|
|
Информационные таможенные технологии(таможенное дело). Информационные таможенные технологии Характеристика информационных процессов и информационных потоков в системе таможенных органов
ЕАИС ФТС России как техническая платформа для автоматизации системного анализа и управления в таможенном деле.
Принцип 1: В качестве платформы для автоматизации необходимо использовать уже имеющееся в организации программное обеспечения (Например 1С, собственные АСУП).
Принцип 2: Создайте группу внедрения. В состав группы должны войти:Пользователи программного продукта (служба качества, системный администратор, представитель руководства, собственники ключевых процессов СМК); Программисты (внутренние или внешние); Эксперты проекта – специалисты, не принимающие участия в проектировании автоматизированной системы, но способные компетентно оценить систему и дать рекомендации. Как правило, это внешние консультанты. Принцип 3: Создайте четкое Техническое задание на автоматизированную систему СМК. ТЗ должно учитывать: Массивы информации, подлежащие анализу и обработке; Интерфейс (внешний вид) программы, удобной для всех пользователей; Описание внешнего вида формируемых отчетов при обработке информации; Детализацию операций выполняемых пользователями программного продукта; Способы обмена информацией между пользователями; Степень защиты и прав доступа для пользователей. Принцип 4: Внедряйте систему поэтапно. Создайте план внедрения системы. Определите "пилотные" подразделения, на которых будет обкатываться программа. Проанализируйте результаты "обкатки". Скорректируйте программу. Приступайте к следующему подразделению.К началу 1996 г. сложились все предпосылки для проектирования и отработки элементов второй очереди ЕАИС. Основой качественного изменения функционирования центрального вычислительного комплекса ГТК России и всей вычислительной среды ЕАИС стал поэтапный переход к использованию технологий территориально распределенных баз данных на основе платформы Windows NT и новой системной среды СУБД Oracle. Новая программно-техническая платформа позволила обеспечить оперативный и диалоговый доступ ко всем информационным ресурсам таможенных органов не только центральному аппарату ГТК России, региональным таможенным управлениям и таможням, но и заинтересованным в получении таможенной информации федеральным органам исполнительной власти (Минэкономики России, МНС России, ФСБ России, МВД России и др.).
«Электронный документооборот»
Автоматизация электронного документооборота является важным шагом в повышении конкурентоспособности любой компании. Внедрение СЭД позволяет компаниям существенно упростить проблемы, связанные с поиском, доступом и хранением документов, и как следствие избежать многих проблем, возникающих в процессе ведения документооборота.Основными задачами внедрения СЭД являются:эффективное управление документопотоками на предприятии;централизованное хранение документов;повышение контроля исполнения работ по документам;увеличение продуктивности работы сотрудников;облегчение доступа к информации для принятия управленческих решений;информационная безопасность предприятия.Какие же выгоды получают компании от автоматизации документооборота?Внедрение корпоративных СЭД дает организациям два типа преимуществ: тактические и стратегические. 1. Тактические преимущества внедрения СЭД связаны в основном с сокращением затрат. Их достаточно легко определить и измерить. Измеряемые в денежном выражении преимущества могут быть просчитаны на основе подсчета того, сколько можно убрать физических шкафов для хранения документов, сколько площадей освободить, сколько освободить серверов, которые часто хранят много копий одних и тех же документов.Итак, автоматизация электронного документооборота дает организациям следующие тактические преимуществаФизическое освобождение места Уменьшение затрат на копирование Уменьшение затрат на доставку информации в бумажном виде Уменьшение затрат на ресурсы: люди и оборудование Уменьшение затрат на бумагу Повышение продуктивности работы: более быстрое выполнение работ, увеличение общего количества выполняемых работ, улучшение работы с данными/записями (документами, имеющими юридические обязательства), возможность выполнения новых типов работ или выполнения работ по другому В качестве отправных цифр, которые могут быть использованы при расчете соответствующих возвратов, можно воспользоваться данными Siemens Business Services (были опубликованы в журнале iBusiness, N4, 2000):30% времени рабочих групп тратится на поиски и согласование документов 6% документов безвозвратно теряются Каждый внутренний документ копируется до 20 раз (на одной конференции было сказано о 3-хкратном сокращении затрат на расходные материалы для принтеров и копировальных аппаратов после внедрения СЭД) Автоматизация электронного документооборота на 20-25% увеличивает производительность труда персоналаСтоимость архивного хранения электронных документов на 80% ниже в сравнении с бумажными Пример расчетов возврата от инвестиций в корпоративные системы электронного документооборота Представление об экономическом эффекте от внедрения в организации СЭД, на этапе концептуальной проработки можно получить на некоторых гипотетических расчетах. Безусловно, получение более точных цифр требует проведения комплексного обследования предприятия и апробирования модели СЭД на одном из структурных подразделений. Для того, чтобы представить возможный экономический эффект от внедрения системы электронного документооборота, воспользуемся следующими гипотетическими расчетами на основе оценки труда сотрудника при работе с документами по традиционной бумажной технологии:"Средний" сотрудник выполняет в день 10 операций по поиску различных документов Поиск одного документа занимает в среднем 2 минуты В 10% случаев сотрудник не находит нужный документ В случае, если документ не был найден сразу на его поиски тратится еще 2 минуты дополнительно Если документ все-таки не найден, сотрудник переключается на иную работу Средняя годовая зарплата $12.000 в год ($1.000 в месяц) Накладные расходы на содержание сотрудника (налоги и пр.) 100% Расчет экономии после внедрения СЭД:(10 раз/день х 2 мин. + 10 раз/день х 10% х 2 минуты) х 1/(8 час. х 60 мин.) х $24.000 Итог: если внедрить электронную систему управления документами, то получается $1.100 экономии в год в расчете на одного сотрудника. Если в Вашей организации работает 100 сотрудников, и все они работают с документами, то Вы экономите $110.000 в год.2. К стратегическим преимуществам внедрения СЭД относятся преимущества, которые связаны с улучшениями в ключевых бизнес-процессах. А это связано с ростом оборота или прибыли, если речь идет о коммерческих структурах, или с улучшениями в работе, принятии решений, обслуживании, если речь идет, например, об органах государственной власти. По самой своей природе эти преимущества труднее измерить.
Итак, внедрение электронного документооборота дает следующие стратегические преимущества:Появление возможности коллективной работы над документами (что невозможно при бумажном делопроизводстве); Значительное ускорение поиска и выборки документов (по различным атрибутам); Повышение безопасности информации за счет того, что работа в СЭД с незарегистрированной рабочей станции невозможна, а каждому пользователю СЭД назначаются свои полномочия доступа к информации; Повышение сохранности документов и удобства их хранения, так как они хранятся в электронном виде на сервере; Улучшение контроля за исполнением документов. Главный результат автоматизации документооборота - наведение порядка в работе с документами, существенная оптимизация бизнес процессов, сокращение сроков принятия управленческих решений и повышение эффективности работы организации в целом. После внедрения СЭД руководство компании получает эффективный инструмент управления, необходимый для развития бизнеса в современных условиях.Как выбрать систему электронного документооборота (СЭД) для компании? На что надо обратить внимание?У сотрудника, которому поручено курирование вопроса автоматизации делопроизводства и документооборота в организации, вместе с постановкой задачи возникает необходимость выбора средства для ее реализации, то есть подходящего программного обеспечения. При выборе системы электронного документооборота следует учитывать несколько важных моментов. Рассмотрим их подробнее.Платформа-Платформа, на которой разработана система электронного документооборота, - важный аспект, влияющий на развитость функционала СЭД. Имеет смысл остановить свой взгляд на той платформе, которая уже имеется в организации. Это, во-первых, поможет пользователям быстрее научиться работе в СЭД, а во-вторых, облегчить этот процесс персоналу, который в дальнейшем будет поддерживать систему. Но если планируется установка "с нуля" или к системе электронного документооборота предъявляются повышенные требования (по надежности, количеству хранимых документов и одновременно работающих пользователей), то стоит обратить внимание на платформы, разработанные специально для использования их в качестве основы для развитых систем автоматизации.Разработчик-Сейчас на российском рынке систем автоматизации присутствуют как западные, так и отечественные компании-разработчики. В больших корпорациях-клиентах со смешанным капиталом чаще всего выбор будет сделан в пользу иностранной компании-разработчика. Но для российского предпринимателя лучше иметь дело с отечественной разработкой, в которой учитываются особенности работы с документами, принятые на территории нашей страны. И не забудьте обратить внимание на опыт предоставления услуг автоматизации компанией-разработчиком: сколько лет на рынке выбранный поставщик, какую репутацию он имеет, кто его заказчики в вашем регионе, в вашей области деятельности. Также можно посоветовать обратить внимание на то, насколько предлагаемые услуги являются для кампании-разработчика специализированными. В компании, которая занимается автоматизацией большого количества задач, к вам вряд ли будут так же внимательны, как в компании, для которой автоматизация делопроизводства и документооборота является сутью бизнеса.Желательные качества современной СЭДСовременная система электронного документооборота должна быть:гибкой (работать как в локальной сети, так и иметь возможность подключения удаленных рабочих мест через Интернет);настраиваемой (если у вас изменился порядок обработки документов, то перенастройка в соответствии с новой формой системы не должна занимать много времени);функционально полной (работать с разными видами и контурами документооборота);работающей с различными программно-аппаратными платформами и операционными системами.Подумайте об интеграции с уже используемыми системами. И все же основным критерием выбора компании-автоматизатора должен стать предлагаемый ею сервис. Конкуренция в этом секторе рынка столь высока, что реальные преимуществ той или иной системы при первом знакомстве с предлагаемой системой выявить сложно. А вот скорость реакции на запросы, полнота и четкость ответов специалистов службы технической поддержки, а также доброжелательность менеджеров дадут вам представление об отношении к вам как к заказчику.Рискует ли чем-нибудь компания в процессе внедрения СЭД? Выбор системы автоматизации документооборота – это только часть работ, которые необходимо провести в рамках процесса внедрения. По ходу проекта могут возникнуть ситуации, когда вложенные деньги и потраченное время могут оказаться под угрозой срыва проекта как по объективным (нехватка ресурсов), так и субъективным (нежелание принять новое, незнакомую систему автоматизации) причинам. На какие моменты надо обратить внимание, чтобы начавшийся проект автоматизации успешно завершился? Риск проектов внедрения условно подразделяют на три группы: организационный, административный, психологический.К группе организационного риска можно отнести: отсутствие четких целей проекта;отсутствие жестких временных регламентов реализации проекта и эффективного контроля выполнения работ;недостаточное планирование и недооценка важности составных частей проекта (информационное обследование, обучение пользователей работе с системой, установка системы, ее опытная эксплуатация);риск, связанный с несогласованностью взаимодействия участников внедрения (исполнителя, соисполнителей) в процессе выполнения работ, требующих координации;недостаточное управление внутренними коммуникациями, информирование сотрудников компании о ходе работ и текущих результатах;риск, связанный с изменением требований к реализации документооборота и делопроизводства в системе в процессе ее внедрения.В группе административного риска можно выделить: недостаточное внимание руководства к проекту;высокую загруженность участников проекта по основной деятельности;слабую вовлеченность в проект сотрудников компании.В ряде психологического риска отмечу: отсутствие уважения и доверия к команде автоматизатора;низкая квалификация кадров на предприятии;сопротивление со стороны персонала компании.Кроме того, в рамках "сопротивления со стороны персонала компании" выделю: нежелание обучаться,боязнь у сотрудников того, что их деятельность станет "прозрачной";боязнь у сотрудников возможных изменений в связи с обнаружением зон неоптимальности их деятельности;нарушение привычного порядка взаимоотношений и производственной деятельности;страх перед неспособностью работать в системе;нежелание руководителей различных уровней переходить на новую технологию документооборота.Для преодоления вышеописанного необходимо учитывать психологические аспекты взаимодействия людей, объединенных решением одной задачи. Планирование и гибкая подстройка под реальные условия проекта помогут контролировать рамки проекта и четко организовать работу внутри каждого пункта плана. Проведение PR-акций, разъясняющих преимущества применения выбранной системы электронного документооборота взамен существующей технологии, а также проведение обучения сотрудников помогут преодолеть психологический негатив и понять необходимость работать по-новому. А поддержка на самом высоком уровне топ-менеджмента организации даст возможность преодолеть административные риски – держите свое руководство в курсе проводимых мероприятий, вовлекайте его в проект, информируйте о ходе выполнения работ.Внедрение системы электронного документооборота позволяет решить все эти проблемы, а также: обеспечит слаженную работу всех подразделений; упростит работу с документами, повысит ее эффективность; повысит производительность труда сотрудников за счет сокращения времени создания, обработки и поиска документов; повысит оперативность доступа к информации; позволит разграничить права доступа сотрудников к информации. Вывод: автоматизация документооборота необходима в любой организации, независимо от масштаба и типа собственности. Внедрение СЭД нужно начинать прямо сейчас.Процесс внедрения состоит из нескольких этапов. Основными этапами являют следующие: Обследование организационной структуры предприятия, выявление основных бизнес-процессов, потоков работ и формальное описание схемы движения документов. Составление номенклатуры документов, формирование справочников и классификаторов, составление инструкций. Адаптация системы на основе информации, полученной на этапе обследования. Установка и настройка программного обеспечения и опытная эксплуатация. Окончательная настройка системы с учетом недочетов, выявленных во время опытной эксплуатации. Обучение персонала организации. Некоторые их этих этапов могут идти параллельно. Особое внимание следуют обратить на процесс обучения персонала, не следует экономить на нем средства, так как в случае неподготовленности персонала даже самая совершенная система, идеально подходящая для вашей организации, будет малоэффективна.В зависимости от перечисленных выше факторов внедрение системы может занять от одной-двух недель до полугода. Внедрение системы управления ресурсами предприятия может занять год и более.Отдельного рассмотрения заслуживает стоимость систем. Основным правилом является следующее: системы одного класса стоят примерно одинаково. Стоимость системы зависит от нескольких факторов: класса системы, функциональных и технологических возможностей системы-представителя определенного класса, масштаба внедряемой системы. Стоимость системы складывается не только из стоимости лицензий программного обеспечения – работы, проводимые на том или ином этапе процесса внедрения, также потребуют средств, причем сумма, потраченная на внедрение, может значительно превышать суммарную стоимость лицензий необходимого программного обеспечения. Следующим весьма важным фактором, влияющим на конечную стоимость системы, является величина расходов на эксплуатацию, сопровождение и техническую поддержку системы.Выводы. Системы одного класса стоят примерно одинаково, общая стоимость системы определяется не только стоимостью лицензий программного обеспечения. Не следует экономить на процессе внедрения – эффективность системы в подавляющем большинстве случаев зависит от правильности выбора системы и правильно проведенного процесса внедрения.
Работы с ведомственной электронной почтой и средствами подготовки электронных форм документов.
С целью повышения надёжности, оперативности и исключения "заторов" в работе ведомственной электронной почты Министерства культуры (далее - ВЭП) устанавливаются следующие режимы работы абонентов:
1. Объём памяти почтового ящика абонента – 20 МБ. Выделение большего объём производится в обоснованных случаях. Устанавливается администратором.2. Просмотр почтового ящика должен выполняться абонентом ежедневно. 3. Исходящие (входящие) сообщения (вложения) должны переводиться на жёсткий магнитный диск после их отправки (получения). 4. Дата и время отправки и получения каждого сообщения должны подтверждаться уведомлениями, для чего почтовая программа компьютера каждого абонента должна быть настроена на запрос уведомлений (квитанций). 5. Срок хранения сообщений в памяти почтового сервера (почтовом ящике) не должен превышать 5 дней. Устанавливается абонентом. При длительном отсутствии абонента срок удаления допускается продлить до возвращения абонента, но не более чем на 30 дней6. Суммарный объём пересылаемых сообщений с вложениями не должен превышать 1 МБ. Вложения большего объема должны быть заархивированы программой WinRaR. Если и после архивации объём превысит 1 МБ, то вложения необходимо пересылать частями.7. Руководителям организаций довести настоящие указания до абонентов по подчинённости.8. При невыполнении настоящих указаний объяснения о сбоях в работе ВЭП не принимаются (администратор имеет техническую возможность удаленного контроля). В целях совершенствования системы ведомственной электронной почты и обеспечения информационной безопасности при организации обмена электронными копиями документов, содержащих сведения ограниченного распространения, и не содержащих сведений, .составляющих государственную тайну, обязываю: 1. Утвердить Временный порядок по использованию ведомственной электронной почты для передачи между таможенными органами электронных копий документов, содержащих сведения ограниченного распространения, и не содержащих сведений, составляющих государственную тайну (далее - Временный порядок), и ввести его в действие с 01 января 2008 года. 2. Управление делами ФТС России (А.И. Свечников) обеспечить: прием-передачу электронных копий документов на уровне ФТС. России, а также контроль их приема-передачи и регистрации таможенными органами; направление заявки в ГНИВЦ ФТС России на получение сертификатов ключей ЭЦП операторов приема-передачи; подготовку до 10 октября 2007 года в установленном порядке предложений о внесении в организационно-штатную структуру Управления делами и таможенных органов изменений в целях обеспечения реализации Временного порядка. 3. Главное управление информационных технологий (А.Е. Шашаев) выделить Управлению делами две рабочие станции и принтеры. 4. ГНИВЦ ФТС России (О.П. Пучков) организовать в Управлении делами автоматизированные рабочие места приема-передачи электронных копий документов (далее - АРМ приема-передачи), обеспечить их администрирование и сопровождение. 5. Начальников региональных таможенных управлений, таможен: назначить двух операторов приема-передачи; направить заявку в ГНИВЦ ФТС России на получение сертификатов ключей ЭЦП операторов приема-передачи; организовать учет, хранение и применение электронных носителей сертификатов ключей ЭЦП в соответствии с требованиями, установленными в ФТС России; организовать АРМ приема-передачи электронных копий документов. Контроль за исполнением настоящего распоряжения оставляю за собой.Электронная почта - сетевая служба, позволяющая пользователям обмениваться сообщениями или документами без применения бумажных носителей. Электронная почта - основное средство общения в Интернет. Удобство безбумажных технологий, на первый взгляд, очевидно. Но главное преимущество систем электронного документооборота не столько в экономии времени и расходных материалов, сколько в новой более четкой организации бизнес-процессов компании. Документооборот прежде всего связан с построением единой информационной среды компании. Единство в данном случае означает как возможность оперативной работы в системе всех сотрудников, так и единую базу документов.... архивные решения, интеграция с электронной почтой и другими приложениями и пр. .... но и журнал перемещения бумажного оригинала документаОперации копирования и размножения документов (статей, объявлений, рекламных проспектов и др.) весьма распространены в деловом бизнесе и других областях трудовой и общественной деятельности. Для целей копирования и размножения документов используются специальные технические средства . Дня получения небольшого количества копий (до 25 экз.) целесообразно пользоваться средствами копирования документации (репрографии), при большом тиражировании (более 25 экз.) - средствами размножения документов (оперативной или малой полиграфии).Принципиальное отличие средств копирования от средств малой полиграфии заключается в том, что при копировании копия снимается непосредственно с документа-оригинала, а при размножении - с промежуточной печатной формы, изготовленной с документа-оригинала.Электрографическое копирование. Электрографическое (электрофотографическое, ксеро-графическое) копирование является в настоящее время наиболее распространенным способом копирования. Более 70% мирового парка копировального оборудования составляют электрографические копировальные аппараты (ЭГКА), посредством которых изготавливается свыше 50% всех копий, получаемых в мире.Основные достоинства электрографического копирования:высокие оперативность, производительность и качество копирования;возможность масштабирования и редактирования документа при копировании;получение копий с листовых и сброшюрованных документов;получение копий с различных штриховых, полутоновых, одно- и многоцветных оригиналов;получение копий на обычной бумаге, кальке, пластиковой пленке, алюминиевой фольге и др.;сравнительно невысокая стоимость аппаратов и расходных материалов, легкость обслуживания.Электронный документооборот — высокотехнологичный и прогрессивный подход к существенному повышению эффективности работы органов государственной власти и местного самоуправления.Залогом успешной работы органов власти всегда является эффективная деятельность государственных служащих. Но для качественного обслуживания потребностей граждан вчерашние методы обработки информации уже не являются наилучшими. Сегодня необходимо иметь доступ к информационным ресурсам и сократить временные затраты на решение задач, не связанных с обслуживанием граждан.Отсутствие необходимости вручную размножать документы, отслеживать перемещение бумажных документов внутри организации, контролировать порядок передачи конфиденциальных сведений существеннейшим образом снижает трудозатраты делопроизводителей. Сквозной автоматический контроль исполнения на всех этапах работы с документами кардинально повышает качество работы исполнителей, делает сроки подготовки документов более прогнозируемыми и управляемымиСовместное использование систем электронного делопроизводства и хранилищ информации позволяет систематизировать и объединять информацию, что облегчает ее анализ и составление отчетов. Для поиска скрытых закономерностей в больших массивах данных можно принимать более эффективные решения и действия, основанные на соответствующих технологиях извлечения информации из данных (data mining techniques).Все это возможно только в системе управления, построенной на основе полностью электронного документооборота.Информационные безбумажные технологии облегчают процесс управления знаниями. Они образуют основу решений, которые обеспечивают автоматизированный и централизованный обмен знаниями и извлекают лишь необходимую информацию из всех доступных источников.Системы электронного делопроизводства и документооборота могут способствовать созданию новой организационной культуры в органах власти, сделав работу государственных служащих более легкой, интересной и значимой. Информационные технологии позволяют государственным служащим трудиться не только над выполнением внутриведомственных задач, но и совместными усилиями решать более широкий спектр государственных проблем. Информационные технологии могут также выступать в качестве катализатора, благодаря которому органы власти перейдут на новый уровень взаимоотношений с населением, когда государственные служащие будут напрямую отвечать на запросы граждан и относиться к ним как к клиентам, а не как к докучливым посетителям.Как уже говорилось выше, электронный документооборот — это совокупность новых технологий работы с документами. Применяемые технологии позволяют организовать «бесшовное» взаимодействие систем, обеспечивающих различные операции обработки документов. В первую очередь к таким технологиям можно отнести:технологии распознавания текстов, трансформирующие бумажные входящие документы в полностью электронную форму представления;электронный аналог собственноручной подписи;
средства передачи данных;средства хранения электронной информации.Перечисленные технологии позволяют подсистемам, выполняющим различные функции, органичнодополнять друг друга. Подобное взаимодействие позволяет резко повысить эффективность труда госслужащих при работе с документами.Электронный документооборот позволяет создать в органе власти единое информационное пространство, интегрируя в информационный узел все документальные системы. Интеграция осуществляется без потери качества работы с документами, с сохранением традиций российского делопроизводства.Основа подобной интеграции — надежное хранилище документов и взаимодействующие с ним системы документооборота. Все обрабатываемые документы хранятся в едином хранилище, что позволяет обеспечить оптимальный поиск и выборку информации при подготовке материалов.Решения Microsoft и партнеров в области электронного документооборота и делопроизводства обеспечивают этот главный стержень дальнейшего развития органа власти, поскольку они позволяют включить в единое информационное поле главную прикладную задачу органа власти — работу с организационно-распорядительными документами.Схема взаимодействия систем электронного документооборота с единым хранилищем документов органа власти на примере наиболее протяженного цикла обработки документов отражена на рис. 7. Под наиболее протяженным циклом подразумевается случай, когда входящий документ порождает подготовку исходящего документа, включающего анализ архивных документов и внутренних рабочих материалов.Упомянутый на вышеприведенной схеме архив электронных документов формально не относится к документообороту. Однако работа с архивными документами является важным этапом при подготовке новых материалов. Интеграция архива электронных документов в единое информационное пространство органа власти позволит сделать доступ к архивным материалам оперативным и эффективным.Представленные на рис. 7 операциирегистрация входящего документа;рассмотрение входящего документа;регистрация внутреннего или исходящего документа — являются функциями делопроизводства и документооборота организационно-распорядительных документов. Все эти операции регламентированы общегосударственными и ведомственными инструкциями по делопроизводству и выполняются с помощью системы автоматизированного делопроизводства и электронного документооборота (сокращенно — САДЭД). Система также автоматизирует операции:согласования проекта внутреннего или исходящего документа;утверждения внутреннего или исходящего документа;рассылки и публикации документов.Это обусловлено необходимостью использования в вышеперечисленных операциях электронного аналога собственноручной подписи и криптозащиты. Обе эти технологии регламентированы федеральным законодательством и должны проводиться при помощи ПО, имеющего необходимые сертификатыОтличие САДД, упоминавшейся в разделе «Автоматизация бумажного документооборота и делопроизводства», от САДЭД заключается в том, что первая система обеспечивает управление потоками бумажных документов, а вторая организует работу с полностью электронными организационно-распорядительными документами.Остальные отображенные на рис. 7 операцииподготовка текстов документов;поддержка рабочих материалов (информационные документы, справочники, статьи, общие списки, расписания и пр.) и единых шаблонов документов;поддержка базы нормативно-справочной информации и руководящих материалов — оперируют «неофициальными» документами, работа с которыми не регламентирована общегосударственными или ведомственными инструкциями. На текущий момент в большинстве органов власти и местного самоуправления данные операции уже выполняются с применением СВТ. Задача автоматизирующей системы — организовать эффективную коллективную работу над текстами документов и предоставить каждому госслужащему насыщенное информационное пространство для обеспечения деятельности.Реализация этих задач отводится системе организации коллективной работы, подробнее описанной в разделе «Подсистема обеспечения коллективной работы над проектами документов».Документооборот официальных документовОсновной целью при разработке технологий электронного документооборота являлось достижение максимальной преемственности правил и приемов бумажного документооборота и журнально-картотечного делопроизводства, что позволяет обеспечить безболезненный переход от традиционных технологий к современным.Системой делопроизводства обрабатываются документы, хранимые в едином хранилище документов органа власти. Это позволяет включить документы, обрабатываемые официальным документооборотом в единое информационное пространство органа власти.
Технологию электронного документооборота поддерживают следующие функциональные возможности системы:регистрация в автоматизированном режиме переданных по электронной почте или через Интернет-портал входящих документов, в том числе снабженных электронной цифровой подписью (ЭЦП) и криптозащитой;сканирование и распознавание бумажных документов с помощью встроенной OCR-технологии;прикрепление к регистрационной карточке (РК) электронного образа документа в виде файла (файлов) любого формата;разграничение прав доступа к прикрепленным файлам электронного образа документа;предоставление каждому должностному лицу — участнику делопроизводственного процесса — своего личного виртуального кабинета, чем достигается доступ должностного лица только к документам, относящимся к его компетенции;рассылка электронных документов и поручений по ним по сети (по кабинетам должностных лиц);обеспечение процесса согласования (визирования) проектов документов;полнотекстовый и атрибутивный поиск электронных документов, включая удаленный полнотекстовый поиск;отправка по электронной почте или публикация на Интернет-портале органа власти электронных исходящих документов (сиспользованием любой электронной почты, поддерживающей MAPI), защищенных ЭЦП ишифрованием с помощью сертифицированных средств;формирование и оформление дел, т.е. группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дела;архивное хранение электронных документов, дел органа власти.Основной единицей учета в системе является РК документа, полнота реквизитов которой обеспечивает возможность формирования статистических и аналитических отчетов по различным информационным срезам, легкость при поиске.При этом основной набор реквизитов РК может быть расширен произвольным набором дополнительных реквизитов, определяемым для каждой группы документов. По дополнительным реквизитам РК можно наравне с основными реквизитами производить поиск и отбор данных при формировании отчетов.При получении электронного входящего документа его регистрация осуществляется в автоматизированном режиме. Для поступившего в результате обмена между двумя системами ЭДД документа большая часть реквизитов РК формируется автоматически. Электронный образ документа прикрепляется к РК. При этом удостоверяется идентичность документа, снабженного ЭЦП и криптозащитой.Если входящий документ поступает в бумажном виде, из среды системы обеспечивается вызов пакета оптического распознавания текста, а по получении его электронного образа — возврат в систему делопроизводства с одновременным прикреплением документа к РК. Пользователь системы, осуществивший прикрепление файла документа, устанавливает права доступа к файлу на уровне грифа секретности, а также защиту (отмену защиты) от редактирования.При необходимости перевода относительно большого объема бумажных документов, предназначенных для исполнения и хранения в электронном виде, предлагается использование опции «Потоковая регистрация». В этом случае после занесения регистрационных данных о документе в РК пользователь автоматизированного рабочего места (АРМ) поточной регистрации осуществляет печать на первом листе штрих-кода, который соответствует внутреннему системному номеру, присваиваемому системой регистрируемому документу. После этого документы в произвольном порядке от различных АРМов поточной регистрации поступают на АРМ сканирования, оборудованного быстродействующим сканером. Отсканированные электронные образы документов поступают в базу данных и благодаря технологии выделения штрих-кода прикрепляются к соответствующим регистрационным карточкам документов.После регистрации РК с прикрепленным документом пересылается по сети должностному лицу, ответственному за принятие решения по исполнению документа, а далее — исполнителям документа в соответствии с реквизитами вынесенной резолюции. При этом каждый руководитель или исполнитель наделяются определенными правами, которые позволяют обеспечить организацию работы с документами, максимально приближенную к традиционной работе за столом, на котором по папкам разложены документы, находящиеся в компетенции только данного сотрудника и которые либо ждут начала исполнения (в папке Поступившие), либо приняты сотрудником к исполнению (в папке На исполнении), либо переданы подчиненным с указанием контрольного срока исполнения (в папка На контроле).В ходе работы с электронными документами обеспечивается комбинированный полнотекстовый и атрибутивный поиск требуемого документа, в том числе и с помощью веб-доступа к документальной базе данных систем.Файлы с текстами (образами) исходящих и внутренних документов по стандартной технологии также прикрепляются к РК. Исходящий документ, сопровождаемый реквизитами РК, может быть защищен ЭЦП, зашифрован и передан адресату.Таким образом, в совокупности с возможностью регистрации документов, поступивших по линиям связи, обеспечивается корпоративный электронный документооборот.Исполненные документы формируются в дела и передаются на архивное хранение.Обеспечение подготовки документовОтличие процессов подготовки текстов документов для автоматизированного документооборота, описанных в разделе «Подготовка документов», от этих же процессов в электронном документообороте, невелико. В описании решения по автоматизации документооборота говорилось, что в большинстве органов власти и местного самоуправления реальная работа по созданию документов уже ведется в электронной форме. Такой порядок работы стал привычным для государственных служащих, и цель решения — предложить более современные средства организации работы.Поскольку в автоматизированном документообороте используются наиболее современные решения и критерием отбора является лишь их сочетаемость с бумажным документооборотом, то ничего преимущественно нового в электронном документообороте не содержится.Весьма важным преимуществом технологии подготовки документов, используемой в ЭДД, является возможность автоматизации всего процесса согласования и утверждения документа, в том числе и с использованием электронных аналогов собственноручной подписи.Кроме того, система ЭДД позволяет работать с единым хранилищем объектов, в котором содержатся как неофициальные данные, так и документы, обрабатываемые «официальным» документооборотом и архивным делом.Все это позволяет существенно повысить эффективность труда при подготовке документов, поскольку единым инструментам поиска и анализа данных доступно все информационное пространство органа власти. В подготовке новых документов могут легко использоваться не только личные или коллективные наработки служащих, но и фрагменты или аналитические материалы, полученные на основе исследования всех (при безусловном контроле прав доступа к информации) имеющихся документов. Это существеннейшим образом повышает эффективность труда и качество подготавливаемых документов. Только технология ЭДД позволяет сформировать и успешно эксплуатировать единую базу знаний в полном соответствии с представлением этого термина в концепции «управления знаниями».
|
|
|
Скачать 1.81 Mb.