Мишин В.М. Исследование систем управления. Учебное пособие для студентов заочного обучения всех специальностей Москва зао Финстатинформ

• Название: Учебное пособие для студентов заочного обучения всех специальностей Москва зао Финстатинформ
• Анкор: Мишин В.М. Исследование систем управления.doc
• Дата: 21.12.2017
• Размер: 0.65 Mb.
• Имя файла: Мишин В.М. Исследование систем управления.doc
• Тип: Учебное пособие; #12347
• страница: 5 из 11

4. Стадии и этапы исследования систем управления

4.1. Состав стадий и этапов исследования систем управления

Любое исследование на основе системного анализа в общем плане включает совокупность следующих последовательно выполняемых работ:

• определение объекта исследования;

• постановка целей, задач и определение критериев их достиже­ния;

• определение «границ» внутренней и внешней среды и осуществ­ление структуризации исследуемой системы;

• разработка экономико-математической модели (параметриза­ция, установление зависимостей между параметрами, моделирование) системы;

• исследование модели системы;

• сбор, обработка, анализ информации и обобщение результатов;

• проверка обоснованности результатов исследования;

• окончательная формулировка результатов исследования. В ряде источников для общего случая исследований рекомендует­ся проводить следующие этапы:

• постановка целей и задач;

• предварительный анализ имеющейся информации, условий и ме­тодов решения;

• формулировка исходных гипотез;

• планирование и организация экспериментов;

• проведение эксперимента;

• анализ и обобщение полученных результатов;

• проверка исходных гипотез на основе полученных фактов;

• окончательная формулировка новых фактов и законов, обосно­ваний, научных прогнозов и т.д.

Как видим, приведенные составы работ во многом идентичны. Однако их конкретный перечень зависит от цели и вида проводимого исследования, характера, содержания и специфики исследуемого объекта. СУ, для которых исследования носят прикладной характер (такие исследования составляют подавляющее большинство всех ис­следовательских работ управляющих подсистем организаций), пред­назначаются для использования или функционируют в основном в условиях:

• действующих организаций, где систему требуется преобразовать или систематически совершенствовать;

• формирования новой организации из числа действующих при их укрупнении или разукрупнении;

• строительства новой организации, когда необходимо создать со­вершенно новую систему.

Могут быть и иные условия (например, при реконструкции орга­низации, изменении производственного профиля и т.п.), но вес они являются частными случаями предыдущих условий.

При подходе к прикладным исследованиям как к работам, завер­шающимся не формулировкой результатов (как это предусмотрено составом работ классического исследования), а их внедрением (реа­лизацией), все стадии и этапы исследования СУ целесообразно рас­сматривать в рамках организационного проектирования (оргпроектирования) социально-экономических систем.

Свое развитие оргпроектирование начало от технического проек­тирования. Однако наряду с общими чертами (особенно в процедур­ном отношении) тот и другой вид проектирования имеет свои осо­бенности, а в содержательной части они существенно отличаются друг от друга. Главное их различие заключается в объектах проектирова­ния: оргпроектирование охватывает не детали, узлы и комплексы тех­нических устройств, а такие элементы, как управленческие и произ­водственные функции, производственные и оргструктуры. техноло­гия управления, трудовые процессы, методы, информация и т.п.

Проектирование включает практически все стороны работы и от­ношений в организации, что дает возможность реализовать системный подход при организации и совершенствовании любого элемен­та, подсистемы или системы в целом. Результатом проектирования является разработка проекта системы и комплекса мероприятий по его внедрению.

Таким образом, оргпроектирование представляет собой специаль­ный вид деятельности, заключающийся в исследовании, разработке и внедрении оргпроектов создания и совершенствования элементов, подсистем и СУ в целом па основе новых результатов с целью повы­шения эффективности их функционирования.

Для того чтобы исследовать, разработать и внедрить новую или усовершенствованную СУ в конкретной организации, необходимо осуществить довольно сложные работы по их оргпроектированию. Это является одной из важнейших задач менеджмента организаций. Организации, имеющие относительно эффективно действующие СУ, располагают более основательной базой для их исследования и дальнейшего совершенствования. Вместе с тем исследование этих си­стем требует от менеджеров творческого и вдумчивого подхода, глу­боких знаний и опыта оргпроектирования. СУ, внедренные по раци­онально разработанным проектам исследовательского характера, являются, как правило, эффективно действующим инструментом сис­темного менеджмента.

Оргпроектирование как инструмент исследования СУ хорошо за­рекомендовало себя в последние десятилетия. При этом практика подтвердила объективную необходимость использования системно­го подхода в оргпроектировании, определяемую рыночными отно­шениями, усилением конкуренции, возрастанием объемов производ­ства, сложности продукции, технологии производства и других эле­ментов систем.

Таким образом, в процессе исследования СУ (с учетом работ по проектированию и реализации) можно выделить следующие после­довательные стадии работ: подготовительную, исследовательско - проектную, реализации (внедрения) и совершенствования. В случаях, предусматривающих внедрение результатов исследований, то есть включающих выполнение работ по проектированию систем и реали­зации всех проектных решений, можно подготовительную стадию называть предпроектной. Конкретный состав этапов работ каждой из стадий исследования систем во многом зависит от тех условий, в которых они осуществляются. Вместе с тем для общего случая иссле­дования СУ целесообразно выполнение примерно следующих работ (табл. 4.1).

Таблица 4.1

Примерный состав работ, осуществляемый при исследовании

Стадия	Этап	Состав работ	Документация
1	2	3	4
Подгото-вительная Исследовательско-проектная Реализации (внедрение) и совершенствования	Предвари-тельное обследование СУ Детальный анализ СУ Разработка ТЗ Разработка и выбор направлений исследования (разработка ТП) СУ Проведение исследований и проектных работ (разработка РП) СУ Оформление отчетности и экспертиза исследований и проектных работ (проекта РП) СУ Выполнение планов реализации рабочей документации (РП) СУ Контроль и анализ реализации Обобщение и оценка результатов исследования и функционирования СУ Совершенствование СУ	Проведение экспресс-обоснования необходимости проведения исследования СУ. Подготовка и издание приказа о проведении исследования. Создание КРГ и рабочих органов по проведению исследования. Разработка методики проведения исследования. Планирование работ по исследованию СУ. Проведение учебы персонала. Разработка программы и проведение предварительного анализа информации, условий и методов исследования СУ. Определение требований к СУ. Разработка программы детального анализа СУ. Сбор НТИ (НТД, НМД, ТД и других материалов) Проведение детального анализа СУ. Определение целей и задач, этапов исследования, основных требований к СУ, способов реализации результатов исследования, перечень подлежащей разработке документации, порядок рассмотрения и приемки работ, ТЭО, разработка плана-графика работ. Согласование и утверждение ТЗ. Сбор и изучение НТИ (НТД, НМД, ТД и других материалов). Формулирование исходных гипотез по разработке СУ, выбор и обоснование направлений исследования, способов достижения целей и решения поставленных в ТЗ задач, сравнительные исследования, разработка основных положений СУ, унификация и стандартизация документов управления, разработка методики прове­дения исследовательско - проектных работ и ТЗ для программиро­ванных задач управления, оценка эффективности. Рассмотрение и утверждение направлений исследования (ТП) СУ. Разработка рабочих гипотез, построение моделей СУ, проведение теоретических и экспериментальных исследований, обработка дан­ных, сопоставление исследований, проверка исходных гипотез, типизация управленческих процессов и документации, разработ­ка рабочей документация для решения программированных задач, процедур управления и других документов управления системы. Апробация, корректировка модели СУ, проведение дополнитель­ных исследований (при необходимости), формулирование новых закономерностей, прогнозов и т.н., корректировка рабочей доку­ментации СУ, Оценки готовности организации к реализации (внедрению) рабо­чей документации СУ. Разработка планов мероприятий по реализации рабочей докумен­тации СУ. Оценка эффективности исследований и проектных работ. Оформление отчета о проведении исследований и проектных ра­бот (проекта РП) СУ, его рассмотрение и утверждение. Организация и проведение экспертизы исследований и проектных работ (РП) СУ. Корректировка документации (РП) СУ по результатам экспертизы. Подготовка и издание приказа о введении в действие утвержден­ной рабочей документации СУ и выполнение планов мероприятии по ее реализации. Организация выполнения планом мероприятий по реализации ра­бочей документации СУ. Контроль реализации рабочей документации (РП) СУ. Корректировка хода реализации рабочей документации (РП) СУ по результатам контроля. Анализ реализации рабочей документации (РП) СУ. Обобщение результатов исследования и функционирования СУ. Оценка полноты достижения целей и решения задач СУ. Оценка фактической эффективности СУ. Рассмотрение результатов исследования и функционирования СУ. Проведение приемо-сдаточных работ. Проведение работ по коммерциализации рабочей документации (ТЗ, ТП, РП) СУ. Анализ функционирования и проведение работ по исследованию СУ. Корректировка рабочей документации и разработка новых рабо­чих документов (РП) СУ. Выполнение мероприятий по развитию и совершенствованию СУ.	Справка Приказ Положение о КРГ Методика План-график Учебные планы, правка Программа, отчет Протокол согласования Программа Банк данных и комплект источников НТИ Отчет с эскизной разработкой СУ Проект ТЗ ТЗ Банк данных и комплект источников НТИ Отчет, пояснительная записка, методика, формы документов, ТЗ на программированные задачи (проект ТП) Направления исследования (ТП) Пояснительная записка, комплект рабочей документации Аналитическая справка Проекты планов реализации Расчет эффективности Утвержденный отчет (РП) Акты, сводки замечаний Откорректированная документация (РП), протокол согласования Приказ Приказы, распоряжения, акты, отзывы Акты, контрольные карты Приказы, распоряжения, дополнения, изменения и т. п. Справки, рекомендации Справка Расчет Протокол, акт Контракты Аналитические правки, отчеты Откорректированная и новая рабочая документация Приказы, распоряжения, акты

Очевидно, что исследования, разработка и реализация СУ требу­ют определенных затрат. Однако, как показывает мировая практика, все ресурсные вложения в СУ следует рассматривать не как затраты, а как инвестиции. Это связано с тем, что деятельность по управлению, в том числе по обеспечению качества и конкурентоспособности продук­ции в рамках СУ, носит в основном предпринимательский и иннова­ционный характер. Поэтому необходимо более глубоко обосновывать целесообразность подобного рода инвестиций и их эффективность. Методическим инструментом, которым можно конструктивно вос­пользоваться для решения данной задачи, является известное в ус­ловиях рыночной экономики так называемое бизнес-планирование. Поэтому на подготовительной стадии проведения исследований вме­сто ТЭО в ряде случаев следует разрабатывать бизнес-план исследо­вания СУ.

Общее руководство всеми работами, связанными с исследованиями и созданием СУ, целесообразно взять на себя менеджерам высше­го звена. Более того, для наших условий лучше, если этими работами будет руководить непосредственно первый руководитель (генераль­ный директор) организации. Безусловно, роль менеджеров высшего звена в создании СУ очень значима. От них во многом зависит, как будут заложены в систему и выполняться в реальности процедуры, разработанные в соответствии с принципами системного управления, международных стандартов, других НТД и НМД.

В разработке СУ следует предусмотреть участие подавляющего большинства подразделений и служб предприятия. Особая роль при этом принадлежит специализированным подразделениям, непосред­ственно осуществляющим в организации работу по совершенствова­нию СУ. Наряду со штатными подразделениями к созданию этих си­стем следует привлекать консультационные, научно-исследовательс­кие и другие специализированные внешние организации, а также отдельных профессионалов по системному анализу и оргпроектированию СУ.

В работах по исследованию, созданию и совершенствованию СУ необходим, как уже указывалось ранее, самый широкий спектр мето­дов. Среди наиболее часто используемых можно отметить следующие:

• для обследования — анкетирование, изучение документации, ин­тервьюирование и беседы, «фотографии» рабочего дня, наблюдения, само обследование, экспертный:

• для анализа — системный анализ, параметрический, норматив­ный, декомпозиции, сравнений, структуризации целей, моделирова­ния, балансовый, корреляционный, матричный, аналитический, рас­четный, последовательных подстановок, экспертный, ФСА;

• для оргпроектирования — системный анализ, аналогий, пара­метрический, нормативный, моделирования, аналитико-расчетный, логический, структуризации целей, творческих совещаний, опытный, блочный, экспертный, ФСА;

• для реализации (внедрения) — расчетный, материальное и мо­ральное стимулирование, сетевой, обучение, переподготовка, повы­шение квалификации, экспертный.

Безусловно, данный перечень далеко не полный, так как в реально проводимых работах может применяться значительно большее число различных методов и их сочетаний.

Очень важно объективно оценить результаты исследования СУ, Для этого нужна необходимая номенклатура показателей, которая в общем случае должна отвечать определенным требованиям, в том числе:

• характеризовать соответствие результатов исследований их на­значению и целям проведения;

• характеризовать научно-технический уровень проведенных ис­следований;

• давать возможность контролировать и оценивать эффектив­ность результатов проведенных исследований.

При этом номенклатура показателей должна как минимум отра­жать:

• целевую направленность исследований (разработка новых ме­тодов управления, исследования технологических процессов управ­ления, НТД, НМД, стандартов, повышение качества и конкуренто­способности продукции и услуг, улучшение функциональных взаи­мосвязей и т.п.);

• достижение целей исследований (достижение всех запланирован­ных целей, достижение основных запланированных целей, достиже­ние не всех запланированных целей исследования);

• новизну результатов исследований (создание новых моделей СУ, методов расчета численности персонала, моделей управленческих процессов, новых технологических процессов; составление новых ал­горитмов, программ управления и т.п.), определяемую на основе па­тентоспособности, способности лицензирования, новых принципи­альных изменений, а также существенно дополняющих, систематизи­рующих и обобщающих теорию и практику системного управления или только уточняющих существующие направления совершенство­вания СУ;

• научно-технический уровень исследований (использование про­грессивных оригинальных методов и методик исследования, соответ­ствие мировому или отечественному уровню исследований СУ);

• предполагаемый масштаб реализации (внедрения) результатов исследований (на международном, национальном, отраслевом уров­нях или уровне организации, подразделения);

• сроки выполнения исследований (выполнение досрочно, в уста­новленные сроки, с нарушением установленных сроков);

• объемы реализации (внедрения) результатов исследований (пол­ностью или частично);

• качество оформления проведенных исследований (в соответ­ствии с требованиями или с нарушениями требований стандартов);

• эффективность реализации (внедрения) результатов исследова­ний.

При выборе последней группы показателей крайне важно предва­рительно знать принципы, которыми следует руководствоваться при определении эффективности исследований СУ.

4.2. Принципы определения эффективности исследования систем управления

СУ по своему предназначению направлены на обеспечение высо­кой эффективности, достижение целей и решение конкретных задач организации. Известны различные методические подходы к опреде­лению и оценке эффективности как управления, так и производства. На первом этапе практически все традиционные методики (их услов­но можно отнести к первому поколению) учитывали в основном толь­ко экономические последствия управленческих решений и их резуль­татов.

Однако начиная примерно с пятидесятых — шестидесятых годов ученые и практики пришли к выводу, что, помимо экономического эффекта, необходимо принимать во внимание сначала социальные, а затем и экологические последствия. На устранение их воздействий в расчетах стали планировать дополнительные затраты. При невозмож­ности полностью ликвидировать последствия в расчеты закладывали затраты на компенсацию. Именно этот подход суммирования всех затрат и компенсаций на социальные и экологические последствия был положен в модернизированные методики определения эффектив­ности (второго поколения).

Попытки выразить различные виды экономической, социальной и экологической эффективности в универсальных единицах измере­ния (в данном случае в стоимостных) показали бесперспективность такого подхода. Это было обусловлено игнорированием качественной противоречивости и неравнозначной приоритетности рассмат­риваемых сторон эффективности.

При определении эффективности системного управления следует учитывать в первую очередь общечеловеческие требования, направ­ленные на обеспечение необходимой безопасности каждого потре­бителя, всего общества и экологического благополучия. Данные сто­роны результатов системного управления должны стать приоритет­ными по сравнению с экономической эффективностью. Вместе с тем в условиях рыночных отношений при невозможности обеспечить пре­имущество перед конкурентами в части экономического эффекта (при бесспорном выполнении требований по безопасности, экологичности и социальной направленности) следует принимать более рацио­нальные решения по управлению.

Таким образом, определение эффективности исследований систем­ного управления должно основываться на принципах и подходах, учитывающих приоритетные общечеловеческие ценности и адапти­рованных к условиям рыночных отношений. В соответствии с таким подходом эти принципы должны иметь следующее содержание.

Принцип приоритетности социальных и экологических эффектов означает, что при оценке эффективности исследований системного управления необходимо учитывать в первую очередь социальные и экологические эффекты с одновременной их проверкой по критериям безопасности и экологичности.

Принцип комплексного подхода требует учитывать при определе­нии экономической эффективности все возможные затраты при ис­следовании, создании и функционировании СУ, а также возникаю­щие экономические результаты (последствия) создания и использо­вания продукции и предоставляемых услуг (результатов деятельности организации) на всех стадиях жизненного цикла и уровнях управле­ния. При этом необходимо иметь в виду все эффекты, получаемые не только на внутреннем рынке, но и на внешнем. Таким образом, рас­чет экономического эффекта в результате реализации исследований системного управления необходимо проводить относительно всей хозяйственной системы организации.

Следует заметить, что в рамках конкретной подсистемы, как пра­вило, выполняется только определенная технологическая операция, составляющая лишь часть общей работы по удовлетворению опреде­ленной потребности. Эта потребность полностью удовлетворяется лишь в результате совместного действия ряда подсистем, то есть в рамках всей системы. Кроме того, необходимо учитывать экономи­ческие эффекты, получаемые за счет решений по управлению во всех элементах, а также в других взаимосвязанных с ними системах (на­пример, выполнения плана поставок, охраны окружающей среды и др.). Реализация принципа комплексного подхода при определении экономического эффекта системного управления и научно обоснован­ных направлений улучшения деятельности требует рассмотрения всех подсистем СУ организации в целом.

Принцип обеспечения минимального воздействия неполноты и недо­стоверности имеющейся информации, означающий снижение до воз­можного минимума отрицательного ее влияния на принимаемые ре­шения и результаты деятельности хозяйственной системы.

Принцип сопоставимости результатов, означающих необходи­мость обеспечения сравнимости достигаемых социальных, экологи­ческих и экономических эффектов за счет функционирования СУ по следующим признакам:

социальным последствиям;

экологическим последствиям;

объемам удовлетворения потребностей разработчиков и изгото­вителей (продавцов) продукции:

объемам и диапазонам (взаимозаменяемости) удовлетворения по­требностей потребителей продукции;

признаваемости и авторитетности сертификатов на СУ и ее под­системы (в частности, на систему УК) и продукцию;

временному фактору, приводя разновременные эффекты к усло­виям их соизмеримости и ценности к определенному времени (с уче­том инфляции и т.п.);

неопределенности и рисков, связанных с достижением эффектов.

К основным источникам получения позитивных результатов функ­ционировании СУ в сфере производства следует относить:

увеличение объемов продаж изготавливаемой продукции и предо­ставляемых услуг;

снижение себестоимости продукции и услуг;

более точное выполнение поставок продукции в срок;

сокращение сроков разработки и постановки новой продукции на производство;

увеличение объемов производства продукции и услуг, соответству­ющих требованиям потребителей.

Кроме этого, могут быть получены другие положительные резуль­таты, в том числе за счет мероприятий по улучшению функциониро­вания систем УК, обеспечивающих:

снижение производственных затрат на исправление дефектов из­готавливаемой продукции (аналогично и в сфере разработки и про­ектирования)
Э = З₁ – З₂
где З₁, 3₂ — затраты на устранение дефектов соответственно до вне­дрения системы и после;
уменьшение потерь от окончательного брака готовой продукции
,
где А — объем продукции, натуральные единицы измерения;

В — уменьшение брака, %;

Ц — цена единицы продукции, руб.;

У — стоимость единицы продукции по цепе утилизации, руб.;
снижение стоимости контроля продукции
Э = С₁ - С₂;
снижение трудоемкости производственных процессов
Э = А*(Т₁*Н₁-Т₂*Н₂),
где Т — норма времени на единицу производства продукции, час;

Н — часовая тарифная ставка, руб.;
предотвращение поступления в производственный процесс недо­брокачественного сырья и материалов


А_бр - объем забракованного сырья и материалов за расчетный период, руб.;

Апост - поступивший объем сырья и материалов за расчетный период, руб.;

К — коэффициент, учитывающий потери на одно изделие при по­ступлении недоброкачественного сырья и материалов;
уменьшение затрат на устранение дефектов по рекламациям (пре­тензиям) потребителей

Э = 3₁-3₂;

уменьшение суммы штрафов за поставку недоброкачественной продукции и выплат по рекламациям

Э = Ш₁-Ш₂;

уменьшение расходов на гарантийное обслуживание и ремонт

Э = С₁-С₂;

уменьшение ущерба за нарушение контрактов

Э = У₁- У₂


49




повышение прибыли за счет улучшения ассортимента изготовлен­ной продукции

Э = П₂-П₁,

где П — прибыль, получаемая за счет ассортимента;
повышение прибыли за счет продажи потребителям продукции повышенного качества (при неизменности себестоимости)

Э = А*(Ц₂-Ц₁).

По оценкам западных экспертов, нее средства, направленные на улучшение функционирования СУ, и в частности систем УК, позво­ляют получить эффект в соотношении (по разным оценкам) пример­но 1 к 3,5—20. В связи с этим и с учетом вышеизложенных принципов затраты на обеспечение исследований системного управления следу­ет рассматривать как инвестиции, что позволяет использовать те же показатели для расчета, что и при оценке эффективности инвестици­онных проектов.
Вопросы и задания для повторения

1. Составьте принципиальную схему выполнения работ при иссле­довании СУ (по стадиям и этапам).

2. В чем заключается сущность оргпроектирования как инструмен­та разработки и совершенствования СУ?

3. Каков состав работ на каждой стадии исследования СУ?

4. Какие требования следует предъявлять к номенклатуре показа­телей, используемой для оценки результатов исследования СУ?

5. На каких подходах должны основываться принципы определе­ния эффективности исследования?

6. Дайте характеристику основных принципов определения эффек­тивности исследования СУ.

7. Какова роль социальных и экологических эффектов в результа­тивности исследований систем управления?