Инструкция по делопроизводству оао "ххх" Индекс документа ид 00000 2011 содержание 3 Общие положения 4
 Скачать 319.5 Kb.
|
8. Копировально-множительные работы8.1. Изготовление больших по объему тиражей документов производится централизованно отделом организации документооборота Управления обеспечения управленческой деятельности. Изготовление небольших по объему тиражей документов (до 150 страниц копий) осуществляется в структурных подразделениях (при наличии копировальной техники). Размножению подлежат документы и материалы только служебного характера, непосредственно связанные с деятельностью Компании. Материалы неслужебного, личного характера и не относящиеся к деятельности Компании размножению не подлежат. 8.2. Основанием для централизованного выполнения копировально-множительных работ является заявка установленной формы (Приложение 14). Решение о необходимости размножения документов и обоснованности количества производимых с них копий принимается руководителями подразделений (управлений, самостоятельных отделов) и их заместителями. 8.3. Копирование документов производится в порядке их поступления и в соответствии с графиком работы копировально-множительного подразделения. В первоочередном порядке размножаются материалы, поступающие от Генерального директора и его заместителей. 8.4. Документы информационного, справочного и методического характера, значительные по объему размножаются, как правило, на обеих сторонах листа, с уменьшением текста или в виде брошюр. 8.5. Поступающие на размножение документы должны быть разборчиво напечатаны на листах бумаги формата не более A3. Брошюры и скрепленные материалы предварительно разброшюровываются и раскрепляются. Материалы, подготовленные для ксерокопирования без соблюдения данных требований, возвращаются исполнителю на доработку. 8.6. Не производится централизованное ксерокопирование книг, различных справочников, кодексов, газет и газетных вырезок, нечетких ксеро- и факсимильных копий, а также документов в рукописном виде (кроме обращений граждан), с вклейками, загрязненных, с трудночитаемым текстом и мелким шрифтом. 8.7. Поступающие заказы на выполнение копировальных работ регистрируются в специальном журнале (Приложение 15). 8.8. Копии с документов формата более А3, а также значительные по объему материалы, предназначенные к изданию тиражами более 1,5 тыс.экз., изготавливаются в сторонних организациях Управлением обеспечения управленческой деятельности. 8.9. Документы, содержащие конфиденциальную информацию, тиражируются на основании отдельно оформленных заказов с разрешения руководителя структурного подразделения, подписавшего или утвердившего документ. 8.10. Порядок использования имеющейся в структурных подразделениях Компании копировально-множительной техники устанавливается их руководителями с учетом требований, изложенных в настоящей Инструкции, в инструкции по эксплуатации, в регламентах, устанавливаемых Управлением информационной техники и связи. 9. Изготовление, учет, использование и хранение печатей и бланков в Главном офисе Компании9.1. Изготовление, учет, использование и хранение круглой печати Компании9.1.1. Круглая печать Компании содержит фирменный знак Компании, а также сведения в соответствии с Уставом Компании. 9.1.2. Круглые печати Компании изготавливаются в строго ограниченном количестве. Заявка на изготовление круглой печати Компании и ее эскиз оформляются Аппаратом Генерального директора, согласуется с Управлением общественных связей, Правовым управлением, и передаются в Управление делами, которое размещает заказ на изготовление. 9.1.3. Изготовление круглой печати Компании осуществляется только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими соответствующую лицензию на этот вид деятельности и сертификат наличия технических возможностей для качественного изготовления данного вида продукции. 9.1.4. Оттиском круглой печати Компании заверяется подлинность подписи Генерального директора Компании или лиц, уполномоченных в силу своих должностных обязанностей (или на основании доверенности) на подписание соответствующих документов. 9.1.5. Порядок закрепления круглых печатей Компании устанавливается отдельно издаваемым приказом Генерального директора. 9.1.6. Каждая круглая печать Компании имеет индивидуальный номер и проставляется на документы в соответствии с порядком, указанном в Таблице 1: Таблица 1.
9.1.7. Оттиск печати, проставляемой на документах, должен захватывать часть наименования должности руководителя, подписавшего документ, либо, если наименование должности не указывается, оттиск должен захватывать часть фамилии подписавшего. 9.1.8. Управление обеспечения управленческой деятельности ведет учет имеющихся круглых печатей Компании в специальном журнале с проставлением их оттисков (Приложение 16). Круглые печати Компании выдаются под расписку руководителям подразделений или работникам Компании, персонально ответственным за их использование и хранение. 9.1.9. Круглые печати Компании хранятся в надежно запираемых шкафах (сейфах). Ответственность за надежность хранения и законность использования круглых печатей Компании возлагается на руководителей подразделений Компании, за которыми закреплены соответствующие печати. 9.1.10. Пришедшие в негодность, изношенные, неиспользуемые и устаревшие круглые печати Компании возвращаются в Управление обеспечения управленческой деятельности для централизованного уничтожения по акту с соответствующей отметкой в журнале учета. 9.1.11. Наличие круглых печатей Компании надежность их хранения в структурных подразделениях ежегодно проверяется Управлением обеспечения управленческой деятельности. 9.1.12. Филиалы Компании имеют как правило один экземпляр собственной круглой печати филиала. 9.1.13. В случае утери круглой печати Компании лицо, за которым была закреплена печать в соответствии с приказом Генерального директора, уведомляет о факте утери Управление обеспечения управленческой деятельности, Правовое управление. |