Инструкция по делопроизводству оао "ххх" Индекс документа ид 00000 2011 содержание 3 Общие положения 4

• Название: Инструкция по делопроизводству оао "ххх" Индекс документа ид 00000 2011 содержание 3 Общие положения 4
• Дата: 26.01.2023
• Размер: 319.5 Kb.
• Имя файла: primer-instruktsii-po-deloproizvodstvu-kompanii-khkhkh (1).doc
• Тип: Инструкция; #906897
• страница: 10 из 19

5.5. Организация приема и передачи документов по электронным каналам связи

5.5.1. Средства факсимильной связи и электронной почты предназначены для оперативной передачи и приема текстов документов.

Факсимильные аппараты, электронные почтовые ящики, имеющие контактные номера (электронные адреса) Компании, устанавливаются (обрабатываются) в отделе организации документооборота Управления обеспечения управленческой деятельности.

5.5.2. Передаваемая и принимаемая по факсимильной связи информация не считается официальным документом.

Поступившие и отправляемые по факсимильной связи копии официальных документов централизованно регистрируются в автоматизированной системе Управлением обеспечения управленческой деятельности.

5.5.3. Отправляемые факсимильные сообщения могут сопровождаться дополнительным листом в соответствии с Приложениями 8,9.

5.5.4. Передаваемая и принимаемая по электронной почте информация не считается официальным документом.

Поступившие и отправляемые по электронной почте копии официальных документов централизованно регистрируются в автоматизированной системе отделом организации документооборота Управления обеспечения управленческой деятельности.

5.5.5. Объем передаваемого средствами электронной почты документа не должен превышать 10 Mb⁵.

5.6. Организация работы с документами в структурных подразделениях

5.6.1. Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях возлагается на секретарей или иных работников данных подразделений, в чьи должностные обязанности (в соответствии с должностными инструкциями) это входит.

При уходе в отпуск или отбытии в командировку работник по указанию руководителя структурного подразделения передает через секретаря все неисполненные документы другому работнику с соответствующей отметкой в регистрационных формах. Документы, взятые из Архива, должны быть возвращены в Архив.

При увольнении работник сдает числящиеся за ним документы, дела секретарю или иному работнику, ответственному за делопроизводство.

В случае увольнения руководителя структурного подразделения, секретаря или иного работника, ответственного за делопроизводство, оформленные дела передаются по акту другому должностному лицу, исполняющему обязанности уволившегося работника.

5.6.2. При увольнении (приеме на работу) или уходе в отпуск секретаря или иного работника, ответственного за делопроизводство, необходимо уведомить Управление обеспечения управленческой деятельности для перенастройки программного обеспечения автоматизированной системы.

5.6.3. В случае ликвидации структурного подразделения оформленные дела передаются в архив Главного офиса.

5.6.4. Об утрате документов работники немедленно сообщают руководителю соответствующего структурного подразделения и в Управление обеспечения управленческой деятельности.

5.6.5. Документы и материалы, адресованные Генеральному директору Компании, передаются для рассмотрения только через отдел организации документооборота Управления обеспечения управленческой деятельности.

5.6.6. Документы и материалы, адресованные заместителям Генерального директора, заместителям Председателя Правления, вице-президентам передаются для рассмотрения только через их секретарей или лиц, ответственных за делопроизводство.

5.6.7. Внутренние документы, поступившие от структурных подразделений Компании в электронном виде, при необходимости распечатываются, передаются руководителю структурного подразделения.

5.6.8. Если поступивший документ является ответом на запрос или в нем содержится ссылка на предыдущую переписку, секретарь или компетентный в данном вопросе сотрудник подразделения обязан подобрать переписку по данному вопросу или предоставить все необходимые сведения по этому вопросу.

5.6.9. Рассмотрение документов должно производиться в кратчайший срок, как правило, в день поступления.

5.6.10. После доклада документов секретарь или лицо, ответственное за делопроизводство, делает записи в автоматизированной системе в соответствии с резолюцией.

5.6.11. Входящие документы, которые исполняются несколькими структурными подразделениями или должностными лицами, передаются им одновременно в копиях. Подлинный входящий документ находится у исполнителя, указанного в резолюции первым.

5.6.12. Отработанные документы секретарь (исполнитель) размещает в делах, в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения.