Инструкция по делопроизводству оао "ххх" Индекс документа ид 00000 2011 содержание 3 Общие положения 4
 Скачать 319.5 Kb.
|
10.7. Составление и оформление описей дел10.7.1. На все завершенные дела постоянного, временного (свыше 5 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, сформированные и оформленные в соответствии с настоящими требованиями, составляются описи дел (Приложение 22). 10.7.2. Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел. Одновременно опись дел является учетным документом и основным видом справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел. 10.7.3. Описи составляются отдельно на: - дела постоянного хранения; - дела временного (свыше 5 лет) хранения; - дела по личному составу. 10.7.4. Составление описей дел структурного подразделения. 10.7.4.1. В каждом структурном подразделении указанные описи составляются ежегодно работником, ответственным за ведение делопроизводства, под методическим руководством архива. 10.7.4.2. При составлении описи дел необходимо соблюдать следующие требования: - каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером; - графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые внесены на обложку дела; - при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); - графа описи "Примечание" используется для отметок об особенностях физического состояния дел, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п. 10.7.4.3. Описи дел составляются по установленной форме в двух экземплярах, один из которых представляется в архив через год после завершения дел в делопроизводстве, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. 10.8. Передача дел в архив Компании10.8.1. В архив Компании передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 5 лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении. Дела временного (до 5 лет включительно) хранения передаче не подлежат, хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. При подготовке структурным подразделением дел к передаче в архив Компании работником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии со сводной номенклатурой дел Главного офиса Компании. При этом выявленные недостатки в формировании и оформлении дел устраняются работниками структурного подразделения Компании. Прием каждого дела производится заведующим архива в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего архивом и лица, передавшего дела. Вместе с делами в архив передаются регистрационные журналы на документы (распечатки из регистрационно-контрольных баз данных), содержащие информацию о регистрации передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки включается в опись. В случае исключения из структуры Главного офиса Компании структурного подразделения, работник, ответственный за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Компании независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел. 10.8.2. Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем Аппарата Генерального директора. 10.8.3. Дела увязываются в связки и доставляются в архив работниками структурных подразделений. 10.9. Оперативное хранение и использование документов10.9.1. С момента заведения и до передачи в архив Компании дела хранятся по месту их формирования - в структурных подразделениях. 10.9.2. Руководители структурных подразделений и работники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел. 10.9.3. Дела находятся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в шкафах, обеспечивающих их полную сохранность и предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. 10.9.4. Выдача дел другим подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения начальника подразделения, отвечающего за сохранность дела. На выданное дело заводится карта - заместитель дела (Приложение 23). Сторонним организациям дела выдаются по актам. 10.9.5. Изъятие документов работниками Компании из дел постоянного срока хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя Аппарата Генерального директора с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинного документа. 11. Изъятие документов правоохранительными органами11.1. Изъятие документов может производиться на основании мотивированного постановления судом, органами прокуратуры, предварительного следствия и дознания в предусмотренных законом случаях, а также иными органами, наделенными законодательством Российской Федерации соответствующими полномочиями. Изъятие документов, содержащих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, производится с санкции прокурора. 11.2. Изъятие документов производится с участием 2-х понятых. 11.3. При изъятии документов составляется в 2-х экземплярах акт или протокол изъятия в порядке, установленном законодательством Российской Федерации. В акте или протоколе должно быть указано, по чьему требованию производится изъятие, в каком месте и при каких обстоятельствах были обнаружены документы, выданы они добровольно или изъяты принудительно. Все изымаемые документы должны быть перечислены с точным указанием их количества и индивидуальных признаков. 11.4. Должностное лицо Компании вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять копии с изымаемых документов с указанием на них основания и даты изъятия. На место изъятых подлинных документом помещаются заверенные копии этих документов, экземпляр акта или протокола об изъятии. Должностное лицо Компании на обложке папки с документами делает за своей подписью надпись об изъятии документов. 11.5. Действия работников Компании при изъятии документов координирует Управление экономической безопасности в соответствии с отдельно разрабатываемыми нормативно-методическими документами. 12. Осуществление контроля за выполнением требований Инструкции12.1. Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции осуществляет Управление обеспечения управленческой деятельности Аппарата Генерального директора Компании. 12.2.Методическое руководство по обеспечению сохранности и неразглашения конфиденциальной информации, а также контроль за оборотом конфиденциальной информации осуществляет Управление комплексного анализа и информационной безопасности Компании. ПРОЕКТ Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Главном офисе ОАО "ХХХ" В целях дальнейшего совершенствования документационного обеспечения управления деятельностью ОАО "ХХХ" (далее именуется – Компания) ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Главном офисе ОАО "ХХХ" (далее именуется – Инструкция). 2. Заместителям Генерального директора Компании, руководителям подразделений организовать ознакомление работников Главного офиса Компании с Инструкцией. 3. Рекомендовать руководителям филиалов, дочерних и зависимых акционерных обществ Компании использовать в качестве типовой настоящую Инструкцию. 4. Считать утратившим силу приказ от 18.05.200 г. № "Об утверждении инструкции по делопроизводству". 5. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на руководителя Аппарата Генерального директора Компании В.А.Иванова. Генеральный директор, Председатель Правления В.В. Петров 1 Порядок работы с документами секретного характера устанавливается Инструкцией по обеспечению режима секретности №0126-87, утвержденной Постановлением Совета Министров СССР №556-126. 2 См. Руководство пользователя системы электронного делопроизводства и контроля исполнительской дисциплины. 3 За исключением решений Совета директоров, Правления ОАО "ХХХ", постоянно действующих коллегиальных органов. 4 В формате программного продукта, в котором сформирован документ. Сканирование документов запрещается. 5 Устанавливается Управлением информационной техники и связи. 6 см. Руководящий документ Гостехкомиссии России "Специальные требования и рекомендации по технической защите конфиденциальной информации (СТР-К)". 7 Разрабатывается Управлением обеспечения управленческой деятельности совместно с Управлением бюджета АХР. |