Инструкция по делопроизводству оао "ххх" Индекс документа ид 00000 2011 содержание 3 Общие положения 4
 Скачать 319.5 Kb.
|
7. Порядок обращения с конфиденциальной информацией7.1. Виды конфиденциальной информации7.1.1. К конфиденциальной информации (документам) относятся информация, содержащаяся в Перечне сведений, составляющих коммерческую тайну, и иных сведений конфиденциального характера ОАО "ГМК "Норильский никель" (далее - Перечень). 7.1.2. К строго конфиденциальной информации (документам) относятся рассекречиваемые и выводимые в связи с этим из секретного делопроизводства документы. 7.1.3. Информации, указанной в п.7.1.1. и 7.1.2. присваивается соответствующий гриф конфиденциальности: "Конфиденциально", "Строго конфиденциально". 7.2. Присвоение и снятие грифа конфиденциальности7.2.1. Необходимость проставления пометки "Конфиденциально" на документах и изданиях, содержащих конфиденциальную информацию, определяются исполнителем. Контроль за соответствием грифа конфиденциальности содержащейся в документе информации осуществляет должностное лицо, подписывающее или утверждающее документ. 7.2.2. Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной информации к разряду конфиденциальной, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения. 7.2.3. Гриф конфиденциальности может быть снят Технической комиссией ОАО "ХХХ" по защите государственной и коммерческой тайны. Заинтересованное структурное подразделение, в случае необходимости снятия грифа конфиденциальности, направляет в постоянно действующую Техническую комиссию ОАО "ХХХ" по защите государственной и коммерческой тайны (далее именуется – комиссия) письмо, содержащее обоснование необходимости снятия грифа конфиденциальности. Заключение комиссии оформляется в форме протокола, являющегося основанием: для снятии грифа конфиденциальности по отдельным документам, указанным в п.7.1.1, 7.1.2; для подготовки проекта приказа Генерального директора Компании об исключении конкретных сведений из Перечня. 7.2.4. При снятии грифа конфиденциальности на документах, делах или изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись. Аналогичные отметки вносится в номенклатуру или опись дел. 7.3. Особенности приема и учета документов с грифом "Конфиденциально"7.3.1. Учету подлежат все входящие, исходящие, внутренние документы с грифом "Конфиденциально". Учет документов осуществляется по количеству листов, изданий (книг, журналов, брошюр) – поэкземплярно. 7.3.2. Учет документов производится в автоматизированной системе. В случае невозможности удовлетворения требований п.7.4.3. по хранению конфиденциальных документов, учет документов осуществляется без размещения текстов и атрибутов документов, содержащих конфиденциальную информацию. В случае необходимости, дополнительная конфиденциальная информация заносятся в бумажные журналы учета (Приложение 27). 7.3.3. Порядковая нумерация документов с грифом "Конфиденциально" в автоматизированной системе ведется совместно с обычной документацией. К регистрационному номеру документа добавляется пометка "-кф". 7.3.4. На каждом поступившем конфиденциальном документе, а также на сопроводительном письме к таким документам проставляется регистрационный штамп (для входящих документов). 7.3.5. Исполненные документы с пометкой "Конфиденциально" группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дел, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка "Конфиденциально". 7.4. Особенности оформления и оборота документов с грифом "Конфиденциально"7.4.1. Гриф и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания и на первой странице сопроводительного письма к этим материалам, например: Конфиденциально Экз.№ ___ Кроме того, в сопроводительном письме к материалам, имеющим гриф конфиденциальности, делается отметка, например: Приложение: проект инструкции, конфиденциально (строго конфиденциально), экз.№ 2, на 5 листах. 7.4.2. Печатание документов, содержащих конфиденциальные сведения, производится в структурных подразделениях Компании. На последнем листе каждого экземпляра документа необходимо указывать количество отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, телефон. 7.4.3. Подготовка конфиденциальных документов на ПЭВМ и хранение в электронном виде допускается только в случае использования систем и технологий, имеющих средства защиты информации в соответствии с установленными требованиями6. 7.4.4. При размещении конфиденциальной информации на сменном машинном носителе информации, гриф указывается на его этикетке. 7.4.5. Отпечатанные и подписанные документы передаются для регистрации секретарю структурного подразделения или лицу, осуществляющему ведение делопроизводства. Черновики документа уничтожаются исполнителем. 7.4.6.Тиражируемые конфиденциальные документы и материалы, полученные для рассылки, регистрируются под одним номером. Дополнительно размноженные экземпляры документа учитываются за номером этого документа, о чем делается отметка в учетных формах. Нумерация дополнительно размноженных документов производится от последнего номера ранее учтенных экземпляров. Конфиденциальные документы, полученные из сторонних организаций, могут быть размножены только с учетом согласованных с ними условий соблюдения конфиденциальности. 7.4.7. Пересылка конфиденциальных документов в другие организации производится специальной связью или лично - работниками подразделений Компании. Отправляемые конфиденциальные документы должны быть помещены в конверты и упакованы. Использовать конверты с прозрачными "окошками" для пересылки таких документов запрещается. В верхнем правом углу адресной стороны пакетов проставляется гриф "Конфиденциально" или "Строго конфиденциально". 7.4.8. При необходимости направления документов с пометкой "Конфиденциально" в несколько адресов составляется указатель рассылки, в котором по каждому адресу проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем структурного подразделения, готовившего документ. 7.4.9. Передача конфиденциальных документов по каналам связи за пределы Главного офиса Компании допускается только в случае использования защищенных систем передачи данных в соответствии с установленными требованиями7. 7.4.10. Передача конфиденциальных документов производится только через секретаря или лицо, ответственное за ведение делопроизводства. Конфиденциальные документы передаются работникам подразделений или представителям сторонних организаций под расписку. 7.4.11. Запрещается изъятие из дел или перемещение конфиденциальных документов из одного дела в другое без разрешения лица, осуществляющего их учет. Обо всех произведенных изъятиях или перемещениях делаются отметки в учетных формах. |