Литература по теме 14 Тема Жизненный цикл контента 15 Захват (Capture) и обработка контента. 15

• Название: Литература по теме 14 Тема Жизненный цикл контента 15 Захват (Capture) и обработка контента. 15
• Дата: 28.12.2022
• Размер: 5.21 Mb.
• Имя файла: theory.docx
• Тип: Литература; #867466
• страница: 11 из 12

Вопросы для самопроверки:

1. 
   Что такое Масштабируемость?
   
2. 
   Дайте определение Производительности.
   
3. 
   Что понимается под Кроссплатформенностью?
   
4. 
   Из каких компонентов состоит схема типовой архитектуры ЕСМ-системы?
   
5. 
   Что обеспечивает функция Управления документами?
   
6. 
   Что обеспечивает функция Управление бизнес процессами 7. Какие функции предусмотрены в системе DirectumRX? 8. Какую систему Вы порекомендуете для автоматизации документационного обеспечения управленческой деятельности государственных организаций?
   

9. 
   Какая фирма выпускает систему Е1-Евфрат?
   
10. 
    Какая система реализована как адаптивная CASE-модель электронного офисного документооборота и делопроизводства?
    

Литература по теме:

Основная литература:

1. Алексеева Т. В. Документационное обеспечение управления:

учебник/ Т.В. Алексеева, О.А. Страхов. – М.: Университет «Синергия», 2020.–132с. (Серия «Легкий учебник»). – С. 123-149.

Интернет-ресурсы:

1. 
   Сайт компании «Директум». – Режим доступа:
   

https://www.directum.ru/system.

2. 
   Сайткомпании»Cognitive Technologies». – Режим доступа:
   

http://www.evfrat.ru.3. Сайт компании «ДоксВижн». – Режим доступа:

http://www.docsvision.com. 4. Сайт компании «ИнтерТраст». – Режим доступа: http://www.intertrust.ru.5. Сайт компании «ЛАНИТ». – Режим доступа:

http://www.landocs.ru/.

6. Сайт компании «Электронные офисные системы». – Режим доступа: http://www.eos.ru/.

Тема 6. Стандартизация в сфере управления контентом

Вопросы темы:

1. Российские стандарты и инструктивные материалы в области

электронного документооборота и управления контентом.

2. Международные стандарты в области электронного документооборота и управления контентом.

3. Корпоративные стандарты.

4. Межведомственный документооборот.

Цели:

1. Сформировать представление о стандартах в сфере электронного документооборота и управления контентом.

Задачи:

1. 
   Изучить Российские стандарты и инструктивные материалы в области электронного документооборота и управления контентом.
   
2. 
   Изучить Международные стандарты в области электронного документооборота.
   
3. 
   Изучить Корпоративные стандартыв области электронного документооборота.
   
4. 
   Познакомиться с Межведомственнымэлектроннымдокументооборотом.
   

Основные понятия:

• 
  Государственные стандарты.
  
• 
  Международные стандарты.
  
• 
  Корпоративные стандарты.
  
• 
  ГСДОУ.
  
• 
  ОКУД.
  
• 
  Унифицированная система документации.
  
• 
  Служба ДОУ.
  
• 
  МЭДО.
  
• 
  Электронное сообщение.
  

Теоретический материал по теме

Вопрос 1. Российские стандарты и инструктивные материалы в области электронного документооборота и управления контентом.

В условиях научно-технической революции произошло резкое увеличение объемов данных. В связи с этим возникла необходимость упорядочения потоков информации, установления достаточного количества видов документов, исполняющих роль информационного обеспечения функций управления.

Основными направлениями совершенствования документации являются унификация и стандартизация.В документоведении они рассматриваются как процессы установления единого подхода при создании и оформлении документов.

Унифицированная система документации (УСД) – система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Непосредственные разработчики конкретных форм документов и систем документации – министерства (ведомства), осуществляющие координацию той или иной отрасли деятельности. Ими же утверждаются унифицированные формы документов.

Общегосударственные формы документов разрабатываются с учетом возможности их компьютерной обработки. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и на предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности.

В результате большой работы по совершенствованию документации было унифицировано свыше 3 500 форм плановых, учетных, финансовых и других документов, сведенных в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД).

В зависимости от функций управления в ОКУД выделены следующие системы документации:

• 
  организационно-распорядительная;
  
• 
  отчетно-статистическая;  бухгалтерская;
  
• 
  по труду и т. п.
  

Государственный стандарт определяет организационнораспорядительные документы как письменные документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

Руководители предприятия несут персональную ответственность за документальный фонд предприятия и обязаны знать основы законодательства.Все правила по документационному обеспечению управления включены в основные положения государственного стандарта ГСДОУ.Составными компонентами ГСДОУ являются следующие:

• 
  Единые правила составления и оформления документов по РФ.
  
• 
  Рациональные принципы документооборота.
  
• 
  Единые правила создания учетно-справочной системы.
  
• 
  Формы и методы контроля исполнения документов.
  
• 
  Правила составления номенклатуры дел.
  
• 
  Принципы формирования дел.
  
• 
  Правила подготовки дел к последующему хранению и использованию.
  

Стандартизация документов – форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов:

• 
  государственные стандарты (ГОСТ);  отраслевые стандарты (ОСТ);  республиканские стандарты (РСТ).
  

Государственные стандарты могут быть трех видов.

Государственный стандарт РФ – ГОСТР – стандарт, принятый органом по стандартизации России для применения на территории Российской Федерации.

Региональный стандарт, ГОСТ – стандарт, принятый региональной организацией по стандартизации, для применения на региональном уровне, в том числе странами СНГ.

Межгосударственный стандарт, ГОСТ, который также может являться региональным стандартом – стандарт, принятый Межгосударственным советом по стандартизации, метрологии и сертификации (МГС). Например, ГОСТ ИСО – стандарт, принятый соответствующими странами – членами и членами-корреспондентами международных организаций по стандартизации ИСО.

Отраслевой стандарт– стандарт, принятый государственным органом управления в пределах его компетенции применительно к продукции, работам и услугам отраслевого назначения.

Республиканские стандартыустанавливаются на продукцию, выпускаемую предприятиями республиканского и местного подчинения.

Общее делопроизводство в России регламентируют следующие нормативные акты и инструктивные материалы:

1. 
   Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Общие положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М.: Стандарты, 1991.
   
2. 
   Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (в последней редакцииот 18.12.2018– ФЗ № 472).Документ регулирует отношения, связанные с распространением и защитой информации, применением информационных технологий,разъясняет вопросы документирования.
   
3. 
   Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи»(в последней редакцииот23 июня 2016г.). Этот документ регулирует отношения в следующих областях:
   

• 
  совершение гражданско-правовых сделок;
  
• 
  оказание государственных и муниципальных услуг;
  
• 
  исполнение государственных и муниципальных функций;
  
• 
  совершение иных юридически значимых действий.
  

Он также определяет виды электронной подписи и принципы ее использования.

4. ГОСТ Р 7.0.97-2016. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационнораспорядительная документация. Требования к оформлению документов.

Стандарт введен в действие с 1 июля 2018 г.взамен ГОСТ Р 6.30-2003.

Стандарт включает следующие разделы:

1. 
   Область применения.
   
2. 
   Нормативные ссылки.
   
3. 
   Общие требования ксозданию документов.
   
4. 
   Реквизиты документа.
   
5. 
   Оформление реквизитов документов.
   
6. 
   Бланки документов.
   

Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы: уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др.

Он определяет состав реквизитов документов; правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков; правила создания документов. Положения настоящего стандарта распространяются на документы на бумажном и электронном носителях.

5. 
   Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти: утв.ПостановлениемПравительства РФ от 15 июня 2009 г. № 477 (с дополнениями от 7 сентября 2011г., 26 апреля 2016 г.).
   

Правила устанавливают единый порядок делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, являются основой для разработки инструкции по делопроизводству, утверждаемой руководителем федерального органа исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела.

Правила содержат требования к организации документооборота в федеральном органе исполнительной власти, а также особенности работы с электронными документами в федеральном органе исполнительной власти.

5. 
   ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы». (Взамен ГОСТ Р ИСО 15489-1–2007).Утвержден Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 26 марта 2019 г. № 101-ст. Вводится с 01.01.2020.
   

Начиная с2005года, вРоссии практически ежегодно утверждались стандарты всфере управления информацией идокументами, разработанные набазе стандартов ИСО:

• 
  ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR18492:2005 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов».
  
• 
  ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 «СИБИД. Процессы управления документами. Метаданные для документов».
  
• 
  ГОСТ Р ИСО 22310-2009 «СИБИД. Информация идокументация. Руководство для разработчиков стандартов, устанавливающих требования куправлению документами».
  
• 
  ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR15801:2009 «Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая вэлектронном виде. Рекомендации пообеспечению достоверности инадежности».
  
• 
  ГОСТ Р 53898-2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования кэлектронному сообщению».
  
• 
  ГОСТ Р ИСО 15836-2011 «Информация идокументация. Набор элементов метаданных Dublin Core».
  
• 
  ГОСТ Р 13008-2015 «Информация идокументация. Процессы конвертации имиграции электронных документов».
  
• 
  ГОСТ Р 57551-2017/ISO/TR18128:2014 «Информация идокументация. Оценка рисков для документных процессов исистем».
  

Вопрос 2. Международные стандарты в области электронного документооборота и управления контентом.

В настоящее время разработкой стандартов вобласти управления документами восновном занимаются два технических комитета Международной организации по стандартизации (ISO). Это технический комитет TC 46 «Информация идокументация» итехнический комитет TC 171 «Приложения для управления контентом».

Стандарты серии ISО охватывают области управления документами и контентом, разработано достаточно много стандартов, регламентирующих деятельность в данных сферах:

• 
  ISO 15489-1:2001 «Информация и документация. Управление записями. Часть 1. Общие требования».
  

Стандартактивно применялся вомногих странах мира и,безусловно, сыграл огромную роль вформировании общих принципов иподходов куправлению документами.В 2016 г. была принята новая редакция стандарта ISO 15489-1:2016 «Информация и документация – Управление документами. Часть 1: Понятия и принципы».

• 
  ISO 230811:2006 Информация и документация. Процессы управления записями. Метаданные для записей. Часть 1. Принципы.
  
• 
  ISO 23081-2:2009 Информация и документация. Метаданные для управления записями. Часть 2. Вопросы концепции и реализации.
  
• 
  ISO 2709:2008 Информация и документация. Формат для информационного обмена.
  
• 
  ISO 32000-1:2008 Менеджмент документов. Формат переносных документов. Часть 1. PDF 1.7.
  
• 
  ISO/TR 22957:2009 »Управление контентом –
  

Анализ,выборивнедрениеэлектронныхсистемуправленияконтентом(EC M)».

• 
  ISO/TR 14105:2011 «Управление контентом –
  

Управлениеизменениямивинтересахуспешноговнедрениясистемыуправл енияконтентом(ECM)».

• 
  ISO 12651‑1:2012»Управлениеэлектроннымконтентом –Словарь Часть1:Управлениеэлектроннымиграфическимиобразамидокументов». Стандартысерии ISO 30300 предлагаютметодологию, обеспечивающую системный подходксозданиюиуправлениюдокументами,соответствующийцелямист ратегиям организации.
  
• 
  Стандарт ISO 30300:2011 «Информация идокументация–
  

Системы менеджмента документов– Основные положения исловарь».

• 
  ISO 30301:2011 «Информацияидокументация–
  

Системыменеджментадокументов– Требования». СтандартыMoReq покрывают вопросы делопроизводства и ведомственного хранения документов, т. е. сбора, учета, регистрации, хранения и уничтожения или передачи документов – иначе говоря, жизненного цикла документа.

• 
  MoReq (Model Requirements for the Management of Electronic Records) – функциональная спецификация по управлению электронными документами. Разработана в 2002 г. MoReq не рассматривал вопросы согласования, контроля исполнения, отчетности, управления договорами, интеграции с бизнес-приложениями и т. д. – все, что можно отнести к управлению бизнес-процессами.
  
• 
  MoReq-2 – Европейский стандарт электронного документа и типовые требования управления ими. Принят в 2008 г.
  
• 
  MoReq-2010. Европейская спецификация «Типовые требования к управлению электронными официальными документами». Первая и основная часть (на смену MoReq-2). Принят на заседании DLM-forum (Европейская ассоциация национальных архивов стран Европейского Союза, производителей программного обеспечения, международных и национальных объединений специалистов в области управления документами) в 2010 г.
  

Вопрос 3. Корпоративные стандарты.

Корпоративныйстандартили стандарт предприятияСТП – стандарт, принятый предприятием применительно к продукции, работам и услугам своего предприятия. Действие СТП ограничивается отдельным предприятием или группой предприятий.

Корпоративныестандарты в области управления документами и контентом предполагают создание системы работы с документами, учитывающей специфику и особенности документирования деятельности конкретной компании. С этой целью разрабатываются документы, закрепляющие состав управленческой документации компании:  требования к формам используемых в компании документов;

• 
  правила и процедуры подготовки и оформления документов;
  
• 
  технологические процессы организации работы с документами;  способы, обеспечивающие эффективное и рациональное хранение документов;
  
• 
  нормативные документы, которые закрепляют правовой статус, задачи и функции службы ДОУ.
  

Корпоративный стандарт по управлению документами может быть разработан на основе государственного стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-12007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования».

В состав разрабатываемых корпоративных документов, как правило, включаются:

• 
  классификаторы (справочники, перечни) управленческой документации (документных систем, справочной информации и других объектов);
  
• 
  табель и альбом форм документов;
  
• 
  номенклатура дел компании;
  
• 
  стандарты, положения, инструкции, методические рекомендации по организации делопроизводства и архивного дела, в т. ч. с использованием автоматизированных систем электронного
  

документооборота;

• 
  положение о службе ДОУ и должностные инструкции ее работников.
  

Положение о службе ДОУ, в соответствии с ГСДОУ, должно содержать следующие разделы:

1. 
   Общие положения.
   
2. 
   Цели и задачи службы ДОУ.
   
3. 
   Функции службы ДОУ.
   
4. 
   Права и ответственность службы ДОУ.
   
5. 
   Взаимоотношения службы ДОУ с другими структурными подразделениями.
   

Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) – основной локальный нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в пределах организации.Инструкция по делопроизводству устанавливает правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними. Инструкции составляются с учетом специфики работы организации.

При использовании системы электронного документооборота содержание и характер работы с документами меняется. Это надо учитывать при разработке нормативных документов, потребуются:

• 
  регламент или инструкция по организации работы с документами в системе электронного документооборота (СЭД);  инструкция по работе с корпоративной электронной почтой;
  
• 
  инструкция пользователя СЭД и др.
  

Вопрос 4. Межведомственный документооборот.

Система межведомственного электронного документооборота (МЭДО)представляет собой федеральную государственную информационную систему, включающую информационные базы данных, программные и технические средства, электронные сервисы, сведения об истории движения документов в системе взаимодействия при предоставлении государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций в электронной форме.

Система МЭДО предназначена для организации взаимодействия систем электронного документооборота (СЭД) участников межведомственного электронного документооборота.Участниками МЭДО являются Администрация Президента РФ, Аппарат Правительства РФ, Федеральные органы исполнительной власти (ФОИВ), органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, а также иные государственные органы и государственные организации.Схема Межведомственного взаимодействия представлена на рисунке 27.



Рис. 27. Архитектура МЭДО

Под взаимодействием СЭД понимается обмен электронными сообщениями. Все участники МЭДО используют единый формат обмена электронными сообщениями.Требования к электронному сообщению прописаны в ГОСТ Р 53898-2013 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Технические требования к электронному сообщению».

Стандарт устанавливает формат, состав и содержание электронного сообщения, обеспечивающего информационное взаимодействие систем управления документами.

Электронное сообщение представляет собой XML-документ установленной настоящим стандартом структуры.Разработанная модель электронного сообщения позволяет представить сообщение как совокупность нескольких зон, каждая из которых содержит сведения, необходимые для информационного взаимодействия:

• 
  Заголовок.
  
• 
  Документ.
  
• 
  Задание.
  
• 
  Дополнительные материалы.
  
• 
  Уведомление.
  
• 
  Расширение.
  

Документ в электронном виде готовится в СЭД отправителя в формате PDF/A-1, подписывается электронной подписью и отправляется в составе электронного сообщения по системе МЭДО.Получатель документа проверяет полученный документ на соответствиетребованиям,втом числе проверяет электронную подпись и регистрирует документ в своей СЭД.

Для развития и поддержки МЭДО была принята Государственная программа РФ «Информационное общество (2011–2020 г.)».

Цель Программы – получение гражданами и организациями преимуществ от применения информационных и телекоммуникационных технологий за счет обеспечения равного доступа к информационным ресурсам, развития цифрового контента, применения инновационных технологий, радикального повышения эффективности государственного управления при обеспечении безопасности. Программа предполагает развитие:

• 
  услуг (сервисов) для граждан;  услуг для учреждений и организаций;
  
• 
  услуг для государственных органов.
  

СЭД в госсекторе – это не только инструмент коллективной работы госслужащих, но и довольно удобный и эффективный интерфейс взаимодействия с бизнесом и населением.

При внедрении СЭД необходимо учитывать, что для государственных ведомств характерны:

• 
  большая территориальная разобщенность;
  
• 
  высокие требования к обеспечению безопасности данных и ограничения доступа к данным государственных органов;
  
• 
  сложная схема финансирования проекта внедрения СЭД;
  
• 
  консерватизм сотрудников, часто слабо подготовленный в области информационных технологий кадровый состав.