Инструкция по делопроизводству оао "ххх" Индекс документа ид 00000 2011 содержание 3 Общие положения 4
 Скачать 319.5 Kb.
|
10.3. Требования к заполнению формы номенклатуры дел10.3.1. Индексация дел. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Компании цифрового индекса структурного подразделения7 и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-01-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 01-отдел структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре. Для переходящих дел индекс сохраняется. 10.3.2. Размещение заголовков дел в номенклатуре дел. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Пример: Поручения Совета директоров и Правления; документы (заключения, справки и др.) по их выполнению. Порядок расположения заголовков дел номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащие организационно-распорядительную документацию. Пример: "Приказы, распоряжения директора Заполярного филиала (присланные для сведения)". 10.3.3. Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года. В ней для каждого наименования дел указывают арабскими цифрами количество фактически заведенных за год единиц хранения (дел, томов, частей). 10.3.4. В графе 4 указывается срок хранения дела и номера статей нормативного документа, устанавливающего этот срок хранения. Пример: 5 лет, ст. 44 10.3.5. В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются даты заведения дел, отметки о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другое структурное подразделение для продолжения и др. Пример: Иванов В.И., 21.01.10г., переходящее. В этой же графе при переносе информации с традиционного бумажного носителя на электронный делается пометка с указанием индекса машиночитаемого документа и дополняется сведениями о местонахождении машиночитаемого документа. 10.4. Основные требования к формированию дел10.4.1. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры, а также документы, подлежащие возврату. 10.4.2. Дела в Главном офисе Компании формируются децентрализовано, т.е. в структурных подразделениях. Формированием дел занимаются лица, ответственные за делопроизводство. Формирование дел в Главном офисе Компании ведется под методическим руководством архива Компании. 10.4.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: - документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела; - включать в дело по одному экземпляру каждого документа; - помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; - помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; - группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; - включать в дело не более 250 листов. 10.4.4. Документы внутри дела располагаются в хронологической последовательности (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или по алфавиту корреспондентов. 10.4.5. Группировка отдельных категорий документов. 10.4.5.1. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. 10.4.5.2. Положения и инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Они помещаются непосредственно за соответствующими приказами (распоряжениями). Если же положения, инструкции утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела. 10.4.5.3. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. 10.4.5.4. Протоколы заседаний Правления, Совета директоров, рабочих групп располагаются в хронологическом порядке по номерам. К ним группируются материалы заседаний. 10.4.5.5. Утвержденные планы, отчеты и материалы к ним группируются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию (например, отчеты за 2009 год должны быть отнесены к делам 2009 года, хотя они и составлены в 2010 году). 10.4.5.6. Лицевые счета служащих группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита по фамилиям, именам и отчествам. 10.4.5.7. Переписка группируется, как правило, за календарный год и размещается в хронологической последовательности. Документ-ответ помещается за документом-запросом. 10.4.5.8. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. |