Инструкция по делопроизводству оао "ххх" Индекс документа ид 00000 2011 содержание 3 Общие положения 4
 Скачать 319.5 Kb.
|
6. Контроль исполнения документов6.1. Централизованному контролю в Главном офисе Компании подлежит исполнение приказов, распоряжений, протоколов, соглашений, планов, поручений Генерального директора Компании, а также распоряжений заместителей Генерального директора – заместителей Председателя Правления. 6.2. Контроль за соблюдением сроков и хода исполнения документов, перечень которых указан в пункте 6.1., осуществляет отдел планирования и контроля Управления обеспечения управленческой деятельности. 6.4. Контроль за соблюдением сроков и хода исполнения документов заместителей Генерального директора, руководителей структурных подразделений осуществляют соответствующие секретари (помощники). 6.5. Постановка поручений и документов на контроль 6.5.1. Постановку поручений и документов на контроль осуществляют: Управление обеспечения управленческой деятельности – по документам, подписанным Генеральным директором, а также по распоряжениям заместителей Генерального директора – заместителей Председателя Правления; секретари (помощники) - по резолюциям заместителей Генерального директора Компании, руководителей структурных подразделений. 6.5.2. На каждое поручение контрольного документа заводится отдельная карточка исполнения (КИ) в автоматизированной системе (Приложение 13). 6.6. Предварительный контроль исполнения поручений и документов 6.6.1. Работники структурных подразделений обязаны регулярно (не реже одного раза в неделю) просматривать все числящиеся за ними стоящие на контроле КИ, и при необходимости обновлять информацию о ходе исполнения документа. 6.6.2. Секретарь обязан ежедневно просматривать КИ и за 3 дня до наступления срока исполнения поручения напоминать непосредственному руководителю и конкретному исполнителю о наступлении этого срока. периодически (но не реже 1 раза в неделю) секретарь создает сводный отчет по документам, находящимся на контроле, и представляет его руководителю структурного подразделения. 6.7. Анализ исполнения поручений и документов 6.7.1. Анализ исполнения поручений и документов представляет собой ежемесячный анализ состояния работы с контрольными документами и поручениями в структурных подразделениях. 6.7.2. Отдел планирования и контроля Управления обеспечения управленческой деятельности регулярно готовит информацию об исполнении контрольных документов с поручениями Генерального директора Компании. Справка об исполнении контрольных документов за прошедший период, содержащая подробную информацию по каждому контрольному поручению, сроках его исполнения или неисполнения, и перечень неисполненных контрольных документов за предыдущий период представляется руководителю Аппарата Генерального директора. 6.7.3. Справка об исполнении документов с поручениями Генерального директора представляется для доклада Генеральному директору. В ней содержится информация об общем количестве контрольных поручений, количестве поручений, срок исполнения которых истек в анализируемом периоде и с начала года, количестве поручений, исполненных в срок, с нарушением срока или неисполненных. 6.8. Снятие контрольных поручений и документов с контроля 6.8.1. Снятие документов с контроля осуществляет подразделение, поставившее документ на контроль. 6.8.2. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов его рассмотрения Генеральному директору или иным заинтересованным организациям и лицам, если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку. Снятие документов с контроля осуществляется по инициативе ответственного исполнителя конкретного документа. 6.8.3. Работник структурного подразделения, ответственный за делопроизводство, оформляет контрольный документ отметкой об исполнении и направлении его в дело: краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении; отметка "в дело", номер дела, в котором будет храниться документ, дата; ф.и.о исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ. После этого он оперативно вносит: в контрольную карточку: информацию об исполнении документа, которая должна содержать номер исходящего ответа, его дату и наименование адресата, кому он направлен, или иную информацию об исполнении документа; в регистрационную карточку: номер и название дела, в котором будет храниться документ. 6.9. Сроки исполнения поручений и документов 6.9.1. Сроки исполнения поручений исчисляются в календарных днях с даты подписания документа. 6.9.2. Поручения подлежат исполнению: - в срок не более 10-ти дней, если в тексте поручения не указана конкретная дата исполнения. Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день; - в 3-дневный срок, если в тексте поручения имеется пометка "срочно"; - в указанный срок, если в тексте поручения установлена конкретная дата либо конкретный срок исполнения. 6.9.3. По поручениям, содержащимся в протоколах заседания Правления или коллегиальных органов, в случае необходимости доработки проектов решений, иных рассмотренных на заседании документов, по которым высказаны предложения и замечания, доработка проектов осуществляется в срок до 10 дней, если эти сроки специально не оговариваются. 6.9.4. Срок исполнения парламентских запросов Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации составляет 15 дней со дня получения запроса или иной срок, установленный в соответствующем запросе. 6.9.5. Сроки исполнения запросов и обращений членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации составляет 30 дней со дня получения запроса (обращения) или иной, согласованный с инициатором запроса, срок. 6.9.6. Поступающие на согласование Генеральному директору – Председателю Правления Компании проекты решений Совета Директоров Компании рассматриваются в структурных подразделениях не более чем в 10-дневный срок. 6.9.7. Сроки исполнения документов, поступивших из других организаций, исчисляются в календарных днях с даты их поступления, отмеченной в регистрационном штампе. 6.9.8. Индивидуальные сроки исполнения устанавливаются Генеральным директором или его заместителями и указываются в резолюциях по конкретному документу. 6.9.9. В исключительных случаях, когда по объективным причинам исполнение поручения в установленный срок невозможно, исполнители направляют в адрес лица, выдавшего поручение, мотивированные предложения о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения. Должностное лицо, которому дано поручение, не позднее чем за 3 дня до истечения срока представляет на имя давшего поручение мотивированную просьбу о продлении срока исполнения. 6.9.10. Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует отдел планирования и контроля Управления обеспечения управленческой деятельности для внесения изменений в электронную базу данных. Изменение срока фиксируется отделом планирования и контроля Управления обеспечения управленческой деятельности в электронной базе данных. 6.9.11. Сроки представления проектов документов на подпись Генеральному директору Компании: - по поручениям Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, иных органов исполнительной и законодательной власти не позднее 3-х рабочих дней до даты окончания срока исполнения; - по поручениям Правления и Совета Директоров Компании не позднее 1 рабочего дня до даты окончания срока исполнения. |