украинский. 1. Предмет і структура курсу Українська мова за професійним спрямуванням Зв'язок з правовими дисциплінами
 Скачать 1.09 Mb.
|
Правила написання тексту документа.У соціальному плані буд-який документ виконує декілька функцій, що дозволяє задовольнити людські потреби. Текст є основним реквізитом будь-якого документа. Текст професійного документа повинен відповідати таким вимогам: а) достовірність (викладені факти повинні відображати справжній стан речей); б) точність (не допускається подвійне тлумачення слів та виразів); в) повнота інформації (зміст документа має вичерпувати всі обставини справи); г) стислість (у тексті не повинно бути зайвих слів, смислових повторів, надмірно довгих міркувань, інформації не по суті справи); ґ) логічна послідовність (логічний взаємозв’язок частин тексту); д) нормативність мовних засобів (відповідність нормам літературної мови); е) стандартизація тексту документа. Текст документа може бути оформлено у вигляді: — власне тексту; — анкети (текст, що містить словесну/цифрову характеристику об’єкта за низкою ознак); — таблиці. Названі форми тексту в документі можуть поєднуватися. Текст поділяють на абзаци — частини тексту, які складаються не більше, як з двох-чотирьох речень. Треба стежити, щоб кожен абзац розпочинав нову думку чи мікротему. Для сприйняття краще, якщо ці речення будуть різні: найкоротші — на початку і в кінці. У виробничих документах, де звертається увага на кожну операцію чи деталь, абзаци використовуються для виділення однорідних членів чи сурядних речень в окремі мікротексти. Тут доречні абзаци з одного — двох речень. Текст документа, як правило, складається з двох частин: вступної (виклад підстав для створення документа) й основної (виклад пропозицій, прохань, висновків, розпоряджень, рішень). Такого порядку викладу слід дотримуватися і в текстах, які складаються з одного речення. В діловому тексті варто використовувати звичні стандартизовані форми словосполучень. Це прискорює складання і сприйняття документа. Дієприслівникові звороти слід вживати на початку речень. Якщо текст документа великий за обсягом або містить однотипну інформацію (висновки, рішення тощо), то його поділяють на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, нумеруючи їх арабськими цифрами. Форми викладу в текстах документів: 1) від першої особи однини, наприклад: “Вважаю за потрібне повідомити, що ...”; 2) від першої особи множини, наприклад: “Просимо надіслати...”,”Наказуємо...”, “Ухвалили...”. У такій формі викладають текст у спільних розпорядчих документах, службових листах, протоколах тощо. 3) від третьої особи однини, наприклад: “Комісія виявила...”, “Управління вважає...”,”Відділ здійснює такі функції...”. Таку форму викладу найчастіше використовують у положеннях, інструкціях, актах, довідках тощо. Кожний документ складається з окремих елементів, які називаються реквізитами Основні реквізити документа: 1) Державний герб; 2) емблема організації; 3) назва міністерства чи відомства; 4) назва підприємства (установи, фірми, організації); 5) поштова адреса, індекс, номер телефону, факсу, адреса електронної пошти; 6) номер рахунка в банку; 7) назва виду документа; 8) дата (стандартні способи запису дати: 01.02.04 або 01 лютого 2004 р.); 9) індекс ( вихідний номер документа ); 10) місце складання чи видання; 11) гриф обмеження доступу; 12) адресат; 13) гриф затвердження; 14) резолюція; 15) заголовок до тексту; 16) текст; 17) позначка про наявність додатка; 18) підпис; 19) візи; 20) відбиток печатки; 21) позначка про виконавця; 22) позначка про виконання й направлення документа до справи; 23) позначка про перенесення даних на машинний носій; 24) позначка про надходження. Кожний документ має свій склад реквізитів, який залежить від виду документа, його змісту, призначення, способу оброблення. Усі реквізити мають постійне місце, що робить документи зручними для зорового сприймання і полегшує їх оброблення. Сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності на папері стандартного формату (А4 або А5), називається формуляром. Формуляр — це модель, зразок побудови документів певного виду. Формуляр-зразок визначає робочу площу та береги (поля) документа. Відповідно до державних стандартів установлено такі розміри берегів документів: — лівого — 20 мм; — правого — не менше, ніж 8 мм; — верхнього — не менше, ніж 10 мм; — нижнього — не менше, ніж 8 мм. Розрізняють такі види формулярів: 1) з кутовим і поздовжнім розміщенням реквізитів; 2) з центрованим і лівобічним розміщенням реквізитів; 3) одно- і двомовні. Ефективність того чи іншого документа залежить від мовних засобів, конструкції, застосованих у ньому, насиченості найнеобхіднішою інформацією. Бланк — друкована стандартна форма з реквізитами, що містять постійну інформацію. Штамп — це група реквізитів та їх постійних частин, відтворена на бланку документа як єдиний блок. Гриф узгодження — це зовнішнє узгодження документа. Віза — це внутрішнє узгодження документа. Резолюція — змінний реквізит, який містить інформацію про подальшу роботу з документом. Розташовується у правому верхньому кутку. Назва виду документа — обов’язковий для всіх документів, крім листів, реквізит, що розташовується зліва або посередині рядка і визначає формуляр документа, структуру його тексту та особливості викладу. Заголовок до тексту — реквізит, який відображає головну ідею документа, друкується малими літерами під назвою виду документа і, як правило, починається з прийменника про. 41.Види документів та їх класифікація Документ (від латин. documentus — спосіб доказу) — це матеріальний об’єкт (носій), що містить певну інформацію, оформлений у визначеному порядку і має юридичну силу відповідно до чинного законодавства. Документи мають правове значення, оскільки є засобом засвідчення та доведення певних фактів. Вони також використовуються як джерела та носії інформації. А в управлінській діяльності документ виступає як предмет і як результат праці. Документи оформляють на різних матеріальних носіях: на папері, фотоплівці, магнітній і перфострічці, дискеті, перфокарті тощо. Документи мають різне призначення (функції). Ці функції можуть бути загальними, тобто їх виконують практично всі документи, і специфічними (властивими лише частині документів). Загальні функції документів: 1) інформаційна (документ як засіб збереження інформації); 2) соціальна (документ задовольняє певні потреби суспільства); 3) комунікативна (документ як засіб зв’язку між установами, підприємствами і т.д.); 4) культурна (документ як засіб закріплення певних культурних традицій). Специфічні функції документів: 1) управлінська (документ як засіб управління); 2) правова (документ як засіб закріплення правових норм); 3) історична (документ як джерело історичних відомостей). Класифікаційні ознаки документів: 1. За найменуванням розрізняють заяви, листи, довідки, службові записки, тощо. 2. За походженням документи поділяють на службові, або офіційні (вони створюються установами, підприємствами, службовими особами, які їх представляють), й особисті (їх створюють окремі особи і це не входить у коло їх службових обов’язків). 3. За місцем створення документи бувають внутрішні (чинні лише в межах установи, підприємства, у якому створені) і зовнішні (є результатом спілкування установи з іншими установами, організаціями тощо). 4. За призначенням виділяють такі основні комплекси документації: організаційно-правова; планова; інформаційно-довідкова й довідково-аналітична; звітна; щодо особового складу (кадрова); обліково-фінансова; з матеріально-технічного забезпечення; договірна; колегіальних органів. 5. За напрямком розрізняють вхідні і вихідні документи. 6. За формою — типові й індивідуальні. 7. За ступенем гласності — звичайні, таємні (секретні), для службового користування. 8. За стадіями створення розрізняють оригінали (створені документи), копії (повне відтворення оригіналу) і витяги (відтворення певної частини оригіналу). 9. За термінами зберігання документи поділяють на такі категорії: - документи тимчасового зберігання (до 10 років); - документи тривалого зберігання (понад 10 років); - документи постійного зберігання (без обмеження терміну). 10. За технікою відтворення — рукописні й відтворені механічним способом. 11. За структурними ознаками — стандартні (мають чітку структуру і форму викладу, свою стилістику. Тут переважно подаються конкретні цифрові дані чи назви предметів, прізвища); нестандартні (містять лише найзагальніші відомості, добір мовних елементів залежить тут від конкретного змісту чи обставин ділових стосунків). 42.Документи юридичного фаху. Юридичний документ – це письмовий акт, який встановлює, розвиває або припиняє певні правовідносини або фіксує юридично значимі факти, дії чи події. Сила документа в його змісті, засобом доведення якого до адресата виступає мова. Мова – це не тільки знаково-інформаційна система, що являє собою запас слів та граматичні принципи їх сполучення, за допомогою якої люди можуть спілкуватися між собою, формувати, зберігати та передавати знання та будь-яку іншу інформацію в просторі та часі, це ще й шляхетна колиска духовності. Проблема мови і стилю юридичних документів знаходиться на стику філології, юриспруденції, культурології та інших наук, а відповідно й дослідженню її в різні часи приділяли й приділяють увагу з відповідним баченням проблем різні за фахом учені. Мову утворюють фонетична, морфологічна, лексико-фразеологічна, синтаксична та стилістична системи. Незважаючи на всю привабливість художньої мови, юридичні документи пишуться в офіційно-діловому стилі. То які ж саме його особливості? Мова юридичних документів має бути простою, зрозумілою, витонченою та гармонічною. Офіційно-діловий стиль юридичних документів характеризується такими мовними особливостями: 1. Мова юридичного документа має бути літературною, без складних граматичних конструкцій та стилістичних зворотів, ясною, зрозумілою, змістовною та доцільною. 2. В юридичному документі використовуються такі граматичні засоби мови, які за умови стислого викладення надають максимум інформації (прості закінчені речення, відокремлені дієприслівникові звороти тощо), лаконічно передають потрібні відомості. 3. Думки мають викладатися в такій послідовності, щоб одне положення виходило з попереднього та готувало б до розуміння наступного. 4. Переважно використовуються стилістично нейтральний, одноманітний тон мовлення без засобів образності і прояву особистих почуттів, нейтральні з погляду емоційного забарвлення літературні вирази. 5. В офіційно-діловому мовленні, зокрема і в юридичних документах, зазвичай не використовуються метафори, гіперболи, елементи просторіччя, жаргонні слова. 6. Не рекомендується вживати маловідомі та неоднозначні для розуміння терміни, в тому числі слова іноземного походження («плюралізм», «консенсус», «нонсенс», «дефініція», «ініціація») тощо. 7. У синтаксисі ділового стилю поширеним є прямий порядок слів у реченні: підмет стоїть здебільшого на початку речення та найчастіше передує присудку; означення стоять перед означуваними словами, доповнення – після керованого ними слова, обставинні слова (прислівники) – якомога ближче до слова, яке вони пояснюють, вставні слова та звороти ставляться на початку речення. 8. Кількісна перевага надається складним реченням над простими, а кращим є чергування простих і складних речень з дотриманням правил ритміки мови. 9. Широко вживаються дієприкметникові та дієприслівникові звороти, які надають мові лаконізму, влучності та динамічності («Громадянка Сиротенко, працюючи бухгалтером заводу «Богатир», 10. Використовується професійна термінологія, яка вживається в нормах права (наприклад, «об’єктивна істина», 11. Широко вживаються слова – організатори думки («на підставі викладеного», «однак», «таким чином», «крім того», «але», «безумовно», «більш того», 12. Діловий стиль відзначається зростаючою стандартизацією і уніфікацією мови, широким вживанням сталих словосполучень, трафаретів, застосуванням типових текстів. Поширені мовні кліше, стандартні звороти та вирази (наприклад, «провести особистий обшук затриманого», «здійснити привід свідка»). Композиція документа — це послідовність розташування інформації відповідно до її змісту і логіки фіксованих подій та правовідносин. Вона допомагає лаконічно й зрозуміло викласти необхідну інформацію. У юридичній практиці можуть бути використані різні способи уніфікації документів, зокрема такі, як трафарети і типові тексти (тексти-аналоги). Уніфікація юридичних документів полегшує сприйняття документів (виправдана з психологічного та гносеологічного погляду), відкриває можливості машинної обробки, комп’ютерного компонування інформації (ефективна з технічного погляду), прискорює, спрощує, і оптимізує діловодство (доцільна з економічного погляду). Юридичний документ має бути викладений доброю мовою в офіційно-діловому стилі з додержанням правил граматики та синтаксису. 43.Правила оформлення сторінки, рубрикація тексту,правила оформленняя заголовків, видилення окремих частин тексту. Текст — головний елемент документа . При складанні тексту документа мають виконуватися вимоги, найголовніші з яких — достовірність та об'єктивність змісту, нейтральність тону, повнота інформації та максимальна стислість. Оформлення сторінки Управлінські документи оформляють на папері формату А4 та А5 Для зручності з усіх боків сторінки залишають вільні поля — ліве — 35 мм; праве — не менше 8 мм, верхнє — 20 мм; нижнє — 19 мм (для формату А4) та 16 мм (для формату А5). Тільки перша сторінка документа друкується на бланку, друга і наступні — на чистих аркушах паперу. Якщо текст документа займає не одну сторінку, то на другу сторінку не можна переносити тільки підпис. На другій сторінці має бути не менше двох рядків тексту Також не бажано: 1) відривати один рядок тексту чи слово від попереднього абзацу; 2) починати один рядок нового абзацу на сторінці, що закінчується, краще почати новий абзац на наступній сторінці; 3) переносити слово на межі сторінок, слід перенести це слово на нову сторінку Нумерація сторінок, У документах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, нумерація сторінок починається з другої. Якщо текст документа друкується з одного боку аркуша, то номери проставляються посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами на відстані не менше 10мм від краю. Слово "сторінка" не пишеться, а також біля цифр не ставляться ніякі позначки. Якщо текст друкується з обох боків аркуша, то непарні сторінки позначаються у правому верхньому кутку, а парні — у лівому верхньому кутку аркуша. Рубрикація тексту Рубрикація — це членування тексту на складові частини, графічне відокремлення однієї частини від іншої, а також використання заголовків, нумерації та ін. Рубрикація є зовнішнім вираженням композиційної будови ділового папера. Ступінь складності рубрикації залежить від обсягу, тематики, призначення документа. Найпростіша рубрикація — поділ на абзаци. Абзац — це відступ управо \ початковому рядку, яким починається виклад нової думки у тексті, а також фрагмент тексту між двома такими відступами. Типовий абзац має три частини: 1) зачин (формулюється мета абзацу, тобто повідомляється, про що йтиме мова); 2) фраза (міститься основна інформація абзацу); 3) коментарі (підбивається підсумок того, про що говорилося в абзаці). Вважається, що середня довжина абзацу має бути 4—6 речень. Проте в текстах документів бувають абзаци, що складаються з одного речення. Однак, якою б не була його довжина, слід пам'ятати, що це внутрішньо замкнене смислове ціле. Щоб не утруднювався процес читання й опрацювання документа, у ділових паперах рубрики нумеруються. Існує дві системи нумерації — традиційна й нова. Традиційна — базується на використанні знаків різних типів — римських та арабських цифр, великих та малих літер. Нова система нумерації базується на використанні лише арабських цифр, розміщених у певній послідовності. Правила оформлення заголовків та підзаголовків Заголовок пишеться великими літерами. Він має бути не довшим ніж 40 знаків. Не дозволяється у заголовку переносити слова. Якщо заголовок великий, то його ділять (за змістом) на декілька рядків: ТЕРМІНИ ТА ЇХ МІСЦЕ В ДІЛОВОМУ МОВЛЕННІ У документах заголовок пишеться з малої літери тоді, коли він розташований після назви виду документа, а з великої літери, якщо передує їй. Текст від заголовка пишеться через 3—4 інтервали. Розміщується заголовок посередині рядка або на початку рядка біля лівого поля. Крапка після заголовка не ставиться. Прийоми виділення окремих частин тексту Іноді в роботі треба звернути увагу на терміни, вжиті у тексті вперше, зробити логічний чи смисловий наголос, виділити правило, теорему, визначення тощо. Наприклад: Тарифи — система ставок, яка визначає розміри оплати за послуги (ціна послуг). Для виділення у тексті окремих слів або частин існує чотири способи: 1. ВЕЛИКИМИ ЛІТЕРАМИ. Цей спосіб слугує для виділення окремих слів. 2. Урозрядку оформляються окремі слова і короткі фрази. Коли слово пишеться у розрядку, то після кожної букви в слові робиться проміжок в один знак, а між словами, написаними у розрядку, й текстом роблять відступ у 2—3 знаки, щоб слова відділялись. Розділові знаки після слів у розрядку ставляться на відстані одного знака, а наступне слово починається за 2—З знаки, 3. Підкреслення — найзручніший спосіб виділення окремих слів і фраз. Лінію підкреслення починають під першою, а закінчують під останньою буквою слова, яке виділяють; розділовий знак, що стоїть після слова, не підкреслюють. Проте лапки і дужки підкреслюють. Ціле речення треба підкреслювати суцільною рискою, починаючи від першої букви і закінчуючи останньою буквою речення. 4. Курсивом виділяються слова, речення, частини тексту. Цим способом переважно користуються, коли текст набирають на комп'ютері. |