курс лекций. Живага-А.-Ю.-Управление-конфликтами-и-стрессами-в-организации. УпрАвление конфликтАми и стрессАми в оргАнизАции
 Скачать 1.05 Mb.
|
|
Планирование Планирование – ключевой момент в управлении временем. Составляя план, учитывайте, что он должен быть разумными осуществимым от этого зависит ваша эффективность. Декомпозиция целей. Ставьте конкретные цели и задачи, используя метод декомпозиции. Различайте цели и задачи. цель – масштабная и общая. чтобы достичь цели, нужно ее раздробить на более конкретные и локальные задачи. Такой прием называется декомпозицией целей». Метод После того как вы разбили основную цельна задачи, четко сформулируйте их. используйте для этого метод SMART. задача должна быть конкретной (Specific); – измеримой (Measurable); – достижимой (Attainable); – актуальной или истинной (Relevant); – ограниченной во времени (Time-based). 86 Сформулированную таким образом задачу легко выполнять – в ее описании уже заложены требования. Пример формулировки задачи по SMART: Увеличить объем сбыта продукции к концу 2019 года на 10 Фиксируйте план действий.записывайте задачи и цели в бумажный или электронный планировщик. Это поможет освободить голову и не переживать, что вы что-то забыли. как бонус получите массу удовольствия, вычеркивая выполненную задачу из списка. При этом мотивация завершить следующую задачу возрастает. Диаграмма Гантта. Это визуальное представление запланированных дел в виде календаря. Укажите в диаграмме задачи, их сроки, время и порядок выполнения. Таблица диаграмма гантта поне де льник вт орник сре да Четверг пятница суббота воскресенье Дело Дело Дело Дело Дело 5 Список задач (to-do list) 1. Долгосрочный список крупных задач. запишите то, что планируете сделать в будущем, каких целей достичь, какие задачи для этого нужно выполнить. Поставьте предварительные сроки. Пополняйте этот список новыми идеями. Годовой и месячный список Укажите, какие задачи из вашего основного списка выберете в разработку или продолжаете в следующем месяце, а какие в следующем году. Поставьте даты окончания для выбранных дел. Список надень. Опишите, что и для какой задачи будете делать завтра. Проверьте, какие задачи выпадают наследующий день из месячного списка. Дополните его делами, которые появились сегодня. Проводите подобную корректировку вечером каждый день, чтобы утром не тратить на это время. Опишите по методу SMART ваши цели. Сформулируйте задачи, на которые распадаются цели. зафиксируйте письменно и поставьте дедлайны. Теперь у вас есть четкий план действий. Расставляйте приоритеты. что делать, если список задач получился очень большим за что браться сразу, а что отложить изучите весь список и расставьте приоритеты для каждого дела. Рассмотрим инструменты тайм-менеджмента для приоритизации. Метод АБВГД (ABCDE). А, Б, В, Г, Д – уровни важности дел. Этот метод еще называют АБВ (ABC). Все зависит оттого, сколько уровней вы введете. Проанализируйте список задачи расставьте приоритеты от А до Д. Вы не можете приступить к выполнению задач уровнем ниже, пока незакрыты все дела с более высоким приоритетом. задачи уровня А (A) самые важные, их невыполнение будет иметь самые серьезные последствия для вашей жизни и работы. С А-задачами связано понятие съесть лягушку на завтрак. Самые важные дела часто самые тяжелые и неприятные – уродливые лягушки. Мы часто оттягиваем выполнение таких задач, но А-дело должно быть завершено в первую очередь. Нужно съесть эту лягушку на завтрак. задачи уровня Б (B) важны, но их последствия невыполнения не такие серьезные, как у А-задач. к примеру, согласование с заказчиком цветов для банкета. Если вы этого не сделаете, мероприятие не будет сорвано, но заказчик может быть недоволен, что вы не учли его предпочтений. Выполнить задачи уровня В (C) желательно, но неприятных последствий они не имеют. к примеру, ужин с друзьями. Дело уровня Г (D – delegate) смело делегируйте подчиненному, другу или коллеге, в зависимости от ситуации. Делегирование освободит время для задач уровня А. Остались задачи, которые попали на уровень Д (E – eliminate)? Откажитесь от них. Если дела оказались в этой категории, без них можно обойтись. Матрица Эйзенхауэра. Метод назван в честь американского президента Дуайта Эйзенхауэра, который делил свои задачи на четыре категории срочные, важные важные, несрочные; 88 89 – срочные, неважные неважные, несрочные. Срочные и важные задачи (1) выполняйте сразу и самостоятельно. Они имеют большое влияние на будущее, делегировать их нельзя. Важные несрочные дела (2) – самый комфортный режим работы. В нем вы можете планировать, взвешивать, рассчитывать и заниматься важными делами. Срочные и неважные задачи (3) делегируйте. Они отнимают много времени, ноне приносят пользы. Несрочные и неважные (4) смело вычеркивайте. От них никакой пользы для дела. Таблица матрица Эйзенхауэра А Важно – срочно: дела, которые необходимо сделать сегодня, так как они являются срочными и важными. Например, разрешение кризисов проекты, у которых подходят сроки сдачи В Важно – не срочно: важные дела, которые необязательно делать сегодня. В основном – это плановые дела, нацеленные на долговременную перспективу планирование новых проектов оценка полученных результатов налаживание отношений определение новых перспектив, альтернативных проектов С Неважно – срочно: дела, которые могут быть перепоручены другим некоторые телефонные звонки, совещания, рассмотрение материалов, общественная деятельность D Неважно – не срочно: рутинная работа. «Пожиратели времени разговоры с коллегами на нерабочие темы, частые перерывы на кофе телефонные звонки и письма, которые не относятся к профессиональной деятельности, социальные сети, игры и т. п. Исполнение Для эффективного и своевременного выполнения работы необходимо научиться фокусироваться на главном. чтобы достичь нужного результата, сконцентрируйтесь на одной задаче и откажитесь от второстепенных. как это сделать? Делегируйте. При делегировании мы боимся, что человек не справится с заданием или выполнит его плохо. Такой подход не даст вашим подчиненным расти. Делегируйте неважные, но срочные дела и сотрудничайте с подчиненными в важных, ноне срочных. Это освободит ваше время и мотивирует сотрудников. Научитесь говорить нет. чтобы избавиться от ненужных дел, важно уметь отказывать в просьбах, которые мешают вашим планам. Блокируйте раздражители Перед началом работы отключите все, что может отвлечь (телефон, социальные сети, почту и сконцентрируйтесь на задаче). Исключите пожирателей времени Проанализируйте свой день и напишите, на что уходит время. Отметьте действия, которые направлены на решение запланированных задачи полноценного отдыха. Все неотмеченные действия – это хронофаги, пожиратели времени. Отказавшись от них, вы освободите время для важных. Наиболее распространенные пожиратели времени на работе просмотр новостей в интернете, частые перерывы на кофе и перекуры, переписка в мессенджерах и социальных сетях, видеоигры, разговоры на отвлеченные темы. Пожиратели времени могут иметь и чисто организационную природу некоторые совещания, рутинная работа, неисправность техники и т. п. Не делайте несколько дел одновременно На самом деле мы нерешаем несколько задач одновременно, а переключаемся между ними. Но это не делает нас эффективными. Отдыхайте. Тайм-менеджмент не о том, как работать двадцать четыре часа в сутки и не уставать. Он об эффективной работе и комфортной жизни. Планируйте отдых. Установите для себя два времени, когда будете прекращать работу. Наведите порядок в электронной почте. хаос в почтовом ящике тормозит работу приходится перечитывать письма несколько раз, долго искать нужное, отвлекаться на рекламу. Настройте папки и фильтры вашего почтового сервиса, чтобы упорядочить информацию. Фильтруйте входящую информацию. Отфильтруйте информацию, которая нужна для решения ваших задач от бесполезной или чрезмерно детальной. Учитывайте свои биоритмы У всех разные биоритмы. Одним удобнее рано вставать и решать важные задачи впервой половине дня, другие более продуктивны вечером или ближе к ночи, третьим необходим дневной сон, чтобы работать эффективно. Понаблюдайте за собой. Если вызнаете, что в определенные часы наиболее активны, назначьте на это время важную встречу или совещание. Не заставляйте себя работать, когда организм уже уснул. Создайте комфортное рабочее место. Вовремя работы ничего не должно раздражать или отвлекать неудобный стул, всплывающие уведомления в браузере, дующий кондиционер. Беспорядок на столе отвлекает и отнимает время. Организуйте письменный и компьютерный рабочий стол, чтобы нужные материалы было легко найти. Ограничьте свой перфекционизм. Не зацикливайтесь на неважных деталях. Вы никогда не сможете выполнить задачу на сто процентов так, как хотите. Стараясь добиться идеала во всем, вы становитесь неэффективными. Помните поговорку Лучшее – враг хорошего». Ставьте дедлайны.Планируйте окончание каждой задачи дело А будет завершено к восьми вечера четверга, дело Б – к трем дня пятницы и т. д. четкие рамки не дадут затягивать работу. Оставляйте запас времени. Если по расчетам на выполнение задачи А нужно три часа, заложите четыре. запас времени избавит от стресса и пригодится в случае форс-мажоров. Заканчивайте задачу раньше срока Если вы намерены решить задачу к сроку, у вас два исхода либо успеете точно в срок, либо опоздаете. Старайтесь завершить дело раньше запланированного тогда проект будет готов досрочно или вовремя. Попробуйте метод Хронометраж В течение двух-трех дней записывайте, на что тратите время с погрешностью в пять минут. Проанализируйте. какие действия не относятся к решению задач или полноценному отдыху Это пожиратели времени. Откажитесь от них. На какую задачу вы тратите больше всего времени Подумайте, как ее оптимизировать. На какие долгосрочные цели уходит меньше всего времени Пересмотрите цели и сроки их достижения. Возможно, вы отстаете с одной из них от плана. Планируйте перерывы каждые девяносто минут Мозг способен фокусироваться на задаче не более полутора часов. Делайте перерывы в 10–15 минут каждые полтора часа. Они помогут разгрузить мозг. Планируйте время ожидания. В поезде, в аэропорту, в пути мы проводим время, которое кажется упущенным. заранее решите, над какими задачами будете работать в период ожидания. Возможно, это не дела из категории срочно и важно, но они тоже есть в вашем списке. Мотивация чтобы постоянно придерживаться плана, важно уметь мотивировать себя. Мотивация бывает позитивной – если я сделаю это сегодня, то куплю себе пирожное и негативной – если я не сделаю это сегодня, тоне буду есть пирожные целый месяц. Другими словами, вы либо поощряете себя, либо наказываете. Подумайте, какая мотивация вам больше подходит. я советую использовать обе методики. В конце периода – месяца или года – выпишите все, что удалось сделать. Обязательно поощрите себя. методы саморегуляции эмоциональных состояний Регуляция нервного напряжения и постоянный мониторинг уровня стресса должны осуществляться человеком постоянно и на сознательном уровне. Особенно это важно для представителей стрессогенных профессий, для ситуаций, связанных с высоким нервно-психическим напряжением, а также при склонности личности к тревожному поведению. В настоящее время все больше исследований говорят о том, что забота о здоровье (физическом и психическом) должна быть составной частью образа жизни. При ухудшении своего самочувствия человек может использовать различные методы, направленные на оптимизацию собственного внутреннего состояния. Ю. В. Щербатых приводит следующую классификацию методов нейтрализации стресса в зависимости от природы антистрес- сового воздействия [27, с. 154–155]: – физические методы (баня, закаливание, водные процедуры и т. д биохимические методы (фармакотерапия, алкоголь, фитотерапия, ароматерапия, использование БАД, наркотических веществ, витаминных комплексов и т. д 92 93 – физиологические (массаж, акупунктура, мышечная релаксация, дыхательные техники, физические упражнения, спорт, танцы и т. д психологические методы (аутотренинг, медитация, визуализация, развитие навыков целеполагания, совершенствование поведенческих навыков, групповая и индивидуальная психотерапия и т. д.). Методы психической саморегуляции направлены на изменение представленного в сознании человека психического образа жизненной ситуации с целью мобилизации процессов психосоматического взаимодействия, оптимизации психоэмоционального состояния и восстановления полноценного функционирования. Применение методик психической саморегуляции позволяет редуцировать тревогу, страх, раздражительность, конфликтность активизировать память и мышление нормализовать сони вегетативные дисфункции увеличить эффективность профессиональной деятельности обучить приемам самостоятельного формирования позитивных психоэмоциональных состояний. заинтересованный в поддержании здоровья человек должен иметь в запасе некоторое число методов и техник. Причем этот набор будет индивидуальным для каждого человека, поскольку нет на свете универсального способа снижения напряжения. чтобы понять, подходит или не подходит нам лично тот или иной метод, следует практиковать его одну-две недели и проанализировать силу его влияния на здоровье. Только в этом случае мы можем выбрать эффективные именно для нас способы. Существует множество подходов к классификации методов саморегуляции. В классификации НЕ. Водопьяновой и Е. С. Стар- ченковой выделяются психотехники, направленные нас изменение содержания сознания – переключение внимания на другие виды деятельности, предметы окружающей обстановки и др управление физическим я – регуляция дыхания, темпа движений, речи, снятие напряжения в теле репродукцию ресурсных состояний или позитивных образов отражение своего социального я – умение ставить цели, управлять временем, учиться комфортно чувствовать себя в любых социальных ситуациях работу с иррациональными убеждениями позитивное внушение или самовнушение. В индивидуальной практике саморегуляции необходим набор экспресс-методик, удобных и доступных обычным людям, неспециалистам в области психологии и медицины. Сегодня актуальны методы саморегуляции, которые простыв усвоении могут быть использованы в течение рабочего дня, на рабочем месте не имеют противопоказаний не требуют для выполнения много времени (экспресс-методы); могут быть использованы для работы с личными проблемами не требуют специального оборудования и помещения. Практика показывает, что в наибольшей мере отвечают этим требованиям следующие методы дыхательные и релаксационные техники, визуализация, самовнушение и методы нейролинг- вистического программирования. В рабочей ситуации удобно применять метод активного переключения внимания, в результате которого мозг получает небольшую передышку. Тереза Лемонд рекомендует использовать следующие активные дистракторы (переключатели внимания) [18, с. 128]: – кофейный перерыв игрушки, снимающие напряжение вовремя стресса расслабление тела путем чередования напряжения и релак- сации. Некоторые простые упражнения также могут оказаться полезными сожмите плотно пальцы ноги разожмите, представляя, как стресс уходит из каждого пальца по мере того, как вы расслабляетесь дайте отдых мозгу, вспоминая что-то смешное или не имеющее отношения к работе попробуйте взглянуть на проблему широко вы не являетесь центром Вселенной, свет не сошелся клином на вашей проблеме. В конце рабочего дня важно подводить итоги сделанного за рабочий день, и даже если вы стремились сделать больше, похвалить себя не только заполученные результаты, но и за сделанные усилия по достижению целей уходя с работы, забывать о ней выйти из рабочей роли менеджера, администратора, бухгалтера и вспомнить о своих других 94 ролях. Можно даже сказать себе я не Елизавета Петровна – бухгалтер, сейчас я, Лиза, любительница спортивных танцев. Согласно Г. Б. Мониной, для подбора индивидуальной программы самопомощи можно использовать условную классификацию, которая включает три группы методов (в зависимости оттого, в какой момент воздействует стрессор) [18, с. 130]: ▪ методы, направленные на регуляцию предстартового волнения. Они используются в ситуациях, когда напряженное для человека событие ожидается методы, которые можно использовать непосредственно в момент переживания стрессовой ситуации методы, которые можно использовать в постстрессовый период. Эти упражнения, как правило, требуют больше времени для проведения. Сюда также можно отнести большинство общеукрепляющих упражнений, связанных с техниками AT, релаксации, медитации. Таблица классификация методов саморегуляции в зависимости от временных параметров взаимодействия со стресс-фактором возможные методы саморегуляции до воздействия стрессора возможные методы саморегуляции вовремя действия стрессора постстрессовая саморегуляция Дыхательные мето- дики. Релаксационные тех- ники. Техники снижения предстартового вол- нения. Медитация. использование формул самовнушения. Составление формулы успеха. Визуализация. Техники НЛП. контроль дыхания. Нижнее дыхание. Диссоциация (взгляд на себя и ситуацию как бы со стороны). Симорон-техники. Техника самоприказов. Три магических вопроса по Дж. Рейнуотер. Повторение формулы успеха. контроль поведения и внешнего проявления эмоций (поза, мимика, Дыхательные методики. использование рекомендаций ВОз по снятию острого стресса. Методы визуализации. Составление формул психологической само- защиты. Медитация. Техники НЛП. Анализ причин возникновения стрессовой ситуации, неудачи в состоянии диссоциации. возможные методы саморегуляции до воздействия стрессора возможные методы саморегуляции вовремя действия стрессора постстрессовая саморегуляция Выявление иррациональных установок Вряд ли я справлюсь с этой ситуацией) и замена их на позитивные. Медикаментозные средства в качестве стресс-протектора. Массаж БАТ, особенно в области лица, кистей рук, подошвы стоп интонация, осанка и т. д, контроль голоса и интонации Выявление иррациональных установок Это я во всем виноват) и замена их на позитивные. Прием седативных препаратов растительного происхождения, БАДов для улучшения функционирования сердечно- сосудистой и нервной систем Представленные методы саморегуляции можно освоить на многочисленных тренингах и семинарах, которые проводят опытные специалисты в области психологии, физиологии, медицины. В некоторых компаниях с целью формирования у сотрудников устойчивых навыков борьбы со стрессами регулярно проводятся коллективные внутриорганизационные тренинги с привлечением квалифицированных тренеров. |