Курс лекций 2е издание Минск Редакционноиздательский центр Академии управления при Президенте Республики Беларусь

• Название: Курс лекций 2е издание Минск Редакционноиздательский центр Академии управления при Президенте Республики Беларусь
• Анкор: DO_ak_osnmng.doc
• Дата: 14.09.2018
• Размер: 1.41 Mb.
• Имя файла: DO_ak_osnmng.doc
• Тип: Курс лекций; #24593
• страница: 9 из 12

Тема 9. Контроль и анализ как функции менеджмента

Лекция 9. Контроль и анализ как функции менеджмента

Основные понятия, включенные в систему тренинг-тестирования:

соответствие планам; соответствие уровню руководителя; соответствие личным качествам руководителя; эффективность; объективность; гибкость; экономичность; натуральные нормативы; затратные нормативы; капитальные нормативы; доходные нормативы; программные нормативы; нематериальные нормативы; целевые нормативы; предварительный контроль; текущий контроль; заключительный контроль; главная проблема контроля; накопление общих сведений о предприятии; анализ производственных и материальных потоков; анализ экономического положения; анализ системы управления; анализ персонала предприятия; объективные источники; субъективные источники; статические методы; динамические методы.

Понятие и этапы контроля

Цель контроля:

• 
  с одной стороны, является выявление слабых мест и ошибок в процессе производства и управления, своевременное их исправление и недопущение повторения;
  
• 
  с другой стороны, обеспечение соответствия между намеченными планами и проводимыми мероприятиями.
  

Объектом контроля являются:

• 
  средства и предметы труда;
  
• 
  персонал;
  
• 
  производственные и управленческие процессы.
  

Для осуществления контроля необходимо:

1) наличие планов, поскольку невозможно определить эффективность чьей-либо деятельности, если неизвестны ее цели;

2) наличие организационной структуры, поскольку для осуществления контроля необходимо знать, кто отвечает за данный участок работы; и самый несчастный руководитель - это тот, который знает, что в его организации или подразделении что-то происходит не так, как надо, но не знает, кто за это несет ответственность.

Процесс контроля имеет следующие этапы.

1. Установление нормативов, которые:

• 
  с одной стороны, можно рассматривать как критерии эффективности деятельности;
  
• 
  с другой - как определенные планом результаты, характеризующие деятельность на каждом этапе достижения цели.
  

Нормативы должны удовлетворять следующим требованиям:

1) возможность проверки;

2) измеримость.

2. Определение эффективности деятельности путем сопоставления нормативов с действительностью. При этом следует учитывать, что чем дальше от непосредственного производственного процесса находится исполнитель, тем труднее установить нормативы его деятельности и тем труднее, а зачастую и нужнее, эту деятельность контролировать.

3. Корректировка отклонений от планов и нормативов, которая может осуществляться путем:

• 
  пересмотра или модификации целей и планов;
  
• 
  перераспределения или уточнения заданий;
  
• 
  выделения дополнительного персонала или других ресурсов;
  
• 
  совершенствования систем подбора, стимулирования и обучения кадров;
  
• 
  увольнения сотрудника.
  

Информационная сторона контроля

С информационной точки зрения систему управленческого контроля можно представить как систему с обратной связью в виде схемы (см. рис. 9.1).




В приведенной схеме обратная связь выполняет две основные функции:

1) обнаружение ошибок при движении к цели;

2) инициирование корректирующих воздействий.

Требования, предъявляемые к системам контроля

Основными требованиями, предъявляемым к системам контроля являются:

1) соответствие планам - систем контроля должна соответствовать деятельности, которую она контролирует;

2) соответствие уровню руководителя – контроль, осуществляемый главным инженером, будет отличаться от контроля, осуществляемого мастером участка;

3) соответствие личным качествам руководителя - информация о состоянии контролируемого объекта должна подаваться руководителю в удобном для него виде;

4) эффективность, достигаемая за счет предоставления руководителю информации именно об отклонениях в контролируемом процессе;

5) объективность, достигаемая за счет того, что контроль опирается на измеримые критерии и нормативы;

6) гибкость - система контроля не должна давать сбои при изменении планов и нормативов;

7) экономичность - контроль должен окупать затраты на него.

Эффективность и экономичность системы контроля достигается за счет определения и контроля критических точек контролируемого процесса, которые представляют собой:

• 
  либо ограничивающие факторы, позволяющие оценивать расход ресурсов;
  
• 
  либо параметры, лучше других, отражающие ход выполнения плана.
  

Это дает возможность руководителю контролировать большее количество подчиненных, т.е. расширять диапазон управления.

Типы нормативов, используемых при контроле

В управленческом контроле используются следующие типы нормативов:

1. Натуральные, которые используются на производственном уровне организации, и которые характеризуют:

• 
  количественные аспекты деятельности (использование материалов, затраты труда, предоставление услуг и производства товаров);
  
• 
  качество используемых и производимых товаров.
  

2. Затратные, которые также используются на производственном уровне организации и характеризуют финансовые критерии эффективности производства:

• 
  прямые и косвенные затраты на единицу продукции;
  
• 
  издержки на рабочую силу;
  
• 
  расход материалов на единицу продукции.
  

3. Капитальные, которые используется на уровне инвестиционной деятельности, и характеризуют эффективность капитальных вложений (например, прибыль на инвестированный капитал).

4. Доходные, которые используется на уровне организации в целом, характеризуют эффективность использования средств предприятия (например, объем продаж в денежном выражении).

5. Программные, которые используются при выполнении разовых программ и характеризуют успешность их выполнения (например, срок выполнения или использование выделенных средств).

6. Нематериальные, которые используется в том случае, когда невозможно использовать натуральные и стоимостные показатели. Они могут характеризовать различные показатели деятельности организации:

• 
  компетентность сотрудников;
  
• 
  результативность рекламной компании;
  
• 
  результативность деятельности специалистов по связи с общественностью.
  

7. Целевые, которые характеризуют достижение конкретного результата и используются на уровне организации или ее подразделений.

Виды управленческого контроля

Выделяют три основных вида управленческого контроля:

1. 
   предварительный;
   
2. 
   текущий (оперативный);
   
3. 
   заключительный.
   

Предварительный контроль осуществляется до начала деятельности во время определения ее целей и планов реализации. Целью такого контроля является определение оптимальности разработанных планов путем моделирования будущей деятельности.

Текущий контроль осуществляется от начала деятельности до момента получения результата. Его цель - вовремя обнаружить отклонения от намеченных планов и нормативов.

Заключительный контроль осуществляется после выполнения какой-либо программы. Его цель - получение информации о деятельности работников, которых необходимо поощрить за достигнутые результаты.

Контроль либерального и авторитарного руководителя

Главная проблема контроля - оценка эффективности человеческой деятельности. Эта оценка в большинстве случаев основана на личности руководителя.

Так руководители, придерживающиеся либерального или демократического стилей управления, учитывают возможные негативные последствия контролирующих мероприятий на эмоции сотрудников, чью деятельность они контролируют. Поэтому они стараются осуществить контроль ненавязчиво, не вызывая у людей страха перед возможными ошибками, и выдвигают на первый план положительную сторону контроля, которая выражается в поощрении подчиненных за их успешные действия.

Руководители, придерживающиеся авторитарного стиля управления, намеренно делают процесс контроля видимым, указывают подчиненным, какие параметры их деятельности будут контролироваться. Основная цель такого контроля - не выявить ошибки подчиненных, а предупредить их, поскольку подчиненные, зная, что их контролируют, не будут принимать необдуманных решений и нарушать какие-либо правила. Долгое время такой метод контроля считался эффективным, несмотря на большие издержки, которые прежде всего заключаются в стрессах и срывах в поведении людей. Современная наука менеджмента, считая персонал главной ценностью организации, к такой системе контроля относятся отрицательно.

Место анализа в управленческом цикле

В управленческом цикле анализ играет тройственную роль:

• 
  с одной стороны, он предшествует планированию и служит для оценки создавшегося положения и собственных возможностей;
  
• 
  с другой стороны он позволяет определить причины отклонений, возникающих в ходе выполнения плана;
  
• 
  с третьей стороны он следует за заключительным контролем, завершая управленческий цикл, и служит для оценки достижений.
  

В схематическом виде это представлено на рис. 9.2.



Анализ состояния и возможностей включает в себя:

• 
  анализ внутренней среды;
  
• 
  анализ внешней среды;
  
• 
  анализ имеющихся возможностей и инвестиций.
  

Анализ внутренней среды предприятия

Анализ внутренней среды предприятия затрагивает следующие аспекты:

1) накопление общих сведений о предприятии, включающих:

• 
  отраслевую принадлежность и вид деятельности;
  
• 
  форму собственности;
  
• 
  количество работающих, в том числе управленческого персонала;
  
• 
  уставной фонд и стоимость основных фондов;
  
• 
  основных потребители готовой продукции (услуг) и основных поставщики.
  

2) анализ производственных и материальных потоков, используемые производственные технологии и оборудование, организацию производства и труда промышленного персонала.

3) анализ экономического положения (финансовый анализ) затрагивающий доходность, рентабельность, оборачиваемость фондов, наличие свободных финансовых ресурсов и возможность их получения.

4) анализ системы управления, затрагивающий:

• 
  распределение и закрепление за структурными подразделениями конкретных и специальных функций;
  
• 
  организационную структуру управления;
  
• 
  преимущественно используемые методы управления;
  
• 
  господствующий стиль управления;
  
• 
  сложившуюся методику принятия управленческих решений.
  

5) анализ персонала предприятия, включающий оценку:

• 
  знаний, навыков и квалификации сотрудников;
  
• 
  сплоченности (корпоративного духа) организации;
  
• 
  преобладающих интересов сотрудников и их возможных изменений.
  

Основная цель анализа внутренней среды - определение степени эффективности использования имеющихся ресурсов. Основное внимание при этом уделяется взаимоотношениям и взаимодействию ресурсов и результатов, усилий и достижений, затрат и доходов.

Источники информации для анализа внутренней среды предприятия можно разделить на объективные и субъективные.

Объективные источники - это отраженные в бухгалтерской и статистической отчетности результаты производственно-хозяйственной деятельности. Основное их достоинство - предоставляемая возможность объективного анализа, а основной недостаток - сложность выявления проблем какой-либо конкретной деятельности на предприятии из общей совокупности проблем предприятия.

Субъективные источники - результаты анкетирования, тестирования, интервьюирования руководителей, специалистов и внешних экспертов. Основное их достоинство - возможность сконцентрироваться на специфических проблемах различных служб предприятия и возможность получения недокументируемой информации, а основной недостаток - не очень высокая степень достоверности.

Анализ внешней среды

Основными аспектами анализа внешней среды предприятия являются:

1) анализ существующих аналогов продукции предприятия;

2) анализ существующих технологий в той отрасли, где работает предприятие, и возможное их развитие;

3) анализ государственной политики, уделяя основное внимание возможным ограничениям видов деятельности предприятия;

4) анализ состояния рынков сбыта и потребления, уделяя основное внимание

• 
  доле рынков сбыта и устойчивости положения на них;
  
• 
  отношению потребителей к продукции предприятия и возможным изменениям поведения потребителей;
  
• 
  поведению конкурентов и их возможностям повышения качества продукции и изменения цен на нее;
  
• 
  взаимоотношениям с поставщиками и партнерами.
  

Анализ инвестиций

Методы анализа инвестиций могут быть разделены на статические и динамические. Статические методы отличаются от динамических тем, что они не учитывают инфляционных процессов и, следовательно, изменения различных процентных ставок. В следствие этого, статические методы являются более простыми и дешевыми, но с их помощью можно анализировать только краткосрочные проекты.

Как среди статических, так и среди динамических методов можно выделить:

• 
  методы сравнения издержек;
  
• 
  методы сравнения прибылей;
  
• 
  методы сравнения рентабельностей;
  
• 
  методы сравнения амортизации.
  

Характеристика этих методов представлена в табл. 9.1.

Таблица 9.1.

Методы анализа инвестиций.

Метод	Содержание	Достоинства	Недостатки
Сравнение издержек	Сравнение издержек либо предприятия в целом, при условии, что производственные мощности одинаковые, либо единицы продукции, если мощности разные.	1) простота, 2) позволяет формировать базу данных для сравнения с издержками конкурентов.	1) применяется только при оценке однотипных проектов, 2) минимизация издержек не всегда обеспечивает максимизацию прибыли
Сравнение прибыли	Сравнивается ожидаемая в результате реализации проектов прибыль либо предприятия за определенный период, либо приносимая единицей продукции.	Позволяет оценивать не только издержки, но и выручку.	1) Имеет высокую степень неопределенности из-за сложности прогнозирования выручки; 2) Высокая сложность и стоимость.
Сравнение рентабель ности	Рентабельность определяется: 1) как отношение прибыли после реализации проекта к инвестированному капиталу 2) как отношение изменения (роста) прибыли к инвестированному капиталу.	1) Дает возможность сравнивать разные по содержанию проекты. 2. Дает наиболее полное представление об эффективности инвестиций.	Аналогично методу сравнения прибылей.
Сравнение амортиза ции	Сравнение времени, в течении которого можно вернуть инвестированный капитал.	Дает возможность определить наиболее важную для внешнего инвестора информацию.	1. Не учитывает последствий проекта для предприятия в целом. 2. Быстрый возврат инвестированного капитала не означает высокой рентабельности проекта.

Контрольные вопросы к теме №9:

1. 
   Для осуществления контроля необходимо ...
   
2. 
   Основными требованиями, которым должны удовлетворять нормативы, являются ...
   
3. 
   Нормативы деятельности труднее установить для ...
   
4. 
   Корректировка деятельности, при ее отклонении от плана, может осуществляться ...
   
5. 
   Обратная связь предназначена для ...
   
6. 
   Соответствие системы контроля личным качествам руководителя означает ...
   
7. 
   Объективность контроля достигается за счет ...
   
8. 
   Методами предварительного контроля являются ...
   
9. 
   Контроль либерального руководителя концентрируется на ...
   
10. 
    Анализ в системе менеджмента предназначен для ...