Лекция 4-1. Лекция 1 Общие принципы работы регистратуры как структурного подразделения поликлиник
 Скачать 1.37 Mb.
|
Лекция 4.1.9. Раскладка медицинских карт в текущем архиве и картохранилище.Текущий архив и картохранилище.Регистратура является структурным подразделением любой амбулаторно-поликлинической организации. От грамотной организации работы регистратуры зависит слаженность движения потоков больных и, соответственно, слаженность работы всех структурных подразделений организации, уменьшаются затраты времени больных на посещение поликлиники, в значительной степени возрастает их удовлетворенность результатами посещения. В составе регистратуры имеется: стол справок, рабочие места для приема и регистрации вызовов врача на дом, помещение для хранения и подбора медицинских карт амбулаторного больного, помещение для оформления мед документов, мед архив. Задачи регистратуры: • обеспечение предварительной и текущей записи пациентов на прием к врачу при непосредственном обращении в поликлинику и по телефону; • обеспечение регулирования интенсивности потока пациентов с целью создания равномерной нагрузки на врачей; • обеспечение своевременного подбора и доставки медицинской документации в кабинеты врачей; • правильное ведение и хранение картотеки поликлиники, передача отработанных документов в архив. В регистратуре работают медицинские сестры-регистраторы (медицинские регистраторы). Должности медицинских сестер-регистраторов устанавливаются из расчета 1 должность на 5 должностей врачей, ведущих амбулаторный прием. Должность старшей медицинской сестры регистратуры устанавливается в поликлинике с количеством должностей медицинских сестер-регистраторов – 8 и более – вместо одной из них (Постановление МЗ РБ № 150 от 7 декабря 2007 г.). Организация записи пациентов: а) на прием к врачу – в настоящее время предусмотрено 3 метода: 1) талонная система 2) самозапись — посетители сами в специальные листы вписывают свои паспортные данные с указанием удобного для них времени приема, для чего в холле поликлиники оборудуются столики с папками листов самозаписи на 5 дней вперед; дежурный регистратор дает необходимые устные справки, в отдельных случаях помогает посетителям записаться на прием к врачу; заполненные листы самозаписи в конце дня должны быть переданы работникам картохранилища, которые по ним подбирают медицинские карты амбулаторных больных; перед приемом медицинская сестра кабинета берет из картохранилища подобранные медицинские карты и лист самозаписи, по окончании приема медицинская сестра кабинета возвращает карты в регистратуру, а лист самозаписи — в кабинет медицинской статистики; при необходимости срочного приема больного регистратор направляет его к соответствующему специалисту или в кабинет доврачебного приема, одновременно он заказывает в картохранилище нужную карту, которая сразу же доставляется в кабинет врача. 3) комбинированный метод — в лист самозаписи записываются только первичные больные; за 15-20 мин до начала приема врача больной получает в регистратуре заранее заготовленный талон и идет к кабинету врача, где будет принят в соответствии с указанным в талоне временем; при такой системе регистратор всегда знает, сколько человек не явилось на прием к врачу, и имеет право по истечении определенного времени выдать талоны другим больным, желающим попасть на прием к врачу в это время; повторным больным врач выдает специальную «фишку» с указанием даты и времени приема, которая подлежит обмену в регистратуре на талон формы №025-4/у; при посещении больных на дому, если врач определил необходимость повторного осмотра в поликлинике, он сразу же выдает больному талон формы №025-4/у с указанием даты, времени приема и номера очереди. Внедрение комбинированного метода записи позволяет решить следующие задачи: разделить поток первичных и повторных больных; точно учитывать и контролировать нагрузку врача; использовать талоны неявившихся больных для выдачи больным, нуждающимся в приеме врача вдень обращения; уменьшить время ожидания больными приема врача. б) для вызова врача на дом – производится очно и по телефону; принимаемые от населения вызовы регистратор заносит в книгу записей вызовов врача на дом, в которой помимо паспортных данных, указывают основные жалобы больного или просьбу о вызове того или иного специалиста. Эти книги ведутся по каждому терапевтическому участку, а также отдельно для врачей «узких» специальностей отдельно. За каждым регистратором закрепляется 9-10 определенных врачебных участков, что составляет, как правило, одно терапевтическое отделение. Это позволяет регистратору лучше знать соответствующий раздел картотеки, что повышает не только эффективность его труда, но также и ответственность за свой участок работы. Основные принципы хранения медицинской документации в регистратуре поликлиники: 1) расстановка амбулаторных карт в стеллажах по участкам, а внутри них – по улицам, домам и квартирам – позволяет организовать быстрое обслуживание больных, обратившихся в регистратуру, 2) маркировка амбулаторных карт разными цветами в зависимости от терапевтического участка, 3) номерная система хранения медицинских карт — каждому участку определяется количество номеров соответственно числу лиц, проживающих на данной территории (как резерв следует добавить приблизительно 100 номеров из расчета возможного роста населения), при этом поиск одной карты сокращается до нескольких секунд. Для использования медицинской и общей документации в практической и научной работе в поликлинике должен быть создан медицинский архив, где производится прием, учет, классификация, хранение и выдача документальных материалов как персоналу поликлиники, так и больным в случае изменения их места жительства или запросов различных организаций. В архиве хранятся вся документация о работе поликлиники, в том числе приказы по поликлинике, годовые отчеты, личные дела уволенных, а также вся медицинская документация (в основном медицинские карты амбулаторных больных). Медицинские карты амбулаторных больных поступают в архив из регистратуры в том случае, если больной в течение 3 лет не обращался в поликлинику. Кроме того, в действующий архив можно передавать «утолщенные» и принявшие небрежный вид медицинские карты, после того как взамен их будут заведены новые с выкопировкой из старых карт уточненных диагнозов и краткого эпикриза. Сроки хранения медицинской документации в амбулаторно-поликлинических учреждениях.Медицинская документация, особенно первичная, играет основополагающую роль в правоотношениях между пациентом и медицинской организацией, поскольку удостоверяет факты и события, отражающие ход диагностики, лечения, и иных мероприятий. Обязанность по хранению медицинской документации в соответствии с пунктом 12 части 1 статьи 79 Федерального закона от 21.11.2011 № 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в РФ» возложена на медицинскую организацию. В соответствии с частью 1 статьи 17 данного Федерального закона организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации. Как известно, за нарушения правил хранения медицинской документации статьей 13.20 КоАП РФ предусмотрена административная ответственность. При этом, в настоящее время единый нормативно – правовой акт, определяющий порядок хранения медицинской документации отсутствует. Такая ситуация порождает множество вопросов. В частности, многих волнует тема сроков хранения медицинской документации. О письме Минздрава России от 07.12.2015 № 13-2/1538 В связи с поступающими обращениями касательно вопроса о сроках хранения медицинской документации, в декабре 2015 года Министерство здравоохранения Российской Федерации опубликовало Письмо от 07.12.2015 N 13-2/1538 (далее – письмо), в котором сообщает о том, что до утверждения актуального перечня документов (со сроками хранения), образующихся в процессе деятельности медицинских организаций, всем типам медицинских организаций системы здравоохранения, оказывающим медицинскую помощь в амбулаторных и стационарных условиях, следует руководствоваться для наиболее часто используемых видов медицинской документации следующими сроками хранения: Журнал учета приема пациентов и отказов в госпитализации (форма № 001/у) – 5 лет Журнал учета приема беременных, рожениц, и родильниц (форма № 002/у) – 5 лет Медицинская карта стационарного больного (форма № 003/у) – 25 лет Медицинская карта прерывания беременности (форма № 003-1/у) – 5 лет Листок ежедневного учета движения пациентов и коечного фонда стационара круглосуточного пребывания, дневного стационара при больничном учреждении (форма № 007/у-02) – 1 год Листок ежедневного учета движения больных и коечного фонда дневного стационара при амбулаторно-поликлиническом учреждении, стационара на дому (форма № 007дс/у-02) – 1 год Журнал записи оперативных вмешательств в стационаре (форма № 008/у) – 5 лет Сводная ведомость учета движения больных и коечного фонда стационара круглосуточного пребывания, дневного стационара при больничном учреждении (форма № 016/у-02) – 1 год Статистическая карта выбывшего из стационара круглосуточного пребывания, дневного стационара при больничном учреждении, дневного стационара при амбулаторно-поликлиническом учреждении, стационара на дому (форма № 066/у-02) – 10 лет История родов (форма № 096/у) – 25 лет История развития новорожденного (форма № 097/у) – 25 лет Журнал отделения (палаты) новорожденных (форма № 102/у) – 5 лет История развития ребенка (форма № N 112/у) – 25 лет Обменная карта родильного дома, родильного отделения больницы. Сведения женской консультации о беременной (форма № 113/у) – 5 лет Журнал записи вызовов скорой медицинской помощи (форма № 109/у) – 3 года Карта вызова скорой медицинской помощи (форма № 110/у) – 1 год Сопроводительный лист станции (отделения) скорой медицинской помощи и талон к нему (форма № 114/у) – 1 год Дневник работы станции скорой медицинской помощи (форма № 115/у) – 3 года Индивидуальная карта беременной и родильницы (форма № 111/у) – 5 лет Медицинская карта пациента, получающего медицинскую помощь в амбулаторных условиях (форма № 025/у) – 25 лет Талон пациента, получающего медицинскую помощь в амбулаторных условиях (форма № 025-1/у) – 1 год Медицинская карта ребенка (форма № 026/у) – 10 лет Контрольная карта диспансерного наблюдения (форма № 030/у) – 5 лет Паспорт врачебного участка граждан, имеющих право на получение набора социальных услуг (форма № 030-13/у) – 5 лет Журнал записи родовспоможения на дому (форма № 032/у) – 5 лет Медицинская карта стоматологического пациента (форма № 043/у) – 25 лет Медицинская карта ортодонтического пациента (форма № 043-1/у) – 25 лет Журнал записи амбулаторных операций (форма № 069/у) – 5 лет Журнал регистрации и выдачи медицинских справок (формы N 086/у и N 086-1/у) – 3 года Однако, на сегодняшний день письмо Минздрава не является единственным документом, определяющим сроки хранения медицинской документации в РФ. Несмотря на то, что, как мы уже говорили ранее, в настоящее время единый нормативно – правовой акт, определяющий сроки хранения медицинской документации отсутствует, для некоторых форм медицинских документов сроки хранения могут быть указаны в отдельных законодательных актах РФ. Интересно заметить, что в отношении некоторых форм положения письма и таких актов несколько отличны. О противоречиях в установленных нормативными правовыми актами сроках хранения В первую очередь, мы имеем в виду Приказ от 04.10.1980 № 1030 (далее – Приказ № 1030). Например, согласно письму, формы № 001/у и № 002/у следует хранить в течении 5 лет. Однако, Приказ № 1030 устанавливает для таких форм сроки аж в 25 и 50 лет соответственно. Расходятся документы и в отношении формы № 008/у. Если в письме срок ее хранения составляет 5 лет, то согласно Приказу № 1030 документ, составленный по такой форме, следует хранить постоянно. То есть, как мы видим, письмо в данном случае предлагает несколько «усеченные» сроки хранения для некоторых форм медицинской документации, взамен привычных. О сроке хранения медицинской карты пациента, получающего медицинскую помощь в амбулаторных условиях Впрочем, Приказ № 1030 был отменен еще в 1988 году и так же как и письмо не имеет нормативной силы, содержа лишь рекомендательные нормы. Более важно, на наш взгляд, остановиться на сроке хранения медицинской карты пациента, получающего медицинскую помощь в амбулаторных условиях (форма № 025/у). Интересно, что и в письме, и в Приказе № 1030 срок ее хранения указан в размере 25 лет. Хотя, как известно, на данный момент в Российской Федерации действует Приказ Минздрава СССР от 30.05.1974 № 493 «О введении в действие «Перечня документов со сроками хранения Министерства здравоохранения СССР, органов, учреждений, организаций, предприятий системы здравоохранения» (далее – Приказ № 493). В отличии Приказа № 1030, данный приказ отменен не был и может позиционироваться как нормативно-правовой акт, обязательный к соблюдению. В свою очередь, Приказ № 493 для медицинской карты пациента, получающего медицинскую помощь в амбулаторных условиях, устанавливает срок хранения в течении 5 лет. При этом, далее для такой карты вышеуказанным приказом предусмотрена обязательная процедура отбора документов на хранение и уничтожение после проведения экспертизы их научной и практической ценности ЭПК (экспертно-проверочной комиссией). Кроме того, к вышесказанному хотелось бы добавить и то, что в РФ на сегодняшний день также действует Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденном Главархивом СССР 15.08.1988. Согласно данному перечню для той же амбулаторной карты срок хранения составляет 5 лет. Что говорит нам судебная практика Как видим, в отношении амбулаторной карты пациента письмо не соответствует действующему законодательству. Этого же мнения в подавляющем большинстве случаев придерживаются и суды, при этом ссылаясь как на Приказ № 493, так и на Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (Определение Московского городского суда от 12.10.2011 № 33-33006, Определение ВАС РФ от 12.12.2011 № ВАС-15628/11 по делу № А41-32932/10, Апелляционное определение Курганского областного суда от 04.04.2013 № 33-906/2013). Также имеется и совершенно верная позиция судов относительно применения Приказа Минздрава СССР от 04.10.1980 № 1030, которым установлен срок хранения амбулаторной карты 025/у в 25 лет, согласно которой данный приказ утратил юридическую силу и нарушение сроков, установленных в нем не является основанием для его применения, в том числе привлечения медицинской организации к административной ответственности. Однако, помимо данного факта также заметим и то, что в письме указан далеко не исчерпывающий перечень форм медицинских документов. Поэтому при возникновении вопросов о сроках хранения тех или иных форм медицинских документов следует также не забывать, что: Общие сроки хранения медицинской документации в архиве в РФ регламентированы: Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения» Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденного Главархивом СССР 15.08.1988 Специальные сроки хранения медицинской документации регламентированы отдельными нормативно – правовыми актами в области здравоохранения, например: Протокол паталого – анатомического вскрытия хранится в архиве медицинской организации, в которой проводится патолого-анатомическое вскрытие, в течение срока хранения медицинской карты стационарного больного (медицинской карты родов, медицинской карты новорожденного, истории развития ребенка, медицинской карты амбулаторного больного) (форма 013/у) (п. 35 Приказа Минздрава России от 06.06.2013 № 354н) Протоколы решений врачебной комиссии (подкомиссии врачебной комиссии) подлежат хранению в течение 10 лет (п. 19 Порядка создания и деятельности врачебной комиссии медицинской организации, утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 05.05.2012 N 502н “Об утверждении порядка создания и деятельности врачебной комиссии медицинской организации”) Подводя итог, заметим, что вероятно, в документе, который готовит Минздрав России по всем формам медицинской документации, будут указаны именно такие сроки хранения, о которых сообщалось в письме. Однако, на данный момент этого документа еще нет, а само письмо не имеет нормативной силы. Руководствоваться им можно лишь в качестве рекомендаций и только в тех частях, которые не противоречат действующему законодательству. Кроме того, в письме указаны сроки хранения лишь для некоторых форм медицинских документов. Поэтому, принимая во внимания данные факты, важно помнить о том, что в РФ существуют, прежде всего, действующие нормативы, в которых также могут содержаться требования к срокам хранения некоторых форм медицинских документов. Раскладка медицинских карт в текущем архиве и картохранилище (алфавитный метод, адресный метод, библиотечный метод).Архив медицинской организации организует учет и хранение медицинской и общей документации медицинской организации и обеспечивает ее сохранность до момента передачи в государственные архивы. Обычно на архив возлагается: – прием, классификация и хранение законченной медицинской и общей документации; – подготовка и выдача документальных материалов в научных и справочных целях; – составление описей, каталогов, указателей и других справочников в целях использования медицинской документации; – выдача по материалам архива в установленном законом порядке учреждениям и отдельным гражданам справок и копий; – сдача материалов в государственный архив в установленном порядке; – организация экспертизы научной и практической ценности документальных материалов архива с целью отбора на уничтожение документальных материалов, утративших свое научное и практическое значение. Помещение медицинского архива медицинской организации должно удовлетворять следующим требованиям: – быть изолировано капитальными стенами и перекрытиями от других помещений; – быть сухим и безопасным в пожарном отношении и от затопления; – помещение для хранения материалов должно быть отделено от читальной комнаты и рабочих комнат архива капитальной стеной и прочной дверью с запорами; – в хранилище поддерживается постоянная температура от +14 град. C до 18 град. C, относительная влажность воздуха – 45-65%; – занимать под архив подвальное или чердачное помещение не допускается; – хранилище должно быть оборудовано шкафами или стеллажами; – окна хранилища в первом и втором этажах должны быть заделаны металлическими решетками; – в хранилищах не должно быть металлических печей и железных дымоходов; – в качестве искусственного освещения хранилища допускается только электрическое; – архив должен иметь необходимые противопожарные средства: пожарную сигнализацию, пожарные краны с шлангами, достаточное количество огнетушителей; В помещении архива не допускается хранение посторонних предметов. Помещение должно оберегаться от крыс, мышей, насекомых. Вход в помещение медицинского архива (архивохранилище) посторонним лицам воспрещается. Дверь в помещение архива должна быть в нерабочее время заперта на замок, опечатана или запломбирована. Контроль за правильностью ведения медицинских архивов в лечебных учреждениях осуществляется органами здравоохранения, а также местными архивными органами. В архиве медицинской организации подлежат хранению все документальные материалы медицинской организации, законченные производством. Обязательному отбору для хранения подлежат следующие документальные материалы: а) имеющие научно-историческое значение; б) имеющие практическое и справочное значение для данного учреждения; в) отражающие существенные стороны работы данного медицинской организации. Уничтожение архивных документов без разрешения архивных органов категорически запрещается. Законченная производством медицинская и общая документация сдается в архив из всех структурных подразделений медицинской организации в следующие сроки: а) истории болезни сдаются не позже 3-х дней после обработки в отделах медстатистики и просмотра врачом-экспертом; б) вся остальная медицинская и общая документация сдается один раз в году в сроки, установленные руководством ЛПУ, по представлению заведующего медицинским архивом. Сдаваемые в медицинский архив материалы должны удовлетворять следующим требованиям: А. Истории болезни, сдаваемые в архив, должны быть полностью оформлены в отделениях, где лежал больной. Вкладные документы, относящиеся к истории болезни (температурные листки, анализы, исследования и пр.), должны быть подклеены или прикреплены степлером, после чего история болезни подписывается лечащим врачом и заведующим отделением. Б. Архивно-техническая обработка остальной медицинской и общей документации (журналы приема больных, палатные журналы, картотеки и проч.) следующая: а) документы должны быть заключены в папки или обложки; мелкого формата документы располагаются вдоль корешка дела так, чтобы имели формат книги (листы не должны выходить из обложки). Обширные по объему дела следует разделить на тома так, чтобы толщина тома не превышала ширины корешка обложки папки; б) металлические скрепления (булавки, скрепки, сколки) необходимо удалить из дел. Документы, находящиеся на регистраторах или скоросшивателях, должны быть с них сняты и подшиты; в) на обложках должно быть четко без сокращений обозначено следующее: 1) наименование медицинской организации, с указанием ведомственного подчинения, 2) наименование отделения медицинской организации, 3) заголовок дела, 4) даты начала и окончания, 5) количество листов. В книгах и журналах указанные сведения проставляются на белом листе, следующем за верхней крышкой переплета. Заголовок дела (книги) должен кратко и конкретно отражать содержание документов, находящихся в деле (книге). Названия общего характера (напр. “Разная переписка”, “Общая переписка”, “К руководству” и т.д.) не допускаются; г) сдаваемые материалы должны быть пронумерованы по листам в правом верхнем углу простым черным (не цветным и не химическим) карандашом. Нумеруются все листы, имеющие на лицевой или оборотной стороне какие-либо делопроизводственные пометки, при чем листом считается любого размера или формата кусок бумаги, состоящий из двух, а не четырех страниц. В делах, разделенных на тома, листы нумеруются по каждому тому отдельно. Нумерация листов в делах должна производиться в порядке расположения листов в деле, т.е. сверху вниз, а не обратно. Чистые листы не нумеруются, вырывать их из дела не разрешается. Вслед за последним листом дела подшивается чистый лист бумаги, на котором делается заверительная надпись о количестве пронумерованных листов следующего содержания: “В настоящем деле подшито и пронумеровано ___ листов” (указать прописью и цифрами). После надписи указывается должность лица, производившего нумерацию, и дата подписи. Встречающиеся недостатки в состоянии дела (повреждения) также оговариваются в заверительной надписи. В целях экономии средств, обработка общих документальных материалов, не подлежащих сдаче в государственный архив, может быть по особому письменному распоряжению руководителя учреждения упрощена (дела могут быть оставлены в скоросшивателях или регистраторах; листы некоторых категорий дел, по которым не могут возникнуть проверка, иск и другие действия, связанные с ответственностью каких-либо лиц, могут быть оставлены непронумерованными); д) для сохранности более ветхих документов следует их подклеивать на плотную бумагу; Примечание. Если текст двусторонний, то следует наклеивать на прозрачную бумагу (напр. кальку); е) карточки обрабатываются следующим образом: 1) систематизируются в порядке их № , или в алфавитном порядке, или же по нозологическому признаку; 2) при сдаче в архив должны быть помещены в деревянные или картонные коробки, имеющие наружную длину от 30 до 35 см, или же поступают в увязанных шпагатом пачках такой же длины с прокладками из картона на лицевой и тыловой сторонах пачки; 3) на лицевой стороне коробки (пачки) делаются надписи с указанием лечучреждения, года, наименования карточек, порядкового № связки и количества карточек; Заверительная надпись о количестве карточек, входящих в каждую связку, производится на отдельном листе формата карточки, помещаемой вслед за последней карточкой. В заверительной надписи количество обозначается: с № _______________ по № _________________. Все материалы, поступающие в архив, должны храниться в таком порядке, который обеспечивал бы возможность: а) быстрого нахождения документов для наведения справок; б) научной обработки архивных материалов; в) полной сохранности всех архивных материалов. Истории болезни, поступившие в архив, увязываются в связки, толщиной не свыше 20 см, или укладываются в картонные коробки (папки с завязками), внутри которых раскладываются по порядку номеров. Примечание. Отсутствующие при формировании связок истории болезни (истории болезни не выписавшихся больных) вкладываются в соответствующие связки по дате заведения истории болезни по мере поступления их в архив. Связки имеют свою порядковую нумерацию и укладываются на полки в вертикальном порядке. К каждой связке прикрепляется ярлык из картона или плотной бумаги (а на коробке этикетка) с указанием следующих данных: а) наименование учреждения; б) год; в) порядковый № связки; г) порядковый № истории болезни. На 1 января нового года зав. архивом устанавливает местонахождение непоступивших историй болезни. Журнал приема больных поступает в архив не позднее 1 апреля следующего года. Вся остальная медицинская и общая документация поступает в архив в обработанном виде в следующем году в срок, установленный руководством учреждения, по описям следующей формы:
Материалы в архиве следует хранить в следующем порядке: а) материалы следует располагать на стеллажах или в шкафах в картонных коробках или в связках с картонными обложками. Истории болезни располагаются на стеллажах по годам, внутри каждого года по № историй болезни. Прочая медицинская и общая документация располагается на стеллажах по структурным частям, в пределах каждой структурной части по годам и затем в порядке номеров описи. На стеллажах (шкафах) и полках стеллажей должны быть обозначены их порядковые номера. Нумеровать стеллажи следует слева направо и полки сверху вниз. На стеллажах и полках при отсутствии топографических указателей целесообразно указать, какие материалы на них расположены (с обозначением частей медицинской организации, годов и номеров по описи). Выдача историй болезни и других документов производится сотрудниками архива по личному письменному требованию врачей учреждения. Все без исключения случаи выдачи историй болезни и других архивных материалов должны обязательно заноситься в особую книгу выдачи, заводимую по следующей форме:
Книга выдачи должна быть пронумерована и заверена подписью заместителя главного врача по организационно-методической работе. Порядковая нумерация записей в книге заводится на каждый год отдельно с № 1. Вычеркивание записей или исправление их в книге не допускается. Работник медицинского архива, ведущий книгу, обязан принимать меры к своевременному возврату архивных материалов и о случаях длительной задержки сообщать администрации. Срок пользования материалами не должен превышать 3 месяцев. За сохранность и своевременность возвращения материалов, выданных из архива учреждения, отвечает истребовавшее их лицо. При каждой выдаче из архива архивных материалов в соответствующую связку вкладывается карта-заместитель, имеющий следующие записи: № истории болезни (для общей документации архива № дела), год. № выдачи (проставляется согласно порядковой нумерации записей по книге выдачи). Листок-заместитель может быть уничтожен только по укладке на место архивной единицы хранения с одновременной отметкой в “книге выдачи” о возвращении в архив. Состояние возвращаемых в архив материалов должно быть проверено, и если при этом будет обнаружена недостача материалов или листов дела или их повреждение, заведующий архивом составляет об этом акт в трех экземплярах, один из которых представляет главному врачу медицинской организации для привлечения виновных к ответственности, другой оставляет в архиве, а третий высылает соответствующему архивному органу. Акт должен быть подписан заведующим архивом и лицом, сдавшим материалы. О повреждении или утрате каких-либо документов из дела отмечается также в заверительной надписи данного дела. Об утраченных делах после расследования и распоряжения руководителя учреждения о списании отмечается в соответствующей описи (книге, картотеке). Выемка документов из дел и выдача архивных материалов из архива за пределы медицинской организации, хоть бы и для временного пользования, запрещается, за исключением тех случаев, когда такая выемка или выдача производится с ведома главного врача медицинской организации по требованиям прокуратуры. В таких случаях на место изъятых подлинников вкладываются заверенные заведующим архивом копии с документов с отметкой на них основания и даты выемки или выдачи и ссылкой на акт. Допускается также выемка для выдачи гражданам их личных документов (свидетельств об образовании, справки о трудовом стаже и т.д.), представленных гражданами в данное учреждение и почему-либо не полученных своевременно обратно, на что в каждом случае должно быть получено разрешение главного врача или его заместителя. Особенности ведения архива амбулаторных карт. При выбытии больных на другое место жительства или увольнении с работы из учреждения (предприятия), обслуживаемого данным лечебным учреждением, а также в случаях необращения больного в ЛПУ более 3 лет индивидуальные карты амбулаторных больных ежегодно сдаются в архив данного ЛПУ. При сдаче в архив индивидуальные карты подбираются в строгом алфавитном порядке (по начальным буквенным слогам фамилии) и увязываются в связки толщиною не свыше 20 см. К каждой связке прикрепляется ярлык с проставлением на нем следующих сведений: наименование ЛПУ, номер описи, год сдачи, порядковый № связки, какие буквы (напр. А, Б, В) и крайние порядковые № единиц хранения (т.е. самих карт) в связках. Нумерация индивидуальных амбулаторных карт проставляется на обложках в верхнем левом углу; вкладные листы и приложения к картам не нумеруются. Нумерация производится валовая, т.е. всех карт, относящихся к году сдачи. Карты поступают в архив по описи нижеследующего образца:
Опись составляется в 3-х экземплярах, из которых 1-й хранится в регистратуре, а 2-й экз. – у принявшего лица, ответственного за сохранность архивных материалов в архиве медицинской организации. Описи заверяются подписями главного врача и зав. регистратурой. Примерное положение об архиве медицинской организации представлено в приложении 1. ПРИЛОЖЕНИЕ 1 ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ ОБ АРХИВЕ МЕДИЦИНСКОЙ ОРГАНИЗАЦИИ Общие положения 1.1. Настоящее положение определяет назначение, цели, задачи, функции, права, ответственность и основы деятельности архива медицинской организации. 1.2. Архив медицинской организации осуществляет: – прием, учет и хранение документов, образующихся в процессе деятельности медицинской организации; – в соответствии с действующими нормативно-правовыми актами производит отбор, подготовку и передачу документов на хранение в государственные архивы; – осуществляет организационно-методическое руководство деятельностью структурных подразделений медицинской организации в области делопроизводства и архивного дела. 1.3. Архив является самостоятельным структурным подразделением медицинской организации, непосредственно подчиняется руководителю медицинской организации или одному из его заместителей. 1.4. В своей деятельности архив руководствуется действующим законодательством, нормативно-правовыми актами и методическими материалами по организации архивного дела и делопроизводству, организационно-распорядительными документами самой организации и настоящим положением. 1.5. Деятельность архива осуществляется на основе текущего и перспективного планирования, сочетания единоначалия в решении вопросов служебной деятельности и коллегиальности при их обсуждении, персональной ответственности работников за надлежащее исполнение возложенных на них должностных обязанностей и отдельных поручений заведующего архивом. 1.6. Заведующий и другие работники архива назначаются на должности и освобождаются от занимаемых должностей приказом руководителя организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. 1.7. Квалификационные требования, функциональные обязанности, права, ответственность заведующего и других работников архива регламентируются должностными инструкциями, утверждаемыми руководителем медицинской организации. 1.8. Архив возглавляет заведующий, на должность которого назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет. 1.9. Заведующий архивом: руководит всей деятельностью архива, несет персональную ответственность за своевременное и качественное выполнение возложенных на архив задач и функций; осуществляет в пределах своей компетенции функции управления (планирования, организации, мотивации, контроля), принимает решения, обязательные для всех работников архива; распределяет функциональные обязанности и отдельные поручения между сотрудниками архива, устанавливает степень их ответственности, при необходимости вносит предложения руководителю медицинской организации об изменении должностных инструкций подчиненных ему работников; вносит руководству медицинской организации предложения по совершенствованию работы архива, оптимизации его структуры и штатной численности; участвует в перспективном и текущем планировании деятельности архива, а также подготовке приказов, распоряжений и иных документов, касающихся возложенных на архив задач и функций; принимает необходимые меры для улучшения материально-технического и информационного обеспечения, условий труда, повышения профессиональной подготовки работников архива; участвует в подборе и расстановке кадров архива, вносит руководству медицинской организации предложения о поощрении и наложении дисциплинарных взысканий на работников архива, направлении их на переподготовку и повышение квалификации; совершенствует систему трудовой мотивации работников архива; осуществляет контроль исполнения подчиненными ему работниками своих должностных обязанностей, соблюдения трудовой дисциплины и деятельности архива в целом. 1.12. Архив осуществляет свою деятельность во взаимодействии с другими службами и структурными подразделениями медицинской организации, а также в пределах своей компетенции со сторонними организациями. 1.13. За ненадлежащее исполнение должностных обязанностей и нарушение трудовой дисциплины работники архива несут ответственность в порядке, предусмотренном действующим законодательством. 1.14. Настоящее положение, структура и штатное расписание архива утверждаются руководителем организации. 1.15. Документы медицинской организации, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в государственных архивах Российской Федерации. До передачи на государственное хранение эти документы временно, в пределах, установленных Государственной архивной службой Российской Федерации, хранятся в медицинской организации, которая обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в их деятельности. В соответствии с правилами, устанавливаемыми Государственной архивной службой, организации обеспечивают своевременную передачу этих документов на государственное хранение. Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет медицинской организации. За утрату и порчу документов архива должностные лица организации несут ответственность в соответствии с действующим законодательством. 1.16. Медицинская организация обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами в соответствии с действующими нормативными документами, включая нормативные акты в области охраны труда, санитарные правила и гигиенические нормативы, правила пожарной безопасности. 1.17. Архив работает в соответствии с комплексным планом работы медицинской организации. 1.18. Организационно-методическое руководство деятельностью архива медицинской организации осуществляет центральный архив вышестоящей организации, а также вышестоящие органы управления здравоохранением в пределах своей компетенции. Задачи архива 2.1. Прием, учет и хранение документов. 2.2. Обеспечение сохранности документов, создание научно-справочного аппарата, обеспечение использования документов, хранящихся в архиве. 2.3. Подготовка и в соответствии с действующим законодательством передача документов на хранение в государственные архивы. 2.4. Организационно-методическое руководство, координация и контроль деятельности структурных подразделений медицинской организации по вопросам организации архивного дела. 2.5. Подготовка и представление руководству информационно-аналитических материалов о состоянии и перспективах развития архивного дела в организации. 2.6. Совершенствование и внедрение новых методов организации работы, в том числе на основе использования современных информационных технологий. 2.7. Участие в пределах своей компетенции в подготовке и исполнении управленческих решений руководства организации. 2.7. Повышение уровня грамотности работников медицинской организации в области делопроизводства и архивного дела. 2.8. Решение иных задач в соответствии с целями организации. Функции архива В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции: – принимает, учитывает и хранит документы структурных подразделений учреждения; – разрабатывает и согласовывает с вышестоящим архивом графики представлений описей на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии и передачи документов на государственное хранение; – составляет и представляет годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной службы учреждения и экспертно-проверочной комиссии; – осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых дел; – создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом соответствующего государственного архива; – организует использование документов: информирует руководство и работников учреждения о составе и содержании документов архива; выдает с разрешения главного врача дела, документы или копии документов, медицинские карты стационарного больного и амбулаторно-поликлинические карты в целях служебного и научного использования, для работы в помещении архива; исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки; ведет учет использования документов, хранящихся в архиве; – проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии учреждения; – контролирует подготовку дел к передаче в архив медицинской организации; – участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива; – ежегодно представляет в архив вышестоящей инстанции сведения о составе и объеме документов по установленной форме; Права архива Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право: – контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях медицинской организации; – запрашивать от структурных подразделений медицинской организации сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций; – требовать от сотрудников своевременного возврата медицинских карт, взятых с разрешения администрации на определенный срок. Ответственность заведующего архивом Заведующий архивом медицинской организации несет персональную ответственность за: – выполнение возложенных на архив функций и задач, включая сохранность переданной на хранение документации; – незамедлительно информирование руководства медицинской организации обо всех случаях пропажи документов из архива. – организацию работы архива, своевременное и квалифицированное выполнение приказов, распоряжений, поручений вышестоящего руководства, действующих нормативно-правовых актов по своему профилю деятельности; – рациональное и эффективное использование материальных, финансовых и кадровых ресурсов; – состояние трудовой и исполнительской дисциплины в архиве, выполнение его работниками своих функциональных обязанностей; – соблюдение работниками архива правил внутреннего распорядка, санитарно-противоэпидемического режима, противопожарной безопасности и техники безопасности; – ведение документации, предусмотренной действующими нормативно-правовыми документами; – предоставление в установленном порядке достоверной статистической и иной информации о деятельности архива; – готовность архива к работе в условиях чрезвычайных ситуаци | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||