооружении, диверсификации производства и т.п. Особенностью системного анализа является сочетание в нем различных методов анализа с общей теорией систем, исследованием операций, техническими и программными средствами управления. Вопросы и задания для повторения 1. Какие условия влияют на функционирование элементов СУ организацией? 2. Каков состав общих и общесистемных принципов СУ? 3. Определите состав специальных принципов, обусловливающие эффективное функционирование СУ производственной организацией. 4. Разработайте принципиальную схему организационно-экономического механизма функционирования СУ производственной организацией. 5. В чем сущность трехмерной модели СУ? 6. Дайте характеристику иерархических уровней управления и определите их должностной состав в системе общего линейного управления организацией. 7. Каким может быть состав целевых, функциональных и обеспечивающих подсистем СУ производственной организацией? 8. Какие виды исследований могут проводиться при изучении СУ? 9. Определите сущность системного подхода к исследованию СУ. |