Бородина. Бородина Малое и среднее предприним.. Учебное пособие Малое и среднее бухгалтерский учет и отчетность предпринимательство России Текст дается в авторской редакции
 Скачать 5.15 Mb.
|
|
по простой системе (без применения двойной записи)". Содержание и применение простой системы (без применения двойной записи)" рассматривается в главе 3 раздела 3.3.2.3. «Варианты упрощенной формы бухгалтерского учета (простая форма без применения способа двойной записи». 47 Для получения различных характеристик объектов учета в бухгалтерском учете используются два вида счетов: синтетические (обобщенные) и аналитические (детализированные). Поэтому средства и их источники отражаются как на синтетических, так и на аналитических счетах. Синтетические счета содержат обобщенные показатели о хозяйственных средствах и их движении. В них объекты учета отражаются только в денежном измерении. Аналитические счета представляют подробную характеристику соответствующих объектов учета, т. е. они конкретизируют общие показатели, содержащиеся в синтетических счетах. Аналитические счета, отражающие материальные ценности, ведутся не только в денежном, но и в натуральных измерителях. Отражение состояния и движения хозяйственных средств в обобщённых показателях на синтетических счетах называется синтетическим учётом, а в детализированном виде на аналитических счетах - аналитическим учётом. Таким образом, аналитический учёт (использование аналитических счетов) ведется в развитии синтетического учета (синтетических счетов). Порядок отражения хозяйственных операций в аналитическом учете, взаимную связь аналитических счетов с синтетическими счетами, в развитие которых они ведутся, покажем на примере записей по аналитическим счетам к пассивному синтетическому счету 60"Расчеты с поставщиками и подрядчиками". Пример. В организации общая сумма задолженности всем поставщикам составила на начало месяца 600000 руб. Это начальное сальдо по синтетическому счету 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками". Общая задолженность состоит из задолженности поставщику 1 – 400000 руб., поставщику 2 - 200000 руб. За месяц расчеты с поставщиками изменялись следующим образом: 48 Операция 1) Начислено поставщикам за купленные материалы, руб.: поставщику 1 - 50 000 поставщику 2 - 30 000 __________________________________ Итого: 80 000 Операция 2) Уплачено поставщикам, руб.: поставщику I - 70 000 поставщику 2 – 40.000 __________________________________ Итого 110 000 Записи на синтетическом счете 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" будут сделаны следующим образом: Счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» Дебет Кредит Сальдо на начало месяца 600000 Операция 2 110000 Операция 1 80000 Оборот за месяц 110000 Оборот за месяц 80000 Сальдо на конец месяца 570000 Сальдо конечное (Ск) составит: Ск = Сн + Ок - Од = 600000 + 80000 - 110000 = 570000 В счете 60 приведены только общие данные о расчетах с поставщиками – счет является синтетическим. Расчеты же с каждым поставщиком в отдельности на этом счете не видны. Для этого откроем аналитические счета по условиям приведенного примера: Счет 60 Поставщик 1 49 Дебет Кредит Сальдо на начало месяца 400000 Операция 2 70000 Операция 1 50000 Оборот за месяц 70000 Оборот за месяц 50000 Сальдо на конец месяца 380000 Расчет сальдо конечного (С к ): С к = 400000 + 50000 -70000 = 380000 Счет 60 Поставщик 2 Дебет Кредит Сальдо на начало месяца 200000 Операция 2 40000 Операция 1 30000 Оборот за месяц 40000 Оборот за месяц 30000 Сальдо на конец месяца 190000 Расчет сальдо конечного (С к ): С к = 200000 + 30000 — 40000 = 190000 Как видим, общие суммы остатков и оборотов, отраженных в синтетическом счете 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", записаны отдельными частными суммами по аналитическим счетам конкретных поставщиков, к которым они относятся. В этом примере общие итоги записей по аналитическим счетам должны совпадать с записями в синтетическом учете. Проверим это правило: 50 сальдо на начало месяца =600000(40000+20000) оборот по кредиту за месяц =80000 (50000+30000) оборот по дебету за месяц =110000 (70000+40000) сальдо на конец месяца =570000 (380000+190000) Таким образом, хозяйственная операция, записанная в синтетическом счете, при необходимости отражается и на соответствующих аналитических счетах, ведущихся в развитие данного синтетического счета. Начальный и конечный остатки синтетического счета должны быть равны суммам остатков по аналитическим счетам, которые ведутся в их развитие. Обороты по дебету и кредиту синтетического счета должны быть равны итогам оборотов по соответствующим аналитическим счетам. Как уже подчеркивалось, аналитический учет имеет большое контрольное значение. Он позволяет установить правильность ведения бухгалтерского учета, выявить ошибки в учетных записях и своевременно их исправить. Используя данные аналитического учета имеется возможность контролировать состояние запасов отдельных видов товарно-материальных ценностей, соответствие их установленным нормативам, состояние расчетов с отдельными дебиторами и кредиторами, степень расходования средств по каждой статье производственных затрат. Кроме синтетических и аналитических счетов в бухгалтерском учете применяются субсчета. Субсчета представляют собой дополнительную группировку хозяйственных средств в пределах данного синтетического счета. Субсчета занимают промежуточное положение между аналитическими и синтетическими счетами. При наличии субсчетов записи строятся по схеме: синтетические счета - субсчета - аналитические счета. В учетной практике синтетические счета называются счетами первого порядка, субсчета - счетами второго порядка, аналитические счета - счетами 51 третьего порядка. Сальдо и обороты по субсчету получают путем суммирования соответствующих данных тех аналитических счетов, которые объединяет этот субсчет. В свою очередь каждый из субсчетов может подразделяться на аналитические счета Счета бухгалтерского учёта систематизированы в Плане счетов бухгалтерского учёта финансово - хозяйственной деятельности организации (далее- План счетов). План счетов и инструкция по его применению введены в действие с 1 января 2001 г. Приказом Министерства финансов Российской Федерации № 94н от 31 октября 2000 г. (далее – План счетов Минфина РФ). В соответствии с п.5 статьи 3 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» «план счетов бухгалтерского учета - систематизированный перечень счетов бухгалтерского учета»; Указанный План счетов введен в рамках Программы реформирования бухгалтерского учета в соответствии с международными стандартами финансовой отчетности. На основе Плана счетов Минфина РФ в организации ежегодно главным бухгалтером (бухгалтером) должен быть составлен и утвержден рабочий План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности (с указанием полного названия организации). Рабочий план счетов организации должен содержать полный перечень синтетических счетов, субсчетов, аналитических счетов, необходимых для ведения бухгалтерского учета. Следует отметить, что рекомендуемый Минфином Российской Федерации План счетов постоянно совершенствуется. В этой связи при разработке рабочего Плана счетов главному бухгалтеру (бухгалтеру) необходимо воспользоваться последней редакцией Плана счетов Минфина 52 РФ в известных справочно-поисковых системах, например, в Консультанте Плюс, ГАРАНТ, ИНФО-БУХГАЛТЕР и других. 2.4 Документирование и документооборот в бухгалтерском учете 2.4.1. Необходимость и сущность документирования в бухгалтерском учете В информационной системе управления организацией важное место занимает информационная система «Бухгалтерский учет», которую одновременно можно рассматривать как одну из подсистем АСУ. Рассматривая информационную систему «Бухгалтерский учет», как самостоятельную систему, необходимо понимать, что ее основу составляют документы. В общем представлении документы – основной и важный источник получения информации о хозяйственной деятельности организации. При этом, имея в виду, что особенностью бухгалтерского учета является сплошное, непрерывное и взаимосвязанное отражение хозяйственной деятельности организации, то документирование следует рассматривать, как один из элементов метода бухгалтерского учета. Таким образом, документирование можно рассматривать как способ сплошного и непрерывного отражения хозяйственных операций с целью получения необходимых сведений о совершающихся фактах хозяйственной жизни экономического субъекта. Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Документы являются основанием и подтверждением учетных записей. Документы широко используются в процессе оперативного управления хозяйственной деятельностью любого юридического лица. Так, требования 53 производственных цехов служат основанием для отпуска материалов со склада в производство, платежные требования поставщиков — для перечисления денежных средств с расчетного счета организации в уплату за поступившие сырье, материалы и т.д. На основании документов ведется постоянное наблюдение за движением материальных и денежных средств, состоянием расчетов. Подписывая документ, руководитель любого уровня контролирует законность и целесообразность операции, оформляемой документом. Этим определяется персональная ответственность за совершаемые им действия. Бухгалтерские документы имеют большое значение в обеспечении сохранности собственности, для контроля за действиями материально ответственных лиц, вскрытия случаев хищений и злоупотреблений. Отражение в учете хозяйственных операций на основе документов позволяет на любой момент получить сведения о наличии тех или иных материалов и денежных ценностей у каждого материально ответственного лица. Сопоставление документальных (учетных) данных с фактическими позволяет выявлять расхождения—недостачи или излишки в процессе инвентаризации. Документы используются для анализа финансово-хозяйственной деятельности любого юридического лица. В процессе его изучаются факторы, способствующие выполнению показателей или, наоборот, явившиеся причиной их невыполнения. Для установления таких причин нередко, кроме отчетных данных, привлекаются документы, послужившие основанием для учетных записей. Это позволяет определить, насколько рационально расходуются материальные и денежные средства, способствует более эффективному их использованию. Велико и правовое значение документов. Являясь письменным свидетельством совершенных хозяйственных операций и основой записей в бухгалтерском учете, документы используются как доказательства в 54 разногласиях, возникающих между юридическими лицами или юридическим и физическим лицом. Эти разногласия рассматриваются в судебных органах и арбитраже. Документы используются и в судебно-бухгалтерской экспертизе, которая проводится в необходимых случаях по решению следственных органов при расследовании отдельных дел. Они имеют юридическую силу в качестве письменного свидетельства только в случае, если составлены своевременно и оформлены в соответствии со всеми предъявляемыми к ним требованиями. Документы, оформляющие хозяйственные операции, представляют собой бланки, отпечатанные типографским способом, и содержат строки, графы в виде колонок (клеток), куда заносятся сведения о хозяйственных операциях. Документы могут заполняться вручную или с помощью компъютеров. Как правило, учетные документы заполняются в нескольких экземплярах. В настоящее время применяются такие первичные документы, которые создаются, а затем передаются с помощью современных информационно- телекоммуникационных технологий (далее «ИТКТ»). Общий порядок создания первичных документов, отражения информации в бухгалтерском учете, ее хранения, порядок организации документооборота определяются соответствующими документами, утверждаемыми Министерством Финансов РФ по согласованию с Госкомстатом РФ. Первичные документы создаются на бланках типовых и специализированным форм. Министерства и ведомства разрабатывают и утверждают при необходимости специализированные формы для своих подведомственных организаций с учетом отраслевой специфики. 55 2.4.2. Классификация документов В организациях совершаются самые разнообразные хозяйственные операции. Для их оформления применяются и различные по форме и содержанию документы. Для понимания их назначения и порядка заполнения, а также обеспечения правильного их применения, необходима классификация документов по однородным признакам. Бухгалтерские документы классифицируются по следующим признакам: назначению, порядку отражения операций, способу охвата хозяйственных операций, количеству учетных записей, месту составления, по степени использования средств механизации (автоматизации) (рис.1). По назначению документы делятся на распорядительные, оправдательные (исполнительные), бухгалтерского оформления и комбинированные. Распорядительные документы содержат распоряжение, задание руководителя организации или других лиц о совершении определенных хозяйственных операций. Распорядительные документы служат, например, основанием для приема и выдачи денег и материальных ценностей. Например, получить деньги с расчетного счета в банке можно только при наличии письменного распоряжения руководителя организации и главного бухгалтера. К распорядительным документам относятся доверенность на получение товарно-материальных ценностей, чек на получение наличных денег с расчетного счета, платежное поручение на перечисление денежных сумм в банке в порядке безналичных расчетов, наряд на сдельную работу и др. Оправдательными (исполнительными) документами оформляют уже произведенные операции, т.е. документы подтверждают факт совершения операции, поэтому они служат бухгалтерии основанием для 56 отражения в учете совершенных операций. Для материально ответственных лиц эти документы являются оправданием в получении или расходовании товарно-материальных ценностей и денежных средств. К таким документам относятся: приемные акты, квитанции, накладные, платежные требования, ведомости и др. Документы бухгалтерского оформления составляются работниками бухгалтерии, чтобы по данным распорядительных и оправдательных документов подготовить дальнейшие учетные записи, облегчить и ускорить их. К ним относятся: накопительные ведомости распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов, ведомости начисления амортизации, расчет торговых скидок (в торговле), другие справки и расчеты, составляемые бухгалтерией. Комбинированные документы сочетают в себе признаки распорядительных, оправдательных документов и документов бухгалтерского оформления. Такие документы являются распоряжением на совершение конкретной хозяйственной операции и оформляют уже совершенную операцию. Иногда они содержат также указание о порядке отражения операции на бухгалтерских счетах. Например, расходный кассовый ордер, являясь распоряжением кассиру на выдачу денег из кассы, служит распорядительным документом. После того как деньги будут выданы с наличием подписи лица, их получившего, этот документ уже будет оправдательным, подтверждающим факт выдачи денег из кассы. После указания бухгалтером на этом расходном кассовом ордере корреспондирующих счетов он уже становится документом бухгалтерского оформления. К комбинированным документам относятся авансовый отчет, требование на отпуск материалов со склада, расходный кассовый ордер и др. Применение комбинированных документов широко распространено в практике бухгалтерского учета, так как это уменьшает количество учетных 57 записей, облегчает бухгалтерскую обработку документов, делает их более обозримыми, сокращает затраты труда и расходы на бумагу. По объему отражения операций документы бывают первичными и сводными. В первичных документах непосредственно оформляются хозяйственные операции, и они являются первым свидетельством об их осуществлении. К ним относятся, например, чек на получение денежных средств из банка, требование на отпуск материалов со склада, акт о ликвидации основных средств, платежное требование и др. Сводные документы отражают операции, уже зафиксированные в первичных документах. Они заполняются на основании ранее составленных первичных документов путем обобщения их данных. К сводным документам относятся, например, авансовый отчет, ведомости распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов, товарный отчет, кассовый отчет материально ответственных лиц, реестры платежных требований и др. Сводные документы, так же как и комбинированные, имеют большое значение для сокращения учетных записей. Например, вместо записей по каждому документу делается общая запись по итогу сводной ведомости или товарному отчету (на общую сумму поступления или расхода товаров). Сводный документ, представляя собой сводку первичных документов, обобщает и укрупняет их показатели и тем самым дает возможность уменьшить количество учетных записей на счетах. По степени охвата хозяйственных операций документы делятся на: разовые и накопительные. Разовые документы оформляют одну или несколько хозяйственных операций, записываемых в документ одновременно. После составления на их основании делаются бухгалтерские записи. К разовым документам относятся, например, требования, накладные, платежные требования, чеки, кассовые ордера, акты и др. 58 Накопительные документы составляют постепенно на протяжении определенного периода (дня, декады, месяца) для отражения однородных, систематически повторяющихся операций. Накопительные документы окончательно оформляются по истечении установленного периода, после чего они передаются в бухгалтерию для записей. К таким документам относится, например, лимитно-заборная карта. На ее основании отпускаются материалы со склада в производство. Она выписывается на каждый номенклатурный номер используемых производственным цехом материалов и содержит данные о лимите отпуска этих материалов. Сравнивая данные фактического отпуска материалов с установленным лимитом, постоянно контролируют отпуск материалов в производство. Применение накопительных документов значительно уменьшает количество выписываемых документов и упрощает технику бухгалтерского учета. Например, вместо записей по бухгалтерским счетам каждого отдельного отпуска материалов со склада делается одна запись в конце месяца на сумму итогов лимитно-заборной карты. Такие накопительные записи по счетам один раз в месяц на основе общих итогов однородных документов находят все большее распространение в бухгалтерской практике. По количеству учетных записей документы делятся на однострочные и многострочные. Однострочный документ отражает операцию прихода или расхода одного вида материалов. Многострочный документ содержит несколько позиций, видов материальных ценностей. Такими документами оформляют, например, операции по труду и заработной плате (наряд на отдельную работу, который может быть и однострочным, и многострочным). Многострочные документы сокращают количество записей при составлении документов, уменьшают потребность в бумаге для изготовления учетных бланков. Эти документы более рациональны и при обработке с помощью ИТКТ. 59 Можно классифицировать документы и по другим признакам, например, по месту составления, степени использования средств механизации и автоматизации. По месту составления различаются документы внутренние и внешние. Внутренние документы составляются в конкретной организации. К внутренним документам относится основная масса документов организации, например, кассовые ордера, накладные, акты, авансовые отчеты, ведомости, требования и др. Внешние документы составляются в других организациях и поступают с помощью разных каналов связи (почтовые отправления, факсы, Интернет и др.). С помощью ИТКТ, например, отправляют счета-фактуры, платежные требования, выписки банков с расчетного счета, платежные поручения и др. Различия между этими документами обусловливают их проверку и бухгалтерскую обработку, порядок исправления обнаруженных ошибок. По степени использования средств автоматизации документы делятся на заполняемые ручным способом, частично и полностью заполняемые с помощью компъютерных технологий. В настоящее время большое количество документов (особенно в крупных городах) заполняется с помощью компъютерных технологий. В бухгалтерском учете каждый документ имеет свое назначение и поэтому относится одновременно к различным классификационным группам. Например, счет-фактура (накладная) поставщика на закупленные у него материалы является оправдательным и в то же время первичным, разовым, внешним документом. Приходный кассовый ордер — комбинированный, первичный, разовый, однострочный, внутренний документ. Таким образом, с точки зрения различных признаков классификации, каждый документ относится к соответствующей группе. 60 Классификация документов по определенным признакам дает возможность правильно понять их содержание и назначение в хозяйственной деятельности организации. 2.4.3. Требования, предъявляемые к содержанию и оформлению документов Документирование хозяйственной деятельности организации – основа бухгалтерского учета. Поэтому к оформлению и содержанию документов бухгалтерского учета предъявляются определенные требования. Эти требования определены Федеральным Законом РФ «О бухгалтерском учете» № 402 – ФЗ от 06.12.2011 и Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв. приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 г. № 34-н). Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерскую службу документов и сведений обязательны для всех работников организации. Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания. В соответствии со статьей 10 Федерального закона № 402-ФЗ обязательными реквизитами регистра бухгалтерского учета являются: 1) наименование регистра; 2) наименование экономического субъекта, составившего регистр; 3) дата начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который составлен регистр; 4) хронологическая и (или) систематическая группировка объектов бухгалтерского учета; 61 5) величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения; 6) наименования должностей лиц, ответственных за ведение регистра; 7) подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц. Не допускаются пропуски или изъятия при регистрации объектов бухгалтерского учета в регистрах бухгалтерского учета. Формы регистров бухгалтерского учета утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы регистров бухгалтерского учета для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации. Регистр бухгалтерского учета составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. В случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление регистра бухгалтерского учета другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа изготавливать за свой счет на бумажном носителе копии регистра бухгалтерского учета, составленного в виде электронного документа. В регистре бухгалтерского учета не допускаются исправления, не санкционированные лицами, ответственными за ведение указанного регистра. Исправление в регистре бухгалтерского учета должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, ответственных за ведение данного регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц. В случае, если в соответствии с законодательством Российской 62 Федерации изымаются регистры бухгалтерского учета, в том числе в виде электронного документа, копии изъятых регистров, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в состав документов бухгалтерского учета. Современные средства информационно-телекоммуникационных технологий, включая устройства сбора, измерения, регистрации, передачи, накапливания информации в условиях функционирования систем управления предприятием (организацией) и автоматизированных систем управления технологическими процессами, позволяют автоматически получить всю первичную информацию о хозяйственных процессах и явлениях и направить ее в банк данных для удовлетворения потребителей этой информации на всех уровнях управления. 2.4.4. Документооборот в бухгалтерском учете Документооборотом называется путь движения документов через все стадии их обработки, начиная с момента выписки и кончая сдачей на хранение в архив. Общие этапы, через которые проходят все документы, — выписка, проверка и прием документов, их обработка, отражение операций, оформленных документами на бухгалтерских счетах. На рис.2 представлен один из вариантов документооборота в организации. Рассмотрим содержание отдельных этапов документооборота. Выписка первичных документов, как уже отмечалось, представляет собой довольно трудоемкий процесс. В условиях ручного труда совершенствование документации и повышение производительности труда учетных работников достигается путем сокращения записей в документах, применения комбинированных форм документов. Основным же 63 направлением совершенствования первичного учета является автоматизация записей хозяйственных операций, то есть. использование современных информационно-телекоммуникационных технологий. В процессе составления документов и после их выписки, бухгалтерия проверяет правильность оформления документов. Эта проверка осуществляется с точки зрения законности оформленных операций, правильности заполнения документов и арифметических расчетов. В процессе составления документов бухгалтерия осуществляет их предварительный контроль по количеству, датам и содержанию учитываемых хозяйственных операций. Он особенно важен в связи с тем, что некоторые документы составляют не работники бухгалтерии, а материально ответственные лица и другие оперативные работники. Посредством предварительного контроля не допускается совершение каких-либо экономически нецелесообразных, неправильных или незаконных операций, предупреждаются нарушения государственной дисциплины, случаи недостач, приписок и др. Предварительный контроль осуществляется путем просмотра и подписи распорядительных документов, являющихся основанием для выдачи материальных ценностей, приема и выдачи денежных средств главным (старшим) бухгалтером. Последующий контроль документов осуществляется непосредственно в бухгалтерии и распространяется преимущественно на оправдательные документы. По этим документам проверяется существо хозяйственных операций, т.е. их законность и целесообразность. Эта проверка — продолжение предварительного контроля. При проверке документов устанавливаются также правильность их оформления, наличие всех необходимых реквизитов, предусмотренных для данного документа, четкость заполнения реквизитов, отсутствие исправлений (особенно в документах, оформляющих денежные операции), 64 правильность указания даты составления документов. Особое внимание уделяется подлинности подписей лиц, составивших документ, своевременности представления документа в бухгалтерию. Неправильное и несвоевременное составление или представление документа лишает его доказательной силы, что порой наносит материальный ущерб организации. При арифметической проверке документов выясняется правильность указанных в документе натуральных и стоимостных показателей, правильность таксировки, т. е. умножения количества на цену, суммирование отдельных показателей и подсчет итогов. Работники бухгалтерии должны принимать документы, не вызывающие сомнения в правильности их составления и оформления, в законности и целесообразности подтверждаемых ими хозяйственных операций, без арифметических ошибок. При обнаружении в документе незаполненных реквизитов и арифметических ошибок он должен быть возвращен для дооформления или переписывания. Если в процессе проверки обнаруживаются подделки каких-либо реквизитов (особенно подписей) или другие злоупотребления, то такие документы оставляются в бухгалтерии для выяснения причин и принятия необходимых мер в отношении виновных лиц. Проверенные и принятые бухгалтерией документы подвергаются бухгалтерской обработке. Многие поступающие в бухгалтерию документы содержат только натуральные показатели. Поэтому необходимо в этих документах (это касается документов по приходу и расходу материалов, сдаче продукции на склад и т.д.), проставить цены и суммы, т.е. произвести их расценку, или таксировку (используется специфический бухгалтерский термин). Цены проставляются на основании данных о ценах. После таксировки документы, как правило, группируют, т.е. собирают за определенный период (день, неделю, месяц) по однородным признакам, 65 например, выделяют кассовые документы, документы по движению материалов, по отгрузке и реализации продукции, банковские документы и др. По каждой группе документов подсчитываются общие итоги, чтобы затем сократить количество учетных записей на бухгалтерских счетах. Группировка документов завершается составлением сводных (группировочных) ведомостей путем накапливания поступающих документов и группировки содержащихся в них данных по тем или иным однородным признакам. В настоящее время многие сводные документы, (например, группировочные ведомости) составляются с помощью компъютерных технологий. На основании группировки и подсчета итогов в документах производятся бухгалтерские записи. Они делаются путем указания корреспонденции (связи) между счетами по данной операции или группе однородных операций. Этот этап обработки бухгалтерских документов называется контировкой документов. Бухгалтерские записи могут производиться на самих первичных документах, оформляющих соответствующие операции. На свободном или специально отведенном месте бланка документа вручную записываются коды корреспондирующих счетов и определенные суммы по хозяйственным операциям. Если по однородным документам составляются накопительные группировочные ведомости или другие сводные документы бухгалтерского оформления, то в них заранее указываются корреспонденция счетов и итоговые суммы по соответствующим бухгалтерским счетам. Оформленные бухгалтерской записью операции записывают в учетные регистры. Порядок записей зависит от применяемой в организации формы учета. 66 Составление бухгалтерской записи имеет очень важное значение, так как от ее правильности зависит в дальнейшем точность и достоверность учета. Например, если указаны неправильно корреспондирующие счета, то это приводит к неправильному отражению операции на счетах, т.е. к искажению экономической взаимосвязи между процессами После составления отчетности документы в переплетенном виде в папках передаются для хранения. В соответствии со статьей 29 Федерального закона № 402-ФЗ первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года. Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз. Экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений. Требование своевременности и точности учета обусловливает необходимость налаживания такой системы выписки и обработки документов, которая способствовала бы максимальному ускорению документооборота, устранению излишних этапов на пути движения документов, уменьшению времени их обработки. Документооборот в каждой отдельной организации определяет главный бухгалтер. Его указания, касающиеся выписки документов и 67 порядка их прохождения, являются обязательными для всех работников данной организации. Документооборот предусматривает не только порядок составления, использования и бухгалтерской обработки документов, но и ответственность отдельных оперативных и учетных работников за своевременное движение документов. Правильная организация документооборота предполагает соблюдение следующих принципов: рациональное и своевременное составление документов, последовательное отражение в них всех процессов хозяйственной деятельности организации, рациональная их обработка, сокращение пути прохождения документов, систематическое изучение и совершенствование документов. 2.4.5. Учетные регистры: виды, содержание и способы записей Все хозяйственные операции, осуществляемые в организации, должны быть отражены в бухгалтерском учете. Для этого сведения, содержащиеся в отдельных документах, накапливаются, группируются и регистрируются по определенной системе. Такая запись производится с помощью учетных регистров. Учетные регистры представляют собой разграфленные листы бумаги, используемые для бухгалтерских записей. Разные учетные регистры, применяемые в практике бухгалтерского учета, подразделяются по ряду признаков: по внешнему виду, объему содержания, характеру записей (рис.3). По внешнему виду учетные регистры делятся на бухгалтерские книги, карточки, свободные листы (ведомости), табуляграммы. Бухгалтерские книги представляют собой сброшюрованные листы бумаги с соответствующим графлением. Все страницы книги нумеруются, указывается их общее количество, что подтверждается подписью бухгалтера. 68 Книги нашли широкое применение в качестве основного учетного регистра еще в ХIII в. В течение длительного времени бухгалтерские книги являлись единственным видом учетных регистров. Их ведение имеет существенные недостатки, и прежде всего трудность разделения труда учетных работников, так как запись в книге одновременно может производить только один работник. При большом объеме бухгалтерские книги громоздки в обращении, затрачивается много времени на перелистывание страниц в процессе учетных записей. Бухгалтерские книги применяются в настоящее время при ручном способе ведения учета: при заполнении Главной книги и кассовые книги. в учете кассовых операций Карточки — отдельные листы бумаги (тонкого картона) в виде разграфленных таблиц. Они бывают определенных стандартных размеров, что позволяет хранить их вместе в картотеке. Картотека может разделяться на необходимые разделы и группы картонными разделителями, к которым прикрепляются пластинки разных цветов, называемые индикаторами. Это делается для быстрого нахождения нужных карточек. Отдельные картотеки закрепляются за определенными работниками, которые делают записи в карточки. Карточки рационально применяются на тех участках учетной работы, где ведется значительное количество аналитических счетов, например, в учете материалов, готовой продукции, товаров, основных средств, расчетов по заработной плате работников и др. В картотеке карточки размещаются по группам. Так, в картотеке аналитического учета материалов карточки размещаются по видам материалов, а внутри их—по сортам, размерам и другим признакам. Карточки по основным средствам заполняются по признаку расположения основных средств организации и затем — по видам и наименованиям. Картотеки учета расчетов по заработной плате работников 69 строятся в крупных организациях по структурным подразделениям, по ФИО работников, их должностям. Карточки регистрируются в специальном реестре и им присваиваются порядковые номера. Это дает возможность в любой момент проверить их наличие и тем самым осуществить контроль за их сохранностью. Переход от бухгалтерских книг к карточкам свидетельствовал об усовершенствовании техники записей в бухгалтерском учете. Применение карточек позволяет осуществлять разделение труда учетных работников, повысить производительность, широко использовать компъютерные технологии для учетных записей. Карточки удобны для копировальных записей, для разного рода группировок учетных данных. Свободные листы — разновидность карточек. Но они делаются из менее плотной бумаги и хранятся не в картотеке, а в специальных папках (регистраторах), откуда они могут изыматься для записей, подсчета. Регистры в виде листов обычно больше карточек и используются для ведения журналов, ведомостей, особенно в условиях механизации учета. Табуляграмма — учетный регистр в виде широкой полосы бумаги, печатаемый на табуляторе (отсюда такое название). В табуляграмме печатаются показатели в определенной группировке на основе данных, содержащихся в машинных носителях информации: перфокартах, дуаль- картах, перфолентах. Распечатка учетных регистров при использовании компьютера осуществляется на принтере и называется просто «распечатка». Распечатки иногда называют машинограммами. Содержание табуляграмм (распечаток) и их структура разнообразны и зависят от содержания учитываемых в них объектов. По объему содержания, т.е. по степени обобщения производимых записей, учетные регистры делятся на синтетические, аналитические и комбинированные. В синтетических учетных регистрах запись 70 производится в обобщенном виде, как правило, кратко, без пояснительного текста, с указанием даты и номера бухгалтерской записи. Натуральные и трудовые измерители в них не приводятся, а записывается только сумма. Примерами синтетических регистров являются Главная книга, в которой отражаются итоговые данные по всем синтетическим счетам бухгалтерского учета, журналы-ордера, табуляграммы (распечатки). В аналитических учетных регистрах записи делаются по отдельным аналитическим счетам, детализирующим содержание записей того или иного синтетического счета. С помощью записей в этих учетных регистрах осуществляется контроль за наличием и движением, например, каждого вида материальных ценностей, состоянием расчетов с каждым поставщиком, покупателем, другими дебиторами и кредиторами и т.д.. Записи в аналитические регистры делаются более подробно, чем в синтетические, приводится пояснительный текст записей. Также кроме стоимостных, в необходимых случаях указываются натуральные и трудовые измерители. Примером регистров аналитического учета являются карточки учета основных средств, карточки учета товаров, готовой продукции, учета заработной платы каждого отдельного работника, учета расчетов с подотчетными лицами и др. В организациях широко применяются учетные регистры, объединяющие в себе синтетический и аналитический учет, и которые являются, по существу, комбинированными регистрами. Их применение сокращает объем учетных работ, позволяет вести учет отдельных объектов в аналитическом разрезе и одновременно получать обобщенные показатели синтетического учета. Примерами таких комбинированных учетных регистров являются: журналы-ордера по счетам «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и «Расчеты с подотчетными лицами», в которых содержатся не только обобщенные данные, но и детальные сведения о расчетах с каждым 71 поставщиком, подотчетным лицом на основании первичных документов. При таком совмещении записей отпадает необходимость в ведении отдельных карточек аналитического учета. Итог записей по всем аналитическим счетам выражается суммой, отражаемой одновременно по синтетическому счету. Совмещение синтетического и аналитического учета в одном регистре является важным направлением совершенствования бухгалтерского учета, так как позволяет оперативно осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни. В соответствии со статьей 19 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» требование внутреннего контроля является важным условием организации бухгалтерского учета в организации. Согласно части 5 статьи 10 Федерального закона N 402-ФЗ формы регистров бухгалтерского учета, применяемые для регистрации и накопления данных, содержащихся в первичных учетных документах экономического субъекта, должны быть утверждены руководителем этого экономического субъекта. Следует отметить, что некоторые организации применяют в бухгалтерском учете используемые ранее типовые формы учетных регистров. Эти формы привычны и удобны. Рассмотрим наиболее распространенные типовые формы регистров аналитического учета — карточки. Для аналитического учета расчетов с бюджетом, банком, другими организациями, разными дебиторами и кредиторами применяются карточки так называемой контокоррентной формы (табл. 1). Слово «контокоррент» произошло от итальянского слова, означающего текущий счет, ведущийся для учета взаимных расчетов. Эта форма предусматривает раздельное отражение дебетовых и кредитовых оборотов по соответствующим расчетам. Таблица 1. Карточка контокоррентной формы 72 Запись Содержание Дебет Кредит Отметки Дата номер записи Для аналитического учета товарно-материальных ценностей используются карточки количественной или количественно-суммовой формы (табл. 2 и 3). В заголовке таких карточек указываются наименования ценностей, сорт, единица измерения, цена, другие признаки. В отдельных колонках записываются приход — расход и остатки ценностей. После совершения каждой хозяйственной операции выводится новый остаток, что позволяет ежедневно контролировать размеры остатков нормируемых материальных ценностей. Отдельный столбец предназначен для подписи работников бухгалтерии о правильности сделанных записей. Таблица 2. Карточка количественного учета Запись Содержание Приход Расход Остаток Дата номер записи кол-во кол-во кол-во Таблица 3. Карточка количественно-суммового учета Запись Содержа ние Цена за Приход Расход Остаток Да та Ном ер Записи едини цу Кол -во Сум ма Кол -во Сум ма Кол -во Сум ма 73 Аналитический учет затрат на производство, издержек обращения в торговле и других затрат осуществляется на карточках многографной формы (табл. 4): Таблица 4. Карточка многографной формы Запись Кредит Дата Номер Содер- жание Матери алы Полуф аб- рикаты Заработ ная плата и т. д. Итого по дебету Наличие ряда колонок (граф) обусловлено необходимостью раздельного отражения затрат по каждой статье расходов. Каждая сумма, записываемая в отдельную частную колонку, обязательно заносится и в общую итоговую графу. При определенной системе учетных записей получили распространение регистры шахматной формы, в которых сумма хозяйственной операции записывается один раз, но одновременно отражается по дебету одного и кредиту другого счета. Тем самым производится однократная запись. Учетные регистры шахматной формы широко используются при журнально-ордерной форме учета (табл. 5): Таблица 5. Ведомость оборотов по дебету счета январь_______г., руб. Номер Отчет В кредит счетов строки Дата Номер Реали- зация Расчеты с разными дебиторам и кредиторами Расчеты с бюджетом и др. Сумма Сальдо на начало месяца 300000 74 1 1.01 1 2100000 — 2100000 2 2.01 2 2300000 30000 2330000 3 2.01 3 1800000 80000 1880000 По характеру записей, т.е. в зависимости от того, разносятся ли операции по бухгалтерским счетам или только регистрируются в хронологическом порядке без группировки по счетам, различаются регистры хронологические, систематические и комбинированные. В хронологические учетные регистры хозяйственные операции заносятся по мере их совершения на основании первичных документов в хронологическом порядке, в последовательности их поступления без группировки и разноски по счетам. Примером хронологических учетных регистров является специальный регистрационный журнал, в котором регистрируются хозяйственные операции по мере оформления их бухгалтерскими записями: указываются порядковый номер записи, ее дата, сумма. Посредством хронологической записи обеспечивается контроль за сохранностью документов, за правильностью записей в них. Так, общий итог операций, зарегистрированных в журнале, позволяет проверить полноту записей по счетам. Систематические учетные регистры предназначены для группировки однородных операций и записи их по определенной системе на бухгалтерских счетах. Такая группировка осуществляется как по аналитическим, так и по синтетическим счетам. К систематическим учетным регистрам относятся, например, карточки учета производственных затрат по объектам калькуляции, Главная книга, в которой обобщаются итоговые данные по всем синтетическим счетам и другие. Показатели систематических учетных регистров характеризуют состояние и движение отдельных видов хозяйственных средств и источников их образования. 75 В настоящее время широко распространено сочетание хронологических и систематических записей в одном учетном регистре, т. е. комбинированные регистры. В таких регистрах записи более наглядны и обозримы, сокращаются затраты труда по учетной регистрации, уменьшается возможность ошибок, так как хронологические и систематические записи производятся не в разных регистрах, а в один рабочий прием в совмещенном учетном регистре. К комбинированным учетным регистрам относятся, например, журналы-ордера. Записи в учетные регистры могут делаться как ручным способом, так и с помощью компъютерных технологий. Основными регистрами являются табуляграммы (распечатки), которые могут заполняться на типографском бланке регистра или на чистом листе бумаги в виде распечатки на принтере. В зависимости от вида и назначения учетного регистра используется и разная техника его заполнения: линейная (позиционная) и шахматная запись. При линейной записи сумма операции по кредиту счета отражается на той же строке, где записана соответствующая ей сумма по дебету этого же счета. Линейная запись распространена в учете расчетных операций организации, например, в расчетах с поставщиками и покупателями, с подотчетными лицами, разными дебиторами и кредиторами и т.п.. В этих регистрах, как правило, аналитический учет совмещается с синтетическим. Шахматная запись производится таким образом, что в один рабочий прием (только один раз) делается двойная запись одновременно по дебету и кредиту счетов. Сумма, записанная один раз в одну графу, оказывается в дебете и кредите соответствующих синтетических счетов. Регистры с шахматной формой записи характерны для журнально-ордерной формы учета. Применение таких записей значительно сокращает учетную регистрацию. При этом учет делается более наглядным благодаря тому, что 76 четко видны корреспондирующие счета по каждой хозяйственной операции. Шахматный принцип записи в настоящее время наиболее распространенный способ учетной регистрации. По истечении месяца во всех учетных регистрах подводятся итоги записей всех операций. Содержание этих итогов разное и зависит от конкретных учетных регистров. Так, в Главной книге сначала подсчитываются итоги по каждому синтетическому счету (по дебету и кредиту), а затем в целом по всему регистру — итог оборотов по дебету и кредиту всех счетов. Эти итоги должны быть равны и соответствовать итогу хронологической регистрации сумм. В конце месяца сверяются также итоги записей в синтетических и аналитических учетных регистрах. Для этого могут составляться оборотные ведомости по аналитическим счетам, итоги которых должны быть равны итогам по соответствующим синтетическим счетам. В комбинированных же регистрах совпадение этих итогов обеспечивается автоматически, так как одни и те же суммы операций записываются по аналитическим позициям и путем их постепенного суммирования и накапливания получается итоговая запись по синтетическому счету. В тех регистрах, где это необходимо, показывается сальдо по счету на 1-е число следующего месяца. В каждом новом отчетном году учетные регистры открываются на основании данных бухгалтерского баланса на 1 января нового текущего года. Совершенствование учетной регистрации выражается в ее сокращении и упрощении. Это достигается разными способами. Наиболее распространенными являются совмещение синтетических и аналитических записей, а также хронологических и систематических записей в одном учетном регистре, т. е. применение комбинированных учетных регистров. Сокращение числа записей в синтетическом учете обеспечивается предварительной группировкой однородных хозяйственных операций с 77 одинаковой корреспонденцией счетов в отдельных ведомостях. При этом в синтетическом учетном регистре отражаются лишь общие итоги операций с одинаковой корреспонденцией. Сокращает количество записей и применение шахматного принципа записи. Согласно части 5 статьи 10 Федерального закона N 402-ФЗ формы регистров бухгалтерского учета, применяемые для регистрации и накопления данных, содержащихся в первичных учетных документах экономического субъекта, должны быть утверждены руководителем этого экономического субъекта. |