Настольная Книга Управляющего Складом - Джеймс Томпкинс. 1. Проблемы и задачи складского хранения. Складское хранение и товародвижение
 Скачать 14.49 Mb.
|
|
Создаем проектную группу. Т.к. отбор заказов – это центральное звено в функциях обработки заказов и складского хранения, успех любых усилий по модернизации зависит от широкой поддержки всех работников, от планирования до применения. Участие в проектной группе обеспечит активную поддержку важных функций, включая отделы операций, планирования, обслуживания потребителей, сбыта и продаж. Понимаем свои требования. Успешные усилия по совершенствованию отбора заказов всегда определяются требованиями. Основное внимание в требованиях направлено на потребителей. Если отделы сбыта и продаж делают свою работу, то они будут отличной отправной точкой для понимания рынка, стратегии компании для увеличения своей доли на рынке и как оптовая база может поддержать эти усилия, с помощью более эффективного и действенного отбора заказов. Всегда полезно общение с потребителями напрямую. В результате, появится понимание того типа обслуживания, которое ожидают ключевые потребители. Требования потребителей также классифицируются количественно в том, что касается параметров заказов и пропускной способности. Параметры заказов выражаются в заказах в день, наименованиях продукции в заказе и единицах в наименовании продукции. Часто полезно отличать небольшие заказы (посылки и т.п.) и большие заказы (объемом в грузовместимость автомобиля, меньше грузовместимости автомобиля). Нужно изучить данные о количественном воздействии времени года на пропускную способность или наличие любых тенденций в пропускной способности. Наконец, необходимы параметры размещения единиц хранения, выражаемые в грузах или кубических футах товарных запасов на единицу хранения, потому что решение о виде оборудования, используемого для хранения, оказывает прямое воздействие на отбор заказов. Определяем свои цели. Цели склада или операций распределения в максимальном использовании ресурсов при удовлетворении требований потребителей. К ресурсам относятся пространство, оборудование и труд. Требования потребителей – это наличие продукции и ее своевременная доставка в нужном количестве. В зависимости от текущего состояния операций, цели модернизации могут быть разными. В одном случае это будет точность. В другом случае – производительность. В третьем – увеличение гибкости, ведущее к ускорению реакции на требования потребителей. У кого-то внимание будет направлено на повышение пропускной способности. Может потребоваться работа по всем направлениям, тогда нужно будет определить приоритеты в достижении целей. Разрабатываем варианты. Задачи отбора заказов в реальной жизни, как правило, слишком сложны, чтобы найти ясные ответы при обычном исследовании. Чрезмерное упрощение проблемы может дать слишком простые решения. Нужно разработать варианты текущих способов работы, необходимые для достижения указанных целей модернизации. Разработка альтернатив обеспечивает инновации и дает уверенность в выборе нужной системы. Оценим варианты в количественном и финансовом плане. Несмотря на все разговоры о новых способах обоснования инвестиций и необходимости "делать то, что нужно", редко бывает, чтобы капиталовложения делались без экономического обоснования. Подходящей методологией может быть учет денежных потоков после уплаты налогов и временной стоимости денег на дифференцированной основе. Единственный вопрос здесь – это ожидаемая рентабельность, и этот вопрос специфичен для каждой компании. Оценка должна выходить за рамки экономики и учитывать вопросы, важные для успеха фирмы, которые нельзя выразить в долларах и центах. Сюда относятся гибкость, модульное строение, удобство обслуживания, человеческий фактор и качество заказов. Определяем лучшую систему отбора заказов. После того как выбор лучшей системы отбора сделан, она должна быть задокументирована как часть подготовки к подробному планированию и внедрению. Документация должна включать в себя функциональное описание операции, чертежи, обоснование и внедренческие подходы. Как применить на практике После того как выбор сделан, и общий план составлен и одобрен, приходит время для подробного планирования и воплощения. Также как в выборе вариантов, здесь тоже есть зарекомендовавшая себя методика, увеличивающая вероятность успеха.
Заключение Отбор заказов – это сложная функция складского хранения. Здесь сходятся и пересекаются приемка, размещение, хранение, упаковка, отгрузка, обработка заказов и требования потребителей. Есть много вариантов процедур, оборудования и систем управления. Принятые решения повлияют на долю на рынке, рост, акционеров, работников и потребителей; решения о выборе и применении систем отбора заказов должны быть хорошо обоснованными. Чтобы от выживания перейти к успеху нужно выиграть в сражении за качество, обслуживание потребителей и производительность. Легких ответов здесь нет. Простота может привести к упрощениям. Сложность может стать смертельной. Успех начинается с понимания — понимания науки и искусства отбора заказов, а также специфики каждой операции складского хранения и распределения. Планирование ведет к успешному применению, удовлетворению нужд потребителей и успешному складскому хранению! 34 Отслеживание запасов и управление запасами Бет Феннел-Хаган «Томпкинс – внедрение систем», г. Оук Брук, штат Иллинойс Введение Название данной главы подразумевает, что отслеживание запасов и управление запасами – это две различные концепции. На самом же деле, они настолько переплетены друг с другом, что, в сущности, невозможно обсуждать одно без другого. Трудно инициировать процесс управления запасами без формализации процесса отслеживания запасов. Подобным образом, основная причина отслеживания запасов – это управление товарными запасами. Говоря простыми словами, управление запасами – это процесс организации и управления объемами сырья, полуфабрикатов или готовой продукции для удовлетворения спроса. Отслеживание запасов основывается на требовании, что когда нужно, продукция должна быть эффективно и точно найдена. Это подразумевает организованный способ размещения и извлечения продукции. Представим на одно мгновение склад, в котором нет отслеживания запасов или управления запасами. Операции, может быть, с помощью огромных усилий, будут осуществляться, используя только управление запасами или только отслеживание запасов. Если есть только управление запасами, то будет знание о количестве каждого вида продукции на складе, но ее местонахождение будет неизвестно. Если есть только отслеживание запасов, то известно местонахождение всей продукции, но сколько этих товарных запасов, станет известно только после осмотра каждого места хранения. Что произойдет, если нет ни того, ни другого? Склад без отслеживания запасов и управления запасами будет хаотичным. Например, доставлены партии товаров для приемки, а нет информации ни о принимаемом количестве, ни о текущем месте хранения этих товаров. После того как изделия были приняты, они будут размещены. Т.к. их места хранения заранее не определялись, то Продукция A размещается "вон тут" и "вон там". Продукция B очень небольшая по размерам и должна размещаться наверху. Не регистрируется ни количество, ни местонахождение принятых и размещенных товаров, потому что нет систем для отслеживания этой информации. В этот момент, данные о количестве и местонахождении утрачиваются, кроме случаев, когда сохраняются в памяти тех, кто их принимал и размещал. Приходит день, когда потребитель заказывает 100 единиц Продукции A и 50 единиц Продукции B. Работники склада не уверены, имеется ли достаточное количество и где эта продукция размещена, поэтому они решают спросить тех, кто принимает продукцию, принималась ли эта продукция. Работники приемки помнят, что оба вида продукции принимались две недели назад, но они не помнят, сколько или где она размещена. Затем спрашивают человека, который обычно отвечает за размещение. Он вспоминает, что Продукция B где-то наверху (конкретное местонахождение неизвестно), а Продукция A "вон тут" (этот человек забыл, что она также была размещена "вон там"). В этот момент начинаются поиски продукции. Две сотни единиц Продукции B найдены, и 50 из них отобраны для заказа потребителя. Продукция A найдена "вон тут", но там только 60 единиц. Выполняющий заказ человек, возвращается в отдел приемки и снова спрашивает их о Продукции A. Работники приемки почти уверены, что 300 единиц были приняты. Все ищут недостающее количество, но остальную часть Продукции A найти не удается. Управляющий складом решает, что единственный вариант – это отправить потребителю неполный заказ. Это невероятно, сколько сил потрачено зря и сколько людей вовлечено в этот процесс. Кроме того, и это более важно, нужды потребителя не удовлетворены. Система управления запасами наблюдает за количеством продукции, а система отслеживания запасов – за тем, где они размещены. В этом примере показывается важность обеих концепций для управления складом. В данной главе обсуждается и отслеживание запасов, и управление запасами. Во-первых, поговорим о ведении записей (регистрации) при отслеживании запасов и управлении запасами. Затем поговорим об отслеживании запасов. Здесь будут обсуждаться цифровые обозначения мест хранения, методологии отслеживания запасов, иерархическое разделение товарных запасов и локализация продукции внутри склада. Об управлении запасами предлагается некоторая базовая информация. Затем, более подробно поговорим о теориях управления запасами, точности товарных запасов, циклическом подсчете и управлении сокращением товарных запасов. Ведение записей Один из наиболее важных аспектов отслеживания запасов и управления запасами – это отслеживание информации. Сюда входит отслеживание кода продукции, местонахождения, количества, заказов на покупку, заказов потребителей и т.д. Есть различные уровни отслеживания, которые могут применяться на основе нужд любого конкретного склада. Общая цель – это ведение в реальном времени точных записей обо всех товарных запасах или местах хранения, влияющих на транзакции (торговые операции). На очень простом уровне, рассмотрим небольшой склад, где мало единиц хранения. Здесь может быть очень легким и действенным ведение записей о товарных запасах и их местонахождении вручную. "Физический" склад (продукция, места хранения и количество) должен всегда соответствовать "бумажному" складу (ведущимся записям). Может использоваться любое количество бланков для отслеживания товарных запасов и мест хранения. В этих записях должна быть информация о месте хранения, коде продукции, описание изделия, данные о дате, отобранных заказах, полученном количестве, перемещенном количестве, балансе места хранения и т.д. На Рис. 34.1 предлагается пример бланка для ведения записей. Точная ручная система ведения записей требует огромных усилий. Например: высокие ожидаемые результаты, премии за достижения, частый аудит точности записей, использование информации, полученной при аудите, для выявления и устранения любых причин ошибок, создание формальных процедур для ведения записей, подготовка персонала по этим процедурам, стандартизация и упрощение всех бумаг, и информирование персонала о влиянии ошибок. Если все это кажется слишком сложным, потребляющим слишком много времени и/или если склад крупнее и с большим количеством мест хранения и единиц хранения, то тогда "система" может несколько облегчить эту работу. "Система" – это смутный термин, который может описывать много различных уровней управления или отслеживания. Ручная или карточная система может быть компьютеризована, и требовать ввода данных в базу данных. Это может помочь благодаря созданию центрального пункта сбора данных и возможности легкого доступа к данным. В этого типа системе будет задержка информации от момента, когда действие произошло до момента, пока данные обновлены в системе. В этой модели также требуется, чтобы данные вводились в систему через клавиатуру, что может привести к неточностям. Управление запасами может также осуществляться с помощью бесчисленных систем, которые создают и отслеживают закупки, поступление заказов, выполнение заказов, бухгалтерский учет, возвраты и т.д. Эти системы часто называются системами на уровне предприятия. В общем, они не предназначены для управления складскими видами деятельности и не могут даже оказывать какого-либо содействия в сфере отслеживания мест хранения. Эти системы могут отслеживать баланс товарных запасов, как если бы вся продукция размещалась в одном месте хранения (специальное или основное место хранения). Места хранения с излишками не могут систематически отслеживаться, и поэтому может потребоваться какая-нибудь форма отслеживания вручную.  ПРИМЕЧАНИЯ: 1. Одна карточка для каждого места хранения (основное и навалом), занимаемого данным изделием 2. Записи размещены в порядке инвентарных номеров. 3. Новая карточка для места хранения навалом вставляется для каждого нового места хранения. 4. Карточка для места хранения навалом перемещается из папки, когда место хранения становится пустым. 5. Баланс изделия ведется только в записях об основном месте хранения. Рис. 34.1 Типовой бланк для отслеживания мест хранения вручную Из-за стремления устранить ручное отслеживание, может применяться система поиска или излишков запасов. Использование одной из этих систем предоставит баланс товарных запасов во всех местах хранения. Это еще один шаг к увеличению управления. С этими системами могут применяться технологии автоматического сбора данных (штрих-коды, сканеры — радиотерминалы и терминалы сбора данных партиями и т.д.). Технологии автоматического сбора данных могут привести складские операции к коммуникациям в реальном времени и обновлению данных о товарных запасах. Эти системы могут быть очень полезными в управлении товарными запасами и обеспечении точности, наряду с сокращением ручной деятельности. Следующий шаг – это применение системы, которая управляет всеми складскими операциями. Эти системы управления складом значительно отличаются друг от друга по уровню управления. Отслеживание запасов может происходить на основе скорости продаж, объединения похожей продукции и отделения опасной продукции и т.д. Управление товарными запасами может включать в себя отслеживание способов перемещения, циклический подсчет, отслеживание срока годности, отслеживание партий и др. Благодаря системам управления складом, все ведение записей автоматизировано и обновляется в реальном времени. Во многих системах управления складом применяются радиокоммуникационные технологии. Среди преимуществ использования радиотехнологий будут управление запасами в реальном времени, повышение точности товарных запасов, более быстрый отклик на нужды потребителя, сокращение бумаг и повышение производительности.1 Ключом здесь будет соответствие операций и уровня ведения записей. Всегда, каждая запись должна точно обновляться и поддерживаться. Это единственный способ, чтобы записи использовались и чтобы им доверяли во всех операциях. Точные данные о товарных запасах и местах хранения необходимы в складских операциях, также как данные о поступлении заказов, оплаченных счетах, обслуживании потребителей, продажах, сбыте и почти любой другой функции компании. |