Управление документацией системы менеджмента
 Скачать 1.67 Mb.
|
|
5. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ПРОЦЕССОВ Документирование процессов может оформляться в виде разных документов: стандартов предприятия, документированных процедур, методик, регламентов процессов. При оформлении каждого из них рекомендуется пользоваться положениями ГОСТ Р 6.30‒2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Рассмотрим требования к содержанию и оформлению каждого из них. 5.1. Стандарты предприятия Стандарты предприятия – самый регламентированный документ из всех перечисленных. К содержанию и оформлению стандартов предприятия требования содержаться в трех государственных стандартах: ГОСТ Р 1.4‒2004 Стандарты отраслей. Стандарты предприятий. Стандарты научно-технических, инженерных и других общественных объединений. Общие положения. ГОСТ Р 1.0‒2004 Государственная система стандартизации Российской Федерации. Общие положения. ГОСТ Р 1.5‒2004 Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов. Стандарт содержит следующие структурные элементы: титульный лист; предисловие; содержание введение; наименование; область применения; нормативные ссылки; определения; обозначения и сокращения; требования; приложения; библиографические данные. Требования к содержанию и оформлению стандартов предприятия содержаться в ГОСТ Р 1.5‒2004. 68 5.2. Регламент процесса Регламент содержит следующие структурные элементы [3]: Титульный лист; 1. Назначение и область применения; 2. Нормативные ссылки; 3. Термины и определения; 4. Владелец процесса, выходы и входы процесса; 5. Выполнение процесса; 6. Управление процессом; 7. Ресурсы процесса; 8. Документирование и архивирование; 9. Порядок внесения изменений; 10. Рассылка; 11. Лист регистрации изменений; 12. Ознакомление сотрудников. Титульный лист. Содержит: гриф утверждения руководителя организации, наименование структурного подразделения, в котором реализуется процесс, наименование вида документа (регламент процесса), наименование процесса, визы разработчика документа, проверившего документ и заинтересованных лиц. 1 раздел. Назначение и область применения. Содержит два подраздела: 1.1 – в котором отражено, что данный Процесс устанавливает порядок выполнения процесса и предназначен (например, для производства продукции, постоянного улучшения системы менеджмента качества и обеспечения системы или процессов и т. п.); 1.2 ‒ здесь указывают, что все функции и работы, выполняемые в ходе Процесса, распространяются на – приводится наименование подразделения (подразделений). 2 раздел. Нормативные ссылки. В данном разделе указывается, какие нормативные документы использованы при разработке документа (регламента процесса): государственные, международные, отраслевые документы, а также внутренние нормативные документы предприятия/организации. 3 раздел. Термины и определения. В данном разделе приводятся термины и определения понятий, использованных при разработке данного документа. 4 раздел. Владелец процесса, выходы и входы процесса. Раздел состоит из нескольких подразделов. 4.1 Владелец процесса. В данном подразделе указывается наименование должности (и при возможности наименование структурного подразделения, в котором он работает) владельца процесса, а также в каком документе установлены его основные обязанности. 4.2 Выходы процесса. В данном подразделе указываются клиенты процесса (как внешние, так и внутренние), названия выходов процесса и спецификация на выходы (форма и код документа, если такая форма 69 разработана и утверждена) или ссылка на документ, где эта спецификация приведена. Информация может быть представлена в виде таблицы. Клиент Выход Спецификация Клиент 1 Выход 1 ТУ, Форма документа, Ссылка на документ В случае если один выход направляется нескольким клиентам, допускается группировать информацию данного раздела по выходам, а не по клиентам. Если выходов набирается слишком много (более 10), то их необходимо группировать. Данный документ предназначен для управления процессом, поэтому излишняя детализация в этом и следующем разделе вредны. Подробное описание выходов и спецификаций на них уместны в инструкциях исполнителей. 4.3 Входы процесса. Данный подраздел оформляется также, как и предыдущий. Информация в нем может быть представлена в виде таблицы. Поставщик Вход Спецификация Поставщик 1 Вход 1 ТУ, Форма документа, Ссылка на документ 4.4 Субподрядчики процесса. Данный раздел заполняется в случае необходимости и наличия взаимодействия с субподрядчиками процесса. Информация может быть представлена в виде таблицы. Субподрядчик 1 (наименование субподрядчика) Наименование входа/выхода Спецификация Субподрядчик 2 (наименование субподрядчика) Заполнение таблицы по данному разделу может сопровождаться дополнительным текстовым описанием взаимодействия с субподрядчиками. К взаимодействию с субподрядчиками относятся: случаи согласования документов, промежуточные действия с продукцией и документацией, за конечный выпуск которых отвечает владелец процесса. Если владелец процесса считает, что, например, процедура согласования документа не является трудоемкой и длительной, то нет необходимости вносить ее в таблицу. Таблица заполняется для случаев, когда действия субподрядчиков настолько сложны и ответственны, что между ним и процессом существуют документированные требования по форме и срокам взаимодействия. 5 раздел. Выполнение процесса. Раздел состоит из нескольких подразделов. 70 5.1 Схема процесса. Приводится графическая схема процесса по форме, избранной предприятием/организацией, где отражаются функции (действия) и их последовательность, ответственные за выполнение функций и т.д. 5.2 Матрица ответственности. Ответственность персонала за функции в процессе может быть установлена, как указано в таблице. Функции (работы) Регламентирующий документ Должностные лица 1 2 3 4 5 1. Планирование Регламент процесса О 2. Отчетность о ходе процесса Регламент процесса О 3. Управление процессом Регламент процесса О 4. Функция 1 О 5. Функция 2 О 5.3 Порядок выполнения функций и работ. В этом разделе описывается текстом порядок выполнения работ и функций, составляющих процесс, ответственность за проведение этих работ, взаимодействие персонала и подразделений, записи, образующиеся при проведении процесса, представленные в виде схемы в подразделе 5.1. Все работы (функции, действия), составляющие процесс, должны иметь документированное описание порядка их выполнения в виде инструкций (технологических, рабочих, контрольных, должностных и т. д.). Порядок разработки и оформления инструкций должен производиться в соответствии с требованиями документированной процедуры «Порядок управления документацией». Объем описания выполнения процесса не должен превышать ½ страницы, так как данный Регламент является документом для управления процессом, а не технологической инструкцией для исполнителей. 5.4 Ответственность владельца процесса. В подразделе необходимо отразить, за что несет ответственность владелец процесса. Владелец процесса может нести ответственность: за доведение до всего персонала важности удовлетворения требований заказчика и нормативных документов; за доведение до всего персонала политики в области качества предприятия/организации и роли данного структурного подразделения и каждого работника в реализации политики в области качества (для описания процессов в системе менеджмента качества); за установление целевых показателей процесса и соответствие этих целевых показателей с целями предприятия/организации в области качества; за проведение регулярного анализа хода процесса и своевременную разработку корректирующих и предупреждающих действий; 71 за обеспечение всех необходимых ресурсов для выполнения работ в рамках настоящего процесса. 5.5 Ориентация на заказчика. В подразделе указывается, что владелец процесса несет ответственность за то, что все требования заказчика выявлены и выполнены для повышения удовлетворенности заказчика. 5.6 Политика в области качества. В подразделе перечисляется как Процесс участвует в реализации политики в области качества предприятия/организации (применяется для предприятий/организаций, сертифицируемых по ИСО 9001:2000). 6 раздел. Управление процессом. Данный раздел состоит из нескольких подразделов. 6.1 Планирование. В подразделе отражается, что планирование работ, составляющих процесс, цели и показатели для подпроцессов (функций, работ, действий) устанавливаются в соответствии с целями и показателями процесса. Также в данном подразделе приводится порядок проведения планирования деятельности процесса. 6.1.1 Входные данные для планирования процесса. В пункте перечисляются данные (документы), на основании которых владелец процесса производит планирование. 6.1.2 План бюджета процесса. В пункте указывается, на какой период и до какого срока ежегодно владелец процесса разрабатывает планы и бюджеты процесса на планируемый период (месяц, квартал, год). Также указывается, что владелец процесса получает от руководителя предприятия/организации утвержденные планы и бюджеты на планируемый период (в какие сроки ежегодно). В данном пункте может отражаться право владельца процесса на самостоятельное принятие решений в пределах суммы выделенного бюджета, а также отразить, какие действия должен предпринять владелец процесса в случае необходимости дополнительных финансовых сумм, к кому он должен обращаться и с кем согласовывать данное решение. 6.2 Отчетность. В подразделе указывается, в какие сроки, за какие периоды владелец процесса отчитывается перед вышестоящим руководителем (перед кем конкретно) и по какой форме. 6.3 Анализ со стороны вышестоящего руководителя. В данном подразделе отражается, кто (наименование должности), когда, на основании каких документов проводит анализ вышестоящий руководитель и какие документы он оформляет по результатам анализа. 6.4 Контроль хода процесса. В подразделе указывается, по каким документам в какие периоды владелец процесса осуществляет контроль за ходом процесса. 6.5 Управление процессом. В подразделе отражается, что владелец процесса ведет управление процессом путем принятия решений и чем он руководствуется (каким документом, если он существует) в разработке мероприятий при возникновении несоответствий в ходе процесса. 72 7 раздел. Ресурсы процесса. Данный раздел разбивается на три подраздела: персонал, инфраструктура, производственная среда. В каждом из подразделов указываются ресурсы, необходимые для выполнения процесса. 8 раздел. Документирование и архивирование. В разделе определяется срок, в течение которого хранится в архиве организации подлинник Регламента процесса после окончания срока действия, аннулирования или замены, а также сколько хранятся записи (документы, подтверждающие работу над процессом). 9 раздел. Порядок внесения изменений. Работа с процессами предполагает постоянное измерение их показателей, анализ полученных результатов и разработку действий по улучшению (изменению). Эта динамичная система управления процессной деятельностью предполагает постоянное внедрение изменений через внесение изменений в нормативную документацию по процессам. В данном разделе определяется периодичность и порядок анализа и пересмотра методической инструкции и процедура аннулирования и утверждения новой инструкции или документального оформления. 10 раздел. Лист рассылки. В данном разделе указываются наименования структурных подразделений, в которые будет рассылаться методическая инструкция и количество копий для каждого из них. В системе менеджмента качества по требованиям стандарта ИСО 9001:2000 необходимо еще указывать порядковые номера экземпляров каждой копии методической инструкции. 11 раздел. Лист регистрации изменений. В данном разделе приводится информации о внесении изменений в методическую инструкцию. Обычно раздел оформляется в виде следующей таблицы. № Номера листов Номер документа Подпись Дата Срок введения изменения изменен- ных новых аннулиро- ванных заменен- ных 12 раздел. Лист ознакомления сотрудников. Лист ознакомления сотрудников с методической инструкцией и изменениями к ней может быть оформлен в виде следующей таблицы. № п/п Должность Фамилия И. О. Под- пись Дата Изм. № Под- пись Дата Изм. № Под- пись Дата 73 5.3. Документированная процедура, методика Документированная процедура (методика) содержит следующие структурные элементы: Титульный лист Содержание 1. Назначение процедуры 2. Область применения процедуры 3. Нормативные документы 4. Термины, определения, обозначения, сокращения 5. Ответственность 6. Описание процедуры 7. Документирование и архивирование 8. Лист рассылки 9. Лист регистрации изменений 10. Лист ознакомления Титульный лист. Содержит: гриф утверждения руководителя организации, наименование структурного подразделения, в котором реализуется процесс, наименование вида документа (регламент процесса), наименование процесса, визы разработчика документа, проверившего документ и заинтересованных лиц. Содержание. Включает в себя наименование разделов, подразделов, пунктов, подпунктов и приложений с указанием номеров страниц, на которых они начинаются. Содержание оформляется на отдельной странице, сразу после титульного. 1 раздел. Назначение процедуры. Определяет назначение документированной процедуры (ДП), т. е. для каких целей ДП применяется на предприятии, в организации. 2 раздел. Область применения процедуры. Определяется область применения ДП. Указываются процессы и должностные лица, участвующие в выполнении процедуры. Указывается место ДП в общей системе документации системы менеджмента качества (для предприятий/организаций, которые разрабатывают систему менеджмента качества в соответствии с ИСО 9001:2000). 3 раздел. Нормативные документы. Указываются нормативные документы, регламентирующие описываемую деятельность (ГОСТы, нормативные документы министерств, ведомств и т. д.), а также внутренние нормативные документы. 4 раздел. Термины, определения, обозначения, сокращения. Дается перечень терминов, определений, обозначений и сокращений, используемых в данной документированной процедуре. 5 раздел. Ответственность. В данном разделе необходимо указать, кто несет ответственность за: 74 разработку описываемой ДП; проверку содержания описываемой ДП; за выдачу разрешения на применение описываемой ДП; за предоставление описываемой ДП; за внесение изменений в ДП; за соблюдение пользователями требований описываемой ДП; за соблюдение порядка хранения ДП. 6 раздел. Описание процедуры. Соответствующие разделы ДП и РИ (Описание процедуры, деятельности, действий) содержат описание процесса, и состоит из нескольких частей: - Подраздел 6.1 «Основные параметры процесса»; - Подраздел 6.2 «Выполнение процесса»; - Подраздел 6.3 «Ответственность руководства за выполнение процесса»; - Подраздел 6.4 «Анализ данных со стороны руководства»; В подразделе 6.1 отражаются основные параметры процесса: 1. Полное наименование процесса и персональный код данного процесса в структуре организации; 2. Владелец процесса (ответственный руководитель процесса), указывается наименование должности и подразделения; 3. Выходы процесса, которые оформляются в виде таблицы и содержат следующие данные: - Клиенты (потребители) процесса внутренние или внешние – подразделения, должностные лица, организации; - Выходы: результаты деятельности процесса, чаще всего документы, которые необходимо передать на входы следующего процесса; - Спецификация, т. е. технические условия, форма документа или ссылка на документ, по которым оформляются выходы процесса. 4. Входы процесса, которые оформляются в виде таблицы и содержат следующие данные: - Поставщики процесса внутренние или внешние – подразделения, должностные лица, организации; - Входы: результаты деятельности процесса, чаще всего документы, которые необходимы для выполнения этапов процесса; - Спецификация, т. е. технические условия, форма документа или ссылка на документ, по которым оформляются входы процесса. 5. Ресурсы процесса: - Персонал – указывается, что должности и наименование подразделений, которые являются исполнителями действий процесса, обозначены на графической схеме описания процесса. Требования к образованию и квалификации исполнителей изложены в соответствующих должностных инструкциях. 75 - Инфраструктура – необходимая для выполнения процесса, состоящая из зданий (комнат, кабинетов, аудиторий) с указанием должности лица, ответственного за их эксплуатацию, и оборудования, необходимого для выполнения действий процесса с указанием ответственных за содержание их в рабочем состоянии и реквизитов документов по их эксплуатации. Также в составе инфраструктуры указывается применение транспорта и связи (если таковое необходимо для выполнения процесса). - Производственная среда – необходимо указать, какие требования установлены к производственной среде, в которой выполняется процесс (например, требования к температуре, влажности, освещенности), ссылка на нормативные документы, в которых они установлены и рабочей инструкции организации, на основании которой проводится проверка условий производственной среды. 6. Перечень показателей процесса – здесь определяются измеряемые характеристики и показатели. 7. Методы измерения показателей процесса – указываются методы, при помощи которых можно измерить показатели процесса. 8. Записи по качеству – документы, содержащие достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности. Записи могут использоваться, например, для документирования прослеживаемости, свидетельства проведения верификации, предупреждающих действий или корректирующих действий. Пример оформления части «Основные параметры процесса» приведен в таблице. |