Система контроля по дисциплине _Документационное обеспечение упр. Занятие Основные понятия, цели, задачи и принципы доу
 Скачать 277.5 Kb.
|
Тема 2.2. Организация регистрации документов и контроль их исполнения.Занятие 19. Организация регистрации документов и контроль их исполнения. Фронтальный опрос: Какие документы называют входящими, исходящими, внутренними? Назовите основные этапы регистрации документов? Как осуществляется контроль их исполнения? Занятие 20. ПЗ №9. Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов в журнале и на карточке. Тема 2.3. Хранение документов и номенклатура дел. Порядок передачи документов в архив или на уничтожение.Занятие 21. Хранение документов и номенклатура дел. Порядок передачи данных в архив или на уничтожение. (Уровень А) Дать ответы на вопросы теста. Возле правильного варианта ответа поставить знаком V слева от него. 1. Номенклатура дел – это: а) Систематизированный перечень наименований дел, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке; б) обоснованное распределение документов в дела; в) классифицированный справочник. 2. Номенклатуры дел подразделяются на: а) типовые; б) контрольные; в) примерные; г) индивидуальные. 3. Группировка документов в дела, в соответствии с номенклатурой называется : а) формированием дела; б) хранением документов; в) типичным перечнем. 4. Индекс дела – это: а) условное обозначение, присваиваемое документу в процессе учета (регистрации) и исполнения; б) дата; в) порядковый номер дела по номенклатуре организации наносимое на обложку дела. 5. Юридически оформленный перечень документов называется: а) инструкция; б) опись дела; в) архивный фонд. 6. Кем подписываются акты об уничтожении документов с истёкшим сроком хранения, составленные экспертной комиссией? а) руководителем организации; б) председателем ЭК; в) председателем и членами комиссии 7. Для чего нужна внутренняя опись? а) для утверждения документа б) для выдачи в сторонние организации в) для систематизации перечней заголовков дел (закрепления их систематизации внутри фонда и учёта дел) 8. Передача дел в архив организации осуществляется: а) в присутствии сотрудника милиции, охраны и др.; б) по решению руководителя организации; в) по графику, составленному делопроизводителем, секретарём организации 9. Лист – заверитель помещается на: а) первой странице дела; б) отдельном листе, следующем за последним документом дела; в) титульном лист дела. 10. К внутренней описи дела составляется итоговая запись и подписывается: а) директором или руководителем организации; б) ее составителем; в) представителем архивного отдела.
(Уровень В) Практическая работа Задание: Составить журнал регистрации документов дела для передачи дела в архив В деле находятся следующие документы: Приказ от 28.12.2004 № 11 «О движении учащихся «МУК» в течение первого полугодия 2004-2005 учебного года». Приказ от 05.09 2004 № 2 «О выпуске учащихся 11-х классов». Приказ от 11.09.2004 № 6 «О зачислении учащихся 11 классов в «МУК». Приказ от 03.01.2004 № 1 «О выбытии учащихся из МУК» Приказ от 05.09 2004 № 5 «О формировании групп профессиональной подготовки по специальности «Пошив национальной традиционной одежды и предметов быта» Приказ от 05.09.2004 № 3 «О зачислении учащихся 10-х классов в «МУК» Приказ от 11.09.2004 № 8 «Об организации учебного процесса в «МУК» Приказ от 18.12.2004 № 10 «Об организационном окончании первого полугодия 2004-2005 учебного года» Приказ от 05.09.2004 № 4 «О формировании групп профессиональной подготовки учащихся третьей степени образования СШИ на 2004-2005 учебный год» Приказ от 09.09.2004 № 7 «О зачислении учащихся в МОУ «МУК» с целью получения профессиональной подготовки учащимися третьей ступени образования» Приказ от 24.09.2004 № 9 «О движении учащихся «МУК» в течение 1 учебной четверти 2004-2005 учебного года» Занятие 22. Порядок передачи данных в архив или на уничтожение. Фронтальный опрос: Какие основные этапы передачи данных вы знаете? В чем заключается подготовительный этап? Что такое архив? Какие архивы вы знаете? Назовите основные функции, которые выполняют архивы? Занятие 23. ПЗ №10. Оформление и составление внутренней описи и заверительного листа дела Занятие 24. ПЗ №11. Осуществление хранения и поиска документов Занятие 25. ПЗ №12. Использование телекоммуникационных технологий в электронном документообороте ТЕСТОВЫЕ ЗАДАНИЯ ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ ТЕСТЫ КОНТРОЛЯ ЗНАНИЙ 1. По происхождению документы классифицируются на рукописные и графические на личные и официальные на простые и сложные на секретные и несекретные 2. По способу изложения текста документы классифицируются на подлинники, копии и дубликаты на входящие, исходящие и внутренние на рукописные, изобразительные и графические на индивидуальные, трафаретные и типовые 3. В зависимости от сферы деятельность документы подразделяются на входящие, исходящие, внутренние на управленческие, научные, технические, производственные на индивидуальные, трафаретные, типовые на рукописные, изобразительные, графические, кино-, фото-, фонодокументы 4. Размеры полей должны быть левое, правое, верхнее, нижнее - по 20 мм левое 20 мм, правое - 20 мм, верхнее - 10 мм, нижнее - 10 мм левое 20 мм, правое - 10 мм, верхнее 20 мм, нижнее - 20 мм размеры полей зависят от вида документа 5. Применение ГОСТ Р 6.30-2003 является обязательным обязательным в области оформления документов обязательным в области организации работы с документами добровольным, но желательным к использованию 6. Какие из нижеприведенных документов относятся к распорядительным? Письмо Приказ Докладная записка Указание 7. Какие из нижеприведенных документов относятся к организационным? Инструкция Приказ Положение Акт 8. Какие из нижеприведенных документов относятся к информационно-справочным? Телеграмма Распоряжение Постановление Инструкция 9. Каково максимальное количество реквизитов документа по ГОСТ Р 6.30-2003? 15 19 28 30 10. Бланк документа должен иметь поля левое 20 мм, правое - 20 мм, верхнее - 10 мм, нижнее - 10 мм левое 20 мм, правое - 10 мм, верхнее 20 мм, нижнее - 20 мм размеры полей зависят от вида документа, оформляемого на данном бланке бланк документа не имеет полей 11. Какой способ изготовления бланков является наиболее распространенным? С помощью персонального компьютера С помощью средств оперативной полиграфии Типографский Рукописный 12. Каковы возможные варианты расположения реквизитов на бланках? Продольный Угловой Центрованный Флаговый 13. Датой письма является дата его составления дата его согласования дата его подписания дата его отправки 14. Датой протокола заседания является дата назначения проведения заседания дата проведения заседания дата составления протокола заседания дата подписания протокола заседания 15. Датой акта приема-передачи является дата распоряжения, по которому осуществляется прием-передача дата проведения приема-передачи дата составления акта приема-передачи дата подписания акта приема-передачи 16. Датой положения о подразделении является дата составления положения дата согласования положения дата подписания положения дата утверждения положения 17. Каковы способы оформления даты? Цифровой Буквенно-цифровой Словесно-цифровой Буквенный 18. При ответе на запрос ссылка на регистрационный номер и дату запроса дается в тексте ответа на запрос на месте, отведенном для реквизита "ссылка на регистрационный номер и дату документа" ниже подписи ниже реквизита "адресат" 19. Регистрация входящих документов осуществляется в почтовом отделении при получении конверта с документом после обработки и сортировки полученных документов после исполнения входящего документа после подготовки ответа на входящий документ 20. Регистрация внутренних документов осуществляется после составления проекта документа после оформления документа после согласования текста документа после подписания документа 21. Регистрация исходящих документов осуществляется после составления проекта документа после оформления документа после подписания документа после отправки документа 22. Процедурой утверждения документа санкционируется содержание документа распространяется его действие на определенный круг должностных лиц, организаций прекращается действие документа документ передается на архивное хранение 23. Процедура утверждения оформляется единолично руководителем единолично исполнителем документа изданием распорядительного документа изданием информационно-справочного документа 24. В случае утверждения инструкции распорядительным документом используетс глагол УТВЕРЖДЕН УТВЕРЖДЕНА УТВЕРЖДЕНО УТВЕРЖДАЮ 25. Гриф утверждения располагают над текстом под текстом на левом поле документа на нижнем поле документа 26. Какие элементы входят в состав реквизита "подпись"? Печать Наименование должности лица, подписывающего документ Дата Инициалы и фамилия 27. Если документ оформлен не на бланке, наименование должности лица, подписывающего документ, дополняется словом "Господин" или «Госпожа» кодом должности по Общероссийскому классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, или ОКПДТР наименованием организации наименованием вышестоящей организации 28. Акт подписывает руководитель и секретарь организации председатель и все члены комиссии председатель и секретарь заседания автор-составитель акта 29. В случае отсутствия лица, чья подпись предполагается на документе, перед наименование должности пишут предлог "за" перед наименованием должности пишут "врио" перед наименованием должности проставляют косую черту указывают фактическую должность, инициалы и фамилию подписывающего документ 30. Гриф согласования оформляется перед подписью слева ниже подписи слева перед подписью справа ниже подписи справа 31. Печать организации ставится на доверенностях на приказах на докладных записках на заявлении 32. Какой формы может быть печать организации (фирменная печать)? Круглой Квадратной Овальной Треугольной 33. При адресовании документа должностному лицу в реквизите "адресат" наименование организации, должность и фамилия адресата указываются в именительном падеже наименование организации, должность и фамилия адресата указываются в дательном падеже наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном наименование организации указывается в дательном падеже, а должность и фамилия адресата - в именительном 34. Наименование организации входит в наименование должности адресата, если документ направляется в государственные органы документ направляется руководителю организации документ направляется заместителю руководителя организации документ направляется любому должностному лицу организации 35. Каково максимальное количество адресов, указываемое на документе? 1 2 3 4 36. При направлении документа физическому лицу адресование оформляют в следующей последовательности фамилия, инициалы получателя, почтовый адрес почтовый адрес, фамилия, инициалы получателя инициалы, фамилия получателя, почтовый адрес на усмотрение автора документа 37. Адресат документа располагают в верхнем правом углу документа в верхнем левом углу документа в нижнем правом углу документа в нижнем левом углу документа 38. Основные правила работы архивов организаций определяют порядок документирования деятельности организации нормы и технологию хранения документов в организации нормы и технологию хранения документов в государственном архиве порядок регистрации документов 39. Каким нормативным документом определяются сроки хранения документов? ГОСТ Р 6.30-2003 Государственной системой документационного обеспечения управления, или ГСДОУ Основными правилами работы архивов организаций Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения 40. Методом совершенствования содержания и формы документа является сокращение количества издаваемых документов унификация и стандартизация документов исключение использования в тексте архаизмов включение в тексты документов неологизмов 41. Основным форматом бумаги в управленческой практике является А3 А4 А5 В4 42. Каков размер формата бумаги А4? 210х297 148х210 250х353 297х420 43. В унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД) входит документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации отчетная бухгалтерская документация документация по трудовым отношениям транспортная внешнеторговая документация 44. Документация по созданию, реорганизации, ликвидации предприятия относится к унифицированной системе учетной и отчетной бухгалтерской документации к унифицированной системе документации по труду к унифицированной системе организационно-распорядительной документации к унифицированной системе отчетно-статистической документации 45. ГОСТ Р 6.30-2003 был издан взамен ГОСТ 6.38-72 ГОСТ 6.39-72 ГОСТ Р 6.30-97 Единой государственной системы документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ) 46. Какой из ниже перечисленных реквизитов не является обязательным? Подпись Текст Печать Дата 47. Отсутствие или неправильное оформление в документе обязательных реквизитов делает его ложным недействительным условно действительным действительным 48. Набор реквизитов конкретного документа зависит от назначения документа от срока хранения документа от решения автора документа от того, является документ оригиналом или копией 49. Какой документ возник в VIII веке? Поручение Постановление Протокол Докладная записка 50. Какой документ возник в 1990-е годы? Письмо Акт Ведомость Поручение | ||||||||||||||||||||||||||||||