Контрольные вопросы Какие аспекты влияют на эффективность управления предприятием

• Название: Контрольные вопросы Какие аспекты влияют на эффективность управления предприятием
• Дата: 30.10.2021
• Размер: 0.74 Mb.
• Имя файла: Module1 (1).doc
• Тип: Контрольные вопросы; #259442
• страница: 14 из 15

6.1 Понятие электронного документооборота

С начала 60-х, когда первые компьютеры «пришли» на производство, понятие "документ" изменилось кардинальным образом. Фактически рост требований к емкости дисков ПК в значительной степени обусловлен эволюцией документов, которые теперь куда сложнее и разнообразнее прежних.

Чтобы успешно управлять документами, нужно определить, какие типы документов в каком управлении нуждаются. Документы предприятия можно разделить на две категории: документы для автоматизации учрежденческой деятельности и критически важные документы.

Документы для автоматизации управленческой деятельности представляют собой электронную почту, замечания, письма, отчеты и общедоступные базы данных.

Критически важные документы предназначаются для решения внутренних (управление временем и ресурсами) или внешних (маркетинг и обслуживание покупателей) информационных задач.

При автоматизации учрежденческой деятельности можно использовать единообразное управление документами и одинаковые организационные процессы для всех сотрудников.

Критически важными данными, как правило, управляют в соответствии с задачами конкретной рабочей группы.

Перечислим основные действия с документами, которые повсеместно выполняются на предприятии:

• 
  Создание документа: для каждого документа определена дата и время создания, автор, статус (черновик, рабочий (редактируемый), утвержденный (нередактируемый), и т.д.), гриф секретности (общего пользования, ограниченного использования, секретный, …)
  
• 
  Утверждение документа: после создания, документ требуется завизировать (что может привести к редактированию документа, и появлению нескольких версий одного и того же документа). Процесс утверждения документа зависит только от специфики документооборота предприятия, и может быть как строго формализован (тогда говорят, что для каждого документа есть свой маршрут утверждения), так и неформализован (тогда говорят, что используется открытый маршрут)
  
• 
  Использование документа: после того, как документ был отредактирован и утвержден, он поступает в архив, где доступен группе лиц (в зависимости от грифа секретности)
  

В результате усложнения как структуры документов, так и процессов использования документов возникают дополнительные задачи управления данными:

• 
  Во-первых, с одним документом, возможно, должны работать несколько человек, причем, в реальном времени (и одновременно). Более того, одни фрагменты данных требуется регулярно обновлять, в то время как другая часть информации должна оставаться статичной.
  
• 
  Во-вторых, в документе могут использоваться внедренные объекты (например, данные, чертежи и изображения), когда необходимо модифицировать такие объекты в одних проектах и оставлять без изменений в других.
  

Решением всех перечисленных задач работы с документами является управление документооборотом.

Управление документооборотом состоит в том, чтобы все обновления документов и их частей, которые выполняет пользователь, проходили процесс утверждения и фиксировались.

Внедрение компьютеризованной системы управления документооборотом (системы электронного документооборота) должно не просто обеспечить хранение всех версий всех внутренних и внешних документов предприятия, но также фиксировать все действия (создание, рецензирование, редактирование, утверждение, списание в архив) над документами.

6.2 Определение системы ЭД и ее отличительные свойства

Класс систем ЭД является подклассом документальных систем. В отличие от фактографических систем (к которым относят любой банк или базу данных) логической единицей хранения информации в документальной системе является документ.

Система электронного документооборота (ЭД, СЭД) - это комплекс программ, созданных для контролируемого создания и управления документами на предприятии в соответствии с правилами обработки документов, обусловленными бизнес процессами предприятия.

Отличительными свойствами СЭД являются:

• 
  ведение электронного архива документов;
  
• 
  управление жизненным циклом информации;
  
• 
  управление процессом создания, сбора, обработки и распространения корпоративной информации;
  
• 
  наличие средств контроля исполнения поручений;
  
• 
  управление содержимым корпоративных Web-ресурсов;
  
• 
  интеграция с офисными приложениями и корпоративными информационными системами.
  

В некоторых исследованиях предлагают следующую типологию программ управления документами:

• 
  электронная почта;
  
• 
  программы для организации коллективной работы (Lotus Notes, например);
  
• 
  программы маршрутизации документов.
  

К этой типологии можно было бы добавить дальнейшее разделение на:

• 
  системы с предопределенным маршрутом
  
• 
  системы с открытым маршрутом
  
• 
  системы с поисковым блоком или полнотекстовый индексатор как самостоятельный элемент в своем собственном классе (например, Excalibur)
  

В то время как многие системы, основанные на использовании полнотекстовых поисковых блоков или на реляционных базах данных, претендуют на звание систем управления документами, существует множество критериев, по которым можно судить о том, насколько это соответствует действительности.

Имея в виду требования к системам управления документами, такая система должна выполнять следующие функции:

• 
  организовывать среду хранения, обеспечивая работу с бумажными и электронными документами и предоставляя возможность их просмотра,
  
• 
  осуществлять поиск (полнотекстовых и других) документов,
  
• 
  вести историю работы с документом, учитывая трудозатраты на его подготовку,
  
• 
  обеспечивать возможность работы с многокомпонентными, многоформатными документами, а также приложениями к документу и различными его версиями,
  
• 
  обеспечивать учет ассоциаций и ведение коллекций документов,
  
• 
  устанавливать права на работу с документом,
  
• 
  обеспечивать сканирование документа и восстановление его текста по изображению,
  
• 
  обеспечивать открытый интерфейс со специализированными, национальными и другими полнотекстовыми поисковыми модулями,
  
• 
  обеспечивать настройку на потребности пользователя, в первую очередь, регистрационных карточек документов.
  

Полный набор таких ответственных функций позволяет реализовать промышленная система управления документами.

Если продукт должен обеспечивать прохождение документов по предопределенным маршрутам, то для расширения функциональности может использоваться такой продукт как Staffware, что часто и делается в больших корпоративных системах управления документами. В том случае, когда речь идет исключительно о поддержке движения и контроля документов, выбор приложения, обеспечивающего их управление, представляется логичным. Однако иногда можно обойтись гораздо более дешевым продуктом или обычной электронной почтой.

6.3 Место системы электронного документооборота в корпоративной системе управления предприятием

По свей сути система электронного документооборота является неким интегратором всех систем управления на предприятии (рис. 6.1.).


Рис. 6.1. Взаимодействие подсистем управления предприятием посредством системы ЭД.⁶
Сферы применение СЭД огромны. По статистике ожидается резкий скачок внедрения СЭД на предприятиях крупного бизнеса, а впоследствии, темпы прироста количества внедренных СЭД будут высокими за счет предприятий среднего и мелкого бизнеса.
Перечислим наиболее очевидные области применения СЭД, помимо использования в КИС предприятия:

• 
  государственные судебно-исполнительные и законодательные институты, нотариаты, адвокатуры;
  
• 
  аудиторские фирмы;
  
• 
  открытые для общего доступа Web-порталы и Web-сервера транснациональных корпораций, где должна быть представлена информация на многих языках;
  
• 
  закрытые Web-порталы и Web-сервера транснациональных корпораций, где ведется история документов, и учитываются особенности доступа к документам.
  

6.4 Элементы СЭД, как отдельные системы

Полнотекстовый поиск является мощным средством анализа массивов документов, начиная от газетных статей, и заканчивая документами, выпущенными правительством. В этой связи показателен пример системы университетской информационной системы RUSSIA (Russian inter-University Social Sciences Information and Analytical Consortium, http://www.cir.ru), в которой использованы инструменты восприятия документов (через сканирование, распознавание и автоматическую категоризацию) и поиска документов (полнотекстового и по категориям).

Системы управления версиями очень распространены в индустрии разработки программного обеспечения и автоматизированного проектирования. Здесь наиболее известные подходы – CVS (Concurrent Version Management), RCS (Reverse Edit Scripts).

Цифровые библиотеки (Digital Libraries) ориентированы на хранение и поиск сложных по структуре, многоформатных, многокомпонентных элементов (например, графика, звук, видео, текст). Наиболее яркий пример – цифровая Библиотека Конгресса США.