экзамен по украинскому. 1. Мова, суспільство, людина. Мова
 Скачать 129.34 Kb.
|
|
9. Документ та його ознаки. Призначення і класифікація сучасних ділових паперів. Документ – зафіксована на матеріальному носієві інформація з реквізитами, які дозволя ють її ідентифікувати. Відповідно до змісту документа, зокрема відношення інформації документа до особи, структури, предмета, напрямку діяльності укладача чи адресата, за ознаками іх класифікації та групами розрізняють такі документи: – за найменуванням: автобіографія, акт, довідка, доручення, заява, протокол, інструкція, лист тощо; – за змістом і спеціалізацією: загальні; з адміністративних питань; з питань планування оперативної діяльності; з питань підготовки та розподілу кадрів; спеціалізовані (з фінансово-розрахункових і комерційних питань, бухгалтерського обліку, постачально-збутові, зовнішньоторговельної та кредитної діяльності й ін.); – за призначенням: щодо особового складу (організаційно-розпорядчі, кадрово-контрактні); довідково-інформаційні; господарсько-договірні; обліково-фінансові, господарсько-претензійні, зовнішньоекономічні; – за походженням: службові (офіційні) – укладаються працівниками, які офіційно уповноважені це робити від імені установи, організації для вирішення службових питань; особисті (приватні) – укладаються будь-якою особою для розв'язування індивідуальних питань; – за місцем укладання: внутрішні, що мають чинність у межах установи, де їх укладено; зовнішні, що є чинником або результатом спілкування з іншими підприємствами, організаціями, громадянами; – за напрямом (спрямуванням): поступні, що надходять до закладу, підприємства, фірми); виступні, що адресовано за межі установи, організації; – за способом виготовлення, структурними ознаками (формою) і ступенем стандартування та реґламентування: стандартні, типові – укладають на трафаретних, бланкових паперах із захисними символами в суворо реґламентованій послідовності (паспорт, свідоцтво, атестат, диплом, військовий квиток тощо); нестандартні, нереґламентовані – лишу певну частку даних готують заздалегідь (типовий лист, довідка, перепустка, положення, інструкція тощо); індивідуальні – укладають за загальними принципами й формою, але автор-укладач довільно добирає та компонує мовні засоби залежно від конкретної ситуації (автобіографія, звіт, протокол, оголошення, запрошення й ін); – за ступенем складності (кількість відображених питань, фактів): прості (односкладові) – відображають одне питання чи один факт; складні – відображають два й понад два питань чи фактів; – за стадіями створення: ориґінали; копії (витяги, дублікати, відпуски); – за терміном виконання: звичайні безстрокові (нетермінові) – виконують (опрацьовують) почергово; термінові – укладають за визначеним завчасно терміном виконання, а також телеграми, телефонограми й под.; дуже термінові – зі спеціальною позначкою терміну виконання; – за ступенем гласності (таємністю): звичайні (несекретні) – для загального користування; для службового користування (ДСК); таємні (Т) та цілком таємні (ЦТ) – для обмеженого користування; – за юридичною силою: справжні – чинні, нечинні; підробні – фальсифікати; – за технікою відтворення: рукописні; відтворені механічним способом; – за терміном зберігання: тимчасового зберігання (до 10 р.); тривалого зберігання (понад 10 р.); постійного зберігання; – за носієм: на папері, фотоплівці, магнетній стрічці, диску, дискеті тощо. У свою чергу, документи поділяють за призначенням та за найменуванням. Останні можуть називатися однаково, але виконувати різні функції. 10. Формуляр службового документа та рівень його стандартизації. Чклад реквізитів документів, вимоги до їх змісту та оформлення. Формуляр – сукуп певних реквізитів, розміщених у встановленій послідовності. Формуляр службового документа:
Цей стандарт не чинний щодо форми та обігу електронних організаційно-розпорядчих документів. Усі ділові папери за ступенем стандартування умовно поділяють на 3 категорії: 1. Документи з низьким ступенем стандартування, спосіб викладу тексту яких (добір потрібних фраз, їх будова та зв'язки між складниками тощо) залежить від конкретної ситуації, обставин та змісту, що спричинили їх укладання й тому для них не можна навіть передбачити бланка (автобіографія, доручення, звіт, характеристика і под.). 2. Документи, у яких для зручності та пришвидшення їх укладання й опрацьовування частину даних готують друкарським способом заздалегідь. Укладачеві слід лише підкреслити потрібне чи викреслити зайве (акт про обстеження матеріального стану, довідка, перепустка та под.). 3. Документи з високим ступенем стандартування, котрі мають точні стандарти, у яких передбачено не лише формуляр, вид і розмір шрифту, а навіть словосполуки, якими має послуговуватися той, хто заповнює бланк, за винятком цілком конкретних індивідуальних відомостей у відведених для цього місцях (свідоцтво про народження (шлюб), атестат чи диплом про освіту, паспорт і под.). У документах з низьким рівнем стандартизації добір слів та словосполучень кожен раз залежить від конкретних ситуацій. За способом викладу документи з низьким різнем стандартизації прийнято поділяти на розповіді, описи, міркування. У розповіді йдеться про події (явища, факти) у тій хронологічній послідовності, в якій вони відбувалися в дійсності (автобіографія, пояснювальна записка, замітка, протокол). В описі характеризуються явища (предмет, люди, події) з перерахуванням ознак, властивостей, особливостей (опис-характеристика, наказ, звіт, постанова). Міркуванням називається вид тексту, в якому визначення, думки і висновки розкривають внутрішній зв'язок явищ, як правило, доводять визначену тезу. 11. Загальні вимоги до укладання та оформлення документів. Писемне реґулювання ділових стосунків у державно-правовій і суспільно-виборчій галузях, обслуговування громадських потреб людей у побутових ситуаціях здійснюється за допомогою ділових паперів, документів. Документ – матеріальний об'єкт, що містить зафіксовану інформацію, оформлену в установленому порядку, і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу для виконання конкретної, йому призначенної функції. Документи широко використовуються в повсякденні як джерела та носії інформації, сприяють удосконалюванню внутрішньої організації та зовнішніх стосунків, поліпшенню роботи, функціювання закладів, підприємств чи організацій і рівночасно є підставою для ухвалювання, узагальнення, довідково-пошукової роботи. Оскільки документи є засобом засвідчування, доведення певних фактів, що мають життєво важливі наслідки, кожний із них має велике правове (юридичне) навантаження. Кожний документ укладають з установленими нормами та правилами, які є стабільними (канонічними) для конкретного виду, але всі вони мають відповідати таким вимогам: – не суперечити чинному законодавству держави, нормам юридичного й адміністративного права, директивним положенням конкретних керівних органів; – видаватися лише відповідними повноважними органами або службовцями згідно з їх компетенцією; – відповідати своєму призначенню, назві й укладатися за встановленою формою; – бути вірогідними, переконливими й відповідати меті та завданням певного закладу, установи тощо або їх керівництва (базуючись на фактах, містити конкретні, змістовні пропозиції та вказівки); – бути належним чином зредагованими (грамотними) й оформленими, розбірливими та охайними. Більшість документів має бути придатною до тривалого зберігання. Дотримування цих вимог дає змогу оперативно отримати й опрацювати потрібну інформацію, вчасно вжити доцільних заходів, зробити процес управління стабільним, передбачуваним і плідним. Оформлення сторінки. У діловодствіє певні вимоги і правила, щодо оформлювання сторінки та її нумерації. Організаційно-розпорядчі документи укладають на аркуші форматом А4 (297х210 мм) та А5 (148х210 мм). Лівобіч залишають вільний берег 30 мм для збереження тексту в разі підклеювання, підшивання, затискування документа, правобіч – не менш ніж 10 мм; верхній і нижній – 20 мм (для формату А4) та 16 мм (для формату А5). Нумерація сторінок. Документ, який забирає одну сторінку, не нумерують. У документах, що укладені на двох і більше аркушах (з одного боку), нумерація починається із другого аркуша арабською цифрою 2 посередині верхнього берега на відстані не менш ніж 10 мм від краю. Біля цифр не пишуть жодних позначок чи символів. Якщо документ укладено з обох боків аркуша, то непарні сторінки означають у верхньому кутку правобіч, а парні – лівобіч. Оформлення тексту. Укладаючи текст, слід дотримувати певних технічних вимог, а саме: – на бланку друкуємо лише першу сторінку, а другуй наступні – на чистих аркушах однакового із бланком розміру, кольору й ґатунку; – підпис укладача чи віповідальної (керівної) особи можна переносити на другу (іншу) сторінку лише за приявності на ній не менш ніж трьох рядків тексту; – у складних документах текст членують (рубрикують) для зручності та швидшого опрацьовування й уникання плутанини. Рубрикація – це поділ тексту на логічні графічно відокремлені складниці. Для цього використовують також наголовки, систему нумерації, коліп чи фактуру паперу та ін., що в кінцевому рахунку виражає зовнішню будову (композицію) всього документа і вказує на його складність. Найпростішим видом рубрикації є поділ на абзаци. Інформація, уміщена в межах одного абзацу, має виражати закінчену думку. Типовий абзац має бути із 4-5 речень. Хоча ОДС не виключає приявність й одного речення. Більшість текстів містять такі основні логічно взаємозумовлені частини (складники): – вступна (причинова) – у якій зазначають привід та безпосередньо причину укладання документа (з викладом історії питання); – довідна (фактологічна) – у якій наведено конкретні факти, доводи, пояснення, міркування, розрахунки, посилання на інші матеріали тощо (розкрито суть питання, проблеми); – закінчення (висновкова) – містить пропозиції, ухвалу, висновки тощо (сформульована прикінцева мета документа). 12. Особливості вживання іменникових форм у ділових паперах. Слід пам'ятати, що офіційно-діловий стиль вимагає: 1. Переваги віддавати абстрактним, неемоційним, однозначним іменникам книжного походження: автор, біографія, довідка, екзотика, екскурсія, ємність, журі, зона, лабораторія, номенклатура, об'єктивність, прецедент та ін. Слід уникати вживання іменників із розмовного стилю, із суфіксами збільшеності чи зменшеності, з усіченою основою тощо й заступати їх невтральними, книжними іменниками або іншими частинами мови чи розгорнутими пояснювальними конструціями. 2. Написання іменників на означення статусу, фаху, посади, звання (у більшості випадків) у чоловічому роді: викладач хімії, касир заводу, лаборант відділу, учитель школи тощо. Лише жіночий рід мають такі слова: друкарка, покоївка, праля, швачка. 3. Збірні іменники, що позначають: а) сукуп однакових або подібних понять, істот, тварин, предметів тощо заступати іменниками у формі множини: студентство – студенти, професура – професори, дітвора – діти, птаство – птахи, пахощі – запахи та ін; б) сукупні поняття професійної діяльності, назви осіб за фахом і місцем роботи, мешкання та національною приналежністю слід передавати за допомогою додаткових слів, що пояснюють узагальнення: друкарство – виготовлення друкарської продукції, поштарі – працівники пошти, городяни – мешканці міста тощо. 4. Уживати форму кличного відмінка лише у звертанні до осіб, називаючи: статус (знавцю, колеґо), посаду (директоре, голово), звання (професоре, академіку), професію (лаборанте, секретарю), родича (батьку, мати, сестро), ім'я (Ігорю, Миколо, Маріє, Наталю), ім'я по батькові (Іллічу, Євгеновичу, Іллівно, Євгенівно), прізвище (Сороко, Багалію, Бондаре). 5. Уникати двозначності та багатозначності іменників без додаткового пояснення. Іноді двозначність можлива у випадку родового та давального відмінків. 6. Указуючи час за роком, узгоджувати іменник із числівником, займенником чи прикметником не в місцевому відмінку із прийменником у (в), а в родовому відмінку без прийменника: першого року, того року тощо. Але: у четвер, у грудні, у липні (без слова місяці). 7. Нульового закінчення для іменників чоловічого роду ІІ відміни у знахідному відмінку однини: підписали акт, отримав лист, узяв олівець і под. 8. Уживати іменник, дотримуючи унормованих форм числа: придбали нові шкіряні меблі, зробили позначки різним чорнилом і под. 9. Пам'ятати, що: – кількісний іменник раз у сполученні із числівником та іменником половина має форму рази: продуктивність підприємства збільшилась у два з половиною рази. Якщо дробовий числівник виражений десятковим дробом, то маємо форму раза: продуктивність підприємства збільшилась у два й чотири десятих раза; – в орудному відмінку множини іменників ІІ відміни та множинних іменників слід використовувати лише закінчення -ами (-еми), -има: із п'ятьма колесами, повернулись із грошима; – одиниці виміру мають рівнобіжну форму в родовому відмінку множини: децибелів і децибел, ватів і ват, але лише бітів, ґавсів, джоулів, ергів, мілібарів, байтів; – однина є засобом узагальнення, коли вказує на нерозчленованість, цілісність однорідних іменників: перевезено ввесь урожай соняшнику. Та коли невизначену кількість однорідних іменників можна порахувати чи виміряти, слід уживати форму множини: завчасно придбано комплекти спортивних костюмів; – не можна відмінювати назви предметів як назви істот. 10. Бажано віддавати переваги не дієсловам, а віддієслівним іменникам, які забезпечують однозначність і водночас узагальнюють зміст: допомагати – надати допомоги, змагатися – провести змагання, оглянути – здійснити огляд і под. Хоча в наказах, розпорядженнях та інших документах припустимою є форма наказового способу дієслова (доручити, оглянути й под.). 11. Іменник (додаток) після дієслів повідомляти, сповіщати ставити в знахідному відмінку, а не в давальному: повідомити студента, сповістити інженера тощо. 12. Уживання низки дієслів пов'язано з іменником, який має стояти в родовому, а не в знахідному чи давальному відмінку: зазнати біди, завдати шкоди, пильнувати чистоти, радіти з перемоги та ін. Та це правило не слід застосовувати до іменників ІІ відміни чоловічого роду однини, які мають закінчення -у, -ю, оскільки воно збігається з давальним відмінком: запобігти вибухові, рейтинґові не слід довіряти й под. Але якщо буде зв'язок присудка, висловленого заперечним дієсловом, і додатка – іменника (предмета чи об'єкта), об'єкт ставимо зазвичай у родовому відмінку: інструкція не ґарантує безпеки, ми не припинимо боротьби, не слід починати оранки й ін. 13. Іменники з дієсловами відмовлятися, ухилятися слід уживати в родовому відмінку із прийменником: ухилятися від навчання, відмовлятися від подорожі. 14. Прізвища, що походять від назв істот, предметів або явищ, слід уживати в поєднанні з ім'ям, назвою посади тощо: викликати водія Зайця, завершити дослід лаборантові Комарю. 13. Прикметник у ділових паперах. 1. Перевага надається прикметникам книжного походження: автобіографічний, балансовий, валютний, гарантійний, регіональний та ін. Отже, треба уникати вживання прикметників із розмовної,зниженої лексики, двозначним змістом, суфіксами збільшеності, зменшеності й пестливого забарвлення, стягнених повних та усічених форм, замінюючи їх однозначними, неемоційними прикметниками або розгорнутими пояснювальними конструкціями з інших частин мови. 2. У використанні ступенів порівняння окремих якісних прикметників перевага надається аналітичним формам, які утворюються за допомогою прислівників: дуже, надто, більш, менш та ін.: дуже працьовитий, надто великий, невдаліший менш вдалий. 3. Складена форма вищого й найвищого ступенів порівняння утворюється за допомогою прислівників: більш, найбільш, менш,найменш, але слід уникати вживання суфікса -іш-: більш рішучий, найбільш доцільний, менш оптимальний. 4. Прикметник двосторонній уживається тільки тоді, коли стосується двох сторін у значенні — особа, група осіб, організація, яка представляється в певному відношенні іншій особі, особам, організації. Поєднується зі словами: договір, угода, домовленість, співробітництво, відносини, взаємини, стосунки, зустрічі, зв'язки, обов'язки, переговори. 5. У формах місцевого відмінка однини чоловічого та середнього роду слід використовувати закінчення -ому: на попередньому з'їзді, на старому обладнанні. 6. Замість розмовної форми треба користуватися конкретним визначенням: чималий – великий, якнайдовшу – надзвичайно довгу. 7. Уникають уживання присвійних прикметників, замінюючи їх іменниками або відповідними прикметниковими формами. Якщо потрібне точне означення, іменник-прізвище (посада, звання тощо) ставлять у родовому відмінку, це ж стосується тих випадків, коли є кілька однорідних членів: студентські досягнення, пропозиції Петренка В. Я., поради матері. Але усталеним є вживання присвійних прикметників: а) у термінологічних словосполученнях: адамове яблуко, архімедова спіраль, базедова хвороба, бертолетова сіль, рентгенівський апарат, фредґольмів мінор, штрумова система та ін.; б) у крилатих висловах: аріаднина нитка, авгієві стайні,езопівська мова, дамоклів меч, прокрустове ложе, сісіфова праця та ін. 8. Уникають уживання прикметників, що походять від географічних назв з додатковим роз'яснюючим іменником: брестська адреса – адреса в м. Брест, китайські товари – товари з Республіки Китай. Але усталеним є вживання подібних прикметників, які означають географічні назви, що походять: а) від топонімів та інших географічних назв: Харківська область, Великобурлуцький район, Красноярський край, Київський проспект, Керченська протока, Дніпровський лиман та под.; б) від імен, прізвищ чи псевдонімів: Соломонові острови, Магелланова протока, Баренцове море, селище Кіровське та под. 9. Прикметник узгоджується з іменником на означення певних професій, посад та звань жінок лише в чоловічому роді: старша викладачка – старший викладач, непрофесійна водій – непрофесійний водій. 10. Усі прикметники (у ролі означень), що вживаються у сполуках із числівниками два, три, чотири, стоять у називному та знахідному відмінках множини й мають переважно закінчення -і, а не -их. Це ж стосується і прикметника останній із числівником п'ять і більше: два нестандартні вироби, чотири великі контейнери, останні десятеро працівників. 11. Для визначення часу за роком треба вживати відповідні прикметники в родовому відмінку без прийменника у (в), або ж прислівник: у минулому році – торік, (минулого року), у позаминулорічну навігацію – позаторішньої навігації. 12. Треба слідкувати за узгодженням прикметникових закінчень з іменниками на позначення невизначеної кількості однорідних предметів, що існують у певній сукупності: медичне приладдя, величезне каміння, пошкоджене коріння. 13. Слово «самий» на означення вищого ступеня ніколи не вживають із прикметниками. Його заступає частка най-: самий високий – найвищий, самий довгий – найдовший. |