Сохранность библиотечных фондов. Департамент культуры и национальной политики Кемеровской областиГосударственное учреждение культуры
 Скачать 0.5 Mb.
|
|
Разумова З.П. Система учета библиотечных фондов Учет библиотечного фонда – важнейшее условие его сохранности. Официальные документы по библиотечному делу уделяют много внимания 29 данной тематике. И все же, как показывает опыт, учет библиотечного фонда остается слабым местом в библиотеках. Учет необходим для контроля за движением библиотечного фонда и должен вестись не только централизовано, но и каждым структурным подразделением или филиалом. Это дает руководителям подразделений возможность лучше знать свою часть подфонда, облегчает его проверку. Для того, чтобы учет документов был достоверным и полным, библиотека должна иметь рабочий инструментарий, в который входит: 1. Правила пользования библиотекой; 2. Положение о фонде библиотеки; 3. Инструкция или Положение по учету библиотечного фонда; 4. Положение о каталогах и картотеках; 5. Положение об электронных ресурсах (документы на съемных носителях, локальные и удаленные БД); 6. Инструкция по учету электронных документов; 7. Инструкция по работе с пожертвованиями; 8. Инвентарная книга; 9. Книга суммарного учета, которая ведется на весь фонд и также на подфонды каждого структурного подразделения. Объективную картину фонда представляет суммарный, индивидуальный, статистический и бухгалтерский учет. Суммарный и индивидуальный учет ведется специалистами-библиотекарями, бухгалтерский учет – бухгалтерией. Статистический учет: учет количества документов в фонде по формам государственного наблюдения, утвержденным Федеральной службой государственной статистики (Росстатом). Во время отчетной кампании по форме государственной статистической отчетности 6-НК сведения о резервных и обменных фондах не предоставляются. Индивидуальный учет документа производится с помощью методов инвентаризации с присвоением документу инвентарного номера, закрепляемого за документом на все время его нахождения в фонде библиотеки. Формами индивидуального учета документов являются: • книжная (инвентарная книга); • карточная (карточка учетного каталога, регистрационная карточка на определенный вид документа для газет, журналов, электронных, аудиовизуальных, других видов документов); • листовая (лист актового учета). • допускается сочетание вышеперечисленных форм учета. Учету подлежат все документы, независимо от вида материальной конструкции носителя и знаковой природы информации, поступающие, в том числе, в обменный фонд и выбывающие из библиотеки. Не подлежат учету документы вспомогательного назначения: 30 • рабочий инструмент библиотечного персонала (управленческая документация, программные продукты, материалы, приобретаемые для оформления библиотеки, других подсобных работ, не связанных с комплектованием библиотечного фонда); • материалы, созданные библиотекой на своем оборудовании без введения в законный гражданский оборот (тиражирования и распространения), • кино-, фото- и звукозаписи, предназначенные для проведения библиотечно-информационных и культурных мероприятий; • документы личного и секретного характера. Инвентарный номер является сугубо индивидуальным и никогда никаким другим документам не присваивается даже в случае, когда все экземпляры выбывают из библиотеки. Как бы ни был организован индивидуальный учет - все инвентарные книги должны храниться постоянно, даже если все номера списаны. На каждый вид документов ведется отдельная инвентарная книга: на книги, на CD, DVD-диски, ноты и т.д. По инвентарной книге можно узнать, есть ли книга в библиотеке или уже списана, когда, по какому акту, а также причину выбытия. Инвентарная книга служит инструментом при проверке библиотечного фонда. Она должна храниться постоянно в запираемых шкафах в служебном помещении, доступ к которому имеют только лица, ведущие учет библиотечного фонда. Суммарный учет: регистрация всех видов документов партиями с целью получения точных сведений о величине, составе фонда библиотеки и происходящих в нем изменениях (поступлении, перемещении, выбытии). Книга суммарного учета ведется как на общий фонд библиотеки, так и на фонды структурных подразделений (подфонды, филиалы). Все периодические издания, независимо от материальной основы носителя информации, подлежат суммарному учету. Учет периодики: в конце года подсчитывается общее количество поступивших номеров журналов и газет за год и производится запись в книгу суммарного учета (КСУ). Учету подлежат документы как оформленные по подписке, т.е. приобретенные за счет бюджетных средств, так и получаемые бесплатно, в качестве обязательного экземпляра и благотворительно. Подсчитывается общее количество периодических изданий, сумма и производится разделение по отраслям. Как правило, эти сведения оформляются в конце первого - начале второго квартала следующего года, когда заканчивается поступление периодических изданий за предыдущий год. Если в течение года в библиотеку поступали книги, CD, DVD-диски и т.д., которые были заказаны по подписке, то эти документы оформляются 31 актом и сумма вычитается из суммы подписки, которая и будет поставлена на баланс. Учет периодических изданий может производиться помесячно по документам (товарным накладным, счет-фактурам), предоставляемым Поставщиком по требованию бухгалтера. Тогда указывается количество поступивших периодических изданий, книг и на какую сумму. Следует обратить внимание на газеты. Если журналы учитываются в экземплярах, то газеты в годовых комплектах. Во второй части КСУ отражается выбытие с указанием причин исключения. Для учета и контроля списанных документов вводятся показатели «Передано», «Продано», «Списано по причине» и др. Набор показателей, отражающих распределение документов по видам и содержанию, идентичен во всех трех частях КСУ. В «Книге учета библиотечного фонда Централизованной библиотечной системы» содержатся сведения о передаче документов из отдела комплектования и обработки в структурные подразделения центральной библиотеки, в библиотеки-филиалы, из одних структурных подразделений библиотеки - в другие. Третья часть КСУ - Итоги движения фонда подводятся в обязательном порядке за год, раздельно для действующих, обменных и резервных фондов, для сетевых электронных документов удаленного доступа. Итоги движения сетевых документов удаленного доступа подводятся на основании данных о поступлении и выбытии этих документов в специальной форме учета. В зависимости от принятого порядка учета в библиотеке регулярно проводится сверка данных количественных и стоимостных показателей Книги суммарного учета с данными бухгалтерского учета. Нужно помнить, что КСУ и Положение о фонде – два взаимосвязанных документа, которые нужно рассматривать и разрабатывать в комплексе. Например, если в КСУ отражается поступление периодических изданий, то в Положении о фонде это также должно быть отражено; в библиотеке хранятся журналы, с указанием сроков хранения и причин выбытия. Все записи в КСУ должны заноситься аккуратно и достоверно. Никаких исправлений не допускается. Необходимо регулярно проводить сверки библиотечного и бухгалтерского учета. Библиотека обязана производить оценку документов, поступающих в ее фонд без оплаты их стоимости (в порядке обязательного экземпляра или пожертвования). Оценкой таких изданий занимается ответственное лицо, или экспертно-оценочная комиссия, которая создается по приказу директора. С 32 этой целью в библиотеке должно быть разработано Положение или Инструкция по работе с пожертвованиями, в которых прописываются главные критерии при решении вопроса о приеме или отклонении дара, кто принимает решение о включении пожертвования в фонд, как работать с документами, которые приходят в качестве пожертвования по почте, без сопроводительных документов или жертвователь желает остаться анонимом. В Положении также указывается как осуществляется учет и регистрация всех поступающих в библиотеку пожертвований. Библиотека принимает решение о поощрении за наиболее ценные издания, переданные библиотеке и прописывает его в Положении. Например, вручение «Почетного читательского билета» или другие формы (приложение 5). Библиотека обязана производить переоценку книжных фондов, которые являются специфической частью основных средств библиотеки. Переоценка осуществляется в соответствии с постановлениями и распоряжениями Правительства РФ. Применяя переоценочные коэффициенты, каждая библиотека принимает такое решение, чтобы восстановительная или оставляемая балансовая стоимость основных фондов оказалась реальной – не завышенной, но и не заниженной (приложение 6). Завышение стоимости приводит к росту налога на имущество, а занижение может отрицательно повлиять на интересы организации при продаже основных фондов, возмещении ущерба при утрате имущества и т.п. Особенностью переоценки библиотечных фондов является то, что они переоцениваются не по годам выхода документа, а по годам поступления (приобретения) книг или других изданий на основании записей в формах индивидуального учета. Использование коэффициентов при переоценке фондов библиотек находится в прямой зависимости от того, в каких ценах фонды отражены в бухгалтерском учете. Использование переоценочных коэффициентов также должно быть отражено в КСУ (приложение 7). Библиотечный фонд сегодня – это не только то собрание документов, которым владеет библиотека и которое физически находится в ее стенах, но и электронные ресурсы, к которым она предоставляет доступ. В 2006 году был принят международный стандарт ISO 2789:2006 «Информация и документация – Международная библиотечная статистика», который в новом понимании дает определение библиотечного фонда. Библиотечный фонд - все документы, предоставляемые библиотекой ее пользователям, включая документы, имеющиеся в библиотеке и удаленные ресурсы, для которых оформлены права доступа, постоянного или временного значения. 33 Таким образом, каждая библиотека обязана вести учет собственных, приобретенных электронных ресурсов, а также ресурсов, к которым библиотека приобретает права доступа. К электронным изданиям на съемных носителях, предназначенным для локального использования, относятся дискеты и оптические компакт- диски. Библиотеки ведут индивидуальный и суммарный учет подобных документов с момента их поступления в фонд библиотеки. Кроме того, они учитываются в отдельной инвентарной книге. В формах индивидуального и суммарного учёта каждый диск отражается как отдельный экземпляр. Учёт электронных изданий на съемных носителях в составе фонда библиотеки не представляет сложностей, но имеет свои особенности – в формах индивидуального учёта они отражаются как отдельные документы: • каждое отдельное издание, выпущенное на одном диске; • каждый отдельный диск, входящий в нумерованную или ненумерованную серию локальных электронных изданий; • каждое отдельное издание, представляющее собой альбом (футляр), включающий диски с различным содержанием; • каждое новое представление документа в ином формате (в том числе в результате перезаписи); • изданное в качестве самостоятельного издания приложение к изданию любого другого вида, имеющее собственное заглавие и обеспечивающее возможность использования без обращения к основному изданию. В настоящий момент наибольшую сложность представляет собой учет документов, не имеющих индивидуального материального носителя. Речь идёт об электронных документах, хранящихся на жестком диске компьютера, и сетевых документах. Сложность в том, что до сих пор не утверждена «Инструкция по учету библиотечных фондов», которая является базовым регламентирующим технологическим документом. В настоящее время ориентиром в учете сетевых электронных ресурсов является Проект «Инструкции по учету библиотечных фондов», в которой приводятся все учетные формы сетевых электронных ресурсов - индивидуальные и суммарные. Руководствуясь данным проектом инструкции, библиотека имеет право разработать собственную форму учета электронных ресурсов (приложения 8, 9, 10). Кременская Н.С. Каталогизация электронных ресурсов 34 Развитие вычислительной техники и появление Интернета привело к глобальным изменениям в процессах производства, распространения, обмена и использования информации, что, в свою очередь, дало толчок бурному росту электронных ресурсов в последние годы. Все большее количество издательств и информационных центров переходит к выпуску электронной продукции – библиографических, фактографических и полнотекстовых баз данных, журналов (как электронных версий традиционных, так и существующих только в электронной среде), справочников, энциклопедий, учебников – либо на компакт-дисках, либо обеспечивая к ним сетевой доступ. По данным некоторых исследований, темпы роста информации в электронной форме в последнее время значительно опережают соответствующие показатели выпуска традиционной печатной продукции, и сфера применения электронной информации охватывает практически все области жизнедеятельности человека: научную, общественную, социально-экономическую и т.д. И как следствие этого - документные собрания библиотек претерпевают значительные изменения. Развитие компьютерных технологий ведет к обновлению видового состава информационных ресурсов библиотек. Электронные ресурсы стали существенной составляющей фондов любой библиотеки. Проблема комплектования, хранения и предоставления доступа к электронным ресурсам - одна из наиболее обсуждаемых на страницах профессиональной печати. Значительное число публикаций посвящено их систематизации и типологии. Термин «электронный ресурс» воспринимается неоднозначно. Некоторые эксперты предпочитают термины «цифровые ресурсы», «информационные ресурсы», «электронные документы», «электронные документные ресурсы» и т.п. Электронные ресурсы представляют собой электронные данные, электронные программы или сочетание этих видов, управляемые компьютером, в том числе те, которые требуют использования периферийных устройств, подключенных к компьютеру. В зависимости от режима доступа их делят на ресурсы локального доступа (с информацией, зафиксированной на отдельном физическом носителе) и ресурсы удаленного доступа (с информацией на винчестере либо других запоминающих устройствах или размещенных в информационных сетях). Оптический диск является физическим носителем для ресурсов локального доступа. Оптический диск — собирательное название для носителей информации, выполненных в виде дисков, чтение с которых ведётся с помощью оптического излучения. Плоский диск с нанесённым на него специальным слоем, который и служит для хранения информации. Для считывания информации используется обычно луч лазера, который направляется на специальный слой и отражается от него. Наиболее распространенные типы оптических дисков: 1. компакт-диск (CD): CD-R, CD-ROM, CD-RW, Video CD 35 2. DVD : DVD-R , DVD+R , DVD-RW , DVD+RW, DVD-RAM Компакт-диск — оптический носитель информации в виде диска с отверстием в центре, информация с которого считывается с помощью лазера. Изначально компакт-диск был создан для цифрового хранения аудио (Audio-CD), однако, в настоящее время широко используется как устройство хранения данных широкого назначения («CD-ROM», «КД ПЗУ»). Аудио-компакт-диски по формату отличаются от компакт-дисков с данными, и CD-плееры обычно могут воспроизводить только аудио- диски (на компьютере, конечно, можно прочитать оба вида дисков). Встречаются диски, содержащие как аудиоинформацию, так и данные — их можно и послушать на CD-плеере, и прочитать на компьютере. С развитием mp3 производители бытовых CD-плееров и музыкальных центров начали снабжать их возможностью чтения mp3-файлов с CD- ROM. Аббревиатура «CD-ROM» («Compact Disc Read Only Memory») что в переводе с английского обозначает компакт-диск только с возможностью чтения. CD-ROM’ом часто ошибочно называют CD- привод для чтения компакт-дисков (CD-ROM Drive). DVD (Digital Versatile Disk) - цифровой универсальный диск - самый современный стандарт хранения информации на оптическом (лазерном) диске. Отличается от обычного CD-ROM увеличенной почти в 30 раз емкостью (до 17 GB). Возможны следующие варианты изготовления DVD дисков: 1. Односторонний однослойный с емкостью 4.7 GB; 2. Односторонний двухслойный с емкостью 9.4 GB; 3. Двухсторонний однослойный с емкостью 9.4 GB; 4. Двухсторонний двухслойный с емкостью 17 GB. Существует также ряд типов DVD дисков в зависимости от назначения и способов записи информации на них: • DVD-ROM - диск, доступный только для чтения; может считываться только на приводе DVD; • DVD-Video - предназначен для записи видеофильмов и может воспроизводиться как в приводах DVD в компьютерах, так и в DVD плеерах; • DVD-R, DVD+R - предназначены для однократной записи данных. Емкость 4.7 GBytes. Диски совместимы с обычными DVD-Video плеерами и DVD-ROM приводами компьютеров; • DVD-RW, DVD+RW - предназначены для многократной записи данных. Емкость 4.7 GBytes. Диски совместимы с обычными DVD-Video плеерами и DVD-ROM приводами компьютеров. 36 Для защиты компакт-дисков от механических повреждений, влаги и пыли, их упаковывают в различные боксы, конверты и коробочки. Наиболее часто используемые варианты упаковки дисков: • Прозрачный конверт. Полностью прозрачный пластиковый конверт с клейким клапаном. Чаще всего диски в такой упаковке используются в качестве раздаточного материала; • Бумажный конверт. С одной стороны конверта располагается пластиковое окно; • Картонный конверт; • Slim-box. Пластиковая коробочка толщиной 5 мм. Бывают трех видов: цветные, черные и прозрачные; • Jewel-box. Пластиковая коробочка толщиной 10 мм. Имеются три разновидности: для 1, 2 и 4 дисков; • Amarey box. Коробка из черного пластика толщиной 14 или 9 мм для 1 или 2 дисков. Обычно используется для упаковки DVD дисков. Внешняя прозрачная пленка позволяет вкладывать обложку. В связи с увеличением потока информационных ресурсов на электронных носителях (электронные оптические диски, видеодиски, электронные микропроцессорные картриджи), а также различной электронной информации в режиме локального и удаленного доступа (в том числе интерактивных мультимедиа) возникла потребность выработки специфических решений для их библиографического учета и каталогизации. В настоящее время проблема определения вида ресурса не может быть решена однозначно, т.к. в этих вопросах есть расхождения в Российских правилах каталогизации, формате и ISBD (стандартном международном библиографическом описании). Формат определяет вид материала по внутреннему содержанию (что, на наш взгляд, правильно и отражает современную международную тенденцию). ISBD, в настоящее время, раздел «Общее обозначение материала» в разработке, в связи с тем, что Рабочая группа пришла к мнению о том, что раздел в нынешнем виде совмещает в себе содержание и форму (носитель) и, чтобы этот элемент полноценно работал, необходимо развести две эти функции. Предлагается выделить три элемента: носитель-среда-содержание. В Российских правилах каталогизации осталась старая трактовка, делается ударение на носитель, при которой не весь предложенный перечень отвечает этой характеристике (например, текст). На наш взгляд, ориентироваться следует на внутреннее содержание. Так например, в БЗ кинофильмов на DVD приводится общее обозначение материала - «Кинофильм», а в физической характеристике – «DVD». Необходимо помнить, что электронный ресурс – это электронные данные, электронные программы, управляемые компьютером. 37 Кинофильмы, звукозаписи на DVD, CD – носителях не учитываются как электронные ресурсы. Они являются аудиовизуальными документами и каталогизируются по правилам каталогизации аудиовизуальных документов. В области заглавия и сведений об ответственности после названия документа в квадратных скобках указывается термин «звукозапись» или «видеофильм», соответственно внутреннему содержанию. Важной вехой развития библиографического описания для различных видов документов является появление стандартного международного библиографического описания (ISBD), в котором сформулированы базовые принципы и единые подходы к методике унифицированного библиографического описания. Применительно к библиографическому описанию электронных ресурсов на международном уровне в 1990 г. рабочей группой ИФЛА было разработано специальное «Международное библиографическое описание компьютерных файлов» - ISBD (CF), которое в дальнейшем было адаптировано к изменяющейся электронной среде представления информационных ресурсов и получило название «Международное библиографическое описание электронных ресурсов» - ISBD (ER). Со временем оно превратилось в международный стандарт ISO, который потребовал пересмотра национальных правил каталогизации во всех странах-членах ISO и создания соответствующих национальных стандартов. В связи с этим в 1999 г. Российская государственная библиотека и Технический комитет по стандартизации приступили к разработке проекта межгосударственного стандарта «Библиографическая запись. Библиографическое описание электронных ресурсов. Общие требования и правила составления». В процессе работы над стандартом были учтены и использованы основные положения ISBD (ER), а также методические рекомендации «Библиографическое описание электронных ресурсов», разработанные в 1997 г. РГБ совместно с Межрегиональным комитетом по каталогизации. Первая российская официальная |