!Инструкция по делопроизводству новая. Инструкция по делопроизводству в Муниципальном бюджетном общеобразовательном учреждении Гудермесского муниципального района
 Скачать 272.77 Kb.
|
II. Документирование управленческой деятельности2.1. В соответствии с законодательством Российской Федерации и Чеченской Республики, локальными нормативными актами в Организации издаются организационно-распорядительные документы. 2.2. Организационно-распорядительные документы, создаваемые в деятельности Организации, должны быть оформлены по правилам, установленным настоящей Инструкцией. Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные (утвержденные) документы не допускается. 2.3. Особенности оформления документов, создаваемых в структурных подразделениях Организации и отражающих специфику их деятельности, а также правила организации работы с данными документами могут устанавливаться отдельными локальными нормативными актами Организации. 2.4. Создание документов в Организации в случае использования СЭД, в целях повышения эффективности использования СЭД, осуществляется с использованием шаблонов бланков документов и шаблонов документов. 2.5. Электронные шаблоны бланков документов должны быть идентичны бланкам документов на бумажном носителе. 2.6. Документы Организации оформляются на бланках или стандартных листах бумаги формата А4. 2.7. Для изготовления документов в Организации используются: общий бланк; бланк приказа; бланк письма для ведения переписки с организациями и гражданами, находящимися на территории Российской Федерации. По решению Руководителя в Организации могут использоваться другие бланки: бланк письма Руководителя или иного уполномоченного им лица, бланк протокола, бланк справки и др. Для оформления резолюций на документе в Организации могут использоваться бланки резолюций. 2.8. При издании документов на стандартных листах бумаги на них воспроизводятся реквизиты, необходимые для документов конкретного вида или разновидности. 2.9. Проектирование бланков документов осуществляется в соответствии с разделом 6 ГОСТ Р 7.0.97-2016. В Организации используются бланки документов с угловым и продольным расположением реквизитов. В соответствии со статьей 12 Закона ЧР и пунктом 6.8 ГОСТ Р 7.0.97-2016 в Организации используются бланки на русском и чеченском языках: угловые (реквизиты бланка располагаются на одном уровне: на русском языке – слева, на чеченском – справа) или продольные (реквизиты бланка на русском языке – сверху, реквизиты бланка на чеченском языке – ниже). 2.10. Бланки документов Организации изготавливаются типографским способом, средствами оперативной полиграфии или компьютерной техники. 2.11. Документы изготавливаются на бумажном носителе и в форме электронных документов с соблюдением установленных правил оформления документов. 2.12. Документы Организации, оформленные как на бланке, так и без него, должны иметь поля не менее: 20 мм – левое; 10 мм – правое; 20 мм – верхнее; 20 мм – нижнее. В соответствии с пунктом 6.1 ГОСТ Р 7.0.97-2016 документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм. 2.13. Документы, издаваемые совместно одной или несколькими организациями, оформляются на стандартных листах бумаги с воспроизведением реквизитов всех организаций, участвующих в издании документа. 2.14. При подготовке документов допускается использование лицевой и оборотной стороны листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны. 2.15. При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляются по середине верхнего поля документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа. 2.16. Для изготовления документов используется гарнитура шрифта по выбору Организации, входящая в стандартный пакет офисного программного обеспечения, используемого Организацией. Размер шрифта – № 12-14 пт4. При составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров – № 10, 11 пт. 2.17. Абзацный отступ в тексте документа – 1,25 см. Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста. 2.18. Текст документа печатается через 1-1,5 межстрочных интервала. Текст документа выравнивается по ширине листа. Многострочные реквизиты печатаются через 1 межстрочный интервал, составные части реквизитов могут разделяться дополнительным интервалом. Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через 2 интервала. Интервал между буквами в словах – обычный. Интервал между словами – 1 пробел. Строки реквизитов выравниваются по левой границе зоны расположения реквизита или центруются относительно самой длинной строки. Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов – не более 7,5 см. Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов – не более 12 см. 2.19. Допускается выделять полужирным шрифтом реквизиты «адресат», «заголовок к тексту» или «подпись», а также отдельные фрагменты текста. 2.20. При подготовке многостраничных документов оформляется титульный лист (приложение № 1). 2.21. Состав реквизитов, используемых для оформления документов, определяется видом (разновидностью) организационно-распорядительного документа. 2.22. При подготовке документов Организации используются реквизиты, установленные ГОСТ Р 7.0.97-2016: 04 – код формы документа; 05 – наименование организации - автора документа; 06 – наименование структурного подразделения - автора документа; 07 – наименование должности лица - автора документа; 08 – справочные данные об организации; 09 – наименование вида документа; 10 – дата документа; 11 – регистрационный номер документа; 12 – ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа; 13 – место составления (издания) документа; 14 – гриф ограничения доступа к документу; 15 – адресат; 16 – гриф утверждения документа; 17 – заголовок к тексту; 18 – текст документа; 19 – отметка о приложении; 20 – гриф согласования документа; 21 – виза; 22 – подпись; 23 – отметка об электронной подписи; 24 – печать; 25 – отметка об исполнителе; 26 – отметка о заверении копии; 27 – отметка о поступлении документа; 28 – резолюция; 29 – отметка о контроле; 30 – отметка о направлении документа в дело. Расположение и границы зон реквизитов на бланках Организации приведены в приложении №№ 2, 3. 2.23. Общий бланк Организации используется для изготовления любых видов документов, кроме делового (служебного) письма и должен включать следующие реквизиты: наименование организации (в соответствии с пунктом 2.9 настоящей Инструкции); отметки для размещения реквизитов «дата документа», «регистрационный номер документа»; место составления или издания документа (приложение № 4). 2.24. Бланк приказа Организации должен включать реквизиты: наименование организации (в соответствии с пунктом 2.9 настоящей Инструкции); наименование вида документа; место составления или издания документа, отметки для размещения реквизитов «дата документа», «регистрационный номер документа». 2.25. Бланк письма Организации должен включать следующие реквизиты: наименование организации (в соответствии с пунктом 2.9 настоящей Инструкции); справочные данные об организации (в соответствии с пунктом 2.9 настоящей Инструкции); отметки для проставления реквизитов «дата документа», «регистрационный номер документа», «ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа». 2.26. Внутренние документы Организации, оформляемые не на бланке, должны содержать соответствующие виду документа реквизиты. 2.29. Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по (наименование классификатора)» и цифрового кода. 2.30. Наименование Организации на бланке документа должно соответствовать наименованию юридического лица в положении Организации. На бланках документов указывается полное официальное наименование юридического лица с указанием его организационно-правовой формы, над наименованием Организации указывается наименование вышестоящей организации, под наименованием Организации в скобках указывается сокращенное наименование Организации, предусмотренное положением. 2.31. Справочные данные об Организации указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес Организации (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом); номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес, а также код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН) и идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП). 2.32. Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под наименованием Организации. 2.33. Дата документа должна соответствовать дате подписания (утверждения) документа или (в протоколах) дате события, зафиксированного в документе. Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов: арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2019; словесно-цифровым способом: 05 июня 2019 г. На документах, оформляемых на бланке, дата документа проставляется под реквизитами «наименование вида документа» (в бланках конкретных видов документов) и «справочные данные об организации» (в бланках писем). Датой документа, изданного совместно двумя или более организациями (должностными лицами), является дата подписания документа последней стороной. 2.34. Регистрационный номер документа – цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который, по усмотрению Организации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами. На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера проставляются в порядке указания наименований организаций в заголовочной части (преамбуле) документа и отделяются друг от друга косой чертой. 2.35. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа, состоящая из регистрационного номера и даты входящего документа, на который дается ответ, проставляется в виде отметки «На № ... от ...» в бланке письма. В текст письма-ответа сведения о регистрационном номере и дате поступившего письма не включаются. 2.36. Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов, а также в случае, если место нахождения организации входит в ее наименование, например: Московский городской университет управления. Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением, например: г. Гудермес Гудермесского муниципального района Чеченской Республики. 2.37. Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) от границы верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации. Виды используемых в Организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и должны быть закреплены в локальных нормативных актах Организации. Гриф ограничения доступа к документу (пометка «Для служебного пользования», гриф «Коммерческая тайна») может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации. В документах Организации, содержащих сведения, составляющие коммерческую тайну, в соответствии с Федеральным законом от 29.07.2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» наряду с грифом указываются полное официальное наименование юридического лица, место его нахождения. Например:
2.38. Адресат – реквизит, используемый при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов. Адресатом документа может быть организация. Реквизит «адресат» оформляется на бланке с угловым расположением реквизитов – в верхней правой части документа, на бланке с продольным расположением реквизитов – справа под реквизитами бланка. Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки. При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указываются в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, фамилию, инициалы должностного лица. Например:
При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже. При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «адресат» указываются в именительном падеже наименование организации, ниже – наименование структурного подразделения. Например:
При адресовании письма руководителю структурного подразделения указываются в именительном падеже наименование организации, ниже – в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы. Например:
Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина, например:
При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации, адресат указывается обобщенно. Например:
или:
При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом «Адресат» в скобках указывается: «(по списку)». Например:
Список рассылки составляется исполнителем. Если письмо направляется в организацию или должностному лицу и для сведения еще ряду организаций или должностных лиц, общее количество адресатов не должно быть более четырех, при этом основной адресат указывается первым, слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не печатается. В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной пунктом 22 «Правил оказания услуг почтовой связи», утвержденных приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 г. № 234: а) для юридического лица – полное или сокращенное наименование (при наличии), для гражданина – фамилия, имя, отчество (последнее при наличии); б) банковские реквизиты (для почтовых переводов, направляемых юридическому лицу или принимаемых от юридического лица); в) название улицы, номер дома, номер квартиры; г) название населенного пункта; д) название района; е) название республики, края, области, автономного округа (области); ж) название страны (для международных почтовых отправлений); з) почтовый индекс. Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами). При отправке письма по электронной почте или факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса). Например:
2.41. Гриф утверждения документа проставляется на документах в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки. При утверждении документа собственноручной подписью должностного лица гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Например:
При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕН» («УТВЕРЖДЕНА», «УТВЕРЖДЕНЫ» или «УТВЕРЖДЕНО»), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, названия вида распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:
или:
При утверждении документа коллегиальным, совещательным или иным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указывается, наименование органа, дата и номер протокола (в скобках). Например:
2.42. Заголовок к тексту – краткое содержание документа. Если заголовок к тексту отвечает на вопрос «о чем?», он начинается с предлога «О» («Об»). Если заголовок к тексту отвечает на вопрос «чего?», он составляет одно целое с названием вида документа. Например: приказ (о чём?) о создании аттестационной комиссии письмо (о чём?) о предоставлении информации акт (чего?) приема-передачи дел протокол (чего?) заседания экспертной комиссии Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля. 2.43. Текст документа составляется на государственном языке Российской Федерации и государственных языках Чеченской Республики в соответствии со статьей 12 Закона ЧР. Текст документа должен быть составлен грамотно, ясно, понятно и по возможности кратко. Текст документа должен содержать достоверную и актуальную информацию, достаточную для принятия решений или их исполнения, не должен допускать различных толкований. В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты: наименование документа, наименование органа власти (организации), издавшего(ей) документ, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту; наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дата утверждения документа. Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех. Текст документа излагается: в приказах, изданных единолично, – от первого лица единственного числа («... п р и к а з ы в а ю»); в приказах, изданных совместно двумя или более организациями, – от первого лица множественного числа («... п р и к а з ы в а е м»); в протоколах заседаний – от третьего лица множественного числа («СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» или «РЕШИЛИ»); в деловых письмах, оформленных на бланках Организации, – от первого лица множественного числа (просим, направляем, предлагаем) или от третьего лица единственного числа («Организация не возражает...», «Организация считает возможным...»); в докладных и служебных записках, заявлениях – от первого лица единственного числа («прошу...», «считаю необходимым...»); в документах, устанавливающих функции (обязанности), права и ответственность структурных подразделений, работников (положение, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов и выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («специалист (работники) осуществляет функции...», «комиссия провела проверку...»). При подготовке текста документа следует соблюдать правила написания официальных наименований, числительных и единиц измерения. В текстах документов употребляются общепринятые аббревиатуры и графические сокращения. При указании в тексте фамилии лица инициалы ставятся после фамилии. В деловых (служебных) письмах используются: вступительное обращение: Уважаемый господин Председатель! Уважаемый господин Министр! Уважаемый господин Иванов! Уважаемая госпожа Петрова! Уважаемый Иван Петрович! Уважаемая Анна Николаевна! Уважаемые господа! заключительная этикетная фраза: «С уважением, ...». Наименование должности в обращении пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются. 2.44. Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к сопроводительному письму, иному информационно-справочному документу, или о том, что документ является приложением к основному документу (нормативному, распорядительному или иному). В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом: если приложение названо в тексте: Приложение: на 2 л. в 1 экз. если приложение не названо в тексте или если приложений несколько: Приложение: 1. Положение о комиссии… на 5 л. в 1 экз. 2. Справка о кадровом составе Управления регионального кредитования на 2 л. в 1 экз. если приложение (приложения) сброшюровано(ы): Приложение: в 2 экз. Приложение: отчет об основной деятельности в 2 экз. если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц: Приложение: договор оказания услуг от 05.09.2018 № 32-17/72 и приложения к нему, всего на 7 л. если письмо направляется нескольким адресатам, а документ-приложение только первому адресату: Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес. если приложением являются документы, записанные на физически обособленный электронный носитель: Приложение: DVD-R в 1 экз. При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов, объем в байтах. В распорядительных документах (приказах), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом: в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: ...(приложение) или ... (приложение 1), (приложение № 1); на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:
Если приложением к распорядительному документу является локальный нормативный акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение. Например:
2.45. Гриф согласования проставляется на документе в случае его внешнего согласования (согласование с органами власти, иными организациями, должностными лицами). Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться: на первом листе документа (если документ имеет титульный лист, – на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю); на последнем листе документа под текстом; на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа. Гриф согласования состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования. Например: СОГЛАСОВАНО Директор МБОУ «Шуанинская средняя школа Гудермесского муниципального района» Подпись И.О. Фамилия Дата Если согласование осуществляется коллегиальным, совещательным или иным органом, в грифе согласования указываются сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется письмом, указываются вид документа, наименование организации, согласовавшей документ, дата и номер письма. Например: СОГЛАСОВАНО Методическим советом МБОУ «Шуанинская средняя школа Гудермесского муниципального района» (протокол от 15.02.2019 № 2) СОГЛАСОВАНО письмом Министерства образования и науки Чеченской Республики от 28.01.2018 № 16 2.46. Внутреннее согласование документа оформляется визой. Виза выражает мнение лица, визирующего проект документа, и включает: должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования. Например: Начальник юридического отдела Подпись И.О. Фамилия Дата При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом: Замечания прилагаются. Начальник юридического отдела Подпись И.О. Фамилия Дата В документах, подлинники которых хранятся в организации, визы проставляют на последнем листе документа под подписью, на обороте последнего листа подлинника документа или на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу. В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело. По усмотрению Организации может применяться полистное визирование документа и его приложений. Согласование проектов документов (внешнее, внутреннее) осуществляется в соответствии с пунктами 4.1 – 4.11 настоящей Инструкции. 2.47. Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, инициалы, фамилию. Например:
Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации. Например:
При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей статусу должности. Например:
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне. Например:
В документах, подготовленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии. Например:
При подписании документа лицом, исполняющим обязанности Руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением). Например:
или:
При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия Руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись «за» перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо. 2.48. Отметка об электронной подписи используется для визуализации электронной подписи получателем документа при обмене электронными документами, подписанными усиленной квалифицированной электронной подписью. В соответствии с законодательством Российской Федерации отметка об электронной подписи формируется и визуализируется программными средствами. Отметка об электронной подписи включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Например:
Подписание (утверждение) документа осуществляется в соответствии с пунктом 2.47 настоящей Инструкции. 2.49. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации. Документы заверяют печатью Организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»). 2.50. Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество (при наличии) исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя. Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, – на оборотной стороне листа внизу слева. Например: Ильин Илья Ильич, Общий отдел, главный специалист +7 (8712) 22-22-22, Ilyin_Iv@techno.ru Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера. 2.51. Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется на свободном от текста месте или, при отсутствии свободного места на лицевой стороне документа, на обороте документа и включает: слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа). Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется записью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия, и заверяется печатью Организации. Например: Подлинник документа находится в МБОУ «Шуанинская средняя школа Гудермесского муниципального района» в деле № 08-05 за 2015 г. Верно Специалист Подпись И.О. Фамилия Дата Печать На копиях многостраничных документов отметка о заверении копии проставляется на каждом листе документа или на последнем листе прошитого или скрепленного иным образом документа. Запись о месте нахождения подлинника проставляется только на последнем листе документа. Для заверения копии документа, изготовленной на бумажном носителе, может использоваться штамп. Копии электронных документов, направляемых по информационно-телекоммуникационной сети, заверяются электронной подписью Руководителя Организации или иного уполномоченного им лица и высылаются получателю с сопроводительным письмом в форме электронного документа. Копии электронных документов на физически обособленных носителях высылаются получателю с сопроводительным письмом на бумажном носителе. В сопроводительном письме к копиям электронных документов указывается: наименование информационной системы, в которой хранятся документы; наименования документов, копии которых направляются получателю; названия файлов документов с указанием форматов файлов и объема каждого файла в байтах; дата изготовления и заверения копии. При этом на физически обособленном носителе несмываемым маркером указывается: «Приложение к письму от (дата) № ... ». Копия электронного документа, представленная в виде документа на бумажном носителе, заверяется в порядке, установленном настоящей Инструкцией для заверения копий документов на бумажном носителе, с указанием, в какой информационной системе хранится электронный документ. 2.52. Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления документа в часах и минутах и способа доставки документа. Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа. 2.53. Резолюция должна содержать указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота. Резолюция должна включать: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу (конкретное задание по исполнению документа или формулировка цели рассмотрения документа), при необходимости - срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции:
Срок исполнения поручения не должен указываться, если он назван в тексте поступившего документа и Руководитель не считает необходимым изменить его в сторону сокращения или является типовым для данного вида документа. При указании нескольких исполнителей фамилия ответственного исполнителя указывается первой, подчеркивается или обозначается словом «отв.» («ответственный»). 2.54. Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова «В дело», индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты. Например:
Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа. |