Сохранность библиотечных фондов. Департамент культуры и национальной политики Кемеровской областиГосударственное учреждение культуры
 Скачать 0.5 Mb.
|
|
10. Использование документов Все библиотекари должны аккуратно и бережно обращаться с документами на всех этапах хранения и использования. Нельзя вкладывать в книги, журналы, подшивки газет посторонние вещи, например, закладки из бумаги с лигнином или из красящих тканей, засушенные растения. Нельзя из «добрых побуждений» выполнять мелкий ремонт книг с помощью липких лент, скрепок. Желательно, чтобы работники отделов 19 хранения и обслуживания могли правильно сделать небольшой ремонт документов: вклеить выпавший лист, укрепить корешок. Эта работа не занимает много времени, но надолго продлевает срок службы документов. Во время пользования документом ответственность за его хранение разделяется между библиотекарем и читателем. Вся деятельность библиотеки направлена на то, чтобы ее фонд мог быть полноценно использован пользователями. Однако этот фонд может потерпеть ущерб как раз от тех, для кого он предназначен и для кого хранится. Если говорить о причинах утрат по вине пользователей, то основными из них являются: невозврат документов, выданных пользователям на дом; вырезание страниц, иллюстраций; кражи документов. Следовательно, необходима разъяснительная работа, которая должна начинаться с момента записи читателя в библиотеку. Со всей ответственностью отнеситесь к разработке правил пользования библиотекой. Большое зрительное воздействие имеют плакаты, памятки, листовки (приложение 4). Разъяснительная работа среди читателей сложна и кропотлива, но действенной она будет лишь в случае, если ее ведет весь коллектив настойчиво, систематически, а не от случая к случаю и к тому же с каждым пользователем. Библиотекарь обязан при приеме возвращаемых документов убедиться в их целостности. Конечно, время библиотекаря, как и читателя, дорого; поэтому не обязательно методично перелистывать все страницы. Но непременный беглый просмотр возвращаемой книги должен быть привычным действием библиотекаря. Взглянуть на обрез, «спустить с пальцев» страницы, взглянуть на целость карты, портрета и т.д. Это почти не требует времени, а между тем опытный библиотекарь сразу замечает дефекты. По поводу замеченной неаккуратности – мягкое или строгое замечание, а еще лучше – тут же, на глазах у читателя, заняться исправлением дефектов – очистить приставшие крошки, подклеить выпадающие страницы и т.д. В обеспечении сохранности фонда большую роль играет постоянная работа с задолженностью. Должником считается тот, кто не вернул взятый документ в установленный срок (в публичной библиотеке - через 30 дней). Для эффективной работы с задолженностью надо знать ее причины. Иногда в ней бывает повинен библиотекарь: забывает проставить срок возврата, напоминает не сразу по истечении срока, а через три месяца, а то и полгода, выдает документов больше, чем положено, и их за определенный правилами срок освоить невозможно. При выяснении причин невозврата поступайте соответственно обстоятельствам - пользователя, искренне раскаивающегося, - простите. С задолженностью работайте повседневно, упорно и терпеливо и не только потому, что документы нужны другим пользователям. Может быть, какие-то из них потребуются и нескоро, - суть не в этом. Важно, чтобы читатель не привык 20 к несоблюдению сроков возврата, и перевоспитывать его в этом отношении намного труднее, чем сразу приучить к соблюдению правил пользования библиотекой. Каждому из должников в течение 10 дней посылают напоминание, либо звонят по телефону, либо посещают лично. Вернуть документы позволяет проведение «Дней возвращенной книги». В этот день библиотекарь не делает замечаний по поводу несвоевременного возврата, не выясняет причин, а с благодарностью принимает книги. Однако эти меры не всегда бывают эффективными. В этой ситуации библиотеки вынуждены пойти на перевод своих взаимоотношений с читателями на финансовую основу, вводя систему штрафов и залоговую форму обслуживания. Определите их разумные размеры исходя из собственного опыта, зафиксируйте их в Правилах пользования библиотекой, ознакомьте с ними читателей. Так, сумма залога может дифференцироваться в зависимости от рыночной стоимости документа, категории читателя (пенсионеры могут освобождаться от нее, с временных читателей сумма залога может быть выше и т.д.). Процедуру получения и возврата залога разрабатывает сама библиотека. Взаимоотношения библиотекаря и читателя в области сохранности документов должны быть гибкими, психологически тонкими. Словом, нужна индивидуализация мер. В заключение необходимо отметить, что единого рецепта для обеспечения сохранности документа в процессе его хранения и использования нет. Надо применять сумму методов и применять их настойчиво, изо дня в день. И тогда ни один документ библиотечного фонда не будет утрачен. Матвеева А.В. Сохранность документов на электронных носителях Современные библиотеки невозможно представить без электронных документов, баз данных, локальных и глобальных сетей. Иначе перечень предоставляемой информации будет неполным, а значит и удовлетворение читательского спроса тоже. Но приобрести документ в электронном виде - это не все; его необходимо еще и сохранить. В целом электронный носитель требует таких же условий хранения, как и традиционный, но есть и свои особенности. Определение срока хранения информации на любом носителе является сложным процессом, который основан на статистических данных. Неверное тестирование или процедура измерения может серьезно повлиять на оценку срока хранения информации. Производители компакт-дисков 21 проводили неоднократные исследования, используя промышленные тесты и технику математического моделирования. Надежность носителей, в первую очередь, зависит от того, как вы храните и обращаетесь с дисками. Мнения производителей записываемых компакт-дисков по поводу сроков хранения, расходятся - одни полагают, что диски можно хранить от 5 до 10 лет, другие, что срок хранения информации колеблется от 70 до 200 лет. Все зависит лишь от того, как вы будете их хранить. Основные условия хранения документов на электронных носителях зафиксированы в ГОСТ Р 7.0.2-2006 «Консервация документов на компакт- дисках». Для сохранности электронных документов необходимо соблюдать температурно-влажностный, санитарно-гигиенический и световой режимы. 1. Температурно-влажностный режим В помещении, где хранятся компакт-диски, воздух должен свободно циркулировать, исключая появление застойных зон. Относительная влажность варьируется в пределах от 20% до 65%, а температура от 10°С до 20°С. Не допускаются резкие изменения температуры и влажности воздуха в течение суток, максимальные суточные колебания температуры не должны превышать 2°С и относительной влажности воздуха - 5%. В хранилищах контроль температуры и относительной влажности проводят один раз в сутки с помощью переносных или стационарно установленных приборов. Резкие колебания температуры и влажности негативно сказываются на сохранности электронных носителей информации – внутри контейнера образуется конденсат (капельки влаги на стенках контейнера), который размагничивает поверхность диска и, соответственно, приводит к потере информации. Документы на компакт-дисках хранят и используют на расстоянии не менее 0,5 м от источников тепла и влаги. Под воздействием влаги и высокой температур диск легко деформируется, что делает дальнейшее его использование невозможным. Диск сделан из пластмассы, и при нагревании он может попросту расплавиться. 2. Санитарно-гигиенический режим Скопившаяся пыль или отпечатки пальцев на поверхности компакт- диска могут создать такие помехи на пути прохождения лазерного луча, что в процессе считывания будут возникать многочисленные ошибки. Очистку стеллажей и контейнеров с документами на компакт-дисках от загрязнений выполняют не реже одного раза в квартал, используя при этом пылесос или мягкую влажную ткань. Очистку самих документов на компакт-дисках от загрязнений выполняют путем обработки сухой мягкой 22 тряпочкой, не оставляющей после себя ворсинок. Притирать диск необходимо легкими движениями, от центра к краю по радиусу, удерживая за края. Нельзя допускать круговых движений. Чтобы справиться с трудно выводимыми пятнами, можно смочить тряпочку изопропиловым или этиловым спиртом. ГОСТ рекомендует использовать ткань, смоченную водой, но другие источники категорически этому возражают. Ни в коем случае не нужно использовать химические вещества – такие, как бензин, растворители, очистители в баллонах или антистатики. Если были обнаружены документы или контейнеры, пораженные микроорганизмами, то их необходимо изолировать во избежание заражения остальных изданий. Зараженные документы обрабатываются раствором биоцида и находятся под наблюдением. Если же заражен только контейнер, то его заменяют, а компакт-диски, в профилактических целях, обрабатывают биоцидом. 3. Световой режим Документы на компакт-дисках хранят в темноте или при освещении рассеянным светом, не содержащим ультрафиолетовое излучение. Нельзя допускать попадания на компакт-диски прямых солнечных лучей - это приводит к размагничиванию поверхностного слоя. 4. Изготовление копий документов на компакт-дисках Изготовление копий выполняют посредством перезаписи информации на носитель того же типа или перевода ее на носитель другого типа. Последующее копирование документов выполняют с копии. При копировании нельзя забывать о применении мер к защите дисков от повреждения. 5. Контроль состояния документов на компакт-дисках Контроль включает визуальный осмотр контейнеров, поверхности компакт-дисков и проверку сохранности записанной на нем информации. Осуществлять контроль необходимо не реже одного раза в год. Контроль состояния контейнеров и поверхности компакт-дисков включает визуальный осмотр на наличие механических повреждений и загрязнений на их поверхности. Контроль сохранности информации предполагает тестирование документа на компакт-диске на наличие ошибок чтения. 6. Хранение и использование документов на компакт-дисках Документы на компакт-дисках хранят вертикально в специальных контейнерах из безопасных материалов, которые маркируют для облегчения поиска. Маркировку документов на компакт-дисках выполняют на нерабочей стороне, используя специальные маркеры и/или этикетки. Но 23 лучше наносить маркировку на сам контейнер, а не на диск. Не допускается создание на этикетке диска надписей шариковой ручкой, фломастером, карандашом и т.п. Правила пользования компакт-дисками: Не прикасайтесь руками к рабочей поверхности диска. Это приводит к его повреждению и снижению качества звучания. Вставляя и извлекая компакт-диск, держите его за ребро и центральное отверстие. Не царапайте диск. Лазерное излучение достаточно успешно «огибает» мелкие дефекты на поверхности диска, но более крупные могут стать причиной ошибок при считывании данных. Особенно следует опасаться круговых царапин, располагающихся вдоль информационной дорожки диска. Такие повреждения могут привести к потере целых сегментов данных, восстановить которые уже не удастся. Не изгибайте диск. Поликарбонатная подложка — материал достаточно прочный, но при излишнем усердии в ней могут появиться трещины или диск можно просто сломать. Не используйте компакт-диски с облезающей этикеткой, а также диски, загрязненные или покрытые остатками клея. Нельзя использовать носители с поврежденной поверхностью (трещины, царапины и т.п.), а также диски с измененной геометрией. В результате их использования может нарушиться нормальная работа проигрывателя или окажется невозможным извлечение компакт-диска. Не следует хранить компакт-диски без коробок (защитных пакетов). При хранении и использовании документов на компакт-дисках принимают меры к предотвращению ударов контейнеров, перемещению и вибрации компакт-дисков внутри контейнеров, предотвращают проникновение влаги, вредных газов, пыли, солнечных лучей и образование конденсата внутри контейнеров. Не подвергайте диск воздействию химически активных веществ. Поверхность пластмассовой подложки диска и отражающий слой могут быть повреждены нашатырным спиртом, бензолом, ацетоном и хлорсодержащими чистящими растворами. Появление на рабочей поверхности носителя темных разводов, пятен, точек и прочих дефектов является признаком начавшегося разрушения, при этом диск на протяжении некоторого времени еще можно использовать. Если информация на диске представляет определенную ценность, ее следует незамедлительно переписать на другой носитель. В целях сохранения особо ценной или часто используемой информации целесообразно делать архивные копии (дубликаты). Стабилизацию документов на компакт-дисках по отношению к физико-химическому фактору выполняют, помещая их в жесткие контейнеры из инертного материала. 24 Вышеперечисленные правила немногим отличаются от правил хранения документов на традиционных носителях, но их соблюдение поможет продлить жизнь электронным документам и сохранить информацию, которую они несут, для пользователей и потомков. Накорякова И.А. Фазовое хранение как один из методов стабилизации редких документов Библиотеки, обладающие собранием редких и ценных документов, должны более тщательно относиться к их сохранению. Если в библиотеке есть специалисты в области консервации, реставрацию и стабилизацию документов могут выполнять только они. За неимением специалиста по консервации, библиотекарь должен знать и уметь выполнить некоторые стабилизационные меры по защите редких документов. В условиях любой библиотеки для ценных документов возможно применение методов фазовой консервации. Фазовая консервация – это хранение документов в контейнере из инертного материала (картон, пластик, дерево, металл, лавсановая пленка и т.д.). Лучший материал для хранения документов различного вида – бескислотный картон, изготовленный из высокосортной сульфатной целлюлозы. Российские производители в настоящее время предоставляют для консервации документов бескислотный картон ТУ ОП №5434-181- 00248645-99 (разработчики ОАО «ВНИИБ» и Библиотека РАН), изготовленный из высокосортной сульфатной хвойной целлюлозы, толщиной 1,00+0,05мм, массой 660-740г/м 2 , значением pH водного экстракта 7,0-8,5 и щелочным резервом не менее 2,2%, значением сопротивления излому в поперечном направлении не менее 1200 двойных перегибов. Известны картон электроизоляционный марки ЭВ толщиной 0,4-0,5мм (ГОСТ 2824) и картон хром-эрзац двухслойный толщиной 0,4- 0,5мм (ТУ ОП 5453-011-04766356-00), которые могут применяться для изготовления папок. В контейнер можно поместить документ на любой фазе его существования (частично или полностью реставрированный, поврежденный, новый). Некоторые категории книг являются идеальными кандидатами для хранения в контейнерах: редкие, ценные, художественные издания. Даже если такая книга находится в хорошем состоянии, ее желательно поместить в микроклиматический контейнер. Если книга нуждается в реставрации, но у библиотеки нет возможности ее осуществить (нет художника-реставратора, необходимого оборудования и 25 материалов, или просто книга ждет своей очереди на реставрацию), издание необходимо срочно поместить в контейнер. Документы, которые находятся в состоянии разрушения, но не являющиеся настолько ценными, чтобы подвергаться дорогостоящей обработке, можно поместить в контейнеры для того, чтобы сохранить их как единое целое на полке. Слишком тонкие книги, малоформатные, хрупкие или необычной формы помещают в контейнер для сохранения формы и для защиты от повреждений во время обращения с ними. Фазовое хранение защищает документ от: пыли, загрязнения, воздействия вредных примесей в воздухе; света; механических нагрузок в процессе хранения и при транспортировке; резких перепадов температур и относительной влажности воздуха; при аварии контейнеры первыми принимают на себя действие повреждающих факторов (воды, огня, дыма, копоти и т.п). В конечном счете, буферные свойства бескислотного картона замедляют старение изданий, выводят из них вредные вещества и предотвращают их повреждение. Важной особенностью футляров является то обстоятельство, что они способны защитить документы, которые уже утратили исходную прочность и приобрели разнообразные механические утраты и повреждения. В этом случае изготовление даже достаточно дорогого футляра значительно дешевле реставрации, кроме того, это придаёт эстетичный вид разрушающейся книге и продлевает её жизнь. Перед помещением документа в микроклиматический контейнер его необходимо подготовить: обеспылить сухим или влажным способом, если есть следы поражения плесенью – провести дезинфекцию биоцидом или слегка увлажненным марлевым тампоном, если нет биоцида. Для каждого документа изготавливается индивидуальная коробка, исходя из его размеров. Контейнеры изготовляются без применения клея, но можно использовать липучки и завязки. Контейнер создается из одного листа и крепится за счет угловых и центрального клапанов. Когда коробка закрыта, угловые клапаны занимают правильное положение и мешают попаданию света и пыли, не позволяют мелким деталям выпасть из коробки, также они увеличивают жесткость углов, наиболее подверженных ударам. Для изготовления контейнера также необходимы: 26 • линейка длинная (не менее 50см), важно, чтобы деления начинались непосредственно от края линейки; • длинная полоска с ровным краем из дерева или оргстекла (размер зависит от формата картона и книг, но не менее метра). Желательно, чтобы она была не очень узкая и легкая; • нож (наиболее удобный вариант – нож с обламывающимися по мере затупления лезвиями); • фальцевальная косточка (ее можно заменить медицинским шпателем); • подложка для разрезания (кусок толстого картона или коврик для раскройки ткани); • карандаш. Важно правильно измерить книгу, чтобы коробка была не слишком свободной (такая коробка не обеспечит необходимой опоры, и книга внутри нее будет перемещаться, а переплет истираться), но и не слишком плотной (она может вызвать повреждение углов переплета, который будет с трудом в ней помещаться). Расстояние между документом и микроклиматическим контейнером должно быть от 2мм до 5мм. Перед началом изготовления контейнера измеряется высота, ширина и толщина книги. В А С Рис.1 Измерение книги При измерении советуем следовать следующим рекомендациям: • найдите совершенно плоскую рабочую поверхность; • измерьте высоту книги (в нескольких местах, используйте наибольшее значение); • измеряя ширину книги, положите ее на стол и вертикально прислоните к корешку ограничитель (например, кусок твердого картона). Не прижимайте книгу к ограничителю, иначе ее форма изменится, и результаты измерения будут занижены. Лучше 27 сделать несколько замеров (передней и задней крышки, вверху и внизу), и наибольший результат принять за ширину книги; • положите картон поверх книги так, чтобы он лежал горизонтально. Линейку поставьте вертикально на стол и измерьте расстояние от стола до картона. Измерение лучше провести в нескольких точках. Самое большое значение и будет толщиной книги. После снятия замеров можно приступить к изготовлению контейнера. Сначала необходимо разметить приготовленный лист картона (сделать карандашом отметки по краям листа со всех сторон, чтобы затем обозначить все линии сгиба или отреза). Далее производится биговка, т.е. с помощью косточки и приготовленной длинной полоски (из дерева или оргстекла) на картоне проводятся все линии, обозначенные на схеме (см. Рис.2). Длина центрального клапана – произвольная, но обычно – от 1/3 до 2/3 от величины «А». На схеме жирными линиями обозначены линии отреза, пунктирными – линии сгиба. С + 3–5 0,2 мм см. В С В С произвольно (5–10 см) ½ А С отверстие для центрального клапана А С ½ А центральный клапан Рис.2 Схема изготовления микроклиматического контейнера Обычную линейку для биговки использовать неудобно, т.к. она слишком тонкая и легкая, при биговке необходимо прилагать некоторую 28 силу, а линейку трудно удержать на нужной линии. Биговка преследует две цели: во-первых, проведенные линии хорошо видны, во-вторых, по ним будет легко сгибать картон. На первый взгляд может показаться, что проще прочертить все линии карандашом, но на деле согнуть картон по таким линиям будет непросто. Далее под лист картона подкладывается подложка, и с помощью ножа и полоски из дерева или оргстекла картон разрезается по жирным линиям (см. Рис.2), кроме отверстия для центрального клапана. После этого нужно согнуть (сфальцевать) контейнер по пунктирным линиям, используя косточку. Контейнер почти готов, осталось вырезать отверстие для центрального клапана. Дело в том, что отверстие для центрального клапана и по длине, и по расположению должно полностью совпадать с линией основания центрального клапана, чтобы он входил легко и в то же время плотно. Теперь, когда контейнер уже сфальцован, можно его согнуть, совместить основание клапана с той линией, на которой будет отверстие, отметить на ней местоположение центрального клапана и вырезать для него отверстие. Контейнер готов. После помещения книги в контейнер за ее состоянием нужно вести наблюдение. Если она была поражена плесенью и обработана биоцидом, возможно повторное возникновение плесени. Можно для удобства разработать условные обозначения на коробках, чтобы, не вынимая книгу, знать, нуждается ли она в наблюдении. Если нет возможности изготовить микроклиматический контейнер, а книга нуждается в защите, можно ее обернуть крафт-бумагой. Существенный минус такого способа – бумага не обеспечит необходимой жесткости, поэтому книгу во избежание деформации нужно хранить горизонтально. Но при этом она будет защищена от воздействия света, некоторых видов механических повреждений (например, истирания), перепадов температуры и относительной влажности, химических примесей в воздухе. В заключение следует отметить, что твердые переплеты и защитные футляры в сочетании с оптимальным температурно-влажностным режимом, соблюдением чистоты воздуха и соответствующей освещенности в фондохранилищах библиотек способны обеспечить практически бесконечно долгое существование нашего богатейшего культурно- исторического наследия. |