Реферат. Лекция 1 сущность и содержание социального управления. Наука управления. Предмет, задачи и система курса основы управления в органах внутренних дел План. Введение
 Скачать 1.16 Mb.
|
|
Понятие информации и системы информации. В самом общем понимании информация представляет собой сведения или сообщения, заключающие в себе новые данные, которые воспринимаются, перерабатываются и используются людьми для организации своей деятельности. В кибернетике и науке социального управления понятие информации тесно увязывается с двумя факторами. Во-первых, с наличием определенной системы и происходящими в ней процессами управления; во-вторых, поскольку любая система является средством решения определенных задач, информацией являются лишь те сведения, которые полезны для решения этих задач. Таким образом, к информации относятся лишь те сведения, форма и содержание которых поняты и восприняты системой, необходимы ей и используются в осуществляемых ей процессах управления. Сообщения, хотя принятые и переработанные системой, но не имеющие значения для решения поставленных перед ней задач (т.е. не несущие информации), называются информационным шумом. К дезинформации относятся те сообщения, которые отклоняют систему от правильного решения и создают в ней субъективное представление об уменьшении неопределенности (получатель не знает, что это неверная информация). Применительно к деятельности системы органов внутренних дел понятие информации можно сформулировать как сведения, характеризующие: — состояние и деятельность системы органов внутренних дел и объектов ее внешнего воздействия; — состояние и воздействия внешней среды, определяющие ее деятельность. Нетрудно заметить, что данное определение носит самый общий характер. Наполнить его конкретным содержанием возможно путем рассмотрения системы информации, которая представляет собой совокупность видов информации, используемой в процессе управления органами внутренних дел, и ее классификации. Всю совокупность сведений, составляющих систему информации органов внутренних дел по их роли и участию в процессах управления системой, можно разбить на следующие виды: Информация, характеризующая установки концептуальной среды (задающая информация). Эта информация, во-первых, определяет цели и задачи органов внутренних дел как объекта их управления и, во-вторых, задает ограничения в их функционировании, определяет положения об их деятельности. Сюда относятся законы, указы, решения и постановления федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Федерации, органов местного самоуправления, наделенных соответствующей компетенцией. Информация, характеризующая географические, политические, социально-экономические и демографические условия, в которых протекает деятельность органов внутренних дел. Это информация о факторах, определяющих и как само состояние правопорядка (как социального явления), так и характер деятельности системы органов внутренних дел. К этому виду относятся сведения о: — географических характеристиках (размерах, рельефе, климатических условиях и пр.) региона обслуживания, его административно-территориальном делении и т.д.; — политической и экономической ситуации, складывающейся в регионе; — состоянии и развитии производительных сил, промышленности, агропромышленного комплекса, строительства, транспорта, связи, здравоохранения, образования, культуры, торговли, быта и пр. — численности населения, его половозрастной структуре, занятости, уровне образования, размещении, миграционных процессах, наличии лиц, ранее судимых, страдающих аномальными проявлениями (алкоголизм, наркомания, психические и венерические заболевания, суициды и пр.). Источниками данного вида информации являются статистические органы, органы образования, культуры, здравоохранения, предприятия, учреждения и т.п. Информация, характеризующая состояние объектов внешнего воздействия системы органов внутренних дел — правонарушения, причины и условия их совершения, явления, выходящие за рамки установленного общественного порядка, лиц, совершивших противоправные деяния, отбывающих наказание и прочие сведения: о состоянии, уровне, динамике и структуре правонарушений (имеются в виду преступления и административные правонарушения), их географии времени, месте и обстоятельствах совершения и условиях, способствующих совершению, объектах преступного посягательства и т.д.; о лицах, совершивших правонарушения, их половозрастной структуре, занятости общественно-полезным трудом, месте работы и жительства, образовательном цензе, прошлых судимостях, нарушении общественного порядка. Основным источником данного вида информации являются органы внутренних дел, так как они главным образом ведут данную регистрацию и учет. Дополнительно, в незначительном объеме эти сведения регистрируются судебными органами (в основном дела частного обвинения), прокуратурой, административными комиссиями администраций и товарищескими судами по месту работы и жительства граждан. Информация, характеризующая состояние и результаты деятельности самой системы органов внутренних дел. Этот вид информации определяет процесс внутриорганизационного функционирования системы и эффективность ее деятельности по выполнению функций внешнего управления. Соответственно этому сведения составляют две группы: 1. Сведения о состоянии органов внутренних дел: - структурное построение органа внутренних дел; его штатную численность (в целом и по службам), укомплектованность, качественный состав кадров (образовательный и возрастной ценз, стаж работы в органах внутренних дел вообще и в данной службе в частности), расстановку личного состава и т.д.; техническую оснащенность органа средствами транспорта, криминалистической и оперативной техники и пр.; 2. Сведения о деятельности органов внутренних дел: - организаторской деятельности органа в целом, ее характере и направленности; - раскрытии и расследовании преступлений; - работе по общей и индивидуальной профилактике; - розыскной работе; - работе со спец. аппаратом; - работе с подучетным элементом; административно-юрисдикционной деятельности; соблюдении законности; - работе по жалобам и заявлениям граждан; - использовании оперативной и криминалистической техники; - правовой пропаганде и пр. Источниками данного вида информации, как видно из перечня, также являются в основном органы внутренних дел, а также органы, осуществляющие всевозможные проверки системы, общественные организации, органы местного самоуправления, граждане и средства массовой информации. Информация, характеризующая состояние и результаты функционирования взаимодействующих с органами внутренних дел в поддержании правопорядка объектов внешней среды. Этот вид информации отражает деятельность правоохранительных органов, не входящих в систему органов внутренних дел (суд, прокуратура, ФСБ и налоговая полиция, таможенные органы; органы юстиции), и общественных формирований, которые участвуют в поддержании правопорядка.  К этому же виду можно отнести и данные, характеризующие состояние и результаты деятельности транспортных и специальных органов внутренних дел, а также подразделений внутренних войск, которые на обслуживаемой территории также в той или иной степени участвуют в поддержании общественного порядка.С некоторой степенью условности к этому виду информации можно отнести и сведения научного и методического характера, которые используются системой органов внутренних дел при организации охраны общественного порядка и борьбе с преступностью. Источниками данного вида информации, как видно из перечня, являются вышеуказанные органы. Таковы в общих чертах основные виды информации, используемой в деятельности органов внутренних дел, и основные источники ее поступления. Группировка этой комплексной информации в вышеназванные блоки отражает в значительной степени и ее классификацию, основанием которой является участие в процессах управления системой органов внутренних дел. Вся совокупность этих видов информации составляет систему информации. Требования, предъявляемые к информации в органах внутренних дел. Рассмотрев систему информации органов внутренних дел, необходимо остановиться на требованиях, предъявляемых к информации, и некоторых вопросах ее количественной и качественной оценки. В научной и специальной литературе довольно полно и всесторонне рассмотрены общие требования, предъявляемые к информации, используемой в управлении. Поэтому рассмотрим лишь те из них, которые имеют наиболее существенное значение для деятельности органов внутренних дел: 1. Строгое соответствие информации компетенции субъекта управления, а также его месту в организационной структуре управления, означающее, что вся поступающая в систему информация, должна отражать специфику ее деятельности, быть связанной с содержанием ее функционирования и обеспечивать выполнение поставленных перед ней общих задач и функций, а также соответствующих разовых задач. 2. Оптимальность (необходимость, достаточность) - соответствие объема, содержания и качества информации, возможности принятия решения, обеспечивающего эффективное функционирование системы. То есть всякая информация должна отражать состояние объектов системы и внешней среды с необходимой степенью полноты и репрезентативности, соответствующей задачам управления. Оптимальность информации выражается в ее количественных и качественных характеристиках, и суть ее состоит в том, чтобы минимальные объемы и виды информации позволили устранить неопределенность субъекта по тому или иному вопросу или решить конкретную задачу управления. Однако при определении оптимальности необходимо учитывать, что она не является постоянной величиной, а зависит, во-первых, от характера решаемых системой задач и, во-вторых, от опыта и уровня квалификации сотрудников. Необходимая достаточная достоверность и точность информации означает, что информация должна объективно отражать состояние системы и внешней среды с требуемой в данном случае степенью точности. Однако при соблюдении этих принципов необходимо учитывать, что, как правило, повышение степени полноты, достоверности и точности информации увеличивает время на ее получение (снижается оперативность), а зачастую увеличивается и ее стоимостная оценка (увеличивается количество сотрудников занятых ее сбором и пр.). Своевременность (или требуемая периодичность) состоит в том, что как задержка с поступлением информации в систему, так и преждевременный ее сбор приводят к снижению или потере ее актуальности и, как следствие, к значительному понижению эффективности принимаемых решений. Следовательно, задача субъекта управления состоит в том, чтобы исходя из характера решаемых задач и выполняемых функций наиболее правильно установить требуемую периодичность и сроки поступления отдельных видов информации, учитывая при этом необходимую степень полноты и точности содержащихся в них сведений. Комплексность, систематизированность и прогностический характер информации означает, что сведения должны в минимальном объеме выражать всю совокупность явлений, их взаимообусловленность и взаимосвязь с другими явлениями, относящимися к рассматриваемому вопросу, быть систематизированными и обобщенными по определенным критериям, соответствующему характеру решаемых задач и отражать не только текущее состояние системы и объектов внешней среды, но и перспективы их изменения (эволюции) в будущем. Коммуникативность информации — требование к информации, связанное с ее восприятием и усвояемостью, как системой управления, так и объектами внешней среды. Это означает лаконичность и логичность построения сообщения, его непротиворечивость, однозначное и последовательное изложение, исключающее возможность разночтения. Еще в древности считали, что о том или ином явлении можно достаточно полно судить, если известны ответы на следующие вопросы: кто и что сделал, где, когда и какими средствами, зачем и кто сообщает об этом. Это требование может выполняться унификацией, формализацией и стандартизацией наиболее распространенных в деятельности органов внутренних дел документов (различных протоколов, актов и пр.). Количественные и качественные характеристики информации. Рассматривая требования, предъявляемые к информации, необходимо кратко остановиться и на вопросах ее количественных и качественных характеристик. Согласно математической теории информации, разработанной Клодом Шенноном, считается, что чем неочевидное сообщение, чем менее оно вероятно, тем больше оно несет информации. Однако такая оценка сообщения ввиду ряда объективных причин не всегда приемлема для социальной информации, более нуждающейся в качественных характеристиках. Основной из них является ценность информации, критерий которой - сообщение, наиболее приближающее систему к решению поставленных перед ней задач. Исходя из вышеизложенного можно сделать вывод, что количественные и качественные оценки информации связаны с ее полнотой и ценностью. Степень полноты информации определяется, как правило, соотношением той информации, которую субъект управления считает необходимой для выполнения поставленных перед ним задач, и той, которой он располагает на данный момент. Однако в данном случае субъекту всегда необходимо помнить о таком требовании, предъявляемом к информации, как ее оптимальность, а также необходимая и достаточная достоверность и точность — то есть четко представлять определенный ее предел. Ценность информации определяется, во-первых, степенью того, насколько устраняется неопределенность субъекта по решаемому вопросу, а, во-вторых — важностью сообщения для решения поставленных задач и его достоверностью. Вопрос 2. Информационное обеспечение управления в органах внутренних дел и основные принципы его организации Сбор и накопление информации в ОВД является первоочередным элементом организаторской работы, направленной на создание условий, необходимых для выполнения возложенных действующим законодательством и нормативными актами МВД России оперативно-служебных задач. Таким образом, задача информационного обеспечения управленческой деятельности органов внутренних дел является одной из первоочередных, и от ее успешного решения во многом зависит решение возложенных на органов внутренних дел задач по обеспечению охраны общественного порядка и борьбы с преступностью. Что же собой представляет само содержание понятия информационного обеспечения управления органами внутренних дел и какие задачи оно решает? Под информационным обеспечением органов внутренних дел понимается деятельность субъектов управления, направленная на обеспечение процесса управления совокупностью сведений, необходимых им для осуществления возложенных на них задач и функций, и удовлетворяющая определенным требованиям. Непосредственно же задачу, связанную с организацией информационного обеспечения, выполняют информационные системы, представляющие собой совокупность методов и средств удовлетворения заданных информационных потребностей органа и его служб, которые состоят из информационных связей, обеспечивающей циркуляцию управляющей и осведомительной информации; сбора, обработки, хранения и выдачи данной информации компонентам системы управления в видах и объемах, соответствующих характеру решаемых ими задач. В отличие от информационной системы, где, главным образом, ее компонентом является деятельность субъекта, направленная на удовлетворение заданных информационных потребностей, система информации представляет собой лишь совокупность видов информации, используемых в процессе управления. Таким образом, исходя из данных определений, задачи информационного обеспечения и информационной системы органов внутренних дел можно сформулировать следующим образом: - определение необходимых для управления видов и объектов информации, форм ее представления и сроков поступления в систему, а также ответственных за это компонентов системы; - обеспечение информационного взаимодействия служб и подразделений органа внутренних дел с объектами внутриорганизационного управления и внешней среды; - организация регистрации заданных параметров (показателей) функционирования системы и состояния объектов внешней среды; - обработка первичной информации, поступившей в систему, систематизация ее и обобщение в виды и формы, необходимые для осуществления процесса управления; - распределение поступившей и обработанной информации между звеньями системы управления (службами, подразделениями, исполнителями) согласно выполняемым ими функциям или конкретно решаемым задачам; - обеспечение хранения поступившей информации, ее своевременный и релевантный поиск и выдача, согласно запросам, компонентов системы и внешней среды; - организация своевременной передачи информации объектам внутриорганизационного управления и внешней среды; - внедрение технических средств сбора, обработки, хранения и выдачи информации в целях ускорения этих процессов и улучшения их качества. Параметры, определяющие характер информационных потребностей субъектов управления системы органа внутренних дел. Органам внутренних дел и входящим в них службам и подразделениям, как и всякой социально управляемой системе, свойственна объективная конкретность информационных потребностей, вытекающая, во-первых, из принадлежности их к определенному звену системы государственных органов, во-вторых, от уровня, занимаемого органом в иерархической системе управления МВД России, и в-третьих, от конкретно выполняемых задач и функций. Рассмотрим подробнее взаимосвязь информационных потребностей с основными, определяющими их факторами: уровнем управления, задачами и функциями органа, применяемыми методами управления и стадиями самого процесса управления. Здесь важно предварительно сделать несколько замечаний общего характера. Во-первых, при определении информационных потребностей необходимо учитывать, что информационные потребности органа и его служб не являются чем-то постоянным и устоявшимся и определяются зачастую изменяющимися условиями функционирования органа и изменением актуальности тех или иных задач, поставленных перед органом внутренних дел. Во-вторых, в значительной степени на характер информационных потребностей влияет и такой фактор, как специализация и квалификация сотрудников органа. Как отмечалось ранее, чем шире творческий диапазон исполнителей, тем выше их информационные потребности, то есть с развитием специализации и повышением квалификации сотрудников возрастают и их потребности в более глубокой и разносторонней информации по различным аспектам деятельности органов внутренних дел. Взаимозависимость видов информации и уровней управления, согласно науке управления, определяется различием «соотношения эмпирического и теоретического в используемой в управлении информации». Данный принцип, применительно к системе органов внутренних дел означает, что чем выше уровень управления, чем большей степени общности (и обобщенности) используемая им информация, тем значительнее удельный вес комплексной и научной информации в информационных потребностях занимает, тем разносторонне и сам характер потребляемой информации, ее тематическая широта. Таким образом, можно сделать вывод, что хотя объемы потребляемой информации по уровням управления примерно одинаковы (они определяются физическими и интеллектуальными возможностями человека), тематическая широта и степень общности информации, используемой в управленческой деятельности, различны. Однако определяющим фактором информационных потребностей любой системы является конкретное содержание регламентированных ее задач, функций или разовых целевых установок, поставленных перед ней вышестоящей системой либо выработанных самим органом. Такой подход позволяет из огромного массива разносторонней информации выделять, собирать и анализировать лишь те сведения, которые необходимы для решения задач управления. Четкое соответствие поступившей в орган внутренних дел информации поставленным перед ним задач, регулируемым параметрам, вытекающим из соответствующих критериев оценки, а также регламентируемый характер внутрисистемных взаимосвязей и взаимосвязей с объектами внешней среды позволяет устранить как избыточность, так и недостаточность информации, то есть организовать наиболее рациональное течение всех информационных процессов в системе в целом и обеспечение ее всеми оптимально необходимыми для управления сведениями. Развитием данного основополагающего принципа информационного обеспечения является соответствие поступающих в орган видов и объемов исходной информации характеру ее выходных документов и решений, принимаемых согласно их компетенции (соответствие уровня сбора и обработки информации уровню принятия решение по данному вопросу). Соблюдение данного принципа во многом исключает такие нарушения в функционировании системы органов внутренних дел, как подмена компетенции нижестоящего подразделения органа внутренних дел вышестоящим (и наоборот) и связанное с этим запрашивание вышестоящим органом информации по тем вопросам, компетенция рассмотрения которых возложена на нижестоящий орган. Однако жестко регламентированная структура органов внутренних дел и нормативно закрепленные задачи и функции их служб и подразделений являются определяющим фактором для поступления в них тех или иных видов информации и организации в них соответствующих информационных массивов. Следует отметить, что сложность удовлетворения информационных потребностей структурных подразделений различных служб МВД, ГУ МВД, У МВД и территориальных отделов полиции МВД России на районном уровне состоит в том, что многие виды поступающей в орган информации- полуфункциональные, потребность в них испытывается одновременно многими подразделениями и службами органов. Кроме этого, на характер информационных потребностей накладывает отпечаток и тот факт, что территориальные отделы полиции МВД России на районном уровне, являясь объектами управления вышестоящих системных образований (МВД России, МВД республик РФ, ГУ МВД (У МВД) иных органов государственной власти и органов местного самоуправления), вынуждены зачастую заниматься сбором для них тех видов информации, которые не предусмотрены нормативными актами, и учет показателей по которым службами и подразделениями органов внутренних дел не осуществляется. Определенное влияние на характер информационных потребностей оказывает также существующая в системе степень централизации и децентрализации управления. При большей самостоятельности низовых подразделений системы ОВД и расширении круга вопросов, решаемых ими без согласования с субъектами отраслевого управления, значительно сокращается объем как командной, так и осведомительной информации, циркулирующей в системе. Внимание субъектов в данном случае сосредотачивается на решении лишь основных, проблемных ситуаций. Несколько слов следует сказать также и об изменении информационных потребностей в зависимости от стадий управленческого цикла. Наиболее емкой, с точки зрения информационных потребностей, является стадия выработки и принятия управленческого решения, на которой необходима сгруппированная и проанализированная информация, отражающая целевые установки, стоящие перед системой, конкретные задачи и критерии оценки, сложившуюся ситуацию, тенденции развития самой системы и окружающей среды (прогностическая информация), а также информация, отражающая ход научных разработок по данной проблематике или опыт решения аналогичных задач, накопленный как самим органом, так и другими органами внутренних дел (методическая информация и информация о передовом опыте). На этой стадии управленческого цикла, как показывают исследования, перерабатывается от 50% до 90% всей входящей в орган информации. Большое значение для качественного и своевременного информационного обеспечения системы управления органами внутренних дел имеет вопрос о снижении уровня существующих в системе «информационных шумов» и преодоление «информационных барьеров», затрудняющих течение информационных процессов. Устранение «семантических шумов» (сообщение принято, но не понято) и «прагматических шумов» (сообщение принято, понято, но не оценено как ценное для органа) достигается путем повышения общего и специального уровня подготовки работников органов внутренних дел, введением единой системы и значения показателей функционирования служб и подразделений органов, применением единой терминологии управленческих документов, а также совершенствованием и углублением изложения задач и функций органов внутренних дел и функциональных обязанностей сотрудников. Под «информационными барьерами»в науке управления понимаются всевозможные причины, препятствующие нормальному течению информационных процессов. В связи с этим в системе органов внутренних дел различают: - географические барьеры, связанные с разобщенностью источника и приемника информации и локализуемые с помощью улучшения работы каналов связи; - квалификационные барьеры, связанные с различием уровня общей и профессиональной подготовки источника и приемника информации, ликвидируемые путем повышения уровня подготовки личного состава, а также введением в радикально новые сообщения некоторого количества избыточной информации, способствующей лучшей усвояемости основного содержания сообщений; - ведомственные барьеры, относятся к ведомственной разобщенности систем органов внутренних дел и объектов внешней среды, либо различных объектов внутри самой системы. Устраняются эти барьеры путем улучшения взаимодействия компонентов системы между собой и с объектами внешней среды; - экономические барьеры, связанные с недостаточной обеспеченностью служб и подразделений органов внутренних дел современными средствами связи, об работки информации и прочей оргтехники; - физические барьеры, связанные с определенными физическими возможностями человека в восприятии и переработке информации. Таким образом, при данных ситуациях задача руководства органов внутренних дел состоит в том, чтобы в каждом конкретном случае максимально учесть и минимизировать всеми возможными методами и средствами действия вышеуказанных барьеров, затрудняющих течение как вертикальных, так и горизонтальных информационных потоков и снижающих, в итоге, общую эффективность функционирования системы их информационного обеспечения. Основные принципы организации информационного обеспечения органов внутренних дел. В настоящее время наукой управления разработан ряд наиболее общих принципов организации информационного обеспечения, использование которых возможно не только в экономических системах управления, но и в сфере социального управления и, в частности, в сфере управления органами внутренних дел. Все эти принципы, в основном, вытекают и определяются требованиями, предъявляемыми к организации системы управления. Так, требование оптимальности, непрерывности и оперативности управления выдвигает аналогичные требования и к организации систем их информационного обеспечения. Задача состоит в том, чтобы система информации выполняла функцию максимально высокой информационной обеспеченности системы управления при выполнении ею возложенных на нее задач и решений проблем управления. Соответствующая задачам управления информационная обеспеченность системы сведениями о состоянии объектов управления и внешней среды достигается рядом организационных мер, которые базируются на таких принципах как: интенсификация информационных процессов; единство (общность) информационного обеспечения; функциональный; оптимальности и интеграции информационного обеспечения и др. Рассмотрим эти принципы более подробно: |