Настольная Книга Управляющего Складом - Джеймс Томпкинс. 1. Проблемы и задачи складского хранения. Складское хранение и товародвижение
 Скачать 14.49 Mb.
|
|
Циклический подсчет Каждый знаком с процессом проведения физической инвентаризации. Раз в год закрываем склад на несколько дней, собираем всех, кто есть в компании, и подсчитываем каждое изделие на складе. Этот процесс был непременным атрибутом, необходимым для бухгалтерского учета затрат и налогообложения. Это больше не так, ведь и цена физической инвентаризации достаточно высока. Прежде всего, склад закрывается, чтобы уровень товарных запасов был статичным во время подсчета. Во-вторых, подсчет часто выполняют неопытные люди. Это может привести к неверному подсчету из-за изменений в упаковке и незнанию продукции. Даже опытный персонал может допускать ошибки из-за продолжительных часов и большого количества пересчитываемых изделий. После завершения подсчетов, они должны быть зарегистрированы и внесены изменения в систему (здесь снова вероятны ошибки и опечатки при вводе через клавиатуру). Не проводится никаких исследований, чтобы определить, почему есть расхождения. Физические инвентаризации могут, на самом деле, стать причиной неточности товарных запасов. Очевидной альтернативой здесь будет циклический подсчет. "Циклический подсчет – это подсчет небольшого процента товарных запасов на регулярной, циклической основе – это безболезненный способ обеспечения точности товарных запасов. Одно пояснение: цель циклического подсчета состоит не в точности товарных запасов. Цель в том, чтобы выявлять и устранять ошибки; побочным продуктом процесса будет точность товарных запасов".8 Раннее обнаружение ошибок позволяет складу приблизиться к 100% точности товарных запасов. Ключевые моменты успешного применения циклического подсчета:
Определяем, что подсчитывать Это процесс определения как часто изделие должно подсчитываться. Ответ на этот вопрос может дать анализ популярности (ABC). Изделия «A», с самой высокой стоимостью и наибольшим перемещением, должны подсчитываться чаще всего. Хотя нет общепринятых правил, определяющих частоту подсчета изделий, изделия «A» обычно подсчитываются около шести раз в год, изделия «B» - два раза, а изделия «C» - один раз в год. Это зависит от таких факторов как стоимость изделий, количество происходящих транзакций и объем времени, выделенного для подсчета каждый день. Количество изделий каждого класса для подсчета каждый день определяется умножением количества хранящихся изделий на годовую частоту подсчета и затем делением на количество рабочих дней в году, см. Рис. 34.4.
Рис. 34.4 Количество изделий для подсчета При применении системы управления складом можно очень легко ответить на вопрос, что подсчитывать. Система управления складом легко выделяет изделия с высоким и низким коэффициентом использования. Она может выявлять проблемные изделия, дорогие изделия и те изделия, которые никогда не отбираются (зачем подсчитывать это изделие много раз, если никаких действий с ним не было). Система управления складом с современной программой циклического подсчета может быть очень полезной, но она не обязательна для успешной работы. Определяем, когда подсчитывать Изделие нужно посчитывать тогда, когда легче всего и наиболее экономически целесообразно получить наиболее точные цифры подсчета, например, когда:
Кроме того, т.к. циклический подсчет выполняется без прекращения операций, то должны применяться процедуры, синхронизирующие подсчет и обработку транзакций. Проблемы могут появиться, если после обновления записей о товарных запасах и до выполнения подсчета происходят различные транзакции. Циклический подсчет будет отражать эти дополнительные транзакции, но записи не будут. Чтобы не было расхождений между подсчетом и записями, применяются три метода «среза» данных:
Система управления складом может значительно помочь в выборе времени, когда подсчитывать. Прежде всего, если во всех транзакциях используются радиокоммуникации, то не требуются процедуры для «среза» запасов. Когда место хранения циклически подсчитывается, у выполняющего подсчет работника всегда должен быть точный имеющийся баланс. Это сокращает количество пересчетов и усилия по сверке (пересчет может выполняться на месте хранения). Система управления складом часто может определять, когда товарных запасов изделия мало (или ноль) и инициировать циклический подсчет в это время. При управлении задачами есть возможность объединить циклический подсчет с действиями по отбору или размещению, экономя время на передвижения и увеличивая эффективность. Решаем, кто должен подсчитывать Определение количества людей, которые должны вести циклический подсчет, зависит от количества изделий в товарных запасах, нужной частоты подсчета, количества мест хранения для каждого изделия, количества нерегулярных подсчетов (таких как пересчеты), доступности изделия и физических характеристик изделия. Выполняющие циклический подсчет работники должны хорошо знать систему отслеживания запасов, операции склада и подсчитываемые изделия. Они должны уметь различать изделия, которые легко спутать друг с другом или у которых частые проблемы с упаковкой. Они не должны сами сверять и согласовывать свои полученные при подсчете цифры. Определяем документацию подсчета Это подразумевает, что должен быть создан бланк, который использует каждый работник. В этом бланке указывается место хранения, номер детали, описание детали, единицы измерения и любые другие особенности продукции, которые помогут при идентификации продукции. Здесь должно быть место для записи подсчитанного количества, имя выполнявшего подсчет работника, дата и время подсчета, информация о сверке и внесении изменений и дата и время сверки и изменений. Образец бланка представлен на Рис. 34.5. В системе управления складом эти поля выводятся на экран.
Рис. 34.5 Образец документации циклического подсчета Определяем границы допуска при подсчете Границы допуска при циклическом подсчете должны основываться на ценности подсчитываемого изделия. Например, если подсчитывается изделие за $1500, а циклический подсчет дал цифру 490, в то время как по записям должно быть 500, то, очевидно, что это плохой подсчет. И наоборот, если подсчитывается изделие за $0,02, а циклический подсчет дал цифру 490, в то время как по записям должно быть 500, то понятно, что это хороший подсчет. Типичными границами допуска при подсчете будут $50. Т.е., если циклический подсчет дает отклонение в пределах $50 от записей, то этот подсчет считается хорошим. Если отклонение больше, то подсчет считается плохим. Эти цифры нужно уточнить на основе конкретных операций или конкретного склада. Определяем текущую ситуацию Прежде чем переходить к полномасштабной программе по циклическому подсчету, нужно определить текущий уровень точности товарных запасов. Это покажет, насколько серьезна проблема с точностью товарных запасов и предложит точку отсчета (эталон для сравнения) при улучшении. Выполняем следующие этапы:
Внедряем небольшую контрольную группу Для подсчетов, выполненных во время предыдущей фазы, уточняем записи в соответствии с циклическим подсчетом. Причины этих ошибок выявлять очень трудно, поэтому просто изменяем записи о товарных запасах, создавая точный базовый уровень. Это дает сбалансированные товарные запасы с моментом времени, которые будут отправной точкой для будущих сверки и изменений. Каждое изделие подсчитывается каждую пару недель или, по крайней мере, с достаточно коротким интервалом, обеспечивающим, что только несколько транзакций были выполнены. Благодаря этому, проверяются только недавние записи, чтобы обнаружить причины ошибок. После каждого подсчета ошибки должны быть исправлены. Во время сверки и изменений определяются расхождения и вносятся уточнения в записи о товарных запасах. Во-первых, сравниваем циклический подсчет с записанным балансом товарных запасов. Если расхождение в рамках указанных допусков, то записи изменяются в соответствии с подсчетом. Если расхождения превышают допуски, то эта ошибка требует дополнительного исследования. Это исследование может включать в себя пересчет, проверку процедур «среза», проверку заказов, приемку и пополнение запасов или исследование любой другой складской деятельности. Сверка и изменения – это наиболее важный этап. Найденные причины ошибок помогут избежать их в будущем с помощью осведомленности, подготовки и улучшения методов. Когда причины ошибок выявлены и устранены, точность приблизится к 100% в этой тестовой или контрольной группе изделий. Когда 100% точность поддерживается для этой тестовой группы, можно переходить к полномасштабной программе циклического подсчета. Внедряем систему полного циклического подсчета Теперь, когда все факторы, имеющие отношение к программе циклического подсчета, определены, пришло время использовать его на полную мощность. На основе планирования, какие изделия подсчитывать и когда, начинаем ежедневный циклический подсчет. Ведем постоянные записи и обеспечиваем наглядное отслеживание с помощью графиков и дисплеев. Система управления складом помогает в обеспечении этого отслеживания и отображении результатов. Непрерывное совершенствование Важно акцентировать внимание, что сверка и изменения должны всегда проходить с выявлением и устранением причин расхождения в записях о товарных запасах. Точность товарных запасов должна быть на первом месте для управляющего складом. Циклический подсчет может повышать точность работы склада — непрерывно. Краткие выводы о циклическом подсчете Часто задаются вопросы о приемлемости циклического подсчета. Дело в том, что циклический подсчет был разработан из-за частых проблем с точностью ежегодных физических инвентаризаций. Когда циклический подсчет стал широко применяться, аудиторы увидели, что его процедуры обычно значительно лучше традиционной физической инвентаризации. Всегда, когда система циклического подсчета проверяется группой аудиторов, циклический подсчет признается превосходным средством проверки товарных запасов. Циклический подсчет стал отраслевым стандартом обеспечения точности товарных запасов. Программа по внедрению циклического подсчета – это единственный способ уйти от знания, насколько плохо обстоят дела, и перейти к изменению ситуации к лучшему. Управление сокращением товарных запасов Сокращение товарных запасов – это естественный процесс. Всякий раз, когда изделие обрабатывается или размещается, есть вероятность сокращения запасов. К факторам, влияющим на сокращение запасов, относятся: устаревание продукции, особенности места хранения, повреждения и воровство изделий. Это та сфера, где управляющий складом может внедрить процедуры, минимизирующие их влияние. Управляющий складом должен постоянно помнить о сокращении запасов и предоставить всем работникам подготовку и мотивацию для минимизации факторов сокращения запасов. Устаревание касается тех изделий, которые портятся (из-за срока годности, наслоений пыли и т.д.) или морально устаревают (выпущена новая модель, компоненты продукции, которая больше не изготавливается и т.д.). Устаревание – это очень трудный компонент поддержания товарных запасов. Задача в том, чтобы разработать адекватную систему отслеживания, способную управлять товарными запасами по принципу «первый на входе, первый на выходе» или «первый по истечению срока годности, первый на выходе». Одна из проблем в том, что любая система должна выходить за пределы этого базового отслеживания и выявлять товарные запасы, которые скоро испортятся или те, на которые снижается спрос. Если эта информация имеется и должным образом анализируется, то отделы сбыта и продаж могут инициировать увеличение перемещения или продаж этой продукции. Есть и косвенные действия, которые также помогают сократить количество устаревших изделий: техническое улучшение продукции, подгон под потребителя обычной продукции во время отгрузки и повышение точности прогнозов помогают сократить объем товарных запасов и продолжительность их хранения. Даже когда записи ведутся и обновляются своевременно, есть вероятность, что продукция может быть неправильно размещена или зарегистрирована. Любая система автоматического сбора данных или система управления складом может помочь сократить эту вероятность. На любом складе следующие подходы помогут улучшить точность локализации продукции:
Потери товарных запасов из-за повреждений можно сократить с помощью улучшения обработки материалов, лучшей упаковки и улучшения управления запасами. Модернизированные системы обработки материалов и/или улучшение использования этих систем напрямую сокращают повреждение продукции. Улучшение конструкции упаковки приводит к меньшим повреждениям на складе и при перевозке. При улучшении управления запасами, любое ускорение оборота товарных запасов сокращает пребывание материалов на складе и поэтому уменьшает возможности для повреждений. Воровство напрямую влияет на точность товарных запасов. Немедленная реакция на рост воровства – это закрыть склад на замок. Это не всегда хорошо принимается. Что, в действительности, нужно, так это контроль доступа (на пунктах входа и выхода) на склад и участки хранения, чтобы те, кто приходит и уходит, были известны и причины их пребывания на складе могли быть проверены и подтверждены. Проверка прибывающих и убывающих партий товаров может увеличить сохранность изделий. Другие действия, которые можно предпринять, чтобы минимизировать воровство:
Много предложений было сделано, как уменьшить сокращение запасов. Каждый управляющий складом сам оцениывкт свой склад, свои ключевые причины потерь и разрабвтывает план по управлению сокращением товарных запасов. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||