Иструкция по КО_апрель 2011. Инструкция о порядке осуществления и документального оформления кассовых операций в фгуп Почта России Москва, 2011 Содержание

• Название: Инструкция о порядке осуществления и документального оформления кассовых операций в фгуп Почта России Москва, 2011 Содержание
• Анкор: Иструкция по КО_апрель 2011.doc
• Дата: 30.03.2018
• Размер: 0.89 Mb.
• Имя файла: Иструкция по КО_апрель 2011.doc
• Тип: Инструкция; #17393
• страница: 15 из 19

4.порядок организации работы операционных касс

4.1. Структура ОК Предприятия

4.1.1. В ОПС выделяется три вида операционных касс: основная операционная касса, операционная касса и касса почтальона.

Функции, выполняемые данными кассами, приведены в п.1.2 настоящей Инструкции.

4.2. Порядок организации работы основной операционной кассы

4.2.1. Ежедневно начальником ОПС (заместителем начальника ОПС или уполномоченным лицом) составляется заявка на подкрепление денежной наличности для произведения доставки (выплаты) пенсий, пособий и оплаты переводов и не позднее 16.00 часов рабочего дня направляется в Почтамт в письменном виде.

4.2.2. При недостатке в кассе денежной наличности на оплату переводов, выплату пенсий и пособий начальник ОПС передает в ГРК Почтамта дополнительную кодированную заявку на высылку подкрепления денежной наличности.

4.2.3. Для подачи заявки на высылку подкрепления денежной наличности касс ОПС, Почтамтом/МСЦ разрабатывается специальный код, замена которого может производиться с любого числа по усмотрению руководителя Почтамта/МСЦ. При смене работника, имеющего к коду прямое отношение, код подлежит замене.

Код должен храниться в соответствии с порядком, обеспечивающим его сохранность, у начальника ОПС, его заместителя или уполномоченного лица, назначенного приказом руководителя Почтамта.

Заявки передаются кодированной телефонограммой, а при отсутствии телефонной связи – высылаются почтой.

В кодированной заявке сообщается: индекс или наименование ОПС, фамилия начальника (заместителя начальника) ОПС, условное обозначение по коду требуемых к высылке сумм.

4.2.4. При осуществлении доставки подкрепления денежной наличности из ГРК в ОПС выделенными рейсами (собственной службой инкассации) прием страховых сумок с денежной наличностью осуществляется в следующем порядке.

4.2.4.1. Начальник ОПС обязан встретить инкассатора у дверей отделения, проводить в отдельное помещение ОПС.

Инкассатор обязан предъявить начальнику ОПС документ, удостоверяющий личность, доверенность, маршрутную накладную ф. 24-и и накладную поименную ф. 16-и. Начальник ОПС – документ, удостоверяющий личность и порожнюю страховую сумку.

Получив страховую сумку с денежной наличностью и маршрутную накладную ф. 24-и начальник ОПС осматривает наружное состояние страховой сумки, проверяет вес, сличает оттиск пломбы ГРК с ранее представленным образцом, сличает данные, указанные на адресном ярлыке, с записями в маршрутной накладной ф. 24-и и накладной поименной ф. 16-и. Расписывается в маршрутной накладной ф. 24-и за получение страховой сумки с указанием времени прибытия автомашины, ставит оттиск календарного почтового штемпеля, отдельной строкой записывает номер возвращаемой порожней страховой сумки.

После обмена страховыми сумками начальник ОПС обязан проводить инкассатора до выхода из здания ОПС.

Сумки с денежной наличностью должны храниться до их вскрытия в сейфах

4.2.4.2. Страховые сумки вскрываются двумя работниками (начальником ОПС и кассовым работником ОПС³) без нарушений пломбы путем разрезания шпагата.

4.2.4.3. Сумма денежной наличности, просчитывается лицами, вскрывшими страховые сумки и пачки бандеролей, сличается с суммой, указанной в препроводительном письме ф. МС-4 и приходуется по соответствующему коду в дневник ф.130.

4.2.4.4. О получении и оприходовании денег в препроводительном письме ф. МС-4 дается расписка начальником ОПС и кассовым работником, принимавшим участие во вскрытии страховой сумки и пересчете денег.

4.2.4.5. На препроводительном письме ф. МС-4 проставляется оттиск календарного почтового штемпеля. Форма МС-4 прилагается к кассовым документам, которые с дневником ф.130 высылаются в Почтамт.

4.2.4.6. При наличии расхождения составляется акт в 2-х экземплярах, в котором указываются дата приема и вскрытия сумки, ее номер, за каким ОПС она закреплена, основание вскрытия сумки, в чьем присутствии произведен пересчет денежной наличности из сумки, в какой упаковке были наличные деньги, сумма вложенной денежной наличности по данным препроводительного письма и сумма, фактически оказавшаяся в сумке. Акт подписывается работниками, присутствовавшими при пересчете денег.

4.2.4.7. Первый экземпляр акта прикладывается к препроводительному письму ф. МС-4, в котором делается отметка о фактически поступивших суммах. Второй экземпляр акта приобщается к кассовым документам ОПС, на основании которого делается запись о фактически полученной сумме подкреплений в дневнике ф.130.

Сумка страховая, адресный ярлык с пломбой, препроводительное письмо ф. МС-4 и первый экземпляр акта направляются с первой отходящей по маршруту машиной в ГРК Почтамта. В Почтамте на основании полученных из ОПС документов и иных материалов проводится соответствующая проверка.

4.2.4.8. При осуществлении доставки подкреплений сторонней службой инкассации порядок оформления документов определяется в соответствии с договором между сторонней службой инкассации и Почтамтом.

4.2.5. При осуществлении доставки подкрепления денежной наличности из ГРК в ОПС со страховой почтой прием страховых сумок с денежной наличностью осуществляется в следующем порядке.

4.2.5.1. При обмене почты с почтовой автомашиной при необходимости ОПС закрывается на технологический перерыв (в случае если в ОПС работает в смену один человек).

В ОПС страховые мешки принимаются начальником (зам. начальника) ОПС от работника по сопровождению почты с поименной проверкой, в результате которой при приеме мешков сличается номер ШИ на почтовую емкость и номер страхового мешка (тары), указанные на адресном ярлыке ф.17-И мешка, с ШИ и номером мешка (тары) приписанным к отдельной накладной ф. 23-и на почту, направляемую в адрес ОПС. Страховой брезентовый мешок проверяется на целостность упаковки и пломбы.

Сличаются данные, указанные в накладной отдельной ф.23-и на почту, отправляемую в адрес объекта почтовой связи с записями в маршрутной накладной ф. 24. Начальник ОПС (зам. начальника) расписывается в маршрутной накладной ф. 24 за получение страхового брезентового мешка с указанием времени прибытия почты и ставит оттиск календарного почтового штемпеля.

На отправляемые порожние брезентовые мешки и страховые сумки составляется накладная ф. 16 с указанием в графе «наименование отправлений» - страховая сумка №. В графе «особые отметки» указывается порожняя тара. Пересылка порожней тары осуществляется в соответствии с Временным порядком обработки исходящих и транзитных почтовых отправлений и почтовых емкостей».

4.2.5.2. Перед вскрытием страховых мешков производится тщательный осмотр их наружного состояния.

Страховые брезентовые мешки вскрываются без нарушения пломбы путем разреза только одного оборота шпагата.

После выемки страховой сумки с денежной наличностью из страхового брезентового мешка проверяется ее наружное состояние, не имеет ли она каких либо внешних повреждений или иных дефектов (заплат, наружных швов, разрыва ткани, повреждений пломбы или не зажатых и поврежденных пломб, разрыва шпагата или узлов на шпагате и др.).

4.2.5.3. Страховые сумки с денежной наличностью, поступившие в страховых мешках, вскрываются в соответствии с пунктом 4.2.4.2. – 4.2.4.5.

4.2.5.4. В случае несоответствия полученной денежной наличности, указанной в препроводительном письме ф. МС-4, об этом незамедлительно сообщается по телефону руководству Почтамта, составляется акт в соответствии с п. 4.2.4.6 настоящей Инструкции. Страховой брезентовый мешок, сумка страховая, адресный ярлык ф.17-И с пломбой и адресный ярлык страховой сумки вместе с первым экземпляром акта и препроводительным письмом ф. МС-4 направляются с первой, отходящей по маршруту машиной в ГРК Почтамта.

В Почтамте на основании полученных из ОПС документов и иных материалов проводится соответствующая проверка.

4.2.6. Выдача денег почтальонам для выплаты пенсий и пособий, денежных переводов на дому, а также возврат неизрасходованных сумм производится под роспись в книге ф. 55.

Для осуществления контроля за вскрытием, закрытием ООК ОПС, передачи смен между ответственными лицами ОПС, а также движением наличных денежных средств и МОК в ООК, начальники ОПС заполняют журнал учета движения наличных денежных средств и МОК в основной операционной кассы ОПС АНФ 09/09 (форма утверждена в составе приложения №2 к Учетной политике предприятия для целей бухгалтерского учета)⁴.

4.2.7. Для расчетов с ООК по окончании рабочего дня /смены кассовый работник ОК составляет кассовую справку ф. МС-42 (приложение № 4 к Порядку ведения кассовых операций организациями Федерального управления почтовой связи при Министерстве связи РФ, утвержденного генеральным директором Федерального управления почтовой связи при МС РФ от 11.08.1995), в которую включает итоговые данные всех совершенных в течении рабочего дня/смены финансовых операций.

Получив кассовую справку с документами, начальник ООК проверяет правильность итогов в квитанционных тетрадях, реестрах ф. 10, 10а, 10э и соответствие этих сумм, указанных в справке.

4.2.8. В ОПС, имеющих операционные кассы, начальник ООК принимает от кассового работника ОК по кассовой справке ф. МС-42 наличные деньги и денежные документы и сверяет данные расчета с остатком денежной наличности. При тождественности всех данных, принимает деньги и документы, заполняет расписку, имеющуюся при кассовой справке, отрывает ее и выдает кассовому работнику ОК в подтверждении расчета с ним за рабочий день.

4.2.9. Остаток наличных денежных средств, который может храниться в ООК ОПС, определяется с учетом следующих условий:

- остаток не должен превышать лимиты наличных денежных средств, установленные Почтамтом (лимит 1 - в обычные дни, лимит 2 - в дни выплаты заработной платы, пенсий, пособий). Сумма лимита указывается на лицевой стороне Дневника ф. 130;

- остаток не должен включать в себя средства, полученные в рамках деятельности платежного агента до момента сбора (передачи) сверхлимитных остатков в ГРК/ТК Почтамта.

Остатки кассовой наличности, которые хранятся в ООК ОПС с нарушением вышеуказанных условий, считаются сверхлимитными.

Сверхлимитные остатки наличных денежных средств и денежные документы ОПС заделывают в страховые сумки и отправляют в ГРК/ТК Почтамта выделенными рейсами, либо со страховой почтой и отражают в Дневнике ф. 130 тем числом, когда они были фактически отправлены. Также высылка сверхлимитных остатков может осуществляться сторонней инкассаторской службой.

4.2.10. Для извещения о высылке или отсутствии сверхлимитных остатков денежной наличности касс ОПС, Почтамтом разрабатывается специальный код, замена которого может производиться с любого числа по усмотрению руководителя Почтамта. При смене работника, имеющего к коду прямое отношение, код подлежит замене.

Код должен храниться порядком, обеспечивающим его сохранность, у лиц, передающих и принимающих кодированные извещения.

В кодированных извещениях сообщаются: наименование ОПС, фамилия начальника (заместителя начальника) ОПС, условное обозначение по коду высылаемых сумм и номер страховой сумки (номер брезентового мешка). Об отсутствии сверхлимитных остатков работник ОПС должен сообщить в Почтамт ежедневно до 16.00.

Начальник ОПС передает по телефону в ТК или ГРК Почтамта кодированное извещение о высылке сверхлимитных остатков. Сообщение должно быть передано с учетом времени окончания объездов машин выделенных рейсов, отхода последней машины объезда, либо с учетом графика объезда сторонних инкассаторских служб.

4.2.11. В ОПС денежные купюры, высылаемые как сверхлимитные остатки касс, подбираются по достоинству и по их лицевой стороне, просчитываются и обандероливаются в корешки по 100 листов с указанием на бандероли пачки суммы вложения и даты. Работник, производящий просчет, на каждой бандероли указывает свою фамилию и расписывается.

При формировании сверхлимитных остатков денежной наличности, высылаемых в ГРК или ТК выделенными рейсами или страховой почтой, на каждую страховую сумку составляется препроводительное письмо ф. МС-4 в 2-х экземплярах.

Препроводительное письмо ф. МС-4 подписывается начальником ОПС и кассовым работником (исключение составляют ОПС, в которых работает в смену один человек), принимающим участие в подсчете денег и заделке сумки.

На оборотной стороне препроводительного письма ф. МС-4 составляется купюрная опись высланной денежной наличности. Порядковая нумерация препроводительных писем ф. МС-4 ведется в течение квартала. Номер препроводительного письма ф. МС-4 состоит из числителя (порядковый номер препроводительного письма), знаменателя (номер тары страховой сумки) и 14-ти разрядного ШПИ, указанного на адресном ярлыке на сумку страховую.

Первый экземпляр письма ф. МС-4 одновременно с денежной наличностью вкладывается в страховую сумку (в специальный внутренний карман), после чего сумка закрывается накладкой шарнирного замка так, чтобы совпали отверстия кольца накладки и рамы замка. В отверстие пропускается прочный льняной шпагат, концы которого завязываются двойным узлом, пропускаются в отверстие адресного ярлыка и еще раз завязываются и пломбируются четким оттиском пломбира. Пломба накладывается в непосредственной близости к узлу. На оттиске пломбы должно быть обозначено сокращенное наименование ОПС, его почтовый индекс и принадлежность Почтамту.

Второй экземпляр письма ф. МС-4 остается при кассовых документах ОПС.

4.2.12. На адресном ярлыке страховой сумки указывается (приложение № 1) порядковый номер препроводительного письма ф. МС-4, номер тары страховой сумки, наименование Почтамта, в адрес которого высылается сумка (ГРК или ТК), ее вес, сумма пересылаемых денег прописью и наименование ОПС, заделавшего сумку, а также наносится 14-ти разрядный ШПИ. Адресный ярлык подписывается теми же работниками, что и препроводительное письмо ф. МС-4. Ставится оттиск календарного почтового штемпеля.

4.2.13. На каждую подготовленную к отправке страховую сумку составляется накладная ф. 16-и (приложение № 2) в 3-х экземплярах, в которой указываются:

- номер накладной поименной ф. 16-и (совпадает с 16-ти разрядным ШИ на почтовую емкость, который наносится в верхней части этой накладной);

- наименование отправления «страховая сумка»;

- порядковый номер препроводительного письма ф. МС-4 и номер тары страховой сумки;

- номер ШПИ страховой сумки (14-ти разрядный ШПИ);

- сумма вложения денежной наличности, в соответствии с препроводительным письмом ф. МС-4.

В накладной поименной ф. 16-и расписываются лица, заделывавшие страховую сумку, и проставляется оттиск календарного почтового штемпеля.

Первый экземпляр накладной поименной ф. 16-и прикладывается к страховой сумке. Второй экземпляр накладной поименной ф. 16-и направляется в Почтамт.

Подготовленные страховые сумки до прихода сопровождающего (инкассаторов) должны храниться в условиях, обеспечивающих их сохранность (в сейфе кассы).

4.2.14. Передача страховых сумок со сверхлимитными остатками ОПС при инкассации своими силами производится в следующем порядке.

Начальник ОПС должен встретить сопровождающего у входа ОПС, при этом сопровождающий предъявляет начальнику ОПС удостоверение на право обмена почты, маршрутную накладную ф. 24-и и порожние страховые сумки.

Начальник ОПС проставляет в маршрутной накладной ф. 24-и время прибытия автомашины, указывает номер страховой сумки и номер ШПИ (14-ти разрядный) страховой сумки и сумму денег, согласно адресного ярлыка на сумку страховую, должность, расписывается в сдаче сумки, передает сопровождающему первый экземпляр накладной поименной ф. 16-и.

Сопровождающий, принимая страховую сумку с деньгами, осматривает ее внешнее состояние, проверяет целостность оболочки и состояние пломбы, сличает указанный на адресном ярлыке номер страховой сумки с номером, указанным в маршрутной накладной ф.24-и, проверяет вес сумки, расписывается на копии накладной поименной ф.16-и в ее получении.

Полученную сумку, первый экземпляр накладной поименной ф.16-и и маршрутную накладную ф. 24-и сопровождающий вкладывает в портфель или любую другую емкость, обеспечивающую сокрытие страховой сумки с деньгами и доставляет в сопровождении начальника ОПС в автомашину.

4.2.15. При передаче страховых сумок с денежной наличностью со страховой почтой на каждую страховую сумку оформляется адресный ярлык, на сумку страховую, в котором указывается:

- номер препроводительного письма ф. МС-4 и номер тары страховой сумки;

- указывается ГРК (ТК) Почтамта, в адрес которого направляется сумка;

- вес сумки (с точностью до десятых граммов);

- наименование ОПС, отправляющего сверхлимитные остатки;

- 14-ти разрядный ШПИ (этот ШПИ затем указывается в накладной поименной ф.16-и при приписке каждой страховой сумки).

На адресном ярлыке на сумку страховую расписываются лица, участвовавшие в заделке сумки, и проставляется оттиск календарного почтового штемпеля.

На страховые сумки, отправляемые в адрес ГРК (ТК) Почтамта, составляется накладная отдельная ф. 23-и на сформированный страховой мешок в 3-х экземплярах с указанием в ней (приложение № 3 к настоящей Инструкции):

- номера накладной (соответствует 16-ти разрядному ШИ), который наносится на все экземпляры этой накладной);

- номера тары страхового брезентового мешка, который указан на мешке;

- указать ГРК (ТК) Почтамта назначения;

- номер ШИ страхового мешка (16-ти разрядный ШИ, указанный на ярлыке ф.17- И к страховому мешку и который соответствует номеру ШИ поименной накладной ф.16-и).

На всех экземплярах накладной отдельной ф.23-и на сформированный страховой мешок расписывается начальник ООК и проставляется оттиск календарного почтового штемпеля.

Страховые сумки с денежной наличностью и первые экземпляры накладных поименных ф.16-и, которые составляются в соответствии с п. 4.2.13 вкладываются в отдельный брезентовый страховой мешок.

На адресном ярлыке ф. 17-И к страховому брезентовому мешку с денежной наличностью указывается (приложение № 4 к настоящей Инструкции):

- наименование ОПС, отправляющего мешок;

- наименование Почтамта/МСЦ назначения, в адрес которого направляется мешок;

- номер тары страхового брезентового мешка, который указан на мешке;

- вес мешка (с точностью до десятых граммов);

- 16-ти разрядный ШИ на почтовую емкость (этот ШИ указывается в накладной отдельной ф.23-и на почту, отправляемую в адрес Почтамта/МСЦ при приписке страхового мешка и соответствует номеру накладной поименной ф.16-и).

На адресном ярлыке ф.17-И расписываются лица принимавшие участие в заделке страхового брезентового мешка и проставляется оттиск календарного почтового штемпеля.

Заделка страхового брезентового мешка производится в соответствии с Временным порядком обработки исходящих и транзитных почтовых отправлений и почтовых емкостей.

После чего в ОПС составляется накладная общая ф.23-а на почту, отправляемую в адрес объекта почтовой связи, к которой приписываются страховые мешки, в том числе и мешки с денежной наличностью.

Первый экземпляр накладной отдельной ф. 23-и вместе со страховым мешком с денежной наличностью передается сопровождающему лицу, а на оборотной стороне маршрутной накладной ф.24 делается запись и проставляется оттиск календарного почтового штемпеля в соответствии с Временным порядком обработки исходящих и транзитных почтовых отправлений и почтовых емкостей.

4.2.16. В целях оперативного определения суммы платежей, принятых в рамках деятельности платежного агента за смену, начальник (зам. начальника, ответственный работник) ОПС ежедневно утром следующего дня обязан на основании данных Дневника ф. 130 сформировать сводку «Сведения о принятых платежах в рамках деятельности платежного агента» (приложение № 7 изменения к Инструкции) и передать содержание сводки диспетчеру ГРК/ТК по электрической (телефон, телефакс), либо электронной связи. Факт передачи информации фиксируется в сводке (дата, время, ФИО получателя информации). В выходные и праздничные дни, когда ГРК/ТК не работают, ОПС сводку не формирует, а с утра первого рабочего дня, следующего за выходным (праздничным) днём, составляет общую сводку за все пропущенные дни и направляет информацию в ГРК/ТК.

Сводка подписывается исполнителем, утверждается начальником ОПС и подшивается вместе с документами к Дневнику ф. 130».

В ОПС, в которых Дневники ф. 130 формируются в электронном формате и ежедневно передаются по электронным каналам связи на обработку в Почтамт, сводка по ф. приложения №7 не составляется».