Инструкция по делопроизводству оао "ххх" Индекс документа ид 00000 2011 содержание 3 Общие положения 4
 Скачать 319.5 Kb.
|
4.7. Оформление коллегиально принимаемых решений 34.7.1. Для оформления коллегиально принимаемых решений, по итогам проведения совещаний, составляется протокол. 4.7.2. Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений группой работников Компании. От протоколов заседаний, создаваемых в управленческой деятельности Компании (которые являются предметом регламентации в настоящей Инструкции), следует отличать протоколы договорного типа (соглашения с другими организациями, протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий, протоколы согласования цены и др.). 4.7.3. Оформление протокола заседания. Предусматривается два вида протоколов: полный и краткий (Приложение 11). Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий — только фамилии выступивших и краткую запись о теме выступления. Решение о том, какую форму протокола вести на заседании, принимает председательствующий. Протоколы оформляются на основании черновых записей, ведущихся во время заседания, стенограммы заседания или звукозаписи, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашенных и др.). Если заседание стенографировалось, после заседания стенограмма расшифровывается, оформляется и прилагается к протоколу (в этом случае целесообразно вести краткую форму протокола). Протокол оформляется на бланке (Приложение 11) с указанием наименования вида документа — "ПРОТОКОЛ". Обязательными реквизитами протокола являются наименование коллегиального органа, название вида документа, дата и номер протокола, заголовок к тексту, подписи. Заголовок согласуется с названием вида документа, например: Протокол заседания рабочей группы по… Протокол совещания с … Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть оформляется одинаково как в полной, так и краткой формах протокола. В ней указываются фамилии председателя и секретаря, фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц (если участников много, рядом с указанием их количества делается отметка — "Список участников прилагается"), повестка дня. Фамилии присутствующих записываются в протокол, если их не более 15, в алфавитном порядке, с указанием места работы и должности; если же присутствующих больше, составляется отдельный список. Вводная часть заканчивается повесткой дня, вопросы в которой располагаются по степени их сложности и важности. Вопросы формулируются в именительном падеже без предлогов "о", "об". Наряду с вопросом указывается фамилия докладчика с указанием его должности. Основная часть текста протокола по каждому вопросу повестки дня строится по схеме: СЛУШАЛИ... ВЫСТУПИЛИ... РЕШИЛИ... В разделе "СЛУШАЛИ" в кратких протоколах указываются фамилия выступавшего (докладчика) и тема его выступления. В полной форме протокола приводятся фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления в скобках делать отметку: "(Текст доклада прилагается)". В разделе "ВЫСТУПИЛИ" в кратких протоколах указываются только фамилии лиц, выступивших в обсуждении, в полных протоколах фиксируются также их выступления, включая вопросы к докладчику. При необходимости после фамилии выступившего указывается его должность. В разделе "РЕШИЛИ" записывается принятое решение, которое формулируется кратко, точно, лаконично во избежание двоякого толкования. Наряду с решением указываются количество голосов, поданных "за", "против", "воздержавшихся", а также список лиц, не участвовавших в голосовании. Постановляющая часть может подразделяться на пункты. Пункты распорядительной части содержат положения или поручения. Пункты, содержащие конкретное поручение, включают наименование субъекта, которому дается поручение, содержание поручения и срок его выполнения. Решения могут содержать приложения, ссылка на которые дается в соответствующих пунктах распорядительной части: "… в соответствии с Приложением 1)…". На самом приложении в верхнем правом углу отмечается: ПРИЛОЖЕНИЕ 1 к протоколу … от 28 января 200 г. № 18 Участник заседания или совещания может представить особое мнение по принятому решению, которое излагается на отдельном листе и приобщается к протоколу. О наличии особого мнения делается запись в протоколе после записи решения. Протокол заседания подписывают председатель и участники совещания. 4.7.4. Регистрация и доведение решения до исполнителей. Регистрацию, тиражирование, рассылку, доведение до исполнителей осуществляют секретарь должностного лица, проводящего заседание. |