Инструкция по делопроизводству оао "ххх" Индекс документа ид 00000 2011 содержание 3 Общие положения 4
 Скачать 319.5 Kb.
|
10.5. Экспертиза ценности документов10.5.1. Для организации и проведения экспертизы ценности документов создается Экспертная комиссия (ЭК). Функции и права Экспертной комиссии, а также организация ее работы определяются положением об ЭК, которое утверждается приказом Генерального директора Компании. 10.5.2. Экспертиза ценности документов в Главном офисе Компании проводится при составлении номенклатуры дел; при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к последующему хранению или уничтожению. 10.5.3. Проведение экспертизы ценности документов в структурных подразделениях. При ежегодном проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 5 лет) хранения для передачи в архив, а также отбор документов с истекшими сроками хранения для уничтожения. Отбор документов постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел структурного подразделения (выписки из сводной номенклатуры) путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел. При полистном просмотре дел постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения. Одновременно с отбором документов постоянного и временного (свыше 5 лет) хранения для передачи в архив Компании в структурных подразделениях проводится отбор дел и документов временного (до 5 лет включительно) хранения с истекшими сроками хранения. При этом учитываются такие отметки в номенклатуре дел, как "до минования надобности (ДМН)", "при условии проведения (завершения) ревизии" и т.п. 10.5.4. Оформление результатов экспертизы ценности документов. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (Приложение 19) проводится после составления годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК одновременно. Одобренные ЭК акты утверждаются руководителем Аппарата Генерального директора. 10.5.5. Дела включаются в акт о выделении их к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 1996 г., могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2000 года, с пятилетним сроком хранения - не ранее 1 января 2002 года. Порядок уничтожения дел с истекшими сроками хранения с грифом "Конфиденциально" определяется в соответствии с п.7.6. Инструкции. 10.6. Оформление дел10.6.1. Дела в Главном офисе Компании подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке и проводится работниками соответствующих структурных подразделений при помощи и под контролем архива Компании. 10.6.2. Полное или частичное оформление дел. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: - подшивку или переплет дела; - нумерацию листов в деле; - составление заверительной надписи дела (Приложение 20) - составление внутренней описи документов дела (Приложение 21); - внесение в реквизиты обложки дела названия организации, индекса и заголовка дела, даты дела и др. Для дел временного (до 10 лет включительно) хранения может применяться частичное оформление. Допускается хранить дела в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. 10.6.3. Подшивка (переплет) дела. 10.6.3.1. Документы, составляющие дело, подшиваются в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них в скоросшиватель. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. 10.6.3.2. В конце каждого дела подшиваются чистые бланки форм для заверительной надписи, а в начале дела, в необходимых случаях - бланки форм для внутренней описи документов дела. 10.6.4. Нумерация листов дела. 10.6.4.1. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются карандашом или нумератором арабскими цифрами в правом верхнем углу. 10.6.4.2. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно. 10.6.5. Составление заверительной надписи дела. Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется заверительная надпись дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе - заверителе дела. Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается на внутренней стороне обложки дела. Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. 10.6.6. Составление внутренней описи документов дела. 10.6.6.1. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 5 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела. Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 5 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов. 10.6.6.2. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (Приложение 21). Внутренняя опись содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. 10.6.6.3. К внутренней описи дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. 10.6.6.4. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела. 10.6.6.5. Изменения в составе документов дела (изъятие, включение документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе "Примечание" со ссылками на соответствующие акты внутренней описи, и при необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи, а также заверительная надпись дела. 10.6.7. Оформление обложки дела постоянного, временного хранения и по личному составу. 10.6.7.1. Обложка дела постоянного, временного хранения и по личному составу (Приложение 24) оформляется следующим образом. На обложке дела указываются: - наименование Компании; - наименование структурного подразделения; - индекс дела; - номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел; - заголовок дела; - дата дела (тома, части); - количество листов в деле; - срок хранения дела. 10.6.7.2. При оформлении обложки дел наименование организации указывается полностью, в именительном падеже. Официально принятое сокращенное наименование указывается в скобках после полного наименования. Пример: Открытое акционерное общество "Газодобывающая компания "ХХХ" (ОАО "ГК "ХХХ"). 10.6.7.3. При изменении наименования структурного подразделения в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другое структурное подразделение на обложке дописывается новое наименование структурного подразделения, а прежнее заключается в скобки. Пример: Служба документационного обеспечения управления. (Управление обеспечения управленческой деятельности). 10.6.7.4. Заголовок дела на обложке переносится из сводной номенклатуры дел. В необходимых случаях в заголовок дела вносят дополнительные сведения и уточнения (проставляются номера приказов, протоколов и т.п.). 10.6.7.5. В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок данного тома (части). Пример: "Перспективный план развития... до 2013 года. Том 1. ЗФ ОАО "ХХХ". 10.6.7.6. В заголовках дел указывается содержание в них копий документов. Пример: "Правовые акты федеральных органов государственной власти". Копии. "Приказы, распоряжения. Копии. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается. 10.6.8. Дата дела. 10.6.8.1. На обложке дела обязательно указывается даты дела - год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Если в дело включены документы (например, положения, номенклатура дел и т.п.), дата которых не совпадает с датой дела, то под датой с новой строчки делается об этом запись: "В деле имеются документы за...год(ы)". 10.6.8.2. Дата дела может не указываться только на обложках дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как их даты отражаются в заголовках дел. 10.6.8.3. Датой дел, содержащих распорядительную, творческую и иную документацию (доклады, письма, стенограммы и т.д.), для которой точная датировка имеет важное значение, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, то есть даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. 10.6.8.4. Если делом является журнал приказов, распоряжений и т.п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записи в журнале. 10.6.8.5. Датой дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протокола, составляющих дело. 10.6.8.6. Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. 10.6.8.7. При обозначении даты дела сначала указывается число, затем месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Пример: 10 мая 2010 г. 10.6.9. Обязательными реквизитами обложки дела является количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и срока хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно"), который переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его по перечню документов с указанием сроков их хранения. |