Анано. Лабораторка. Лабораторная работа 1. Первое знакомство с microsoft word. Форматирование текста. Настройка страницы 1
 Скачать 5.11 Mb.
|
|
1.3. Использование многоуровневого списка в стилях Ранее, в пункте 2.2.6, объяснялось как создать многоуровневый список. Если на панели «Изменение многоуровневого списка» (см. рис. 12) нажать кнопку <Больше»> (после чего она тут же переменится на кнопку <Мень- ше>), то размеры панели увеличатся, и появятся дополнительные поля (рис. 38). 65 Рис. 38. Связывание многоуровневого списка со стилем Связывание списка со стилем происходит при помощи окна «Связать уровень со стилем». Нужно помнить, что связывать различные заголовки с одним списком необходимо при однократном открытии панели «Изменение многоуровневого списка», в противном случае может случиться так, что один стиль будет связан с одним списком, а другой – с другим. 1.4. Режимы просмотра документов В Word имеются следующие режимы просмотра: 66 Режимы просмотра документа можно переключить двумя способами: 1) при помощи кнопок в левом нижнем углу (рис. 39); 2) на вкладке Вид в группе Режимы просмотра документа. Рис. 39. Кнопки переключения режимов 67 1.5. Автоматическое оглавление Автоматическое создание оглавления является очень удобной возмож- ностью Word. Благодаря этому получение точного оглавления любого по размерам и сложности документа – это дело всего нескольких секунд. Одна- ко есть одно «НО»: в документе должны быть правильно проставлены стили. Чтобы создать оглавление, установите текстовый курсор в то место до- кумента, где оно должно будет находиться. Перейдите на вкладку Ссылки ленты инструментов. Первая группа этой вкладки называется Оглавление. Нажмите на кнопку <Оглавление> и вам будет предложено два заранее пре- дусмотренных варианта автоматического оглавления 1 и 2, а также ручной способ создания оглавления (названия глав и разделов придется задавать са- мостоятельно). При выборе одного из автоматических вариантов все будет сделано в считанные секунды, практически без каких-либо дополнительных действий. По умолчанию уровню 1 оглавления соответствует стиль «Заголовок 1», и т.д. Если требуется внести какие-либо изменения (указать, какие стили соответствуют каким заголовкам, как должно быть оформлено оглавление и т.п.), то, нажав кнопку <Оглавление> внизу раскрывшейся па-литры, выберите пункт «Оглавление…». В результате на экране появится диалоговое окно «Оглавление» (рис. 40). Нажав в нем кнопку <Параметры>, перейдете в следующее окно (рис. 41), в котором можно указать какие имен- но стили должны участвовать в оглавлении. При этом рядом с названием то- го или иного стиля указывается значение уровня, который должен иметь за- головок с данным стилем. Рис. 40. Диалоговое окно «Оглавление» 68 Рис. 41. Диалоговое окно «Параметры оглавления» В самом окне «Оглавление» можно настроить следующее: 1. Показать номер страницы, установив или убрав данный флажок, соответственно укажите, должны ли в оглавлении приводиться но- мера страниц рядом с названиями заголовков. 2. Номера страниц по правому краю – данный флажок указывает, что номера страниц в оглавлении будут расположены по правому краю. Если данный флажок отключен, то номера страниц будут указаны непосредственно в конце заголовка. 3. В раскрывающемся списке «Заполнитель» можно выбрать, каким образом должно заполняться свободное место между окончанием названия заголовка и номером соответствующей страницы. 4. В поле «Уровни» указывается количество уровней заголовков, ко- торые должны учитываться при составлении оглавления. 5. В раскрывающемся списке «Формат» можно выбрать один из пре- дустановленных вариантов оформления оглавления. После создания оглавления по всем правилам появится много дополни- тельных возможностей. Чтобы перемещаться по документу, нужно зажать клавишу [Ctrl] и щелкнуть мышкой соответствующий заголовок. При пере- именовании/изменении заголовков, автоматическое изменение их в создан- ном оглавлении не происходит. Для этого необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши по оглавлению и в контекстном меню выбрать пункт «Обно- вить поле». После чего будет предложено обновить только номера страниц или обновить оглавление целиком. Измененные и созданные вновь заголовки при этом автоматически войдут в обновленное оглавление. 69 1.6. Шаблоны Шаблоны являются средством ускорения и облегчения создания доку- ментов. Шаблон представляет собой обыкновенный документ, сохраненный специальным образом и изначально содержащий определенный текст, рисун- ки и тому подобное, то есть все то, что, скорее всего, понадобится в докумен- тах, создаваемых на базе этого шаблона, и что в обычной ситуации понадо- билось бы вводить заново. Создание шаблона Сначала создайте документ, который будет служить в качестве шабло- на для каких-либо других документов. При этом следует учитывать, что он должен по возможности содержать только то, что будет необходимо в боль- шинстве создаваемых на его основе документов: колонтитулы, заголовочная часть, рисунки, окрашенные области, пустые таблицы. Далее щелкните мышкой по кнопке <Office> и в раскрывающемся меню выберите Сохранить как → Шаблон Word. В диалоговом окне «Сохра- нение документа» введите имя нового шаблона и место хранения информа- ции. Создание нового документа на основе шаблона Чтобы на основе какого-либо шаблона создать новый документ необ- ходимо: 1. Щелкнуть мышкой по кнопке <Office> и выбрать команду Создать. 2. В появившемся окне выберите раздел «Мои шаблоны». 3. В результате появится диалоговое окно «Создать» с перечнем всех имеющихся шаблонов. Выберите нужный. 4. Далее будет создан новый документ с рабочим именем «Документ 1». Вам нужно будет внести коррективы и сохранить документ на диске. 2. Совместная работа над документом в Microsoft Word 2007 2.1. Учет исправлений Совместная работа с документом является очень важной. Она позволя- ет двум и более пользователям вносить свои коррективы в текст документа, а также принимать эти изменения или отказываться от них. Режим отслеживания внесенных исправлений включается на вкладке Рецензирование в группе Отслеживание с помощью кнопки<Исправле- ния>. Этот режим включает отслеживание всех изменений в документе, включая форматирование текста. К каждому исправлению можно вставить примечание для объяснения исправления другому пользователю (см. ниже). 70 В группе Отслеживание доступны следующие кнопки: 1. Кнопка <Выноски> – позволяет выбрать один из трех вариантов отображения выносок, поясняющих суть исправлений: в выносках, прямо в тексте, только в примечаниях. 2. Раскрывающийся список около кнопки позволяет настроить ре- жим отображения исправлений и включает в себя четыре пункта: − исправления в измененном документе; − измененный документ – только показ изменений без отображения исходного документа; − исправления в исходном документе; − исходный документ – показ только исходного документа без ото- бражения изменений. 3. Раскрывающийся список «Показать исправления» – в пунктах дан- ного меню галочками отмечаются, какие изменения будут показы- ваться в документе. 4. Область проверки – в случае выбора этой опции слева или снизу появится окно проверки, в котором будут отображаться изменения в документе – выделенные заголовки в красных рамочках. В заго- ловке содержится информация о типе изменения и о пользователе, совершившем изменение. При сохранении документа с чужими исправлениями необходимо при- нять или отклонить сделанные изменения. Это выполняется с помощью кно- пок <Принять> или <Отклонить> в группе Изменения вкладки Рецензиро- вание. 2.2. Вставка и использование примечаний Для вставки в документ примечания выделите фрагмент текста, к кото- рому должно относиться примечание, и нажмите на кнопку <Создать приме- чание> в группе Примечания вкладки Рецензирование. После этого поя- вится красное поле «Примечание [S1]» (S1 обозначает номер примечания следующее будет с номером S2 и т.д.), курсор ввода переместится к создан- ному примечанию, и туда можно ввести текст. В документе фрагмент, к ко- торому относится примечание, выделяется красным цветом (рис. 42). Рис. 42. Работа с примечанием При приятии изменений или их отклонении примечания также участ- вуют в этом процессе, и после выделения очередного примечания кнопка <Отклонить> удаляет его. Кроме того примечание можно удалить с помощью 71 одноименной кнопки в группе Примечание, но для этого курсор должен на- ходиться в поле ввода примечания. 2.3. Названия Название представляет собой пронумерованную надпись (например, Рисунок 1), которую добавляют к рисунку, таблице, формуле и любому дру- гому элементу. Название и формат номера можно изменять для различных типов элементов – например, Таблица I и Формула 1-A. Можно также создать новое название, например Фото. Если в дальнейшем пользователь добавит, удалит или переместит названия, то он легко сможет единовременно обно- вить номера всех названий. Добавление названий Название можно добавить к рисункам, формулам или другим объектам. Можно также использовать эти названия для создания таблицы элементов, имеющих названия, например, таблицы рисунков или таблицы формул. Что- бы добавить название: 1. Выберите объект (таблицу, уравнение, рисунок или другой объект), к которому требуется добавить название. 2. На вкладке Ссылки в группе Названия нажмите кнопку <Вставить название> 3. В списке «Названия» выберите название, которое наилучшим обра- зом описывает объект, например рисунок или формулу. Если спи- сок не содержит подходящего названия, нажмите кнопку <Соз- дать>, введите новое название в поле «Название», а затем нажмите кнопку <ОК>. 4. Введите любой текст, включая знаки препинания, который требует- ся отобразить в названии. 5. Выберите другие параметры, если сочтете это необходимым. Добавление названия к перемещаемому объекту Если требуется, чтобы текст обтекал вокруг объекта и названия, или требуется переместить объект вместе с названием, необходимо вставить и этот объект, и название в текстовое поле. 1. На вкладке Вставка в группе Текст щелкните <Надпись>, а затем выберите «Нарисовать надпись». Перетащите текстовое поле над объектом. 2. В разделе «Работа с надписями» на вкладке Формат в группе Стили надписей щелкните<Заливка фигуры>,а затем выберите «Нет заливки». 72 3. Здесь же в группе Упорядочить задайте параметр обтекания, кото- рый требуется использовать для объекта. Здесь же щелкните «На задний план». 4. Вставьте объект в текстовое поле. 5. Теперь добавьте название, следуя выше описанным инструкциям. Создание таблицы, основанной на названиях 1. Поместите курсор в документе в то место, в которое требуется вставить таблицу с данными. 2. На вкладке Ссылки в группе Названия нажмите кнопку <Список иллюстраций>. 3. В диалоговом окне «Список иллюстраций» выберите нужное назва- ние в списке «Название» в разделе «Общие». 4. Если документ содержит названия с различными надписями и тре- буется включить в список иллюстраций все названия, нажмите кнопку <Параметры>, установите флажок «Стиль», а затем выбери- те «Название» в списке. 2.4. Перекрестные ссылки Использование перекрестных ссылок полезно при указании ссылок на таблицы, рисунки, к которым необходимо обратиться для получения более подробной информации. При этом нет необходимости следить за тем, чтобы нужная информация обновлялась в ходе работы с документом, в случае его изменения или дополнения все ссылки обновляются автоматически. Перекрестную ссылку можно назначить одному из следующих элемен- тов документа: абзац, заголовок, сноска, таблица, рисунок, формула. Способов, каким именно образом будет вставляться информация об элементе документа, тоже достаточно много, это может быть: текст элемента (абзаца, заголовка и т.д.), номер страницы, номер элемента. Для добавления перекрестной ссылки переведите курсор ввода в же- лаемое место и нажмите кнопку <Перекрестная ссылка> в группе Названия на вкладке Ссылки (или в группе Связи на вкладке Вставка). В открыв- шемся диалоговом окне (рис. 43) выберите, возможность, как вставляется ссылка, и элемент для которого создается ссылка. После чего по нажатии кнопки <Вставка> происходит вставка ссылки и закрытие диалогового окна. 73 Рис. 43. Перекрестные ссылки По умолчанию перекрестная ссылка будет создана в режиме гипер- ссылка, и пользователь сможет переходить к необходимому разделу, исполь- зуя клавишу [Ctrl] и щелчок левой кнопки мыши по гиперссылке (эту опцию можно отменить, убрав галочку при создании перекрестной ссылки). Можно настроить дополнительные параметры перекрестной ссылки. Например, указать что все буквы в перекрестной ссылке будут прописными. Для этого перекрестную ссылку необходимо выделить, щелкнуть по ней пра- вой кнопкой мыши и выполнить команду «Изменить поле». В открывшемся диалоговом окне произвести необходимые настройки и при необходимости поставить галочку «Сохранять формат при обновлении». 2.5. Сноски Сноски обычно используются для удобства сообщения дополнительной информации без лишнего загромождения основного текста. Для работы со сносками существует одноименная группа на вкладке Ссылки.Для того чтобы вставить сноску,установите курсор ввода в нужное место и нажмите кнопку <Вставить сноску> в группе Сноски. При этом ав- томатически выполняется нумерация сноски, а курсор ввода переместится в нижнюю часть документа для ввода информации сноски. Существуют также концевые сноски. Они помещаются не в конец страницы, а в конец документа. Для вставки концевой сноски необходимо нажать соответствующую кнопку в группе Сноски. 3. Макросы в Microsoft Word 2007 В приложении MS Word часто выполняемые задачи можно автоматизи- ровать путем создания макросов. Макрос – это набор команд и инструкций, группируемых вместе в виде единой команды для автоматического выполне- ния задачи. 74 Как правило, макросы используются для: − ускорения часто выполняемых операций редактирования или форма- тирования; − объединения нескольких команд, например, вставка таблицы с опре- деленными размерами, границами, числом строк и столбцов; − упрощения доступа к параметрам в диалоговых окнах; − автоматизации обработки сложных последовательных действий в за- дачах. Можно использовать средство для записи макросов в виде последова- тельности действий или самостоятельно создать макрос, введя код на языке Visual Basic для приложений в редакторе Visual Basic. 3.1. Отображение вкладки Разработчик Нажмите кнопку <Office> , а затем выберите пункт «Параметры Word».В разделе«Основные».В группе«Основные параметры работы с Word»установите флажок«Показывать вкладку Разработчик на ленте». 3.2. Запись Макроса 1. На вкладке Разработчик в группе Код выберите команду <Запись макроса>. Введите имя макроса в поле «Имя макроса» (если новому макросу дается имя, которое уже встроено в MS Word, то действия нового будут выполняться взамен действий встроенного. Чтобы посмотреть список встроенных макросов, выберите пункт «Макрос» в группе Код на вкладке Разработчик. В списке «Макросы из» выберите пункт «Команды Word»). 2. В списке «Макрос доступен для» выберите шаблон или документ, в котором нужно сохранить макрос. 3. В поле «Описание» введите описание этого макроса. 4. Выполните одно из следующих действий: − чтобы начать запись макроса, не связывая его с кнопкой на пане- ли быстрого доступа или сочетанием клавиш, нажмите кнопку <ОК>; − чтобы связать макрос с панелью быстрого доступа, выполните следующие действия: нажмите кнопку . В группе «Настройка панели быстрого доступа» выберите документ или все документы, для которых требуется добавить макрос на панель быстрого доступа. В диалоговом окне «Выбрать команды из» выберите макрос, который требуется записать, и нажмите кнопку <Доба- вить>. Чтобы начать запись макроса, нажмите кнопку <ОК>; − чтобы назначить макросу сочетание клавиш, выполните следую- 75 щие действия: нажмите кнопку <Клавиатура> . В списке «Команды» выберите макрос, который требуется записать. В поле «Новое сочетание клавиш» введите любую последователь- ность клавиш и нажмите кнопку <Назначить>. Чтобы начать запись макроса, нажмите кнопку <Закрыть>. 5. Выполните действия, которые следует включить в макрос. 6. Чтобы остановить запись действий, выберите команду «Остановить запись» в группе Код. 4. Слияние в Microsoft Word 2007 Часто возникает необходимость в создании нескольких однотипных документов – Серийных писем. К примеру, писем на бланке и сообщений электронной почты, рассылаемых различным адресатам, или наклеек с адре- сами. Для решения таких задач программой Word предлагается сервисная функция Слияние вкладка Рассылки. Серийные письма содержат как общие для всех, так и индивидуальные для каждого письма сведения. Например, в письме с коммерческим предложением присутствуют частное обращение к заказчику по фамилии и общие для всех писем финансовые реквизиты и ад- рес отправителя. При создании Серийного письма пользователь создаёт два файла – ос- новной текстовый файл (основной документ слияния) и файл данных (источ- ник данных). Основной документ слияния содержит постоянную информа- цию с указанием полей слияния, которые заполняются переменными данны- ми из Источника данных. Источник данных – это документ, содержащий список в виде таблицы, которая составлена по определённым правилам. Ис- точником данных могут быть таблицы MS Word, Excel и Access или адресная книга. Таблица состоит из полей и записей. Поля задаются в первой строке таблицы и по названию совпадают с полями слияния в основном документе. Строка является записью данных, относящихся к конкретному письму. Поля слияния связывают основной документ с источником данных. После запуска процедуры Слияния происходит заполнение полей слияния основного доку- мента соответствующими элементами конкретной записи. Автоматически создаётся третий файл, на каждой странице которого размещается письмо в один адрес. Процедура Слияния состоит из следующих операций: 1. Определяем тип создаваемого документа. Вкладка |