украинский. 1. Предмет і структура курсу Українська мова за професійним спрямуванням Зв'язок з правовими дисциплінами
 Скачать 1.09 Mb.
|
У рефераті розглянуто такі форми довідково-інформаційної документації як звіт, факс, телеграма а телефонограмаЗвіт - це службовий документ, що містить повідомлення про діяльність особи чи організації або її підсумок, виконання дорученої роботи, справи, узагальнення зробленого і т. д. Звіти бувають прості й складні залежно від характеру виконаної роботи. Розрізняють статистичні та текстові звіти. Статистичні звіти оформляються від руки або машинописним способом на трафаретних бланках, текстові - на загальному бланку або на чистому аркуші паперу (формат А4) машинописним способом або за допомогою оргтехніки, здебільшого за схемою. Звіти складають про роботу, виконану протягом певного періоду. Вони мають бути конкретними, тобто давати стислу відповідь на запитання схеми. Реквізити звіту: назва виду документу, дата (дата підписання), заголовок до тексту (про що звіт і за який період), текст (вступ, основна частина, висновки і плани на перспективу), підпис, відбиток печатки (у разі потреби). Проект текстового звіту готує секретар-референт. Начальник відділу стандартизації (підпис) П. Р. Діденко Довідки - їхні види та правила оформлення Довідка - документ інформаційного характеру, який описує та встановлює факти та події. Довідки поділяються на службового та особистого характеру. Службового характеру складаються за запитом чи за вказівкою керівної організації або посадової особи. Підписується: Довідка, що направляється до посадової особи в середині підприємства, підписується укладачем; та, яка направляється у вищестоящу організацію - керівником підприємства. Якщо довідка містить відомості фінансового характеру - то вона підписується керівником та головним бухгалтером. Довідка, яка направляється за межі підприємства оформляється на бланку, внутрішня довідка оформляється на внутрішньому бланку або на чистих листах паперу. Довідки особистого характеру оформляються на бланках або чистих листах. Основні реквізити довідки:
В тексті довідки особистого характеру визначається назва організації, в яку подається довідка. Текст довідки особистого характеру оформляється на трафаретному бланку. Службові листи Службовий лист - засіб обміну інформацією та оперативного управління різноманітними процесами діяльності організації. На службову переписку приходиться 80% від загального обсягу документації організації. Ділові ситуації, які потребують складання ділових листів можна поділити на:
Лист має бути присвячений одному питанню. Якщо в одну організацію необхідно звернутися по декількох питанням, то доцільно готувати декілька листів. Службові листи оформлюються, як правило, на бланку організації. Формуляр листа включає наступні реквізити:
На бланках листів друкують: емблему, назву відомства і структурного підрозділу, адрес, номер листа, номер розрахункового рахунку, трафаретиціровані частини тексту. Форми листів, які використовуються в установах, дуже різноманітні. Можуть бути розділені на дві великі групи: листи, які потребують відповіді та листи, які не потребують відповіді.
Гарантійні листи - складаються з метою підтвердження певних зобов'язань або умов та адресовані організації. Супроводжувальний лист - повідомляє адресата про те, що йому відправлена відповідна документація. Ініціативні листи - організація звертається з метою отримання яких-небудь пояснень, вказівок, додаткових відомостей. Стиль листів діловий. Підписує посадова особа або його замісник (вказується фактична посада). Лист-відповідь (відмова) Логічна схема?
Акт Акт - документ, складений декількома особами, що підтверджує встановлені факти та події. Можливе складання акта одним, але спеціально уповноваженою особою - ревізор або інспектор. Акти складають по результатам ревізії при прийомні - передачі справ, прийомні об'єктів на випробуваннях, по результатам перевірок (податкова інспекція, санепідемстанція). Затверджується (при необхідності) вищестоящою організацією або керівником підприємства. (Наприклад, акт про ліквідацію установи, затверджений керівником віщої установи). Кількість екземплярів акту визначається нормативами або діловою ситуацією. Акт являється основою для видання адміністрацією відповідних розпорядчих документів. Після складання акту комісія повинна ознайомити з його змістом осіб, які зазначені в акті, під розписку. Дата акту відповідає дню події або факту. Особи, які мають зауваження по змісту акта, підписують його з вказанням про свою незгоду і викладають свою думку на окремому додатку. Основні реквізити акту:
Текст акту має наступну структуру: вступна та констатуюча частини, висновки (не обов'язково). У вступній частині вказують підставу, перераховують членів комісії та її задачі. Прізвища членів комісії - в алфавітному порядку. В констатуючій частині - описують сутність та характер проведеної 51.Виробничі протоколи,витяг з протоколу Протоколи, витяг з протоколу Протокол - документ, в якому фіксується хід обговорення питань та прийняття рішень на зборах, нарадах, засіданнях (за ДСТУ). Протокол може складати офіційна компетентна особа, засвідчуючи той чи інший факт. За обсягом фіксованих даних протоколи можна поділити на три групи:
В залежності від способу фіксації - можуть бути рукописними (машинописними), стенографічними, фонографічними. У формуляр протоколу включають наступні реквізити:
Текст має вступну частину (склад присутніх, вказання голови та секретаря, порядок денний). Далі повинен складатися із позицій згідно пунктів порядку денного. В кожній позиції текст складається по формі: СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ. Слово "СЛУХАЛИ" пишуть в одному рядку з цифрою, яка означає номер питання, потім дві крапки. Ініціали та прізвища доповідача пишуть з нової стрічки в називному відмінку, ставлять тире і пишуть зміст доповіді у формі прямої мови, Якщо є текст виступу - пишуть (текст доповіді прикладається). В другій частині наводять прізвища виступивших і коротке викладення виступу. В постановляючій частині відмічається, що, кому, в які строки необхідно виконувати. Якщо в рішенні містяться різні за характером питання, тоді ділять на пункти, які нумерують арабськими цифрами. Витяг із протоколу - цей документ оформляють для ознайомлення з рішеннями, прийнятими під час роботи колегіального органу, посадових осіб або підвідомчих організацій. Документи підлягають завіренню. Реквізити витягу із протоколу аналогічні реквізитам протоколу. Окрім того є відмітка про завірення копії та відмітка про виконання. З текстової частини беруться тільки ті елементи, які треба довести до відома зацікавленої особи. Схема складання витягу з протоколу: Відомство Найменування підприємства ВИТЯГ З ПРОТОКОЛА 12.05. 00 №567 м. Хмельницький Найменування протоколу ПОРЯДОК ДЕННИЙ 1. Затвердження плану роботи Доповідач Савчук П. Л. 2. СЛУХАЛИ: Савчук П. Л. Ознайомив...... і далі по тексту. ПОСТАНОВИЛИ: 2.1_______________ Голова (підпис) Ініціали, прізвище Секретар (підпис) Ініціали, прізвище Вірно: Інспектор (підпис) Ініціали, прізвище 12.05. 00 52.Управлінська документація.Оформлення стандартних документів Управлінська діяльність знаходить своє відображення в документах, за допомогою яких здійснюються різноманітні функції: матеріально-технічне забезпечення, ціноутворення, організаційно –розпорядчі та інші. Сукупність документів, що застосовуються у певній сфері діяльності, становить систему документації. Нині діють уніфіковані системи. Однією з найпоширеніших є організаційно-розпорядча документація (ОРД), котра застосовується в оформленні управлінських рішень. Загальна і найбільш характерна властивість усіх документів полягає в тому, що вони є джерелами або носіями інформації. Документи мають ще ряд інших важливих властивостей, що становить цінність для управління. Вони є засобом свідчення, доведення певних фактів і, отже, мають велике правове значення. Крім того, документи усе більшою мірою служать матеріалом для обробки та одержання необхідної інформації. Завдяки названим властивостям документи широко використовуються при машинній обробці цифрових даних планово-облікового характеру. Багато документів мають відповідати таким вимогам, як придатність до тривалого зберігання, максимальна наочність. Щоб документ мав усі перераховані властивості, він повинен бути правильно складеним за формою, так і за змістом. Документи класифікуються з способом фіксації, змістом, найменуванням, способом виготовлення, ступенем складності, за місцем складання, терміном виконання, за походженням, ступенем гласності, юридичною силою та за призначенням. За способом фіксації (відбиття) інформації вони поділяються на письмові, графічні, фото-, фоно-, кіно документи. Письмові (або рукописно-друковані) включають в себе всі рукописні та машинописні документи, виготовлені на різноманітних розмножувальних апаратах і друкарським способом. До графічних належить креслення, графіки, карти, малюнки, схеми, плани, цінні своєю ілюстративністю. Фото -, кіно документи дають можливість закарбувати ті об’єкти, явища, процеси, котрі зафіксувати іншими засобами важко або неможливо. Фотодокументи дають можливість робити точний звукозапис інформації і широко використовуються при протоколюванні зборів, нарад, засідань і таке інше. За змістом документи розподіляються на організаційно-розпорядчі, фінансово-розрахункові, постачальницько-збутові та ін. За найменуванням розрізняють багато видів документів. Це – положення, накази, розпорядження, інструкції, звіти, акти, записки, листи, ордери, плани, баланси і таке інше. За способом виготовлення документи бувають типові, трафаретні та індивідуальні. Типові складають заздалегідь і служать текстом-зразком для індивідуальних (типові правила, інстукції для однорідних підприємств та організацій та ін. ) На їх основі складаються конкретні документи із збереженням композиції, форми і тексту зразка. У трафаретних - частина тексту віддрукована на бланку, а частина вписується при його заповненні (складається із постійної та змінної інформації). Ця форма набуває все більшого поширення, бо дає можливість складачам економити час і полегшує машинну обробку. Індивідуальні документи створюються щоразу заново і важко піддаються трафаретизації , тому що складаються довільно (наприклад, доповідні т пояснювальні записки, автобіографії). За ступенем складності можна виділити прості і складні документи. До перших належать такі, що містять одне питання, до других, як правило, - два чи кілька. Перевага за простими документами: їх легко обробляти, контролювати, виконувати, зберігати. За місцем складання розрізняють внутрішні і зовнішні документи. До першої групи належать створювані на тому чи іншому підприємстві (в установі, організації), де вони й функціонують; до другої – ті, що надійшли іззовні або направлені іншим підприємствам, установам чи громадянам. За терміном виконання документи поділяються на термінові і нетермінові. Перші вимагають виконання у строки, встановлені законом, правовим актом, керівником. За проходженням документи прийнято розподіляти на службові та офіційно-особисті (іменні). До першої групи входять створені в організаціях, установах, на підприємствах за питаннями їх діяльності, до другої – ті, що стосуються конкретних осіб, тобто іменні (заяви, листи, скарги та ін.). За ступенем гласності документи бувають звичайні, секретні та для службового користування (ДСК). У правому верхньому кутику двох останніх видів документів робиться спеціальна позначка “Таємно”, “Для службового користування”. За втрату чи розголошення їх змісту винні притягаються до відповідальності. За юридичною силою розрізняють справжні та підробні документи. Справжніми вважаються документи, видні в установленому законом порядку з додержанням усіх правил; підробними – реквізити або зміст яких не відповідають істинним. Справжні, у свою чергу, бувають дійсними, які мають на даний час юридичну силу, і недійсними, як такі, що з якихось причин утратили її (наприклад, через закінчення строку договору). Підробними документи можуть ввитися внаслідок матеріальної чи інтелектуальної підробки. Перша буває тоді, коли до змісту справжнього документа замість правильних вносять неправильні відомості, роблять виправлення, підчистки та інше. Інтелектуальна підробка виражається у складенні і видачі документа свідомо неправдивого змісту, хоч і правильного з формального боку. За призначенням (стадіями створення) документи поділяються н оригінали та копії. Оригінал - це документ, створений уперше і належним чином оформлений. Він може бути розмножений копіями. У юридичному відношенні оригінал і копія рівнозначні. Копія являє собою точне відтворення оригіналу, має у верхньому правому кутику позначку “Копія” і завірена у певному порядку. Розрізняють три різновиди копій: відпуск, витяг і дублікат. Відпуск – це повна копія відправленого куди-небудь оригіналу, яка залишається у відправника. Витяг – копія, що відтворює частину тексту документа. Дублікат – другий екземпляр документа, виданий у зв’язку з втратою (чи з іншої причини) оригіналу. Дублікат має однакову зі справжнім документом юридичну силу. Багатоманітність управлінської діяльності, єдність та взаємозв’язок , притаманні управлінню, форми й методи керівництва, а також види зворотного впливу об’єктів управління на функції суб’єктів – усе це неминуче відбивається у відповідних документах, з допомогою яких органи управління реалізують свої рішення. Управлінські документи мають такі особливості: - створюються і використовуються органами управління (суб’єктами та об’єктами) - у відповідності до установленої компетенції і поставлених завдань; - служать засобом закріплення функцій органів управління; - містять, як правило, інформацію правового та довідкового характеру, що відображає природу виконавчої і розпорядчої діяльності певного органу управління; - процес їх створення, форма, зміст, параметри дії регулюються правовими нормами, що надає їм загально значущості та обов’язковості виконання. На основі вказаних особливостей управлінську документацію можна вважати письмовим носієм інформації, створюваним в установленому правовому порядку і використовуваним у процесі взаємодії суб’єктів та об’єктів управління, як один із засобів закріплення і реалізації їх функцій та завдань. Сукупність дій, здійснюваних органами управління по створенню та використанню документів, називається документуванням управлінської діяльності. Організаційно-розпорядча документація – це управлінська документація, що служить засобом здійснення організації та регулювання процесів управління. |