Инструкция по делопроизводству оао "ххх" Индекс документа ид 00000 2011 содержание 3 Общие положения 4
 Скачать 319.5 Kb.
|
9.2. Изготовление, учет, использование и хранение печатей и штампов подразделений Компании9.2.1. Для Отдела кадров, Специального отдела, Аппарата Совета директоров Компании, других структурных подразделений в случае служебной необходимости, могут изготавливаться круглые печати и штампы. Эскиз печати, количество печатей, виды документов, на которых ставится печать, должны быть согласованы с Управлением обеспечения управленческой деятельности и Правовым управлением. 9.2.1.1. Штамп, круглая печать подразделения Компании содержит наименование Компании (в соответствии с Уставом), фирменный знак, наименование подразделения Компании, место нахождения подразделения Компании. 9.2.1.2. Специальные штампы применяются для сокращения временных затрат на процедуры оформления документов, а также для опечатывания почтовых отправлений (в случае необходимости): - для опечатывания пакетов, бандеролей, заверения различного рода справок используются треугольные мастичные печати "Для пакетов", "Для справок", "Для пропусков" и т.д. В зависимости от назначения они могут быть номерными; - для проставления грифа конфиденциальности, отметок о регистрации, получении и исполнении документов, а также других отметок справочного характера используются прямоугольные штампы. 9.2.2. Необходимость изготовления штампа с факсимильным воспроизведением подписи Генерального директора Компании определяется непосредственно Генеральным директором Компании. Ответственным должностным лицом за использование и хранение штампа является руководитель Аппарата Генерального директора. Штамп с факсимильным воспроизведением подписи Генерального директора Компании используется по его указанию при подготовке поздравительных, приветственных писем и иных документов, где требуется подпись Генерального директора Компании и в случаях, когда один и тот же текст направляется более чем в четыре адреса. 9.2.3. Необходимость изготовления штампа с факсимильным воспроизведением подписи должностного лица Компании определяется непосредственно должностным лицом. Ответственным за использование и хранение штампа назначается секретарь, помощник или работник из числа подчиненных структурных подразделений. Штамп с факсимильным воспроизведением подписи должностного лица используется по его указанию при подготовке поздравительных, приветственных писем, и в случаях, когда один и тот же текст направляется более чем в четыре адреса. Использование указанного штампа при оформлении организационно-распорядительных, документов финансово-экономической и хозяйственной деятельности не допускается. 9.2.4. Изготовление печатей и штампов осуществляется централизованно через Управление делами. Заявки о необходимости изготовления того или иного вида печати (штампа), их эскизы оформляются в структурных подразделениях и визируются в Управлении обеспечения управленческой деятельности на предмет проверки соответствия эскизов требованиям настоящей Инструкции и Фирменного стиля Компании. Управление делами размещает заказы и получает изготовленные печати (штампы), которые передает в Управление обеспечения управленческой деятельности. 9.2.5. Управление обеспечения управленческой деятельности ведет общий учет имеющихся в Компании печатей и штампов в специальном журнале с проставлением их оттисков (Приложение 16). Печати и штампы учитываются в журнале учета печатей и штампов и выдаются под расписку сотрудникам, персонально ответственным за их использование и хранение. 9.2.6. Круглые печати и штампы с факсимильным воспроизведением подписи должны хранятся в надежно запираемых шкафах (сейфах), а иные специальные штампы – в местах, исключающих их использование посторонними лицами. Ответственность за надежность хранения, а равно законность использования печатей и штампов возлагается на руководителей подразделений Компании, за которыми закреплены соответствующие печати и штампы. 9.2.7. Пришедшие в негодность, изношенные, неиспользуемые и устаревшие печати и штампы возвращаются в Управление обеспечения управленческой деятельности для централизованного уничтожения по акту с соответствующей отметкой в журнале учета. 9.2.8. При увольнении работника все печати и штампы, закрепленные за работником, передаются в Управление обеспечения управленческой деятельности. Штампы с факсимильным воспроизведением подписи уничтожаются в присутствии работника, о чем делается в журнале учета печатей и штампов соответствующая запись. 9.2.9. О фактах утраты печатей и штампов и результатах разбирательства докладывается в Управление обеспечения управленческой деятельности. |