Сохранность библиотечных фондов. Департамент культуры и национальной политики Кемеровской областиГосударственное учреждение культуры
 Скачать 0.5 Mb.
|
|
Создание страхового фонда библиотеки. В 2005 году выявлены документы, представляющие наибольшую историко-культурную значимость. В первую очередь, это краеведческая газета «Кузнецкий рабочий» (в разные годы она имела разные названия), подшивки которой хранятся в библиотеке с 1936 года. В 2008 году ЦБС подключилась к долгосрочному региональному корпоративному проекту КемОНБ им. В.Д. Федорова по созданию «Электронного архива краеведческих периодических изданий». В ЦБС им. Н.В. Гоголя проектом руководит Малаховская О.А., заведующая центром краеведческой информации. За 1936 год (тогда газета называлась «Большевистская сталь») оцифровано 173 номера газеты. К сожалению, 42% номеров или 65 отсутствуют, или по своему физическому состоянию не подлежат сканированию. В редакции газеты за 1936 год отсутствуют (сохранились издания только с 1937г). Планируем разыскать эти номера в краеведческом музее или научно – техническом музее имени академика И.П.Бардина. Сейчас получаем электронную версию газеты «Кузнецкий рабочий» от редакции в обратной хронологии. А мы, в свою очередь, будем предоставлять им электронные версии оцифрованных газет. Ксерокопирование газет «Кузнецкий рабочий» до 90-х годов для читателей, в целях сохранности, не разрешается, позволено только сканировать или фотографировать издания. Сканирование особо ценных и редких документов разрешается в отделах, формирующих электронные коллекции. Таким образом, создается страховая копия документа в целом или его частей. Третий раздел: книжные памятники. Как таковых книжных памятников в библиотеках города нет, есть издания редкого фонда. Для отнесения документов к книжным памятникам их должна обследовать специальная комиссия, руководствуясь определенными критериями. Сейчас разрабатывается Государственный стандарт «Книжные памятники. Основные понятия». В библиотеках города были выявлены редкие издания, создана база данных редкого фонда города для сводного регионального каталога «Редкой книги». Эта работа закончена в 2007 году, и данные переданы в КемОНБ им. В.Д. Федорова. Четвертый раздел: безопасность библиотеки и библиотечных фондов. Администрацией ЦБС ежегодно проводятся мероприятия по ГО и ЧС и пожарной безопасности: обучение персонала, инструктажи, учебные занятия и т.п. В октябре 2006г. на базе ЦБ органами пожарной безопасности для всех учреждений культуры города проводилось показательное учебное занятие с эвакуацией читателей и персонала. Ежегодно библиотеки оснащаются и пополняются современными системами охранной сигнализации (оснащены все библиотеки). В настоящее время в ЦБ монтируется система экстренного оперативного оповещения о пожаре. Заменены огнетушители, выполняются замечания сотрудников служб пожарной безопасности. Пятый раздел: сохранность библиотечных фондов в процессе использования. Уточнен путь документа от комплектования до предоставления пользователю и, при необходимости, до списания. На каждый этап 66 разработаны типовые документы и формы, обеспечивающие сохранность по всей технологической цепочке. В ЦБС имеется переплетная мастерская, штат 2 работника. Это помогает поддерживать документы в надлежащем состоянии. Конечно, ее оборудование не соответствует современным требованиям: старый папшер, проволокошвейная машина. В данный момент нет финансовой возможности их заменить. Но работают квалифицированные специалисты, и уже несколько лет переплет газет, журналов, а также книг, осуществляется в своей мастерской. За год переплетается около 500 подшивок газет и более 5 тыс. экземпляров книг. Из-за неудовлетворительного полиграфического состояния (клеевой переплет, некачественная бумага, тонкие обложки) новые поступления проходят предупредительный ремонт в переплетной мастерской: прошив, укрепление корешка. Силами библиотечных работников и читательского актива ежегодно ремонтируется около 10 тыс. экз. Что касается переплетного материала, то часть его (картон, клей) мы получаем в обмен на макулатуру с фабрики «Знамя», занимающейся ее переработкой. Незначительная часть поступает с полиграфкомбината как плата за обслуживание его работников на территории предприятия. Большую же часть переплетного материала библиотека приобретает самостоятельно. В недавнем прошлом использовали для этого средства от продажи списанной литературы, но сейчас, к сожалению, продажа запрещена. В профессиональной прессе сообщалось, что еще несколько лет назад Российской национальной библиотекой разработано новое Положение о продаже списанной литературы, но до сих пор оно не рассмотрено в Министерстве финансов. В настоящее время, как и у всех ЦБС, списание литературы в ЦБС им. Н.В. Гоголя приостановлено. Из-за недостаточного финансирования ежегодное поступление не соответствует Модельному стандарту деятельности публичных библиотек муниципальных образований Кемеровской области. Так, в 2007г., согласно стандарту, фонд библиотеки должен был пополниться на 59075 экз. (при планируемой книговыдаче 1554600 экз.). Фактическая книговыдача составила 1830345 экз. и, соответственно, пополнение фонда должно было составить 69553 экз. документов, а фонд пополнился только на 22675 экз. Этот процесс может привести к тому, что библиотека превратится в склад устаревшей и ветхой литературы. Следует убеждать Администрацию области и Департамент в том, что процесс старения, ветшания необратим, и только когда будет достаточное финансирование комплектования - состояние наших фондов будет соответствовать нормативным показателям. Все структурные подразделения ЦБС в достаточном количестве оснащены копировальными аппаратами, что позволяет удовлетворять 67 читательские запросы, но при этом нужно не забывать о сохранности оригинала документа, его физическом состоянии. В ЦБС проводятся плановые (при необходимости - и внеплановые) проверки библиотечного фонда. Регулярно организуются санитарные дни. В работе с читателями основное внимание уделяется воспитанию бережного отношения к фонду. Весь комплекс мероприятий по сохранности фонда пронизан этой идеей. Предупреждение и ликвидацию читательской задолженности оправдала залоговая система, введенная в ЦБС с 1996 года, хотя она требует много времени на ведение всех финансовых документов. В 2008 году Положение «О залоговой системе абонемента» переработано и приведено в соответствие с Гражданским кодексом и Федеральным законом «О залоге». С июля 2008г. начата работа по штрихкодированию всех поступающих в ЦБС документов и ретроввод изданий, имеющихся на абонементе, где установлено три автоматизированных рабочих места. Планируется закончить эту работу к 2011году, а также оснастить абонемент автоматизированной системой выдачи документов, электронными воротами для контроля за сохранностью. Отделом основного книгохранения осуществлен ретроввод документов, полученных до 1994 года, в электронный каталог. В 1999 году была создана комиссия по сохранности библиотечного фонда, которая осуществляет руководство работой в данном направлении. Она изучает и внедряет опыт работы других библиотек в области сохранности фонда, предоставляет на обсуждение вопросы сохранности на различных уровнях, планирует работу ЦБС в данном направлении, осуществляет методическое и практическое руководство, оказывает консультативную помощь по вопросам сохранности библиотечного фонда библиотекам других систем и ведомств. Комиссия по сохранности, а также главные специалисты, работающие в этом направлении, разрабатывают и внедряют (в дополнение к федеральной и региональной) нормативно-регламентирующую документацию ЦБС. В последние годы разработаны или переработаны следующие документы: - Положение о фонде ЦБС; - Положение по учету, хранению и выдаче особо ценных и редких изданий; - Инструкция по срокам хранения периодических изданий в ЦГБ им. Н.В.Гоголя г.Новокузнецк; - Положение о ночном абонементе; - Положение о залоговой системе абонемента; - Положение об отделе организации и использовании единого фонда; 68 - Положение о внутрисистемном обмене ООИЕФ МУ ЦБС им. Н.В. Гоголя г. Новокузнецк; - Положение о городском обменно-резервном фонде; - Инструкция к составлению и оформлению актов на списание документов из фондов МУ ЦБС им. Н.В. Гоголя г.Новокузнецк; - Технологическая карта: путь прохождения актов списания в ЦБС; - Положение о МБА и ЭДД; - Положение о работе видео-абонемента; - Перспективный план проверок библиотечного фонда МУ ЦБС им. Н.В. Гоголя г.Новокузнецк на 2008-2012 гг.; - Информационная карта (паспорт) библиотечного фонда отдела организации единого фонда. Один из разделов паспорта содержит сведения о режиме хранения и использования фонда. В течение 2008-2009 гг. паспортизацию фондов должны провести все наши структурные подразделения–фондодержатели. В заключение хочется отметить, что фондами ЦБС г.Новокузнецк пользуются не только жители города, но и жители других городов и поселков юга Кузбасса (в год ЦБС обслуживает более 1500 иногородних читателей). Всего читателей более 80 тысяч, и задача сохранения фондов является важнейшей проблемой, от решения которой зависит экономическое, интеллектуальное и духовное развитие общества. Губарькова Т.В. Практическая работа по сохранности библиотечных фондов абонемента Центральной городской библиотеки им. Н.В. Гоголя г.Новокузнецк Фонд абонемента ЦГБим. Н.В. Гоголя универсальный и насчитывает 60 тыс. изданий. Ежегодно отдел абонемента обслуживает 10 тыс. читателей (посещений - 62-63 тыс.), выдавая при этом около 200 тыс. изданий. В библиотеку обращаются читатели не только города Новокузнецк, но и других городов юга Кузбасса. От сохранности сформированного библиотекой фонда в большой степени зависит полнота удовлетворения читательских запросов, уменьшение числа отказов, сокращение затрат на ремонт и переплет изданий. Основными причинами утраты библиотечных фондов на абонементе являются: естественное физическое старение; интенсивность использования; неаккуратность читателей; 69 несанкционированный вынос изданий. В отделе абонемента, как ни в одном другом, стоит проблема нахождения разумного баланса между сохранностью документов и доступностью их для читателя. В связи с недофинансированием в течение нескольких десятилетий библиотека не получала в достаточном количестве литературу. В результате значение имевшихся в библиотеке изданий, несмотря на их ветхость и устаревание, возросло. Восполнение утрат в фонде требует серьезных финансовых затрат и, как следствие, повышается требовательность к читателю по сохранению полученных в библиотеке изданий. В условиях недокомплектования возрастает обращаемость литературы и, как следствие, нагрузка на фонды, что ведет к быстрому ветшанию. Обращаемость в целом на абонементе в 2007 году – 3,5. Это самый высокий показатель по системе (общая обращаемость по ЦБС – 1,8). При этом обращаемость общественно-политической литературы – 6,7, а художественной – 8,1. Современные издания не отличаются, в большинстве случаев, качественным переплетом. Из этой ситуации есть следующий выход - прежде всего, издания с дефектом не попадают на полки. При работе читателя с документом могут происходить неумышленные (выпадение страниц, разрушение корешка, истирание и разрывы бумаги, загрязнение документа) и умышленные разрушения (надписи на полях, подчеркивание, вырезание или вырывание страниц, иллюстраций, загибание уголков, загрязнение). Внимательный осмотр при приеме литературы и расстановке позволяет выявить повреждения и своевременно их устранить. Мелкий ремонт библиотекари осуществляют самостоятельно (периодически проводятся занятия, на которых они обучаются навыкам ремонта) или с помощью читателей. Издания долговременного использования, нуждающиеся в «капитальном ремонте», как правило, сдаются в переплетную мастерскую (в 2006 году переплетено 666 экз. литературы, в 2007 – 462, в 2008 – более 300 экз.). В профилактических целях новые издания в мягкой обложке, со слабым клеевым переплетом, также отдаются в переплетную мастерскую. Очень важно следить за внешним состоянием каждой книги и в целом за фондом, т.к. красиво изданная книга в хорошем состоянии удерживает читателя от неправильного обращения с нею. Уверенность библиотекаря в том, что читателю была выдана книга или журнал в хорошем состоянии, позволяет предъявлять повышенные требования к виду литературы при приеме. Если дефект небольшой, зачастую сотрудники просят читателя самостоятельно отремонтировать книгу или журнал, объясняя ему как это сделать более качественно и эффективно. Если документам нанесен значительный урон, то читатель обязан заменить их равноценными. 70 С 1995 года при абонементе существует видеоабонемент. Изначально его основу составляли видеокассеты; на сегодняшний день это 1800 видеокассет и 300 DVD дисков. Они требуют не меньшей, а в какой-то мере большей заботы о себе, по сравнению с бумажными носителями, причина которой – хрупкость. Сохранять фонд видео документов помогает создание резервных копий. В обязанность библиотекарей входит проведение разъяснительных, профилактических бесед с пользователями по предупреждению нарушений порядка работы с библиотечными документами. Прежде всего, новый читатель знакомится с «Правилами пользования библиотекой». Особое внимание следует обратить на пункты, где прописаны обязанности, в том числе по отношению к фонду, и ответственность пользователя за причиненный ущерб. На абонементе извлечения из правил размещены в буклетах и на стенде возле кафедры обслуживания. В беседе с новым читателем библиотекарь обязательно говорит об условиях выдачи литературы, о своевременном возврате, о бережном отношении к книге. Работники библиотеки воспитывают у читателей бережное отношение к библиотечным документным фондам и рассматривают эту работу как единый непрерывный процесс. Воспитывать культуру обращения с книгой помогают различного вида закладки, где, кроме данных о часах работы отдела, имеется информация о правилах пользования книгой: «… библиотечная книга – общественное достояние. Она куплена на налоги всех граждан, и все они имеют на нее равные права. Берегите же книгу и любой другой материал из библиотечного фонда. Обертывайте их в бумагу или пленку, пользуйтесь книжными закладками. Перелистывайте осторожно, беря за верхний правый угол страницы. Содержите книгу в опрятности. Если нечаянно повредите книгу (помнете уголок, надорвете страницу, загрязните), - попробуйте аккуратно исправить оплошность, а если это затруднительно, при возвращении сообщите о повреждении библиотекарю. Вместо назидания вы получите от него благодарность. Возвращайте взятый материал своевременно, а если он вам нужен - позвоните по телефону, и вам назначат новый срок сдачи. Помните об обязательстве, данном вами при записи в библиотеку!». Подобная закладка-напоминание выдержала уже два переиздания и продолжает активно использоваться в работе. Недавно был издан еще один вид закладок с шутливой картинкой, но серьезным призывом: «Сохраним книгу друг для друга!». Традиционно на абонементе проводятся выставки под названиями: «Скажем «нет!» книжному вредителю!», «Книга просит помощи» и т.д., рассказывающие о том, как важно сохранять библиотечные фонды. На стеллажах, где обычно размещаются журналы, были помещены несколько журналов с вырезанными страницами. Сопровождалась эта выставка таким текстом: «Уважаемые читатели! К сожалению, вы не сможете прочесть эти 71 журналы, потому что их испортили другие читатели, возможно, ваши друзья или знакомые. Давайте беречь книги и журналы, сохраняя их для себя и других». Большая часть фонда абонемента находится на открытом доступе для читателей. К сожалению, факты хищения имеют место быть. В фонде дежурит библиотекарь-контролер, но и этого недостаточно. Сохранность документов может быть обеспечена внедрением электронной защиты фондов, поэтому с июля 2008 года активно ведется работа по штрих- кодированию и ретровводу документов в электронный каталог, с целью подготовки к электронной книговыдаче и маркировке документов магнитными датчиками. За это время присвоены штрих-коды 3500 экз. изданий; в электронную базу введено 1200 экз. К 2011 году эта работа должна быть завершена, и абонемент будет оснащен автоматизированными системами контроля за выносом документов из фондов. В скором времени ожидается установка видеонаблюдения, что также поможет более эффективно сохранять фонды. Отдел абонемента оснащен современными средствами противопожарной безопасности, регулярно проводятся занятия с работниками. Все мероприятия по обеспечению сохранности документов в процессе обслуживания реализуются через то или иное ограничение читательских прав или связаны с определенными для него неудобствами. В правилах пользования библиотекой говорится, что читателю выдается не более 5 экземпляров книг и 5 экземпляров журналов на читательский формуляр. Срок пользования литературой ограничивается одним месяцем, с правом продления, но не более двух сроков по усмотрению библиотекаря. Выдачу ценной или активно спрашиваемой литературы библиотекарь может ограничить двумя неделями. Способствует обеспечению сохранности изданий выдача их под денежный залог, который не возвращается, в случае утраты издания, или из которого взыскивается сумма на ремонт, в случае повреждения документа. Залоговая система существует с 1998 года. Залог взимается: с читателей при выдаче им на дом малоэкземплярной учебной литературы, справочных изданий, наиболее ценных научных и художественных публикаций, аудиовизуальных средств; с читателей иногородних, проживающих в отдаленных от библиотеки районах города; со всех читателей, нарушивших правила пользования библиотекой. При выдаче под залог оформляется соответствующая запись в «Журнале учета залоговых средств». Пользователем заполняется заявление, которое служит договором между читателем и библиотекой. 72 Залог является гарантией, и даже, если читатель не возвратил документ, библиотека сможет пополнить фонд за счет оставленного залога. Выполнение читателем срока возврата книги является важным условием, обеспечивающим ее сохранность. Поэтому при выдаче литературы на дом библиотечный работник не только устно проговаривает срок возврата литературы, но и следит за тем, чтобы читатель обязательно отметил дату на листках возврата в книге, а также обращает внимание на номер телефона, по которому, в случае необходимости, можно продлить литературу. Активно ведется работа по устранению читательской задолженности. К сожалению, работа осложняется тем, что в настоящее время услуги адресного стола дорогостоящи, взыскание через суд также связано с большими трудовыми и финансовыми затратами. Но есть и «плюсы». Помимо традиционных извещений и звонков на домашние телефоны, введены в практику звонки на сотовые телефоны. Это не так дорого, как кажется на первый взгляд, но эффективно. С задолжников берется пеня за каждый просроченный день, но иногда библиотека идет навстречу читателям - вместо денежного штрафа принимаем литературу, которая морально не устарела и будет востребована. Дары и пожертвования от читателей помогают пополнять и сохранять фонды. Все поступления разделены на несколько направлений: те издания, которые пользуются спросом, оформляются как пожертвования и передаются в отдел комплектования и на обработку; часть литературы передается в отдел комплектования для внутрисистемного перераспределения, а также в макулатуру; часть даров используется для замены идентичных изданий; в личных библиотеках читателей оказалось много классики, популярных изданий 70-80-х годов. Это позволило убрать с полок ветхие издания, заменяя их такими же, но в прекрасном состоянии. Восстанавливаются прежние формы работы. Это - сотрудничество с администрациями учебных заведений города. Рассылаются письма с просьбой включить в обходные листы выпускников библиотеку. Перед библиотекарем стоит сложная задача - обеспечить современному читателю максимально комфортные условия использования документов, при этом сохранить фонд для последующих поколений пользователей. 73 |