Управление документацией системы менеджмента
 Скачать 1.67 Mb.
|
|
Наименование организации, подразделения и/или должностного лица Подразделение получает (вид документа или получаемая информация) Подразделение предоставляет (вид документа или получаемая информация) Федеральное агентство по образованию - … - … - … - … ……. Деканаты вуза - … - … - … - … ……. Проректор по УР - … - … - … - … Лист согласования После окончания текста документа (не на отдельном листе) Положение о структурном подразделении подписывается руководителем структурного подразделения как разработчиком и согласовывается начальником юридического отдела (или юрисконсультом), заместителем руководителя по 85 данному направлению деятельности. Ниже располагаются визы ознакомления работников. Лист регистрации изменений Лист регистрации изменений должен содержаться в каждом Положении о структурном подразделении (для предприятий/организаций, разрабатывающих систему менеджмента качества в целях сертификации). В таблице представлены заголовки таблицы (листа регистрации изменений). № Номера листов Номер и дата приказа Подпись Дата Срок введения изменения Измене- нных новых аннулиро- ванных заменен -ных 86 6.2. Должностная инструкция Структурные элементы Должностной инструкции: Титульный лист 1. Общие положения 2. Должностные обязанности 3. Права 4. Ответственность 5 Взаимоотношения со структурными подразделениями университета. Связи. 6. Квалификационные требования Лист согласования Лист регистрации изменений Титульный лист Наименование ДИ должно соответствовать должности работника, указанной в штатном расписании организации и области деятельности подразделения. Текст Должностной инструкции (1 раздел) начинается на титульном листе документа. Раздел 1. Общие положения В данном разделе приводится следующая информация: какую основную деятельность осуществляет сотрудник подразделения; кому подчиняется работник и кому он подчиняется в период отсутствия своего руководителя; по представлению кого, и каким документом осуществляется назначение на должность и освобождение от нее; какими внешними и внутренними нормативными и распорядительными документами работник должен руководствоваться в своей деятельности (в данном подразделе может быть указано также, чьи устные или письменные распоряжения работник выполняет дополнительно к распоряжениям непосредственного руководителя или в его отсутствие), а также указание на то, что сотрудник в своей работе руководствуется Положением о структурном подразделении и настоящей должностной инструкцией; указываются требования к образованию, стажу, опыту работы, а также удовлетворяющим квалификационным требованиям, изложенным в разделе 6 настоящей инструкции; на кого возлагаются должностные обязанности в период временного отсутствия работника. Примечания. Кроме того, в разделе «Общие положения» может быть указано: ‒ установлен ли работнику ненормированный рабочий день, если его 87 должность включена в утвержденный приказом перечень должностей, специальностей и профессий с ненормированным рабочим днем; ‒ входит ли работник в состав какого-либо коллегиального органа по должности (для руководителей особенно важно закрепить их членство в аттестационных, квалификационных, кадровых и т. п. комиссиях, а для других сотрудников ‒ возможность их включения в состав комиссий по приему-передаче дел, проведению инвентаризации, списанию имущества и др. Раздел 2. Должностные обязанности В данном разделе указывается: за выполнение и результат выполнения каких функций отвечает работник. Далее перечисляются функции работника, которые он выполняет и должны совпадать с действиями конкретных процессов, в которых они осуществляются, а также наименования и код процессов, в которых они описаны. Во всех функциях следующих пунктов должностной инструкции данного раздела также перечисляются все наименования процессов, в которых участвует или получает информацию данный сотрудник. Все функции формулируются в соответствии с формой его участия в управленческом процессе: руководит, утверждает, обеспечивает, подготавливает, рассматривает, исполняет, контролирует, согласовывает, представляет и т. п.). в выполнении каких функций или процессов участвует данный работник; какую получает информацию о результатах выполнения каких-либо функций или процессов. Примечание. В этом разделе перечисляются основные направления деятельности работника в соответствии с направлениями (или одним из направлений) деятельности структурного подразделения. В формулировках необходимо четко отразить вклад сотрудника в достижение главной задачи, перспективных и текущих задач структурного подразделения; указать, за выполнение каких функций (бизнес-процессов) и их результат работник несет ответственность, а в выполнении каких ‒ участвует. Функции, указанные в данном разделе, должны полностью совпадать с функциями и работами, указанными в соответствующих документах, описывающих процессы, и закрепленных в их матрице ответственности. Раздел 3. Права В данном разделе определяются предоставляемые работнику права, необходимые для выполнения его обязанностей. В разделе указывается: права работника на самостоятельное принятие решений (перечисление вопросов, которые он имеет право решать самостоятельно); права на использование необходимых материальных, финансовых, трудовых и информационных ресурсов; права на получение информации, необходимой работнику для осуществления его функций и эффективного исполнения обязанностей (в том 88 числе и конфиденциальной); права на контроль (перечисление вопросов и действий, контролировать исполнение которых имеет право работник, выполняя свои обязанности или по поручению руководителя); права требовать выполнения определенных действий (особенно от подчиненных), права давать распоряжения и указания, и контролировать их исполнение; права визировать, согласовывать, подписывать и утверждать документы конкретных видов (особое внимание обращается на права, относящиеся к документам, направляемым в другие подразделения организации и вне ее). В разделе также может быть указано право работника вносить предложения по совершенствованию деятельности, связанной с выполнением его непосредственных обязанностей, по совершенствованию функций и работ, в которых он участвует, входить в состав рабочих групп по подготовке и реализации конкретных проектов, участвовать в разработке коллегиальных решений, направленных на достижение главных задач структурного подразделения или всего предприятия/организации. В необходимых случаях в раздел можно внести универсальные права, общие для всех работников, а не только права по должности ‒ права на все виды установленной компенсации за свой трудовой вклад; на комфортные условия труда, на повышение квалификации и т. д. Раздел 4. Ответственность В разделе ответственность формулируется содержание и формы ответственности работника за результаты и последствия принимаемых решений и выполняемых работ, а также за непринятие своевременных надлежащих мер, относящихся к кругу его обязанностей. В этом разделе предусматривается закрепление, прежде всего ответственности за выполнение действующего законодательства, требований организационно-правовых и других документов, надлежащее исполнение обязанностей и полное использование прав. Предусматривается ответственность за рациональное использование предоставленных материальных, финансовых, трудовых и информационных ресурсов. В необходимых случаях фиксируется полная материальная ответственность работника по должности, которая должна быть оформлена дополнительно заключаемым договором. Предусматривается ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение «Правил внутреннего распорядка предприятия/организации», правил и инструкций по технике безопасности, охране труда, промышленной санитарии, электронной гигиене, пожарной безопасности, информационной безопасности для защиты коммерческой тайны предприятия/организации. Раздел 5. Взаимоотношения со структурными подразделениями организации. Связи 89 В разделе указывается, с кем работник в своей деятельности взаимодействует. Указываются взаимосвязи работника, которые он осуществляет для решения задач предприятия/организации, структурного подразделения, эффективного исполнения своих должностных обязанностей. Вначале указываются связи внутри подразделения, а затем (при необходимости) — связи с внешними подразделениями и предприятиями/организациями. Пример оформления показан в виде таблицы. Наименование организации, подразделения и/или должностного лица Работник получает: (вид документа или получаемая информация) Работник предоставляет: (вид документа или получаемая информация) Деканаты вуза - … - … - … - … Раздел 6. Квалификационные требования В данном разделе указывается перечень общих требований к знаниям и умениям, необходимым работнику для успешного выполнения задач по данной должности. Также в разделе приводится перечень деловых качеств, которыми должен обладать работник. В разделе должны приводиться требования к работнику, учитывающие особенности деятельности подразделения и сложность работ, выполняемых работником. Раздел также может быть представлен в виде перечня характеристик, по которым производится оценка деятельности аттестуемого работника, с целью установления соответствия или несоответствия квалификации работника требованиям, установленным в должностной инструкции и фактически выполняемой работе. Лист согласований После окончания текста (не на отдельном листе) ДИ подписывается руководителем структурного подразделения, как разработчиком, согласовывается с начальником юридического отдела и руководителю, которому подчиняется данное структурное подразделение. Ниже располагаются визы ознакомления работников с данной ДИ. Лист регистрации изменений Лист регистрации изменений должен содержаться в каждой Должностной инструкции. Содержание Должностной инструкции может изменяться с определенной периодичностью. В таблице представлены заголовки таблицы (листа регистрации изменений). № Номера листов Номер и номер приказа Подпись Дата Срок введения изменения Измене- нных новых аннулиро- ванных заменен- ных 90 91 ПРИЛОЖЕНИЯ 92 Приложение 1 ТЕХНИЧЕСКИЙ ОТЧЕТ ИСО/ТО 10013:2001. РУКОВОДЯЩИЕ УКАЗАНИЯ ПО ДОКУМЕНТИРОВАНИЮ СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА Источник: Guidelines for quality management system documentation -ISOATR 10013. First edition 2001-07-15 Аннотация: Требования к подготовке, выпуску, пересмотру, утверждению и изменению документации системы менеджмента качества ‒ политики в области качества, руководства по качеству, документированных процедур, рабочих инструкций, форм, планов качества, спецификаций, внешней документации и записей Предисловие ИСО (Международная организация по стандартизации) - это всемирная федерация национальных органов по стандартизации (членов ИСО). Работа по подготовке международных стандартов обычно проводится техническими комитетами ИСО. Каждый национальный орган по стандартизации, являющийся членом ИСО, проявляющий интерес к предмету, ради которого был создан технический комитет, имеет право быть представленным в этом комитете. Вместе с ИСО участие в данной работе также принимают международные организации, правительственные или неправительственные. ИСО тесно сотрудничает с Международной электротехнической комиссией (МЭК) в области стандартизации электротехники. Проект международных стандартов составляется в соответствии с правилами, представленными в части 3 Директив ИСО/МЭК (ISO/IEC Directives, Part 3). Основная задача технических комитетов заключается в подготовке международных стандартов. Проекты международных стандартов, принятых техническим комитетом, передаются на голосование органам, являющимся членами ИСО. Опубликование международного стандарта требует одобрения 75 % голосующих членов ИСО. В исключительных случаях, если техническим комитетом были собраны данные, отличные от тех, которые обычно публикуются как международный стандарт (например, «современный технический уровень»), решение об опубликовании технического отчета может приниматься простым большинством голосов участвующих членов. Технический отчет носит полностью информационный характер и не подвергается пересмотру до тех пор, пока предоставляемые в нем данные рассматриваются адекватными или полезными. 93 Продолжение прил. 1 Уделяется внимание возможности многих элементов данного технического отчета представлять из себя предмет патентного права. ИСО не несет ответственности за установление подлинности какого-либо или всех подобных патентных прав. ИСО/ТО 10013 был подготовлен техническим комитетом ИСО/ТК 176 (ISO/TC 176), Менеджмент качества и обеспечение качества, Подкомитетом ПК 3 (SC 3), Поддерживающие технологии. Первое издание ИСО/ТО 10013 аннулирует и замещает ИСО 10013:1995, Руководящие указания по разработке руководств по качеству. Введение Серия международных стандартов ИСО 9000 выдвигает требования к документированию системы менеджмента качества организации. Технический отчет поддерживает принятие процессного подхода при разработке и внедрении системы менеджмента качества, а также при совершенствовании ее эффективности. Для эффективного функционирования организации необходимо идентифицировать и управлять многочисленными взаимосвязанными деятельностями. Деятельность, в ходе которой используются ресурсы, управляемая с целью предоставления возможностей трансформации входных данных в выходные данные, может рассматриваться как процесс. Зачастую выходные данные одного из процессов напрямую формируют входные данные следующего процесса. Применение системы процессов в рамках организации вместе с идентификацией и взаимодействием данных процессов, а также их менеджмент, могут обозначаться как «процессный подход». Преимущество процессного подхода состоит в непрерывном контроле за связью между отдельными процессами в системе процессов, а также за их комбинацией и взаимодействием. Организация проявляет гибкость в выборе путей документирования системы менеджмента качества. Каждой отдельной организации следует разрабатывать тот объем документации, который ей необходим для демонстрации эффективности планирования, работы, контроля и постоянного совершенствования системы менеджмента качества и ее процессов. Документирование системы менеджмента качества может относиться ко всей деятельности организации или ее отдельной части, например, к отдельным требованиям в зависимости от природы продукции, процессов, требований договора, руководящих положений или самой организации. Важно, чтобы требования и содержание документации системы менеджмента качества соответствовали стандартам по качеству. 94 Продолжение прил. 1 Руководящие принципы, представленные в настоящем техническом отчете, призваны оказывать содействие организации при документировании системы менеджмента качества. Они не предназначены для использования в качестве требований при заключении договоров, составлении инструкций или сертификации/регистрации. Одним из аспектов системы менеджмента качества является планирование качества. Документирование планирования качества может включать управленческое и оперативное планирование, подготовку применения системы менеджмента качества, включая организацию и составление графиков, а также подход, с помощью которого должны достигаться цели по качеству. Руководящие принципы документирования системы менеджмента качества 1. Область применения Настоящий технический отчет предлагает руководящие указания по разработке и ведению документации, необходимой для обеспечения эффективности системы менеджмента качества в зависимости от специфических целей организации. Данные руководящие указания оказывают содействие при разработке документированной системы согласно требованиям применяемых стандартов по менеджменту качества. При документировании систем менеджмента настоящий технический отчет может применяться иначе, чем технические отчеты, представленные в серии ИСО 9000, например, для систем менеджмента охраны окружающей среды и систем менеджмента работ по технике безопасности. ПРИМЕЧАНИЕ Если процедура документирована, часто используется термин «письменная процедура» или «документированная процедура». 2. Нормативные ссылки Следующий нормативный документ содержит положения, которые, благодаря ссылкам в тексте, формируют положения настоящего технического отчета. В отношении тех ссылок, в которых указывается дата, не применяются последующие поправки или редакции данных изданий. Тем не менее, приветствуются попытки исследования возможностей применения наиболее поздних изданий указанной ниже нормативной документации, которые принимаются сторонами соглашения, созданного на основе данного международного стандарта. Что касается тех ссылок, в которых не указаны даты, предлагается применять последние издания нормативного документа. Члены ИСО и МЭК ведут реестр действующих на данный момент международных стандартов. ИСО 9000:2000, Системы менеджмента качества - Основные положения и словарь. 95 Продолжение прил. 1 3. Термины и определения В настоящем техническом отчете применяются термины и определения, представленные в ИСО 9000. Системами менеджмента качества организации может использоваться другая терминология для определенных типов документации. 3.1. рабочие инструкции (work instructions) детальное представление того, как выполнять и записывать задачи ПРИМЕЧАНИЕ 1. Рабочие инструкции могут документироваться или нет ПРИМЕЧАНИЕ 2. Рабочие инструкции могут, например, представлять детальное письменное описание, блок-схемы, шаблоны, модели, технические замечания, включенные в рисунки, спецификации, инструкции по эксплуатации оборудования, иллюстрации, видеоролики, контрольные таблицы или их комбинации. В рабочих инструкциях должны описываться любые подлежащие использованию материалы, оборудование и документация. При необходимости рабочие инструкции включают критерии приемки. 3.2. форма документ, используемый для записи данных, необходимых для функционирования системы менеджмента качества ПРИМЕЧАНИЕ. Форма становится записью при введении данных. 4. Документирование системы менеджмента качества 4.1. Общие положения Систематизация документации по системе менеджмента качества обычно основывается либо на процессах организации, либо на структуре применяемого стандарта по качеству, либо на их комбинации. Может также использоваться любая систематизация, удовлетворяющая потребностям организации. Структура документации, используемая в системе менеджмента качества, может описываться как иерархия. Такая структура облегчает распространение, ведение и понимание документации. Объем документирования системы менеджмента качества может варьировать от одной организации к другой, что объясняется: a) размерами организации и типом деятельности; b) сложностью процессов и их взаимодействием, а также c) компетенцией персонала. Документация системы менеджмента качества может включать определения терминов. Используемый словарь должен соответствовать стандартным терминам и определениям, которые упоминаются в ИСО 9000 или в словарях общего пользования. Документация системы менеджмента качества обычно включает: а) политику в области качества и ее цели; 96 Продолжение прил. 1 b) руководство по качеству; c) документированные процедуры; d) рабочие инструкции; e) формы; f) планы качества; g) спецификации; h) внешнюю документацию; i) записи. Документация системы менеджмента качества может быть представлена на любом типе носителей, например как твердая копия или в электронном виде. ПРИМЕЧАНИЕ. К преимуществам документов на электронных носителях относится следующее: a) у соответствующего персонала всегда имеется доступ к новейшей информации; b) доступ и изменения легко осуществимы и контролируемы; c) распределение следует незамедлительно и контролируется с помощью опции печати твердой копии; d) имеется возможность дистанционного доступа к документации; е) удаление устаревшей документации просто и эффективно. 4.2. Назначение и выгоды Назначение документации системы менеджмента качества, а также выгоды, которые получает организация, имеющая документацию системы менеджмента качества, включают следующие моменты (но не ограничиваются ими): a) описание системы менеджмента качества организации; b) предоставление информации таким образом, что группы, функции которых пересекаются, могут лучше понимать взаимосвязь; c) сообщение персоналу обязательств руководства по качеству; d) оказание содействия персоналу в понимании их роли в организации и осмыслении назначения и важности их работы; e) обеспечение взаимопонимания между персоналом и руководством; f) предоставление основы для ожидаемых результатов выполнения работы; g) формулирование путей достижения установленных требований; h) предоставление объективных данных о том, что установленные требования были удовлетворены; i) обеспечение четкой, эффективной структуры работы; j) предоставление базы для обучения нового персонала и периодической переподготовки работающих сотрудников; k) предоставление базы для обеспечения порядка и сбалансированности в организации; 97 Продолжение прил. 1 l) обеспечение слаженности работ на основе документированных процессов; m) обеспечение базы постоянного усовершенствования; n) обеспечение доверия заказчиков на основе документированных систем; o) демонстрация заинтересованным сторонам возможностей организации; p) предоставление четкой структуры требований для поставщиков; q) обеспечение базы для аудита системы менеджмента качества; r) обеспечение базы оценки эффективности и постоянного соответствия системы менеджмента качества. 4.3. Политика в области качества и ее цели Политику в области качества и ее цели следует документировать либо в отдельном документе, либо в рамках руководства по качеству. 4.4. Руководство по качеству 4.4.1. Содержание Руководство по качеству для каждой организации свое. Настоящий технический отчет предусматривает гибкость в определении структуры, формата, содержания или метода представления документации системы менеджмента качества всех типов организации. Небольшая организация может использовать его для включения описания всей своей системы менеджмента качества в рамках одного руководства, включая все документированные процедуры, требуемые ИСО 9001. Большим многонациональным организациям может потребоваться несколько руководств на мировом, национальном или региональном уровне, а также более сложная иерархия документации. В руководство по качеству следует включать область применения системы менеджмента качества, детали и обоснование любого исключения, документированные процедуры или ссылки на них, а также описание процессов системы менеджмента качества и их взаимодействие. В руководство по качеству следует включать информацию касательно организации, такую как наименование, местонахождение и средства коммуникации. Можно также включать дополнительную информацию, например, сферу деятельности, краткое описание, историю и размер. В руководстве по качеству следует отражать элементы, описанные в пунктах 4.4.2 - 4.4.9, однако не обязательно в указанном порядке. 4.4.2. Наименование и область применения В наименовании и/или области применения руководства по качеству следует определять организацию, в которой руководство применяется. В руководстве следует делать ссылки на определенный стандарт по системе менеджмента качества, на котором базируется система менеджмента качества. 98 Продолжение прил. 1 4.4.3. Содержание В содержании руководства по качеству следует перечислять номер и наименование каждого раздела и его местонахождение. 4.4.4. Пересмотр, утверждение и внесение исправлений В руководстве по качеству следует четко указывать данные касательно пересмотра, утверждения и внесения изменений, а также дату выпуска руководства по качеству. По возможности следует идентифицировать природу изменений в документе или в соответствующей дополнительной документации. 4.4.5. Политика в области качества и ее цели Когда организация принимает решение включить политику в области качества в руководство по качеству, руководство по качеству может включать изложение политики в области качества и цели по качеству. Реальные задачи по качеству, направленные на удовлетворение этих целей, могут определяться в другой части документации системы менеджмента качества, что устанавливается организацией. В политику в области качества следует включать обязательства по соответствию требованиям и постоянному усовершенствованию эффективности системы менеджмента качества. Цели обычно выводятся из политики организации в области качества и должны достигаться. Если цели имеют количественное выражение, они становятся задачами и принимают измеримые характеристики. 4.4.6. Организация, ответственность и полномочия В руководстве по качеству следует давать описание структуры организации. Ответственность, полномочия и взаимоотношения могут указываться с помощью таких средств как схемы структуры организации, блок-схемы и/или должностные инструкции. Они могут включаться в руководство по качеству, или же в руководстве по качеству могут быть представлены ссылки на них. 4.4.7. Ссылки В руководстве по качеству следует предоставлять список документации, связанной с руководством, но не включенной в руководство. 4.4.8. Описание системы менеджмента качества В руководстве по качеству следует давать описание системы менеджмента качества и ее применения в организации. Описания процессов и их взаимодействие следует включать в руководство по качеству. В руководство по качеству следует также включать документированные процедуры или ссылки на них. Организации следует документировать свою специфическую систему менеджмента качества согласно последовательности процессов или структуре выбранных стандартов или иной последовательности, соответствующей организации. Могут быть полезны перекрестные ссылки между отобранным стандартом и руководством по качеству. 99 Продолжение прил. 1 В руководстве по качеству следует отражать методы, используемые организацией для обеспечения соответствия политике и целям. 4.4.9. Приложения Могут включаться приложения, содержащие информацию, дополняющую руководство. 4.5. Документированные процедуры 4.5.1. Структура и формат Организации следует определять структуру и формат документированных процедур (твердая или электронная копия) с помощью следующих средств, текст, блок-схема, таблица, их комбинация или другие подходящие методы в соответствии с потребностями организации. В документированные процедуры следует вкладывать необходимую информацию (см.4.5.2), а также однозначный идентификатор. В документированных процедурах могут быть ссылки на рабочие инструкции, в которых определяется, как выполняется деятельность. Документированные процедуры обычно описывают действия, которые затрагивают различные функции, в то время как рабочие инструкции обычно применяются по отношению к задачам в рамках одной функции. 4.5.2. Содержание 4.5.2.1. Название В названии должна четко определяться документированная процедура. 4.5.2.2. Назначение Следует определять назначение документированной процедуры. 4.5.2.3. Область применения Следует описывать область применения документированной процедуры, включая области, которые должны охватываться, и области, которые не должны охватываться. 4.5.2.4. Ответственность и полномочия Следует определять ответственность и полномочия людей и/или ответственность и полномочия, стоящие за организационными функциями, а также взаимосвязи процессов и действий, описываемых в процедуре. При необходимости, для обеспечения ясности они могут описываться в процедуре в виде блок-схемы и описательного текста. 4.5.2.5. Описание деятельности Степень детализации может варьировать в зависимости от сложности действий, используемых методов, а также уровня квалификации и подготовки персонала, необходимой для выполнения действий. Независимо от уровня детализации следует рассматривать следующие аспекты: a) определение потребностей организации, ее заказчиков и поставщиков; b) описание процессов в форме текстов и/или блок-схем, соответственно необходимой деятельности; 100 Продолжение прил. 1 c) определение того, что нужно делать, кто должен делать, а также к функциям какой организации относится эта деятельности; когда, кто, где и как; d) описание средств управления процессом, и средств управления определенными действиями; e) определение ресурсов, необходимых для выполнения действий (персонал, обучение, оборудование и материалы); f) определение соответствующей документации, связанной с требуемыми действиями; g) определение входных и выходных данных процесса; h) определение системы измерений, которые должны производиться. Организация может сама решать, какая часть перечисленной выше информации более приемлема для рабочей инструкции. 4.5.2.6. Записи Записи, связанные с действиями в документированной процедуре, следует определять в разделе документированной процедуры или в другом(‒их) соответствующем(‒их) разделе(‒ах). Формы, которые должны использоваться для данных записей, следует идентифицировать как применяемые. Следует устанавливать метод, необходимый для сбора, регистрации и хранения записей. 4.5.2.7. Приложения Могут включаться приложения, предлагающие вспомогательную информацию для документированной процедуры, например, таблицы, графики, блок-схемы и формы. 4.5.3. Пересмотр, утверждение и внесение исправлений Следует указывать данные касательно пересмотра и утверждения, состояние и дату внесения исправлений в документированные процедуры. 4.5.4. Определение изменений Либо в документе, либо в соответствующих приложениях, когда это необходимо, следует определять природу изменений. 4.6. Рабочие инструкции 4.6.1. Формат и структура Рабочие инструкции следует разрабатывать и вести для описания выполнения всей работы, которой в случае отсутствия инструкций будет нанесен ущерб. Существует множество способов подготовки и представления инструкций. В рабочих инструкциях должны содержаться название и однозначный идентификатор. (Данная информация представлена в 4.6.4). Структуру, формат и уровень детализации в рабочих инструкциях следует приспосабливать к потребностям персонала организации, они зависят от сложности работы, используемых методов, проводимого обучения, а также навыков и квалификации персонала. Структура рабочих инструкций может отличаться от структуры документированных процедур. 101 Продолжение прил. 1 Рабочие инструкции могут включаться в документированные процедуры или представляться в них как ссылки. 4.6.2. Содержание В рабочих инструкциях следует описывать критические работы. Следует избегать излишних деталей. Обучение может сокращать потребность в подробных указаниях, если заинтересованные лица имеют информацию, необходимую для корректного выполнения работ. 4.6.3. Типы рабочих инструкций Несмотря на то, что отсутствуют установленные структура или формат рабочих инструкций, они должны выражать назначение и область применения работы и целей, а также ссылаться на соответствующие документированные процедуры. Вне зависимости от выбранного формат или комбинации, рабочие инструкции должны представлять из себя порядок или последовательность операций, точно отражающих требования и соответствующие действия. Следует устанавливать и поддерживать соответствующую структуру или формат для снижения степени неточностей и двусмысленности. 4.6.4. Пересмотр, утверждение и внесение исправлений Организации следует предоставлять данные касательно пересмотров и утверждения рабочих инструкций, а также уровня и даты внесения изменений. 4.6.5. Записи Записи, определенные в рабочей инструкции, при целесообразности данной работы, следует определять в данном разделе или в другом(‒их) соответствующем(‒их) разделе(‒ах). Необходимый минимум записей представлен в ИСО 9001. Следует устанавливать метод, необходимый для сбора, регистрации и хранения записей. При необходимости следует определять формы, которые должны использоваться для данных записей. 4.6.6. Идентификация изменений Либо в документе, либо в соответствующих приложениях, когда это необходимо, следует определять природу изменений. 4.7. Формы Формы разрабатываются и ведутся для записи данных, демонстрирующих соответствие требованиям системы менеджмента качества. В формах должны быть наименование, идентификационный номер, уровень и дата внесения изменения. Ссылки на формы следует представлять либо в самих руководствах по качеству, документированных процедурах и/или рабочих инструкциях, либо в приложениях к ним. 102 Продолжение прил. 1 4.8. Планы качества План качества ‒ это часть документации системы менеджмента качества. План качества необходим только для ссылок на документированную систему менеджмента качества, чтобы показать способ применения в рассматриваемой специфической ситуации, а также для идентификации и документирования способа достижения организацией требований, однозначно определяемых для отдельного продукта, процесса, проекта или контракта. Следует определять область применения плана качества. План качества может включать однозначные процедуры, рабочие инструкции и/или записи. 4.9. Спецификации Спецификации ‒ это документы, в которых фиксируются требования. Спецификации не рассматриваются подробно в настоящем техническом отчете, т. к. они являются единственными в своем роде для продукта/организации. 4.10. Внешняя документация Организации следует обращаться к внешней документации и ее контролю в документированной системе менеджмента качества. Внешняя документация может включать чертежи заказчика, спецификации, нормативные и обязательные требования, стандарты, коды и руководства по сопровождению. 4.11. Записи В записях системы менеджмента качества устанавливаются достигнутые результаты и предоставляются данные, указывающие на то, что действия, содержащиеся в документированных процедурах и рабочих инструкциях, выполнены. В записях следует указывать на соответствие требованиям системы менеджмента качества и специфическим требованиям к продукту. Ответственность за подготовку записей следует фиксировать в документации системы менеджмента качества. ПРИМЕЧАНИЕ. Записи обычно не пересматриваются, т. к. они не подвержены изменениям. 5. Процесс подготовки документации системы менеджмента качества 5.1. Ответственность за подготовку Документацию системы менеджмента качества должны разрабатывать лица, вовлеченные в процесс и выполняющие действия. Это приводит к лучшему пониманию необходимых требований и осмыслению своего участия и своей роли персоналом. Пересмотр и применение существующей документации и ссылок могут значительно сократить время разработки документации системы менеджмента качества, а также оказать содействие при определении тех областей, в которых необходимо проводить коррекцию неадекватности системы менеджмента качества. 103 Продолжение прил. 1 5.2. Методика подготовки документации системы менеджмента качества Организациям, которые уже вовлечены в процесс внедрения или должны внедрить систему менеджмента качества, следует a) определять процессы, необходимые для эффективного внедрения системы менеджмента качества; b) понимать взаимодействие между процессами c) документировать процессы насколько это необходимо для обеспечения эффективности работы и контроля. Анализ процессов должен быть движущей силой при определении объема документации, необходимой для системы менеджмента качества. Она не должна управлять процессами. При разработке последовательности подготовки документации системы менеджмента качества не обязательно придерживаться иерархии, проиллюстрированной в Приложении А (данного стандарта), поскольку документированные процедуры и рабочие инструкции часто готовятся до окончательной разработки руководства по качеству. В следующих пунктах представлены примеры деятельности, которая может инициироваться: a) решить, какие требования документации системы менеджмента качества применяются в соответствии с отобранным стандартом системы менеджмента качества; b) получить данные о существующей системе менеджмента качества и процессах с помощью различных средств, таких как опросные листы и интервью; c) установить и перечислить существующую применяемую документацию системы менеджмента качества и проанализировать ее для определения полезности; d) обучить персонал в отношении подготовки документации и применяемых требований стандартов системы менеджмента качества или других критериев; e) сделать запрос и получить дополнительные исходные документы или ссылки от организационных единиц; f) определить структуру и формат для предполагаемой документации; g) подготовить блок-схемы, охватывающие процессы в пределах области применения системы качества (см. Приложение В стандарта); h) проанализировать блок-схемы для возможных усовершенствований и внедрить эти усовершенствования; i) провести валидацию документации через пробное внедрение; j) применить другие подходящие методы в рамках организации для завершения документации системы менеджмента качества; k) проверить и утвердить документацию до выпуска. 104 Продолжение прил. 1 5.3. Использование ссылок При необходимости для ограничения размеров документации следует включать ссылки на существующие признанные стандарты системы менеджмента качества или документацию, доступную для пользователей документации. При использовании ссылок не следует определять состояние внесения изменений, чтобы предотвратить изменение документа, в котором содержатся ссылки, когда состояние внесения изменений в документ, на который предоставляются ссылки, изменяется. 6. Процесс утверждения, выпуска и контроля документации системы менеджмента качества 6.1. Пересмотр и утверждение Перед выпуском уполномоченным лицам следует просмотреть документацию для обеспечения ясности, точности, адекватности и соответствующей структуры документации. Целевые пользователи также должны иметь возможность оценивать и комментировать удобство использования документации и степень отражения документацией практики. Руководство, несущее ответственность за внедрение документации, должно одобрить выпуск документации. Каждая копия должна иметь данные о санкционировании выпуска. Данные об утверждении документации следует хранить. 6.2. Распространение Метод распределения документации уполномоченным персоналом должен гарантировать доступность выпусков соответствующей документации для всего персонала, который нуждается в информации, включенной в документацию. Собственное распространение и контроль могут поддерживаться, например, с помощью серийных номеров отдельных копий документации для получателей. Распространение документации, например, руководства по качеству и плана качества, может включать внешние стороны (например, заказчиков, органы сертификации и распорядительные органы). 6.3. Вставка изменений Следует обеспечивать процесс инициации, разработки, пересмотра, контроля и включения изменений в документацию. Тот же процесс пересмотра и утверждения, используемый при разработке оригинальных документов, должен применяться при обработке изменений. 6.4. Выпуск и контроль изменений Выпуск документа и контроль изменений важны для обеспечения того факта, что содержание документации соответствующим образом утверждается уполномоченными лицами и что утверждение легко идентифицируемо. Для внесения легкости в процесс внесения изменений могут рассматриваться различные методы. 105 Окончание прил. 1 Для гарантии использования только соответствующих документов должен устанавливаться процесс. В отдельных случаях соответствующая документация, подлежащая использованию, может не быть последней редакцией документа. Исправленные документы следует замещать последней редакцией. Перечень оригиналов документов с уровнем внесения изменений может использоваться для заверения пользователей в том, что они имеют надлежащий выпуск санкционированных документов. Организации следует принимать во внимание запись ретроспективы изменений документации в целях юридической защиты и/или сохранности знаний. 6.5. Неконтролируемые копии При внешнем использовании заказчиками или лицами, выступающими с тендером, а также специальном распространении документации, когда контроль изменений не намечается, распространенные таким образом документы следует четко идентифицировать как неконтролируемые копии. ПРИМЕЧАНИЕ Отказ от данного процесса может привести к нецелевому использованию устаревших документов. Приложение 2 Пример формы спецификации процесса СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДАЮ Руководитель Службы качества Представитель университета по качеству ___________________И. О. Ф. ___________________И. О. Ф. «_____»_____________20____г. «_____»____________20____г. Спецификация процесса Процесс № ___________ «_____________________» 1. Общие сведения Код процесса № версии и дата: Дата Версия____ «____»__________20__г Руководитель процесса: Функция процесса: 2. Результаты процесса и их потребители Результат (выход) процесса (данные или материальные объекты, являющиеся результатом процесса) Потребитель результатов процесса (другие процессы, подразделения ОУ) Требования потребителей к результатам (выходам) процесса 107 Продолжение приложения 2 3. Внешние поставщики и входы процесса Вход процесса (данные или материальные объекты) Поставщик процесса (процессы, подразделения ОУ) Требования ко входам 4. Согласование требований с руководителями процессов (подразделений), являющихся поставщиками для настоящего процесса 5. Виды деятельности в рамках процесса, управления и требуемые ресурсы Виды деятельности в рамках процесса Регламентирующая документация Требуемые ресурсы (исполнители и материальное обеспечение) 1…… 2…… Приложения: Приложение А (обязательное) - Цели процесса и показатели их достижения Приложение Б (обязательное) – Мероприятия по улучшению процесса Руководитель процесса Наименование должности И. О. Ф. «____»____________20___г. 108 Продолжение приложения 2 Приложение А к Спецификации процесса Руководитель процесса СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДАЮ Наименование должности Руководитель Службы качества Представитель университета по качеству _________________И. О. Ф. _________________И. О. Ф. _________________И. О. Ф. «_____»_____________20____г. «_____»_____________20____г. «_____»____________20____г. Цели процесса и показатели их достижения Управление процессом – это улучшение показателей процесса или поддержание его на заданном уровне При управлении процессом, утверждаются показатели и методы измерения процесса, устанавливаются значения целей и фиксируются значения показателей в Приложении А, а также корректирующие и предупреждающие мероприятия указываются в Приложении Б Период планирования: Начало – 00.00.2006, окончание – 00.00.2007 № п/п Цели процесса Наименование показателя Ед. изм. Измеряемое значение Фактическое значение показателя за предыдущий период Целевые значения показателя на планируемый период Метод измерения Метод анализа 109 Окончание приложения 2 Приложение Б к Спецификации процесса Руководитель процесса СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДАЮ Наименование должности Руководитель Службы качества Представитель университета по качеству _________________И. О. Ф. _________________И. О. Ф. _________________И. О. Ф. «_____»_____________20____г. «_____»_____________20____г. «_____»____________20____г. Мероприятия по улучшению процесса Период планирования: Начало – 00.00.2006, окончание – 00.00.2007 № п/п Цель процесса Фактор, влияющий на изменение показателя достижения цели Мероприятие, направленное на изменение значения влияющего фактора Срок Ответственный Дополнительные ресурсы или исполнители Должность ФИО 110 Приложение 3 Наименование подразделения Протокол 00.00.2006 № Заседания рабочей группы по результатам анализа хода процесса «(наименование процесса) 7 » Председатель: ФИО председателя (владелец процесса) Секретарь: ФИО Присутствовали: ФИО, ФИО … (участники рабочей группы) Приглашенные: ФИО, ФИО … (не являющиеся участниками рабочей группы, но заинтересованные в решении некоторых вопросов) Повестка дня: 1. (формулировка рассматриваемого вопроса, отвечает на вопрос «О чем?», если есть докладчик, то указываются его ФИО) 2. (формулировка рассматриваемого вопроса, отвечает на вопрос «О чем?», если есть докладчик, то указываются его ФИО) 1. СЛУШАЛИ: (Кого ФИО, о чем доложил по первому вопросу – тезисное содержание выступления) ВЫСТУПИЛИ: (перечисляются выступавшие (ФИО) в обсуждении по данному вопросу, кратко фиксируются темы выступлений) РЕШИЛИ: (перечисляются принятые решения, если их несколько, то каждый из них нумеруется арабскими цифрами 1.1, 1.2 - первая цифра означает номер обсуждаемого вопроса, вторая – порядковый номер решения) 2. СЛУШАЛИ: ….. (Перечисляются все вопросы, обозначенные в повестке дня по схеме, приведенной для пункта 1) Приложения: (оформляется реквизит приложение, если обсуждаемые вопросы фиксировались документально в виде докладов, листках сбора данных и т.д.) Председатель И. О. Фамилия Секретарь И. О. Фамилия 7 В скобках размещены комментарии о том, что необходимо указать в этой части документа. 111 Приложение 4 Справка о ходе процесса «(наименование процесса)» 8 за _______________ 20____ г. (месяц, семестр) За период (указать прошедший период со времени оформления последней справки) в результате реализации процесса получены следующие показатели: 1. 2. 3. (перечислить измеряемые показатели процесса и их значения). За ____________ (указать прошедший период, указанный в заголовке справки) было запланировано выполнить _________ (указать количество запланированных мероприятий). Выполнено _______ (указать количество выполненных мероприятий). % выполнения __________ (указать процент фактически выполненных мероприятий от общего количества запланированного). Причины невыполнения мероприятий: 1. (формулировка мероприятия): - (причина невыполнения) 2. (формулировка мероприятия): - (причина невыполнения) За ________ (указать прошедший период, указанный в заголовке справки) поступило ______ (указать количество) претензий и сообщений о несоответствиях и задержках от потребителей данного процесса. Из них признано по вине подразделения (указать наименование подразделения)___ (указать количество претензий). % обоснованных претензий _____ (указать количество обоснованных претензий). За _________ (указать прошедший период, указанный в заголовке справки) прошло ______ (указать количество) внутренних проверок. Отмечены следующие отклонения ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ За _________ (указать прошедший период, указанный в заголовке справки) получено ________ (указать количество) предложений об улучшениях и изменениях процесса: 1. _______________________________________________________________________ 2. _______________________________________________________________________ 3. _______________________________________________________________________ Владелец процесса Наименование его должности и подразделения И. О. Фамилия 00.00.2006 8 В скобках размещены комментарии о том, что необходимо указать в этой части документа. 112 Приложение 5 УТВЕРЖДАЮ (Наименование должности и подразделения руководителя) ______________ И. О. Фамилия «____»____________ 20__ г. Протокол Анализа результативности процесса «(наименование процесса) 9 » Рассмотрев представленные данные по показателям процесса «(наименование процесса)» за ___________ (указать прошедший период со времени оформления последнего протокола) установлено: 1. В целом по показателям ……, ………. и ………наблюдается положительная тенденция. 2. По показателям …… и ……… отмечены отклонения в пределах допуска. 3. По показателям …… и ……. отмечено ухудшение ситуации. По сравнению с предыдущим периодом (указывается предыдущий период) произошло улучшение (улучшения не произошло/произошло ухудшение). На основании вышеизложенного для дальнейшего улучшения руководителю подразделения (наименование подразделения) в установленном порядке необходимо разработать и согласовать мероприятия по __________ (указывается конкретное несоответствие, которое надлежит исправить) и представить мне на утверждение. Срок исполнения 00.00.2006. (Если дается поручение нескольким руководителям подразделений, то перечисляются несколько по данной схеме с указанием сроков исполнения). Или На основании вышеизложенного утвердить представленные владельцем процесса (наименование процесса) мероприятия (предложения) по ……… (улучшению деятельности, устранению несоответствий и т.п.). (Может быть добавлено): При разработке мероприятий учесть предложения ……. (формулировки предложений) руководителя подразделения (указывается наименование подразделения, не являющегося владельцем данного процесса, если есть предложения от руководителей смежных подразделений) СОГЛАСОВАНО Представитель руководства Владелец процесса по системе качества наименование должности наименование должности _______________ И. О. Фамилия ______________ И. О. Фамилия «____»________________ 20____ г. «____»____________ 20____ г. 9 В скобках размещены комментарии о том, что необходимо указать в этой части документа. |