Настольная Книга Управляющего Складом - Джеймс Томпкинс. 1. Проблемы и задачи складского хранения. Складское хранение и товародвижение
 Скачать 14.49 Mb.
|
|
Как электронный обмен данными интегрируется с системами управления складом Для электронного обмена данными партнерам по бизнесу нужны, по крайней мере, три компонента: система обработки данных, коммуникационное оборудование и программное обеспечение, и ПО для перекодировки, чтобы можно было кодировать и декодировать пересылаемые электронные данные в соответствии с отраслевыми стандартами. Есть три метода интеграции набора транзакций электронного обмена данными с системой управления складом:
У каждого подхода есть свои «за»и «против». Хотя первый подход более сложный, он также более гибкий, и ПО перекодировки может быть относительно недорогим, особенно для персональных компьютеров. Здесь не требуется интеграция системы, но пользователи ограничены в смене стандартов. Перекодировка в сети с дополнительными услугами широко распространена, но в большинстве сетей нужно платить всякий раз, когда происходит перекодировка, и не по минутам, и расстояние для передачи обычно не влияет на цену. Здесь также можно использовать больше одного вида перекодировки. Например, вы можете использовать сеть с дополнительными услугами для перевода из EBCDIC в ASCII, а затем использовать внешнее ПО перекодировки для преобразования X12 в соответствии с требованиями системы управления складом. Ниже приводятся слова продавца систем управления складом о его системе и электронном обмене данными: Наш пакет программ предоставляет форматы данных для поддержки транзакций (торговых операций). Все поля, где это применимо внутри ПО, имеют два значения: ANSI X12 и внутреннее значение компании. Поэтому организация может иметь внутренний идентификационный номер заказа на покупку из пяти символов, хотя в стандарте ANSI X12 может быть 20 символов. Наша компания не предоставляет ПО перекодировки электронного обмена данными, так как мы считаем его предметом широкого потребления, который потребители могут купить по приемлемой рыночной цене. Однако мы записываем или считываем из файла, который нужно перекодировать или который был перекодирован. Это, как правило, стандартный ASCII файл. Мы включили, как часть нашего ПО, мощную функции импорта / экспорта, которая позволяет обслуживающему операции персоналу управлять расписанием обмена своих данных почти без содействия отдела информационных систем. При изменении требований бизнеса, пользователи могут изменить расписание и время обмена данными. Это достаточно обычный ответ, который будет варьироваться в деталях от продавца к продавцу. Конечно, продавцам программ по электронному обмену данными вряд ли понравится то, что их продукция рассматривается как предмет широкого потребления (ширпотреб), но с точки зрения выбора и использования системы управления складом, это, может быть, действительно так. Естественно, нужно так же внимательно выбирать пакет ПО электронного обмена данными, как и пакет ПО системы управления складом. Они исключительно важны для системы. Вот более полный список задач, которые должен выполнять пакет ПО перекодировки:
10. Генерация и отслеживание функционального подтверждения. Функциональное подтверждение не является юридически обязывающим. Это ответ при электронном обмене данными, указывающий, что данные были получены без обнаружения ошибок. Некоторые проблемы электронного обмена данными Нельзя сказать, что у электронного обмена данными сегодня нет проблем. Его применение не такое простое; для интеграции технологии с другими бизнес-пакетами требуются квалификация, опыт и учет множества деталей. Одно из препятствий в использовании электронного обмена данными сегодня – это его применение при обработке данных партиями. Хотя это не проблема, когда электронный обмен данными используется для финансовых функций, но когда он используется как инструмент операционного планирования в товародвижении, то проблемы могут быть значительными. Например, продавец загружает уведомления о предстоящей доставке в сеть с дополнительными услугами своего потребителя, когда товары отправляются со склада. Поставщик загружает данные раз в три часа, и потребитель проверяет данные раз в три часа. Что дает потенциальную (и, вероятно, переменную) задержку в информационном потоке до шести часов. Если потребитель находится не дальше 300 миль от поставщика, с прямой доставкой, то товары могут прибыть раньше уведомления о предстоящей доставке. Поэтому для передачи уведомлений о предстоящей доставке используют двухмерные штрих-коды, т.к. электронный обмен данными в реальном времени сейчас слишком дорог. Двухмерные штрих-коды могут сканироваться по прибытии товаров, обеспечивая необходимой для приемки товаров информацией. Другая проблема может возникнуть, когда только у одного торгового партнера есть система управления складом. Заказ может быть отгружен без каких-то купленных изделий, которые будут в задолженном заказе. Эти изделия нужно вводить через клавиатуру в бизнес-системы поставщика. Стремясь своевременно отправить уведомление о предстоящей доставке, поставщик передает уведомление, информация в котором не была обновлена. В результате, неточное уведомление о предстоящей доставке и, возможно, приемка изделий, которые не существуют. Как электронный обмен данными может повлиять на складские операции Оптовые торговцы через электронный обмен данными получают от изготовителей уведомления о предстоящей доставке и посылают через электронный обмен данными уведомления о предстоящей доставке своим потребителям. Если эти потребители – это розничные торговцы с другими потребителями, то цепочка уведомлений о предстоящей доставке может продолжиться еще на один уровень. Другой вариант – это электронный обмен данными изготовителей и оптовых торговцев с общественными перевозчиками. И внутри организаций и изготовители и оптовые торговцы могут поддерживать связь между своими объектами через электронный обмен данными и уведомления о предстоящей доставке. Или главная ЭВМ изготовителя посылает уведомление о предстоящей доставке главной ЭВМ оптового торговца, которая передает данные из полученного уведомления о предстоящей доставке складской системе. В таком случае, изготовитель сообщает оптовому торговцу существенные подробности об отгруженных товарах: сколько коробок в партии, количество и изделия в них, вес и количество паллет, марку грузовика и дату и время прибытия грузов. Особенно нужны оптовым торговцам серийные номера и сроки годности, т.к. на сбор этой информации самими оптовыми торговцами потребовалось бы слишком много трудовых затрат. Склад готовит партию товаров для отгрузки потребителю и затем посылает похожие данные на главную ЭВМ оптового торговца. В это же время, оптовый торговец может осуществить электронный обмен данными с общественным перевозчиком, который повезет грузы потребителю, сообщив перевозчику, какие размеры грузовика потребуются, и, предоставив информацию, которая позволит перевозчику составить график и маршруты движения грузовиков. Перевозчик позднее отвечает оптовому торговцу уведомлением о предстоящей доставке, сообщая информацию о состоянии и доставке. Концепция уведомлений о предстоящей доставке основывается на отношениях доверия между партнерами по бизнесу. Каждая сторона доверяет, что партия товаров, указанная в уведомлении о предстоящей доставке, будет ему точно соответствовать. В результате, когда товары прибывают, процесс приемки проходит очень быстро. Принимающая сторона может просто просканировать продукцию и размещать ее, отмечая только расхождения. Это облегчает возможность объединения функций приемки и размещения. Появляются и другие преимущества от использования электронного обмена данными и уведомлений о предстоящей доставке между деловыми партнерами:
Т.е. уведомление о предстоящей доставке предоставляет данные для планирования работ с прибывающими грузами. Оптовый торговец знает размеры и особенности доставляемых грузов и как их обработать. Кроме того, оптовый торговец может спланировать распределение товаров и разослать подобным образом подробные уведомления о предстоящей доставке своим потребителям, т.к. заранее известно, какие и когда товарные запасы будут в наличии. Все преимущества, которые оптовые торговцы получают при приемке товаров от изготовителей, равным образом относятся и к потребителям, получающим товары от оптовых торговцев. Потребителями могут быть гигантские компании розничной торговли со своими оптовыми базами, обслуживающими других потребителей. Отправляемое оптовым торговцем уведомление о предстоящей доставке дает розничному торговцу всю подробную информацию, необходимую для передачи магазинам через складские уведомления о предстоящей доставке. Процесс напоминает снежный ком, переходящий от изготовителей к оптовым торговцам, к розничным торговцам и к конечным пользователям. Во время всех этих передвижений продукция остается под наблюдением. В общем, уведомления о предстоящей доставке требуют отношений с высокой степенью точности. Скажем, у оптового торговца и потребителя есть соглашение о 99,9% точности отгрузок. Потребитель знает, что отгрузка будет точной, и дату и время прибытия товаров. Часто соглашения составляются таким образом, чтобы оптовые торговцы и изготовители, посылающие уведомления о предстоящей доставке своим потребителям, могли получать от потребителей отчеты о работе. В этих отчетах указывается степень точности уведомлений о предстоящей доставке и что потребителям нравится и не нравится в полученных товарах. Электронный обмен данными – это принятый отраслью стандарт для обработки информации и ее электронной передачи от одного пункта к другому в цепочке поставок. А не проще ли было бы использовать факс? Т.к. электронный обмен данными управляется компьютером, то главная ЭВМ может автоматически собирать, форматировать и распределять своевременную информацию для всех заинтересованных сторон, включая склад и отделы закупок, обслуживания потребителей, диспетчеров — всем бизнес-подразделениям, которым эта информация необходима. В противном случае, для сбора этой информации потребовалось бы слишком много труда, например, для сбора серийных номеров и других уникальных данных о коробках или партиях товаров. Каковы размеры типичной компании, использующей электронный обмен данными? Ответ сегодня совсем не тот, что был пять лет назад. Использование электронного обмена данными стало обязательным условием бизнеса. Массовые розничные торговцы настаивают на использовании электронного обмена данными, чтобы обмениваться информацией со своими бизнес-партнерами; многие отказываются иметь дело с поставщиками без электронного обмена данными. Эти компании розничной торговли достаточно крупны, чтобы навязать свои условия меньшим по размерам компаниям. Уведомления о предстоящей доставке и электронный обмен данными сейчас приемлемы даже для небольших компаний, хотя у них может быть меньшая автоматизация. Т.к. небольшие компании, как правило, используют менее современные компьютеры, многие обрабатывают информацию вручную и вводят ее через клавиатуру в какой-нибудь транзакции с электронным обменом данными, вместо того, чтобы в каждом внутреннем процессе информация собиралась автоматически. Кроме того, не все компании предоставляют своим деловым партнерам одинаково детализированные уведомления о предстоящей доставке. Подготовка информации, перекодировка ее для электронного обмена данными и ее отправка – это не так дорого. В мире радиокоммуникаций и управляемых компьютерами операций, подготовка данных является частью обычного рабочего процесса. Оптовые торговцы, не использующие электронный обмен данными, очень серьезно ограничивают свои возможности в бизнесе. Как электронный обмен данными и системы управления складом могут повлиять на операции Мы видели как электронный обмен данными может сократить административные расходы, избавив от ввода данных вручную, и мы также видели как электронный обмен данными может повлиять на обычные складские операции. Но при объединении этих двух технологий, электронного обмена данными и систем управления складом (а также с помощью щтрих-кода), мы получаем систему для точного отслеживания товарных запасов и эффективного распределения информации о товарных запасах. Такая система – это не имеющий себе равных инструмент эффективного планирования и максимизации обслуживания потребителей при минимизации затрат. Это также основа процесса, называемого синтезом (интеграцией) цепочек поставок. Такие подходы к синтезу цепочек поставок как «быстрый отклик», «эффективная обратная связь с потребителем» и «точно в назначенное время» - все выигрывают от использования системы управления складом с электронным обменом данными. Каждый из этих подходов направлен на реорганизацию процесса поставок продукции конечному потребителю, где затраты на конечную продукцию учитываются на всех этапах от сырья до готовой продукции. Эволюция отрасли Очевидно, что электронный обмен данными – это все еще развивающаяся технология. Стандарты электронного обмена данными становятся более всесторонними, но они меняются быстрее, чем организации способны использовать их потенциал. Национальные стандарты эволюционируют к EDIFACT, что будет происходить быстрее при увеличении библиотеки наборов транзакций EDIFACT. Вместо обработки информации партиями будет работа в реальном времени, так как коммуникационные затраты снижаются и появляются новые технологии. По некоторым оценкам, электронный обмен данными перейдет на режим работы в реальном времени в 1998. Меняются даже компьютерные платформы, на которых работает электронный обмен данными, и нет никаких признаков замедления быстрого распространения настольных компьютеров. Ясно, что применение электронного обмена данными зависит от двух факторов. Первый фактор – это поставщики ПО перекодировки. От них зависит принятие новых стандартов. Их возможности по внедрению новых стандартов в свои системы и предоставление этих обновлений своим пользователям будут определять скорость усовершенствования стандартов при обычном использовании. Второй фактор – это наличие экспертов в отрасли. Специальный набор умений требуется от специалистов по проектированию, проверке и разработке систем, позволяющих организациям воспользоваться огромными преимуществами технологии. 31 Контейнеры и упаковка Кен Никсон «Товарищество Томпкинса», г. Роли, штат Северная Каролина Введение Затраты на складское хранение и распределение продолжают расти. Увеличение количества единиц хранения, наряду с уменьшением размеров прибыли, жесткой конкуренцией и требовательными потребителями заставляют компании искать возможности для улучшений и сокращения затрат. Уменьшение затрат и повышение производительности – это самая большая проблема и задача, стоящая перед современными управляющими складами и распределением. Обзор конкретных областей внутри складских и распределительных процессов может привести к возможностям по улучшению и экономии затрат. В этой главе будут рассмотрены контейнеры и упаковка, и предложены идеи по экономии затрат и возможностям для улучшения в следующих областях:
Эта глава направлена на то, чтобы помочь читателю обнаружить возможности для улучшений внутри своей организации. Ожидается, что это поможет читателю находить и внедрять возможности для экономии затрат и улучшений. Большинство видов продукции каким-нибудь образом упаковывается. Типичная потребительская упаковочная система состоит из внутренней упаковки, которая соприкасается с продукцией, и внешней упаковки, такой как складные картонные коробки, в которых находится множество отдельных упаковок и, как правило, несущих на себе рекламные сообщения и идентификационную информацию о содержимом коробки. В этой главе, в основном, будут обсуждаться внешняя упаковка и контейнеры. Нужно сказать, что всякий раз, когда происходят изменения в упаковке, вся система складского хранения должна быть исследована и измерено воздействие на всю систему. Управляющие складским хранением и распределением не должны недооценивать воздействие упаковки на их процессы. Чтобы организация могла осуществить изменения и остаться прибыльной, все участвующие функции должны быть вовлечены в изменения. Это обеспечивает учет воздействий на всю систему и принятие решений, улучшающих работу всей системы. В данной главе мы не стремились очень подробно говорить о технологиях. Однако, здесь будет предложена некоторая информация о распространенных технологиях и указаны направления к возможной экономии затрат во внешней упаковке и контейнерах. |