Инструкция по делопроизводству оао "ххх" Индекс документа ид 00000 2011 содержание 3 Общие положения 4
 Скачать 319.5 Kb.
|
5. Организация работы с документами5.1. Организация документооборота. Общие положения.5.1.1. Документооборот входящих, исходящих документов осуществляется на бумажном носителе. 5.1.2. Документооборот внутренних документов осуществляется в автоматизированной системе. Подлинники официальных документов хранятся на бумажном носителе по месту регистрации. 5.1.3. Периодическая доставка входящих, исходящих и конфиденциальных документов осуществляется Управлением обеспечения управленческой деятельности. Дата и подпись лица, подтверждающая получение указанных документов, проставляется в реестре рассылки. 5.1.4. Регистрация документов. 5.1.4.1. Регистрация документов означает фиксацию (запись) факта создания либо получения документов. 5.1.4.2. Регистрация документов осуществляется путем записи в соответствующие регистрационные формы (Приложение 12) реквизитов документов. 5.1.4.3. Внутренние и исходящие документы размещается в электронной базе автоматизированной системы в процессе регистрации документа в виде электронных документов4. 5.1.4.4. Документы регистрируются в Компании один раз: входящие - в день поступления, исходящие, внутренние - в день утверждения или подписания. 5.1.4.5. Регистрационный номер составляется в соответствии с Приложением 26. 5.2. Прием, обработка, регистрация, доставка входящих документов5.2.1. Прием, обработка, регистрация и распределение входящих в Главный офис Компании документов осуществляется работниками Управления обеспечения управленческой деятельности. Документы, полученные работниками Главного офиса Компании от должностных лиц других организаций, подлежат обязательной передаче для регистрации в Управление обеспечения управленческой деятельности. 5.2.2. Перед вскрытием почтовых отправлений проверяется сохранность их упаковки и правильность адресования. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается почтовому отделению или пересылается по принадлежности. Заказная корреспонденция сверяется с записями почтовых реестров. При отсутствии документа, номер которого обозначен на пакете, или приложений к нему, а также в случаях несоответствия номера, указанного на пакете, номеру вложенного документа либо при повреждении документа составляется акт в трех экземплярах. Один экземпляр остается в отделе организации документооборота Управления обеспечения управленческой деятельности, другой приобщается к поступившему документу, третий посылается отправителю. Конверты поступивших документов уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документов. 5.2.3. В отделе организации документооборота Управления обеспечения управленческой деятельности вскрываются все конверты, поступившие в адрес Компании. Конверты в адрес должностных лиц Компании с пометкой "Лично", "Private”, “Personal” не вскрываются, и передаются адресату. Если полученная работником корреспонденция с указанными пометками окажется документом, касающимся деятельности Компании, он обязан в день получения возвратить ее вместе с конвертом в отдел организации документооборота для регистрации и обработки в установленном порядке. 5.2.4. Вся входящая корреспонденция (кроме перечня документов в соответствии с п.5.2.6) подлежит обязательной централизованной регистрации в отделе организации документооборота Управления обеспечения управленческой деятельности. 5.2.5. Для регистрации входящих документов применяется регистрационный штамп, который ставится в правой нижней части первой страницы документа на свободном от текста месте. В регистрационном штампе содержится следующая информация: дата регистрации, регистрационный номер, количество листов в регистрируемом документе. 5.2.6. Перечень документов, не подлежащих регистрации: поздравительные письма; пригласительные билеты; печатные издания (книги, журналы, бюллетени); рекламные издания. 5.2.7. С целью распределения входящих документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения, работники отдела организации документооборота проводят предварительное рассмотрение поступивших документов исходя из установленного в Главном офисе Компании распределения обязанностей, а также в соответствии с положениями о структурных подразделениях и утвержденной оргструктурой Главного офиса Компании. Копии постановлений судебных и правоохранительных органов на изъятие документов направляются начальнику Правового управления Компании. 5.2.8. Обработка и передача входящих документов работникам Главного офиса Компании осуществляется в день поступления. Зарегистрированные документы направляется отделом организации документооборота Управления обеспечения управленческой деятельности: - на доклад Генеральному директору Компании – 2 раза в день; - в секретариаты для доклада заместителям Генерального директора, заместителям Председателя Правления, вице-президентам – 4 раза в день; в структурные подразделения – 4 раза в день; 5.2.9. Зарегистрированные документы, требующие незамедлительного рассмотрения, направляются в подразделения Компании по мере поступления: сообщения о чрезвычайных ситуациях и происшествиях (Генеральному директору, в Управление экономической безопасности); решения (постановления) налоговых органов о проведении проверок (Генеральному директору, в Правовое управление, Главному бухгалтеру); запросы правоохранительных органов в Управление экономической безопасности. |