Лекции готовые в Moodle. Информационные процессы в экономике. Основные тенденции развития информатизации в экономике
 Скачать 3.34 Mb.
|
|
ГЛАВА 4. ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ АИС В ЭКОНОМИКЕ. Экономическая информация, ее виды и структура. Системы классификации и кодирования в информационном обеспечении АИС. Проектирование документации и электронный документооборот. Внутримашинное информационное обеспечение. Базы данных и базы знаний. Экономическая информация, ее виды и структура. В буквальном переводе с латинского слово informatio означает разъяснение, осведомление, сообщение о каком-то факте, событии и т.п. В кибернетике информация обычно трактуется как степень устранения неопределенности знания у получателя. Иными словами, информацией является не любое сообщение, а лишь такое, которое содержит неизвестные ранее его получателю факты. Если в полученных сведениях ничего нового для получателя нет (например, два умножить на два получается четыре), то количество полученной информации будет равно нулю. И поэтому общим являются понятия данные или сведения - любые сообщения без оценки их значимости или полезности для потребителя. В Федеральном законе от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», (редакция, действующая с 10.01.2016) информация - сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления [11]. Однако данные или сообщения - это только «оболочка», размещенная на материальном носителе, сама же информация на нем может содержаться, а может и отсутствовать. Понятие информации используется в основном с философских позиций как всеобщее свойство материи к отражению, характеризующее любой взаимодействие между объектами и окружающей средой. Информация отражает сущность объекта, его свойства, а данные и сведения об объекте - это форма проявления этой сущности (аналогично как в экономической теории: цен на товар много, а стоимость только одна). Более точным является определение Блюмина А.М. [45] Информация - сведения (сообщения, данные) о лицах, предметах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления, несущие новые знания и являющиеся объектом получения, переработки или преобразования, хранения и передачи с помощью знаков, символов, условных сигналов, технических средств и т.д. Категория информации впервые использовалась американским математиком Клодом Шенноном в его книге «Теория информации». Он является основателем теории информации, нашедшей применение в современных системах связи [115]. Важно понимать, что информация имеет некоторые специфические свойства, отличающие ее от товара. Если у меня есть 2 книги, и я одну из них отдам, у меня останется лишь одна книга. Но если у меня есть какие-то знания, и часть из них я передам студентам, у меня останется все, что было. А при обмене информацией даже прибавятся знания и педагогический опыт. В отличие от природных ресурсов (например, нефти и газа) информация неисчерпаема и может предоставляться в неограниченном количестве экземпляров, в частности, программный продукт 1С: Предприятие 8.3. Понятия «данные», «информация» и «знания» нельзя рассматривать как синонимы. Высшей организацией информации являются знания. Информацию различают по отраслям знаний: техническая, экономическая, биологическая и т.п. Экономическая информация относится к области экономических знаний. Она характеризует процессы снабжения, производства, распределения и потребления материальных благ и непосредственно связана с управлением коллективами людей. Информация является фактором производства, наряду с материальными, трудовыми, финансовыми ресурсами и предпринимательством, экономическая информация отражает состояние и определяет развитие экономики страны, всех ее звеньев. Управление экономическими объектами всегда связано с преобразованием экономической информации (рис. 4.1).  Рис. 4.1. Модель системы управления. С кибернетических позиций любой процесс управления сводится к взаимодействию управляемого объекта (им может быть станок, цех, отрасль) и системы управления этим объектом. Последняя получает информацию о состоянии управляемого объекта, соотносит ее с определенными критериями (планом производства, например), на основании чего вырабатывает управляющую информацию. Очевидно, что управляющие воздействия (прямая связь) и текущее состояние управляемого объекта (обратная связь) - есть не что иное, как информация. Реализация этих процессов и составляет основное содержание работы управленческих служб, включая и экономические. Внутри общего понятия «экономическая информация» выделены понятия статистическая, рыночная, финансовая, страховая, банковская, кредитная и другие виды. Статистическая информация необходима как для осуществления государственного управления, так и для управления предприятиями. Рыночная информация состоит из биржевой и финансовой информации (котировки ценных бумаг, валютные курсы, учетные ставки, рынок товаров и капиталов, инвестиции, цены и т. п.), маркетинговой информации (структура рынка, сегмент предприятия на рынке, спрос, предложения, потребители, конкуренты, конкурирующие товары, поставщики, общеэкономические тенденции, отраслевые тенденции), коммерческой бизнес-информации (общая информация по финансовому рейтингу, финансовая информация по активам и пассивам фирмы, по обороту, по стоимости продаж, кредитно-аналитическая информация по ликвидности, по коэффициентам рентабельности, платежно-аналитическая информация, сроки исполнения платежей, сведения о компаниях, фирмах, корпорациях, направлении их работы и продукции, ценах на продукцию; о финансовом состоянии, связях, сделках, деловых новостях в области экономики и бизнеса и т. п.). Для доведения сведений об экономических объектах до пользователей применяются различные формы представления информации: текстовая, цифровая, графическая, штриховая, акустическая, электронная и пр. На практике часто используются и смешанные формы представления, где различные формы дополняют друг друга. При работе с информацией имеется ее источник и получатель. Пути и процессы, обеспечивающие передачу сообщений от источника к потребителю, называются информационными коммуникациями. С кибернетической точки зрения экономическая информация есть продукт преобразования исходных данных, используемый для принятия решений, направленных на обеспечение заданного состояния экономики и ее оптимального развития. Надо отличать понятие «экономической информации» от понятия «экономические знания». Последние означают экономическую информацию, усвоенную человеком, не существующую вне его сознания и позволяющую решать задачи в экономической области. Под структурой информации понимают выделение элементов, информационных единиц и установление взаимосвязей между ними. В деятельности любой фирмы присутствует информационный ресурс - это документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных и др. информационных системах), т.е. документированные знания. Информационные ресурсы в современном обществе играют не меньшую, а нередко и большую роль, чем ресурсы материальные. Знание - кому, когда и где продать товар может цениться на меньше, чем товар, и в этом плане динамика развития общества свидетельствует о том, что на «весах» материальных и информационных ресурсов последние начинают преобладать. Причем тем сильнее, чем более общество открыто, чем более развиты в нем средства коммуникации, чем большей информацией оно располагает. Информационные ресурсы являются исходной для создания информационных продуктов. Последние являются результатом интеллектуальной деятельности человека и распространяются с помощью услуг. Посредством информационных услуг осуществляется получение и предоставление в распоряжение пользователя информационных продуктов. Юридической основой этой операции должен быть договор между двумя сторонами поставщиком и потребителем, а источником информационных услуг - базы Данных. Они могут существовать в компьютерном и некомпьютерном вариантах, в виде библиографических и небиблиографических взаимосвязанных данных, основанных на общих правилах описания, хранения и манипулирования данными. Экономическая информация подразделяется по следующим признакам: по отраслевой принадлежности (промышленности, транспорта, сельского хозяйства и пр.); по принадлежности к производственной и непроизводственной сфере; по стадиям воспроизводства, отражающим снабжение, производство, распределение, потребление; по элементам производственного процесса, отражающим материальные, трудовые и финансовые ресурсы; по временным стадиям управления - на перспективную (прогнозную, плановую) и ретроспективную (учетную, отчетную) отчетности; по полноте отражения событий - достаточная, избыточная (например, «спам»), недостаточная; по функциональным признакам или функциональным подсистемам, например информация о производстве, финансах, трудовых ресурсах и т.д. по стабильности: переменная - разовая информация, возникающая в процессе фиксации на материальном носителе хозяйственных фактов; условно-постоянная - не меняется в течение некоторого периода (справочники, планы, нормы и т.д.); постоянная - не меняется в течение длительного периода (год и место рождения и пр.); по форме появления: входная - поступающая в компьютер в форме документов, сообщений, сигналов; промежуточная (например, оборотная ведомость по учету товаров на складе); результирующая - полученная в процессе обработки входной и промежуточной информации; по источнику возникновения: *внешняя (по отношению к предприятию) - отражает состояние рынка, конкурентов, прогнозы процентных ставок, цен, налоговой политики правительства, социальную ситуацию в регионе и т.д.; внутренняя - возникает внутри системы организации; по форме представления: документированная и недокументированная. Экономическая информация отражает состояние экономического объекта в пространстве и во времени, поэтому важным для пользователя является понятие адекватности информации или уровня соответствия создаваемого информационного образа реальному объекту. Адекватность информации выражается в синтаксической, семантической и прагматической формах. В синтаксическом аспекте отображаются только формально-структурные характеристики информации без связи с ее смысловым содержанием и полезностью для пользователя. Здесь рассматривается структура информационных сообщений на носителях, объемы данных и пр. В синтаксическом аспекте имеет смысл воспользоваться единицами, принятыми в информатике. Независимо от структуры базы для выбора технических параметров компьютера и его компонентов (оперативная память, внешние накопители и т.п.) используется единица информационного объема: 1 байт (Byte) соответствует одному вводимому символу для большинства кодировочных таблиц ASCII, КОИ-8 и т.п.; 1 Кбайт (КВ) равен 1024 байт; 1 мегабайт равен 1024 килобайт; 1 гигабайт равен 1024 мегабайт и т.д. В семантическом аспекте отображается смысловое содержание информации и ее обобщение независимо от их практической ценности для получателя. В данном случае рассмотренный набор знаков имеет определенный смысл, а могла бы оказаться бессмысленной, например, «Профессору Иванову А.С. начислена заработная плата в марте 2015 г. в сумме 29 тыс. тонн». С синтактической точки зрения сообщение построено правильно как набор символов абстрагированных от содержания, а в семантическом аспекте будет отброшено как ошибочное. Семантический анализ информации позволяет моделировать процесс понимания информации компьютером, точность соотнесения единиц естественного языка с единицами семантического. Этот уровень предполагает проектирование реквизитного состава документов, разработку логической структуры базы данных, создания системы классификации и кодирования и др. Под структурой информации понимают выделение элементов, информационных единиц и установление взаимосвязи между ними. Экономической информации присущи свои структуры, в основе которых лежит ее содержательность. При наиболее распространенном подходе выделяются следующие единицы в порядке укрупнения: реквизит, показатель, информационное сообщение, файл, поток, подсистема информационной базы, информационная база. Реквизит (поле, элемент, атрибут) является неделимой единицей младшего ранга, несущей качественную или количественную характеристику объекта (предмета, факта и т.п.), например, наименование материала, его масса, габарит и т.д. Реквизиты-признаки отражают качественную сторону хозяйственной операции, реквизиты-основания - количественную. Объединение реквизитов для одного объект приводит к образованию показателя, который несет полную количественную и качественную характеристику предмета или процесса. Структура показателя может быть представлена так: сентябрь, Иванов В.И., рубли (реквизиты-признаки); 22580 (реквизит-основание). Совокупность показателей, содержащихся в документе, формирует информационное сообщение. Группа однородных сообщений, объединенных по определенному признаку (например, требования на отпуск материалов в производство за февраль 2015 года), составляет информационный массив (файл). В решении задачи используются один или несколько файлов. Например, при составлении расчетно-платежной ведомости по заработной плате необходимы файлы-справочники (фамилии, И.О.; табельные номера работающих; видов оплат и удержаний и пр.); файлы по начислению заработной платы; файлы по удержаниям из заработной платы. Массивы (файлы) по различным признакам могут объединяться в потоки, используемые при решении различных комплексов задач управления (например, по учету труда и заработной платы, по управлению денежными потоками и пр.). Из информационных потоков формируются информационные подсистемы, образующие информационную систему объекта в целом. Прагматическая (потребительская) адекватность отражает отношение информации и ее потребителя. Здесь отображается ценность информации для управленческой системы на каждом ее уровне, полезность информации для выработки управленческих решении. Прагматический подход связан с исследованием отношения полученной информации непосредственно к получателю с точки зрения полезности, ценности, актуальности. Например, рапорт о невыполнении сменно-суточного задания цехом, полученное спустя месяц, вряд ли будет полезно для принятия решения начальником цеха. Обладатель информации — лицо, самостоятельно создавшее информацию, либо получившее на основании закона или договора право разрешать или ограничивать доступ к информации, определяемой по каким-либо признакам [11]. Если экономическая информация представляет ценность для предметной деятельности, то она является товаром, за исключением случаев, предусмотренных законодательством РФ (коммерческая или служебная тайна и пр.). Информация, как всякий товар, имея потребительскую стоимость, обладает рядом особенностей, отличающих ее от товаров, например, продуктов питания, которые при потреблении, как известно, исчезают. К числу особенностей информации как товара следует отнести: неисчерпаемость - по мере развития общества и роста потребления ее запасы не убывают, а растут; сохраняемость - при использовании не исчезает и даже может увеличиваться за счет трансформации полученных сообщений; несамостоятельность - проявляет свою «движущую силу» только в соединении с другими ресурсами (труд, техника, сырье, энергия). Следующим важнейшим свойством экономической информации, как товара, является ее цена, формирующаяся на рынке под воздействием, в основном, спросаи предложения. Например, цена на программу «1С-Предприятие 8.2.» формируется, исходя из затрат на разработку этого информационного продукта, его качества, а также ожидаемого спроса на него. Предложение этого товара может быть обеспечено без каких-либо ограничений в нужном количестве экземпляров в отличие от товарно-материальных ресурсов, которые, как известно, со временем истощаются. Если информация представляет ценность для организации, то необходимо эту ценность не только использовать, но и защищать. Цена информации в предпринимательской деятельности может также определяться, как величина ущерба, который может быть нанесен фирме в результате использования коммерческой информации конкурентам или прибыли (дохода), который может быть получен фирмой в результате использования коммерческой информации при принятии управленческих решений. Информация может использоваться в организации, если удовлетворяет следующим требованиям: конфиденциальность, целостность, оперативность использования (доступность) и достоверность. Часть информации, обращающейся в фирме, представляет собой конфиденциальную информацию, чаще она отражает коммерческую тайну. Под коммерческой тайной предприятия понимаются сведения о производстве, технологии управлении, финансах, и другой деятельности предприятия, разглашение (передача, утечка) которых может нанести ущерб его интересам [16]. Информация может составлять коммерческую тайну, если она отвечает следующим требованиям (критерии правовой охраны): к ней нет свободного доступа на законном основании; обладатель информации принимает меры к охране ее конфиденциальности. К коммерческой тайне не может быть отнесена информация: содержащаяся в учредительных документах; содержащаяся в документах, дающих право заниматься предпринимательской деятельностью (регистрационные удостоверения, лицензии и т.д.); содержащаяся в годовых отчетах, бухгалтерских балансах, формах государственных статистических наблюдении, аудиторских заключений, а также в иных, связанных с исчислением и уплатой налогов; содержащая сведения об оплачиваемой деятельности государственных служащих; •содержащаяся в годовых отчетах фондов об использовании имущества; связанная с соблюдением экологического и антимонопольного законодательства, обеспечением безопасных условий труда, реализацией продукции, причиняющей вред здоровью населения; о деятельности благотворительных организаций и некоммерческих организаций, не связанных с предпринимательской деятельностью; о наличии свободных рабочих мест; о реализации государственной программы приватизации; о ликвидации юридического лица; •для которой определены ограничения по установлению режима коммерческой тайны в соответствии с федеральными законами и принятыми в целях их реализации подзаконными актами. В современных условиях хозяйствования необходимо ориентироваться в огромном количестве ресурсов, представляемых Интернетом. К основным сервисам Интернета на сегодняшний день можно отнести следующие сервисы, которые объединены в четыре группы: сетевые системы передачи информации; сетевые системы поиска информации; коммуникационные сетевые системы (электронная - e-mail, FTP, общение в Интернете, сетевые новости и т.д.); мультимедийные информационные системы [45]. В качестве источников и поставщиков экономической информации на информационном рынке выступают государственные и коммерческие структуры, юридические и физические лица. Каждый пользователь может создать свою страницу в среде www и представить ее в сети. Мультимедийные информационные системы обладают специфическими особенностями: могут содержать различные виды информации (не только текстовую, но и звуковую, графическую, анимационную, видео и т. д.); обладают высокой степенью наглядности материалов; поддерживают различные типы файлов: текстовые, графические, аудио и видео-. К специализированным интернет-ресурсам экономической информации относятся продукты, представленные информационным агентством AK&M [155]; ежемесячным деловым журналом РИА «РосБизнесКонсалтинг» [208]; информационным агентством «Финмаркет» [175]; компанией Парк.ру [204]; информационно-аналитическим агентством «ПРАЙМ» [207]; агентством «Интерфакс». Кроме отечественных агентств рыночной информации представлена группа зарубежных информационных агентств: LexisNexis, QUESTEL-ORBIT, Рейтер (Reuters), Телерейт (Telerate), Тенфор (Tenfore) и Блумберг (Bloomberg) и др. С более подробной информацией о представляемых этими агентствами информационных ресурсах, продуктах и услугах можно ознакомиться в [45]. Систематизируя, отметим основные свойства экономической информации: преобладание буквенно-цифровых знаков; широкое распространение документов как носителей исходных данных и результатов их обработки; значительный объем постоянных и условно-постоянных данных; дискретность, вызванная тем, что экономическая информация характеризует объект (явление, процесс) либо на определенный момент времени, либо за определенный промежуток времени; возможность длительного хранения; способность к преобразованиям, детализации, агрегированию в зависимости от поставленной задачи; относительная простота алгоритмов расчетов (преобладают арифметические и логические операции); тиражируемость в сколько угодном количестве экземпляров; принадлежность как объект собственности и наличие материального носителя. Системы классификации и кодирования в информационном обеспечении АИС. Информационное обеспечение (ИО) - важнейшая обеспечивающая подсистема АИС, предназначенная для снабжения пользователей информацией, характеризующей состояние управляемого объекта и являющейся основой для принятия управленческих решений. Эта совокупность средств и методов построения информационной системы экономического объекта. Информационное обеспечение включает: системы показателей, классификаторов, кодов и документации, различные файлы на машинных носителях, автоматизированные банки данных (АБД) и базы знаний. В ходе проектирование ИО выполняются следующие работы: определение состава показателей, необходимых для решения экономических задач, их объемно-временных характеристик и информационных связей; исследование возможностей использования общегосударственных и отраслевых классификаторов, разработка локальных классификаторов и кодов; проектирование форм новых первичных документов и выявление возможностей применения унифицированной системы документации; определение типа организации автоматизированного банка данных (АБД); проектирование форм вывода результатных сведений. Целью внедрения АИС является дальнейшая информатизация конечного пользователя, поэтому его участие в проводимых информационных и внедренческих работах необходимо и является важной предпосылкой их успешного выполнения. Появляются дополнительные возможности: введение в компьютер справочников, формирование всевозможных докладов и таблиц произвольной формы, широкий обмен информацией между пользователями и пр. При обработке экономических данных и составлении различных сводок возникает необходимость в группировке по реквизитам-признакам. Группировка осуществляется на основе систем классификации и кодирования. Целью классификации и кодирования является составление и взаимоувязки различных предметов, понятий, свойств элементов информации. Классификация заключается в распределении элементов множества на основании зависимостей внутри признаков. Например, при кодировании товаров выделяются такие классификационные признаки, как группа, подгруппа, сорт (артикул), размер. Номенклатура товаров - это упорядоченный полный список однородных наименований, включающих отдельные строки - позиции. В процессе классификации используются следующие основные понятия: система классификации - совокупность методов и правил классификации и их результат; объект классификации - элемент множества классификации; признак классификации - свойство или характеристика объекта, по которому осуществляется классификации; классификационная группировка - часть объектов, выделенная при классификации. Распространенными являются такие названия классификационных группировок как класс, подкласс, группа, подгруппа, вид, подвид, тип. Классификатор - это документ, представляющий систематизированный перечень названий и кодов классификационных группировок или объектов классификации. Позиция классификатора - название и код классификационной группировки или объекта классификации. Вместимость классификатора - наибольшее количество позиций, которую может содержать классификатор. Внедрение классификатора - проведение комплекса мероприятий, обеспечивающих применение классификатора в определенной предметной области. Ведение классификатора - поддержка классификатора в актуальном состоянии. Бывает автоматизированной и ручной. Система ведение классификатора - совокупность служб, методов и средств, обеспечивающих ведение классификатора и информационное обслуживание. В Единую систему классификации и кодирования (ЕСКК) входят самые разнообразные классификаторы: Общегосударственные, предназначенные для информационного обмена между различными АИС, разрабатываются в централизованном порядке. Примерами являются классификаторы продукции, административно-территориального деления страны, отраслей, профессий, предприятий и организаций, единиц измерения, документации, налогоплательщиков и т.д. Отраслевые, единые для отдельных отраслей такие, как банковские коды планов счетов, виды оплат и удержаний из заработной платы, видов операций движения материальных ценностей и др. Локальные, составленные для АИС предприятий и организаций, такие, как коды структурных подразделений, табельных номеров работающих, дебиторов и кредиторов и др. Каждая позиция Общероссийского классификатора продукции (ОКП), действующего с 1 июля 1994 г., содержит шестизначный цифровой код, из которого пять знаков отражают группу продукции, а шестой знак - контрольное число. Первые два знака означают классы продукции, следующий знак - подкласс, затем указывается одним знаком группа, следующий знак - подгруппа, а последний знак - вид продукции. Например: 5714309 - плиты облицовочные пиленые из природного камня. Локальные классификаторы содержат информацию, достаточную для деятельности только одного объекта управления (предприятия. учреждения). Такие классификаторы характеризуются и относительно легкой разработкой, и простотой внесения изменений и дополнений. К их недостаткам относится необходимость перекодировки информации при передаче на более высокие уровни управления. Общегосударственные и отраслевые классификаторы разрабатываются системным способом и содержат полную и достаточную информацию, используемую на различных уровнях управления, однако структура классификатора громоздкая, а код многозначный. Эти классификаторы обеспечивают информационный обмен между АИС разных уровней. Различают два метода классификации [129]: Иерархический метод - между классификационными группами устанавливаются отношения подчинения, последовательной детализации свойств типа: класс - подкласс - группа - подгруппа - вид и т.д. В иерархической классификации каждый объект попадает только в одну классификационную группировку, объединение группировок одного иерархического уровня дает исходное множество объектов. Глубина иерархии определяется классификационными признаками. Фасетный метод - исходное множество объектов разбивается на подмножества в соответствии со значениями отдельных фасеток Фасет - набор значений одного признака классификации. Фасеты взаимно независимы. Каждый объект может одновременно входить в различные классификационные группировки. Правила построения иерархического классификатора следующие: Определить число признаков, указать их наименование и соподчиненность (например, А (группа материала) включает Б (подгруппу), Б включает В (вид), В включает Г (подвид)). Определить число значений каждого признака и выбрать максимальное. Построить классификационное дерево (рис. 4.2).  |