украинский. 1. Предмет і структура курсу Українська мова за професійним спрямуванням Зв'язок з правовими дисциплінами
 Скачать 1.09 Mb.
|
|
44.Реквізити документів та вимоги до їх написання. Стандарти встановлюють найбільш загальні правила складання документів, а також регламентують машинописне оформлення їх окремих реквізитів. Організаційно-розпорядча документація розвивалася півстоліття стихійно, що потягло за собою виникнення безлічі видів і різновидів документів, використання різних варіантів оформлення окремих реквізитів. Тому вона особливо потребувала стандартизації. Прийнятий стандарт вносить деякі доповнення та зміни у раніше встановлені правила, по-іншому розв'язує де ГОСТ 6.38-90. Унифицированные системы документации, системы организационно-распорядительной документации, требования к оформлению документов. Реквізитами називають елементи, з яких складаються документи. Сукупність реквізитів і становить формуляр документів. Він залежить від його призначення, конкретного змісту. До елементів документів належать дата, підпис, адреса, заголовок та ін., а також текст. Організаційно-розпорядчі документи повинні складатися у суворій відповідності до ГОСТу. Кількість ознак, тобто реквізитів, різна і визначається документом, його видом, змістом. ГОСТ 6.38-90 встановлює максимальний склад реквізитів і порядок їх розташування. Формуляр-зразок організаційно-розпорядчих документів Для виготовлення будь-якого з організаційно-розпорядчих документів необхідно засвоїти правила формуляра-зразка. Формуляр-зразок - це модель побудови форми документа, яка встановлює галузь використання, формати, розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки та основні реквізити (ДСТУ 2732- 94) (рис. 1- 3). Реквізити - це сукупність обов'язкових даних у документі, без яких він не може бути підставою для обліку й не має юридичної сили. При оформлянні організаційно-розпорядчих документів використовується такий склад реквізитів:
Реквізити бувають:
Постійні реквізити наносять, коли виготовляють уніфіковану форму чи бланк документа, а змінні - під час його складання. Кожний із реквізитів має свою довжину, визначену у формулярі-зразку. Довжина реквізиту - це кількість графічних знаків та пробілів, потрібна для запису реквізиту на документі. Робоча площа документа - це площа уніфікованої форми чи бланка документа, призначена для заповнення основними реквізитами. Реквізити документів та їх оформлення Державний герб - розташовується посередині бланка або у кутку над серединою рядка з назвою організації. Емблема організації чи підприємства - розміщується поряд з назвою організації. Як емблему можна використовувати товарний знак, зареєстрований у встановленому порядку. Зображення державних нагород - розташовується у верхньому лівому кутку або посередині документа. Код підприємства, установи, організації - розташовується у верхньому правому кутку. Код форми документа - розташовується у верхньому правому кутку під кодом підприємства, організації, установи. Назва міністерства або відомства, якому підпорядковується установа - розташовується у верхньому лівому кутку або посередині сторінки. Повна назва установи, організації або підприємства - автора документа - розташовується у верхньому лівому кутку. Може наноситися за допомогою штампа або друкарським способом. Назва структурного підрозділу - розташовується у верхньому лівому кутку. Дозволяється друкувати машинописним способом. Індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпу, номер телефону, факсу, номер рахунку в банку - розташовується у верхньому лівому кутку, оформляється відповідно до поштових правил: 252030; м. Київ, вул. Пирогова, 9, т. 22 1-99-33. На бланку для листів вказується номер розрахункового рахунку у відділенні банку: Назва виду документа - розташовується зліва або посередині сторінки. В усіх документах, крім листів, наводиться назва його виду. Залежно від цієї назви встановлюється формуляр, структура тексту, особливості викладу. Дата - документ датується днем його підписання або затвердження. На бланках дату підписання документа ставлять у лівій верхній частині разом із індексом на спеціально відведеному для цього місці. Якщо документ складений не на бланку, то дату ставлять під текстом зліва. Вона записується словесно-цифровим способом (24 серпня 1996 р.) або цифровим - трьома парами арабських цифр у такій послідовності: день, місяць, рік - 17.06. 96 (тобто 17 червня 1996 року). У документах матеріально-фінансового характеру дата оформляється словесно-цифровим способом. Індекс - розташовується у верхній частині сторінки зліва. Цей реквізит дозволяє забезпечити оперативний довідково-інформаційний пошук документа, контроль виконання. Індекс документа включає в себе три пари арабських цифр, де перша пара - індекс структурного підрозділу, друга - номер справи за номенклатурою для підрозділу, третя - порядковий номер за журналом обліку. Наприклад: № 02-10/36, де 02 - шифр структурного підрозділу; 10 - номер справи, документа; 36 - реєстраційний номер документа за журналом обліку вхідних документів та канцелярії. Посилання на індекс та дату вхідного документа - розташовується у верхній частині сторінки зліва. Містить дату та індекс, вказані у документі організацією, яка уклала чи видала документ. Наприклад: на N° 02-10/135 від 01.03. 96, де 02 - індекс структурного підрозділу; 10 - номер справи за номенклатурою; 1 35 - порядковий номер. Місце укладання чи видання - розташовується у верхній частині сторінки зліва. Містить назву міста чи населеного пункту, де видається документ. Гриф обмеження доступу до документа - розташовується з правого боку під кодом - форми. Записується з середини рядка "для службового користування", "секретно", "цілком секретно". Адресат - розташовується з правого боку у верхній частині сторінки. Кожний елемент - назва установи, підрозділу, посада, прізвище та ініціали особи, поштова адреса - пишеться з середини нового рядка з великої літери. Якщо документ адресовано до установи, то поштова адреса вказується після назви установи, структурного підрозділу й прізвища службової особи; коли приватній особі - тоді перед її прізвищем. Гриф затвердження - розташовується у верхній правій частині документа. Затвердження - спосіб засвідчення документа після його підписання, який санкціонує поширення дії документа на визначене коло структурних підрозділів, організацій чи службових осіб. Елементи грифу затвердження:
Резолюція - розміщується у правому верхньому кутку. Якщо це місце зайняте іншим реквізитом, то резолюцію вміщують на будь-якій вільній площі лицьового боку сторінки документа, крім полів. Складається з таких елементів: - прізвище та ініціали виконавця, якому відправлений документ; - вказівка про порядок у характері виконання документа; - термін виконання документа; - особистий підпис керівника; - дата. Як виконавці у резолюції зазначаються службові особи, а не структурні, підрозділи. Відповідальною за виконання документа є особа, наведена в резолюції першою. Заголовок до тексту - друкується малими літерами, розміщується під назвою виду документа, відображає головну ідею документа і, як правило, починається з прийменника "про", має бути лаконічним і точним, з максимальною повнотою розкривати зміст документа. Відмітка про контроль - розташовується з лівого боку у верхній частині поля першої сторінки документа, її проставляють за формою "К" або "Контроль". Текст - складається з таких логічних елементів: - вступу; - доказу; - закінчення. Розташовується по всій ширині сторінки (від поля до поля). Відмітка про наявність додатка - розташовується ліворуч у верхній половині сторінки. Є два способи оформлення додатків:!) якщо документ має додатки, згадувані в тексті, або ті, що пояснюють його зміст, то відмітку про це оформляють так: Додаток: на 2 стор. у 3 прим.: 2) якщо документ має додатки, не зазначені в тексті, то їх потрібно перелічити із зазначенням кількості сторінок у кожному додатку й кількість їх примірників: Додаток: "Проект реконструкції ділянки" на 5 стор. у 2 прим. При великій кількості додатків окремо складається їх список, а в самому документі після тексту зазначається: Додаток: відповідно до списку на 7 стор. Підпис - Підписують, як правило, перший примірник документа. До складу підпису входять:
Підписи кількох службових осіб на документах розташовуються одна під одною у послідовності, що відповідає займаній посаді. Якщо документ підписують кілька осіб, що займають однакову посаду, їх підписи розташовуються на одному рівні: Гриф узгодження - Розрізняють дві форми узгодження документів - внутрішнє (з підрозділами та службовими особами установи) і зовнішнє (з підвідомчими та непідвідомчими організаціями). Гриф узгодження ставиться на зовнішній формі. Цей реквізит складається із:
Грифи узгодження розташовуються нижче від реквізиту "ПІДПИС" або на окремій сторінці. Віза - Внутрішнє узгодження проекту документа - це його візування. Віза складається з:
У разі потреби зазначається посада особи, що візує, і розшифровується її підпис (зазначаються ініціали і прізвище): Невеликі зауваження (1 - 2 рядки) розташовуються перед візою. При внутрішньому узгодженні візи ставляться на першому примірнику документа, а листи чи інші вихідні документи візуються на примірнику, який лишається в установі. Печатка - печатка прикладається до документів, що вимагають особливого засвідчення. Печатки є гербові та прості. Гербова печатка прикладається до документів, що засвідчують юридичні або фізичні права осіб; до статутів, положень, які вимагають відбитка печатки, та інших. Прості печатки мають різну форму: круглу, квадратну, трикутну. Герб на них не зображується. Просту печатку прикладають до документів, що виходять за межі організації, до розмножених примірників розпорядчих документів при їх розсиланні, до довідок з місця роботи і т. д. Відмітка про засвідчення копій - у правому верхньому кутку пишеться слово "копія"; під реквізитом "підпис" слово "правильно"; дата; посада виконавця; підпис і його розшифрування. При потребі підпис завіряється печаткою. Прізвище виконавця та номер його телефону - цей реквізит обов'язковий на вихідних документах (листах, довідках, висновках). Складається з: - прізвища виконавця; - номера його службового телефону. Вони ставляться в нижньому лівому кутку зворотнього або лицьового боку останньої сторінки документа. Відмітка про виконання документа й направлення його до справи - цей реквізит розміщується в лівій або центральній частині нижнього поля першої сторінки документа і містить у собі такі дані: - стислу довідку про виконання; - слова "ДО СПРАВИ" та номер справи, до якої має бути підшитий документ, - дату скерування документа до справи; - підпис керівника структурного підрозділу або виконавця. Відмітка про перенесення даних на машинний носій - розміщується після тексту в нижній частині документа. Містить:
Відмітка про надходження - містить:
Ця відмітка робиться від руки чи за допомогою гумового штемпеля організації (реєстраційного штампа). Відбиток штампа містить:
Відмітка про надходження розташовується праворуч на нижньому полі лівої сторінки документа. Вимоги до тексту документів Текст - головний елемент документа. При складанні тексту документа мають виконуватися вимоги, найголовніші з яких - достовірність та об'єктивність змісту, нейтральність тону, повнота інформації та максимальна стислість. Достовірним текст документа є тоді, коли викладені в ньому факти відображають справжній стан речей. Точним текст документа є тоді, коли в ньому не допускається подвійне тлумачення слів та висловів. Повним називається такий текст документа, зміст якого вичерпує всі обставини справи. Стислим є текст, у якому відсутні зайві слова та смислові повтори, надмірно довгі міркування не по суті справи. Переконливим є такий текст, який веде до прийняття адресатом пропозиції або виконання прохань, викладених у документі. Текст складається з таких логічних елементів:
Текст документа, що складається з самого закінчення, називається простим, а той, що містить також інші логічні елементи, - складним. Залежно від змісту документів застосовується прямий (після вступу іде доказ і закінчення) або зворотній (спочатку викладається закінчення, потім доказ, вступ відсутній) порядок розташування логічних елементів. 45. Документи щодо особового складу: автобіографія, характеристика, накази щодо особового складу, резюме, заява. Управлінська діяльність знаходить своє відображення у документах, за допомогою яких здійснюються різноманітні функції: матеріально-технічне забезпечення, ціноутворення, організаційно-розпорядчі, облікові тощо. Найхарактерніше для усіх документів те, що вони є джерелами або носіями інформації і мають відповідати таким вимогам, як придатність до тривалого зберігання, максимальна наочність. Тому він повинен бути правильно складений як за формою, так і за змістом. Найважливішими документами виробничого процесу на підприємстві, в установі, організації є документи, що містять інформацію про особовий склад, зафіксовану в облікових документах. Облік кадрів здійснюють кадрові служби (менеджери персоналу) або спеціально уповноважені посадові особи на підприємствах з малим обсягом робіт. До основних документів з обліку кадрів (особового складу) належать: • накази про прийняття, переведення та звільнення працівників (первинні документи з обліку чисельності працівників); • особова картка за формою № П-2 (ведеться на всіх працівників, незалежно від строку, трудового договору і форми власності, виду діяльності й галузевої належності підприємства, установи, організації); • особова справа (ведеться на керівників, спеціалістів і матеріально відповідальних працівників): • штатно-посадова книга, алфавітна книга, книга руху кадрів тощо. 45.Документи щодо особового складу: автобіографія, характеристика, накази щодо особового складу, резюме, заява. Під час написання автобіографії (виклад людиною свого прожитого життя) можна використовувати різні стилі: художній стиль; офіційно-діловий. В залежності від цілей і обирають певний стиль викладу своєї біографії. Якщо автобіографія потрібна як документальне представлення своєї персони для влаштування на роботу і т.п., тоді обирають офіційно-діловий стиль. Коли ж бажають просто поділитися спогадами, розважити читача своїми життєвими досягненнями, обирають художній стиль. Офіційно-діловий стиль автобіографії має певні вимоги: в ньому слід дотримуватися чіткої хронологічної послідовності – від початку народження до часу написання автобіографії, вказувати ряд необхідної інформації (число і місце народження, навчальні заклади, які закінчував (закінчує), місце роботи і проживання, сімейний стан, батьків тощо. Художній стиль відрізняється своєю невимушеністю, розкутістю, відсутністю чіткої хронологічної та довідкової послідовності. Може містити розважальні нотки, детальний опис окремих моментів і відсутність цілих періодів з життя. Як правило художній виклад автобіографії використовується в художній літературі і не використовується в діловодстві. Характеристика - документ, у якому надається оцінка ділових і моральних якостей працівника як члена колективу за період, який він відпрацював на даному підприємстві. Характеристика пред'являється при вступі до навчальних закладів, висуванні на виборні посади, атестації, оформленні на роботу за конкурсом тощо. Характеристику укладають у двох примірниках, один із яких отримує працівник, а другий (копію) підшивають до його особової справи. Текст характеристики викладається від 3-ї особи на прохання працівника. Згідно з типовим запитом характеристика може надсилатися до вищих інстанцій, судових і адміністративно-господарчих органів та інших установ. Відповідно до призначення характеристики поділяються на виробничі, атестаційні, рекомендаційні та нейтральні. Характеристика має містити такі відомості: 1. Назва документа. 2. Прізвище, ім'я та ім'я по батькові особи, на яку укладається характеристика (в родовому відмінку). 3. Статус; посада; науковий ступінь і місце роботи, навчання. 4. Рік народження (якщо треба - національність, домашня адреса, освіта). 5. Текст - дані про трудову діяльність (навчання), із якого часу працює (учиться), просування по службі; ставлення до обов'язків; рівень професійної майстерності; найвагоміші досягнення, заохочення чи покарання. Зазначаються моральні якості риси характеру, ставлення до колег чи інших членів колективу. 6. Висновки - призначення характеристики. 7. Посада (ліворуч), підпис (праворуч), ініціали, прізвище керівника установи, закладу (при потребі інших відповідальних осіб). 8. Дата укладання документа (ліворуч). 9. Печатка установи, що видала характеристику Наказ — це розпорядчий документ, що видається керівником установи. Накази з особового складу регламентують прийняття на роботу, звільнення, переміщення працівників, відрядження, відпустки, різні заохочення. У заголовку такого наказу зазначають: «Щодо особового складу». Реквізити наказу такі: 1) назва підприємства або установи, що видає наказ, або назва посади керівника; 2) назва виду документа; 3) назва місця видання наказу; 4) номер; 5) дата підписання; 6) короткий зміст наказу (заголовок); 7) текст наказу; 8) підстава для складання; 9) підпис керівника підприємства (установи). Наказ повинен також мати позначку про безпосереднього виконавця (прізвище та ініціали, посада, номер телефону), а також візи посадових осіб,-з якими погоджено проект наказу. Кожний пункт наказу починається з дієслова в наказовій формі (призначити, перевести, звільнити, оголосити), яке пишеться великими літерами. Наприкінці кожного пункту зазначається підстава для його складання. Накази з особового складу, за винятком окремих випадків, мають лише розпорядчу частину, починати яку рекомендують з прізвища, імені та по батькові працівника. Потім зазначається посада (вчений ступінь, звання, спеціальність, розряд), найменування структурного підрозділу, дія, що оголошується наказом. Після тексту розпорядчої частини зазначається підстава підготовки наказу (розпорядження). Проект наказу (розпорядження), у разі потреби, погоджується з відповідними посадовими особами, коло яких встановлює керівник підприємства, установи, організації. Завізований проект наказу (розпорядження) подається на підпис керівникові. Після підписання наказ (розпорядження) реєструється у книзі реєстрації наказів, що має таку форму: • номер наказу; • дата реєстрації; • короткий зміст; • ким підписано (прізвище, ініціали); • кому направлено (оголошено під розписку). У груповому наказі (розпорядженні), який передбачає групу питань, рекомендується розміщувати їх у такій послідовності: • прийняття на роботу (призначення на посаду); • переведення на іншу постійну роботу (на даному підприємстві, в установі, організації); • звільнення з роботи; • надання відпусток; • заохочення; • стягнення. У кожній групі питань прізвища працівників рекомендується розміщувати в алфавітному порядку. Заява - вид документа, за допомогою якого громадяни реалізують через державні, приватні або громадські організації надані їм права (на працю, відпочинок, матеріальне і соціальне забезпечення тощо) чи захищають свої інтереси. Розрізняють два основних види заяв: особиста заява, яка містить прохання (звертання) до керівної посадової особи, пишеться власноручно в одному примірнику; службова заява, що укладається посадовою особою від власного імені або від організації, які він репрезентує, до посадової особи іншої організації, структури тощо. Остання може бути відтворена механічним способом у декількох екземплярах і мати відповідні реквізити (назву та адресу організації, вихідний номер документа тощо). За походженням заяви бувають: 1. Зовнішні: а) особисті, у яких обов'язково зазначається повна домашня адреса чи дані документа (паспорта, військового білета, посвідчення та ін.). Подаючи їх, слід уникати абревіатур та скорочень (окрім загальноприйнятих); б) службові, у яких подається повна поштова та юридична адреса підприємства (фірми, установи) з усіма належними реквізитами. 2. Внутрішні, де не є обов'язковими викладені вище вимоги. Реквізити заяви: 1. Адресат (з великої літери праворуч) - посада, назва установи, прізвище та ініціали посадової особи, на ім'я якої подається заява, у давальному відмінку, чергуючи закінчення -ові (-еві, -єві) з -у (-ю). 2. Адресант (без прийменника з малої літери) посада, звання, назва закладу, прізвище, ім'я та ім'я по батькові особи, яка звертається із заявою, у родовому відмінку (без крапки в кінці останнього слова). 3. Назва документа. 4. Текст (з великої літери, з абзацу). 5. Додаток (підстава): перелік інших документів із зазначенням кількості сторінок, що додаються до заяви на підтвердження її правомірності чи вагомості аргументації. 6. Дата написання (ліворуч). 7. Підпис адресанта (праворуч). Для одержання додаткових авансів чи позик укладається заява-зобов'язання У цьому документі крім обґрунтованого прохання про надання певної суми зазначаються гарантований термін і спосіб її повернення, відомості про постійне місце роботи й заробітну плату та дані особистого документа (паспорта). Різновидами заяв також є позовні заяви, які подаються до суду. Характерною особливістю позовних заяв є те, що позивач повинен якомога детальніше, послідовно й логічно викласти конкретні факти, що стали причиною звернення до суду, зазначивши місце та роль відповідача в картині подій, указати прізвища очевидців, свідків, запропонувати матеріальну оцінку відшкодування тощо залежно від змісту заяви з обов'язковим посиланням на відповідні статті ЦК чи КПК України, КпШС України. Додатками до позовної заяви можуть бути висновки експертів, оригінали чи копії документів, квитанції про сплату витрат, рукописи творів, довідки тощо. Резюме - один з найефективніших інструментів пошуку роботи. Це короткий виклад найбільш важливих для потенційного роботодавця фактів вашої біографії, в основному пов'язаних із вашим досвідом роботи, навичками й знаннями. На прочитання резюме в середньому витрачається не більше 1-2 хвилин, тому дуже важливо відразу привернути увагу роботодавця, зацікавити його й спонукати призначити вам інтерв'ю. При створенні резюме потрібно пам'ятати про те, що воно стане вашою візитною карткою й повинне виділяти вас із усього потоку людей, які шукають роботу. Структура резюме Резюме, як правило, вміщується на 1-2 сторінках і включає такі блоки: Контактна інформація
Мета (не обов'язково, але бажано): коротка інформація щодо того, яку посаду ви хочете отримати й чому ви претендуєте на неї (не більше 6 рядків, а краще 2-3). Якщо резюме відправляється на конкретну вакансію, то замість мети пишеться назва або код цієї вакансії. Якщо у вас кілька різних цілей, можна скласти два-три варіанти резюме. Краще зробити декілька сфокусованих на різних аспектах резюме, ніж одне загальне. Кваліфікація. Коротко вказується найбільш важлива для потенційного роботодавця інформація про ваші професійні навички, сильні сторони й досягнення. Досвід роботи вказується у зворотному хронологічному порядку (спочатку зазначається останнє місце роботи). Це найважливіший блок резюме, у якому описується професійний досвід (як правило, за останні 10 років) за такою схемою:
При описі ваших досягнень використовуйте дієслова дії, такі як розвивав, заощадив, збільшив або скоротив. Освіта. Чим більше пройшло часу після закінчення навчального закладу, тим менше місця цей пункт повинен займати в резюме; для випускників і студентів варто розміщувати його перед попереднім, оскільки якщо і є досвід роботи, то він менш значний. Можна повідомити про нагороди, підкреслити ті вивчені дисципліни, які відповідають вашій меті. Також варто згадати про додаткову освіту: курси, семінари, тренінги, стажування тощо. Додаткова інформація: володіння іноземними мовами й комп'ютером, наявність прав водія, членство в професійних організаціях тощо (хобі варто згадувати тільки в тому випадку, якщо воно тісно пов'язане з бажаною роботою). Рекомендації. Вкажіть можливість надання рекомендацій. 46.Види службових листів.Ділове листування.Вимоги до офіційного листування. 1.Службові листи належать до основних засобів обміну інформацією між підприємствами, установами, організаціями. Службові листи рекомендується оформляти тоді, коли неможливо вирішити питання в усному спілкуванні. Текст листа складається з двох частин: вступної та основної. У вступній частині зазначають факти, події, обставини, що спричинили написання листа, а також посилаються на факти, документи, дати нормативних чи інших матеріалів. В основній частині тексту листа викладають його головну мету у формі пропозиції, відмови, гарантії, зауваження, висновків тощо. Для активізації й сприйняття інформації рекомендується починати текст службового листа з основної частини, а докази та підстави викладати нижче. Службові листи з нескладних питань можуть містити тільки одну частину. Службові листи можна починати такими зверненнями: “Шановний Іване Васильовичу!”, “Пане Гарат!”, “Шановний пане Гуцуляк!”, “Шановні панове!”. Продовжують більшість листів такими словами: “У зв’язку з...”, “Відповідно до ...”, “Як відомо...”, “Прошу...”. Службовий лист оформляють на бланку для службового листа або на чистому аркуші паперу. Використовують аркуші формату А4 або А5. Реквізити службового листа: дата (проставляють у день підписання); індекс (проставляють у день підписання); посилання на індекс і дату вхідного документа (у листах-відповідях); гриф обмеження доступу до документа (у разі потреби); адресат; резолюція; заголовок до тексту; позначка про контроль; текст; позначка про наявність додатка; підпис; гриф погодження; візи; відбиток печатки; прізвище виконавця та номер його телефону; позначка про виконання документа і направлення його до справи; позначка про перенесення даних на машинний носій; позначка про надходження (проставляє адресат у день надходження документа). 2. Інформаційні листи – це службові листи, в яких адресант інформує адресата про якісь факти чи заходи. Як правило, адресат пропонує свої вироби чи послуги. Інформація, наведена в такому листі, повинна бути якомога ширшою. Рекламні листи – це різновид інформаційних листів. Вони містять детальний опис товарів чи послуг і надсилаються конкретним адресатам, щоб спонукати їх скористатися запропонованим Листи-запрошення – це такі службові листи, в яких адресатові пропонують взяти участь у якихось заходах. Листи-запрошення адресують конкретним особам, підприємствам, установам, організаціям. Супровідні листи – це такі службові листи, в яких адресата інформують про направлення йому документів, що додаються до листа. Супровідні листи складають, коли потрібно доповнити чи роз’яснити основні документи. Супровідні листи слід починати словами: “Надсилаємо...”, “Направляємо...”. У текстах повинні зазначатися заголовки, індекси і дати документів, що направляються. Листи-повідомлення – це такі службові листи, в яких повідомляється про щось чи стверджується якийсь факт. Їх направляють конкретному адресатові. Листи-підтвердження – це службові листи, в яких підтверджується той або інший факт, наприклад одержання переказів, вантажів, цінних паперів тощо. Текст таких листів починається словами, утвореними від дієслова “підтверджувати”. Листи-нагадування – це службові листи, в яких нагадується про наближення чи закінчення терміну якихось завдань, проведення заходів і необхідність внаслідок цього вжити відповідних заходів. Гарантійні листи – це такі службові листи, в яких гарантується виконання чогось, наприклад оплати за послуги чи товари тощо. Гарантійні листи підписують керівник і головний бухгалтер підприємства. Ініціативні листи – це такі службові листи, що спонукають адресата дати відповідь адресантові. Залежно від викладеного в листі відповідь може бути позитивна чи негативна. У разі негативної відповіді дається обґрунтування. Листи-відповіді – це такі службові листи, в яких дають відповідь на ініціативні листи. Якщо в ініціативному листі викладено кілька питань, то в листах-відповідях відповідають на кожне з них. 47.Етикет ділового листування Ділове листування вимагає дотримання норм і правил письмової мови. Норми і правила такого етикету передбачають, що вважається припустимим у діловому листуванні, а що — неприпустимим. Це зумовило низку змін при використанні в діловому листуванні словесних формул для дотримання ділового етикету. Найчастіше в діловому листі виражають не індивідуальні, а групові інтереси фірм, підприємств, установ та організацій. Тому текст такого листа викладають не так від власного "Я", як від власного "ми". Коли необхідно виокремити юридичну або посадову особу як джерело дій, що пропонуються для виконання або фіксуються, застосовують кліше на кшталт: "Юридична служба фірми роз´яснює...", що "Оплата гарантується", "Лист відправлено", " . Якщо необхідно наголосити небажаність або незаконність дій, що відбуваються неодноразово, використовують недосконалий вид дієслова, наприклад: "Ваші співробітники постійно порушують правила техніки безпеки". Коли треба зазначити, що дія уже відбулася, використовують доконаний вид дієслова: "Колектив фірми вже приступив до своєї звичайної роботи". Вставні слова та звороти вможливлюють урізноманітнення відтінків у тоні ділового листування. Зіставимо такі пропозиції: "Просимо надіслати технічну документацію, що зберігається у вашому відділі". Таку саму пропозицію, але із вступним словом: "Просимо надіслати технічну документацію, що, найімовірніше, зберігається у Вашому відділі" — одразу зведено нанівець категоричність, а фраза стає тактовнішою і коректнішою. Порівняймо ще дві фрази: "Ваше прохання не може бути задоволено" та "На жаль, Ми не можемо задовольнити Ваше прохання". Як бачимо, друга фраза, з огляду на норми етикету, буде доречнішою, оскільки відбиває більшу повагу, коректність і делікатність до адресата. Наскільки вставні слова зменшують сухість ділового листування і надають відтінок шанобливості, можна побачити на прикладі такої пропозиції: "Фірма просить, якщо це можливо, надіслати свого представника на засідання експертної комісії з проблем якості нашої продукції", Отже, вставні слова дають можливість внести в листування елементи доброзичливості в спілкуванні з партнером, що забезпечує поважне ставлення до його професійного самолюбства. В етикеті ділового листування неабиякого поширення набули форми "Шановний" (шановні) колего(и)!"; "Дорогі колеги!" — форма більш емоційна, що є доречною у листах-вітаннях. Бажано бути максимально коректним, формуючи відмову, щоб не втратити вигідного партнера. Перш ніж відмовити, спершу слід докладно пояснити, чим зумовлена відмова . У ділових листах грубість, нетактовність і будь-який інший вияв неповаги до адресата неприпустимі: трапляються, на превеликий жаль, елементарні порушення ділового етикету, коли очікуваний результат неначе нав´язують адресату, наприклад "Надсилаємо Вам останній варіант проекту трудової угоди... Просимо розглянути і затвердити". Порушення етикету в тому, що зазначена угода може бути й не затверджена; діловій людині не завжди байдуже, хто підписав адресований їй лист: відповідь на лист, підписаний директором, також має підписати директор (або принаймні — його заступник) і навпаки: відповідь на лист, підписаний заступником директора, може підписати директор. 48.Кореспонденція за характером інформації. Однією з форм ділового тексту є документ, зокрема ділова кореспонденція. З роками склалися узвичаєні правила оформлення службової, урядової, приватної кореспонденції. Це і сувора нормативність, і дотримання юридичних положень, і також бездоганне володіння правилами української мови — графіки, орфографії й пунктуації. Текст має бути логічно послідовним, диференційованим за сферами спілкування, відзначатися довершеністю структури, форми та викладу. Залежно від характеру основного змісту документа використовуються відповідні мовні структури із ретельно дібраними словами, що найточніше передають зміст документа. Будь-яка ділова кореспонденція зазвичай готується на спеціальних бланках, реквізити яких містять постійну інформацію. Обов'язковими мають бути заголовок, адреса організації, установи, фірми, підприємства, куди надсилається документ. Назва ставиться у називному відмінку. Якщо ж кореспонденція адресується конкретній особі, то посада і прізвище її пишуться в давальному відмінку. У ділових паперах у звертанні до офіційної особи використовуються офіційні форми ввічливості: шановний, високошановний, вельмишановний. Після звертання ставиться кома, а текст починається з малої літери. Якщо ж звертання завершуються знаком оклику, текст починається з абзаца і з великої літери. Важливе значення мас питання мовного етикету, особливо тепер, коли відбуваються зміни у виробничих відносинах окремих підприємств та установ. Це стосується переважно тих, хто займається складанням листів-прохань, листів-ви-мог, листів-претензій, бо від змісту таких документів залежать відносили між колективами та приватними особами. Щоб не виказувати невдоволення діями партнера, рекомендується замінити активну форму дієслова на пасивну. Наприклад: Ви не висловили своїх пропозицій щодо випуску нашої спільної продукції. — Пропозиції щодо випуску нашої спільної продукції Вами ще не висловлені. Якщо ж важливо назвати конкретного виконавця, тоді пропонуємо вживати активну форму. Наприклад: Міністерство зв 'язку не гарантує оплату цієї роботи. Завод не гарантує забезпечення всіх робітників квартирами. Особливого значення набувають у ділових документах вставні слова, які пом'якшують тон спілкування. Наприклад: За такі результати праці Ви не можете одержати премії. — На жаль, за такі результати праці Ви не можете одержати премії. Займенник Ви в листах, офіційних документах тощо пишеться з великої літери. Цим підкреслюється повага до адресата. Відокремлений дієприслівниковий зворот може надати документу характеру повної інформації, вичерпної відповіді. Наприклад: Прочитавши Ваші оповідання, редакція журналу повідомляє, що вони потребують доопрацювання. З цією метою найчастіше використовуються також дієприслівникові звороти типу: вважаючи, беручи до уваги, враховуючи та ін. Надмірна ввічливість як і нав'язування своїх методів чи принципів у розв'язанні того чи іншого питання не сприяють позитивному результату. 49.Телеграма, факс. Факс - це службовий документ, одержаний за допомогою телефакса телефонними каналами зв'язку. Факс становить ксерокопію переданого документа. Факс оформляють так само, як і службовий лист. Додаткові дані, що їх автоматично проставляє апарат - це: зазначення відправника (його коду), дата та час передавання документа, номер телефакса, з якого передано інформацію, кількість сторінок. Відправник факса (адресант) має одержати підтвердження про те, що адресат одержав інформацію. Головною є графа "RESULTS", в якій у разі одержання повідомлення повністю і без помилок проставляється "OK"; якщо були збої, - то "NG". Якщо одержані факси містять дуже важливу інформацію і призначені для тривалого користування, то їх слід скопіювати, оскільки папір, що використовують для факсів, дуже тонкий. Здебільшого листування з комерційних питань зберігають 3 роки. Службове листування з інофірмами щодо найважливіших питань зберігають не менше 10 років. Телеграма - це службовий документ, що становить буквенно-цифрове повідомлення, передане за допомогою телеграфного зв'язку (телеграфом). Тексти телеграм друкують без абзаців. Вони повинні бути стислими і недвозначними. Не рекомендується вживати прийменники, сполучники, займенники, вигуки, частки (крім частки "не"). Не допускається: переносити слова тексту телеграми з одного рядка на інший; робити будь-які виправлення. У разі потреби замість розділових та інших знаків використовують умовні позначення: КРПК, КМ, ЛПК, НР (номер), ДВК (двокрапка). Знаки "-" (мінус), "+" (плюс),% (процент) пишуть словами; однозначні числа - переважно словами, багатозначні - цифрами. Службові телеграми оформляють на поштових чи фірмових бланках або на чистих аркушах паперу (формат А5) у двох примірниках (перший передають до відділення зв'язку, другий підшивають у справу. Розрізняють ініціативні телеграми і телеграми-відповіді. У телеграмах відповідях на початку тексту зазначають номер документа, на який дають відповідь, а в кінці - вихідний номер, після чого зазначають назву підприємства (скорочено), посаду (в разі потреби), прізвище особи, яка підписала телеграму. Оформляючи службову телеграму, зазначають: назва виду документа, категорія телеграми, вид телеграми, телеграфна адреса одержувача, номер документа, на який дають відповідь, текст, вихідний номер телеграми, скорочена назва підприємства, що надсилає телеграму, посада особи, яка підписала телеграму; поштова адреса та назва підприємства - відправника телеграми, підпис, дата підписання телеграми, відбиток печатки підприємства - відправника. Телефонограма - це службовий документ, що становить оперативне повідомлення, передане телефоном. Телефонограми складає секретар-референт або інший працівник за дорученням керівника. Текст телефонограми повинен бути чітким, стислим (до 50 слів), з акцентом на факти, дати, час та місце проведення заходів. Якщо в тексті є слова, які погано сприймаються на слух, то треба кожну літеру передавати словами. Складену та оформлену телефонограму повинен перевірити та підписати керівник або відповідальний працівник підприємства. Якщо телефонограму передають кільком адресатам, то складають список їх з номерами телефонів. Оформляючи вихідну телефонограму, зазначають: назву виду документу, адресата, дату підписання, індекс (вхідний номер), підпис, прізвище і номер телефону особи, яка пережала телефонограму, прізвище і номер телефону особи, яка прийняла телефонограму, дату і час передавання телефонограми. Передаючи телефонограму, слід дотримуватися таких правил:
Одержавши телефонограму, секретар повинен ознайомити з її змістом керівника чи працівників, яким адресовано телефонограму. Телефонограми оформляють на загальних, трафаретних чи спеціальних бланках або на чистих аркушах паперу формату А5 в одному примірнику. 50.Оформлення довідково – інформаційних документів: оголошення, запрошення, доповідні та пояснювальні записки, виробничі звіти. Оголошення — це повідомлення про час і зміст нарад, засідань; необхідність виконати якусь роботу; потребу в заміщенні вакантної посади чи набір робочої сили та ін. Оголошення – це документ, у якому подається потрібна інформація, адресована певному колу зацікавлених осіб. За змістом оголошення поділяються на два види: - оголошення про майбутню подію; - оголошення про потребу в послугах або можливість їх надання. За формою оголошення можуть бути: писані, мальовані, друковані в газетах, журналах,, на окремих аркушах. До них належать афіші, що рекламують кінофільми, концерти, вистави тощо. Оголошення про майбутню подію має такі реквізити: - Назва виду документа. - Текст, що містить: - дату; - місце; - організатора; - зміст (порядок денний) події; - коло осіб, які запрошуються на подію; - умови входу (платний чи вільний). - Підпис (назва установи або колегіального органу, прізвище або посада особи, яка дає оголошення) — якщо потрібно. Оголошення про потребу в послугах або можливість їх надання містить такі реквізити: Назва виду документа. Заголовок. Текст. Адреса автора оголошення. Запрошення давно вже стали невід’ємним атрибутом ділового етикету. Існує багато варіантів письмових запрошень на різноманітні заходи — від лаконічних, ділових, шаблонних, які сотнями заготовляють для певної урочистості чи події, до персональних, художньо оформлених, розрахованих на конкретного адресата. Щоб запрошенням не знехтували, а навпаки, були приємно здивовані (і тоді перше очко — за вами!), необхідно, щоб воно мало належний вигляд і зміст, було бездоганно акуратним і грамотним. При підготовці запрошення дуже важливо правильно визначитися з такими складовими: на чому воно має бути написаним, яким ми бути текст, як оформити запрошення. Суто ділові (на конференцію, форум, з’їзд, нараду, презентацію, симпозіум, засідання тощо) пишуться на фірмових бланках. Для запрошення на культурно-мистецькі заходи часто виготовляють спеціальні художньо оформлені запрошення. У тексті запрошення основною інформацією є хто, кого, куди, коли, з якої нагоди запрошує. Ці факти мають, бути викладені чітко й недвозначно, щоб в адресата не виникло жодних сумнівів чи вагань. І зовсім добре, якщо вони самі впадатимуть в око, працюватимуть на зорове сприйняття (виділені великими буквами, іншим шрифтом, іншим кольором). Стиль і оформлення запрошення буде визначатися трьома чинниками: — характером відповідного заходу; — рівнем ваших стосунків з адресатом; — вашою зацікавленістю в його присутності. Загальна характеристика документів. Службові записки Більша частина документів, що утворюється в організаціях та ті, що надходять до неї зовні, мають інформацію про фактичний стан справ у даній чи іншій організації. Інформація є підставою для складання розпорядчих документів чи може бути прийнята до увага. Документи цієї групи можна поділити на 3 підгрупи:
Докладні пояснювальні та службові записки. Докладні, пояснювальні та службові записки - документи, які інформують про вже здійснивши сі явища і факти, виконані роботи, склавшуся ситуацію. Записки в залежності від змісту можуть бути ініціативного, інформаційного або звітного характеру. З точки зору адресності розрізняють внутрішні доповідні записки (керівнику підприємства або підрозділу, де працює складач) та зовнішні - (керівнику вищої організації). Пояснювальна записка, яка не виходить за межі установи оформлюється на бланку або на стандартному листу паперу формату А4 (підписує укладач). Якщо направляється за межі організації - оформляють на бланку та реєструють, підписується керівником. Реквізити доповідної записки:
Пояснювальна та службова записки мають аналогічні реквізити. Пояснювальні записки поділяються на дві групи:
Довідково-інформаційна документація: звіт, факс, телеграма, телефонограма. Реферат |