Литература по теме 14 Тема Жизненный цикл контента 15 Захват (Capture) и обработка контента. 15
 Скачать 5.21 Mb.
|
Вопросы для самопроверки:Какие технологиииспользуютсяна этапе захвата контента? Что такое электронный архив? Что такое архивирование контента? Что такое резервное копирование контента? Перечислите методы доставкиконтента потребителям. Дайте определение документооборота. Сформулируйте главное правило организации документооборота. Как определяется объем документооборота? Сформулируйте основное правило подсчета документов. Из каких документов складывается входящий документопоток любой организации? Литература по теме:Основная литература: 1. Алексеева Т. В. Документационное обеспечение управления: учебник/ Т.В. Алексеева, О.А. Страхов. – М.: Университет «Синергия», 2020.–132с. (Серия «Легкий учебник»). – С. 54-99. Нормативно-правовые акты: Правила делопроизводства в федеральных органахисполнительной власти(утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 г. № 477) (с изменениями на 26 апреля 2016 года)). Управление корпоративным информационным контентом/ Библиотека MSDN. Тема 3. Технологии работы с контентомВопросы темы: 1. Методы и средства сбора и проверки контента.2. Редактирование различных видов контента.3. Технология массового ввода бумажных документов в информационную базу данных.4. Обеспечение работы с содержанием контента, добавление и изменение информации.5. Накопление и хранение контента.Цели: 1. Сформировать представление о технологии работы с контентом. Задачи: Изучить основные технологии работы с контентом. Освоить технологию создания контента. Ознакомиться с технологией массового ввода контента в информационную систему. Основные понятия: Регистрация. Регистрационная форма. Реквизит документа. Постоянные реквизиты. Переменные реквизиты. Поле документа. OCR (Optical Character Recognition). ICR (Intelligent Character Recognition). OMR (Optical Mark Recognition). Исполнение документа. Контроль по существу. Контроль за сроками. Итоговый контроль. Номенклатура дел. Теоретический материал по темеВопрос 1. Методы и средства сбора и проверки контента. Доставка документов в организацию может проводиться различными способами: почтой, телеграфом, курьером, через компьютерные сети, электронной почтой, через факсимильную связь. Контент может поступать из различных информационных систем организации. Поступающие в организацию документы попадают в структурное подразделение системы документационного обеспечения управления (СДОУ). В крупных организациях для этого предусматривают создание специализированной службы – экспедиции. В небольших организациях эту операцию осуществляет секретарь. Задача экспедиции – организовать учет поступления документов из всех источников, их первичную обработку и координацию их движения. Первичная обработка проводится в день поступления документов, и сводиться к следующему: проверяется правильность адресации и доставки документов. Ошибочно полученная документация возвращается корреспонденту; проверяется целостность упаковки, сохранность печатей; вскрываются упаковки, проверяется комплектность документации и целостность вложений. Если обнаружено, что не хватает страниц документа или отсутствует указанное приложение, то отправитель информируется о неполномкомплекте документов; при поступлении машиночитаемых документов обрабатывается сопроводительная документация, проверяется безопасность вложений. Затем производится предварительное рассмотрение документов. На этом этапе документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые. К нерегистрируемым относятся документы, не требующие исполнения и содержащие справочную информацию. Например, поздравительные письма, пригласительные, программы конференций, рекламные материалы, статьи, журналы. Все регистрируемые документы рассматриваются с точки зрения их маршрутизации в компании. Выделяются документы, требующие рассмотрения руководством компании. Это может быть высшее руководство или руководство структурных подразделений. Результатом предварительного рассмотрения документов является эффективное распределение документов между руководством и исполнителями. Как показывает практика, около 30 % входящих документов требуют рассмотрения руководством, остальные 70 % документов должны быть оперативно направлены исполнителям. Затем следует процедурарегистрации документа. Регистрацияопределяется как «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения». Регистрация преследует три цели: учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа по документам. Сам процесс регистрации – это снятие с документа показателей (реквизитов) и занесение их в определенную регистрационную форму (журнал, карточку), что позволяет создать базу данных о документах учреждения. Общие правила регистрации документов: Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях, независимо от способа получения. Документы, полученныетолько для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер. Документы должны регистрироваться один раз. Для входящих, исходящих и внутренних документов ведутся раздельные регистрационные формы с самостоятельными регистрационными номерами. Регистрационнуюформу на документ заполняют сначала не полностью, она дозаполняется после рассмотрения документа руководителем. Такие сведения как ход исполнения и номер дела вносятся в форму по ходу и после исполнения документа. Формырегистрации документов могут быть трех видов: журнальная, карточная и автоматизированная электронная. Журнальная система регистрации нужна тогда, когда учет документов выступает на первое место, предотвращает претензии со стороны граждан, конфликтные ситуации и т. п., например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Для каждой категории документов обычно разрабатывается своя форма журнала с разной степенью дробности сведений о документе. Например, форма регистрационного журнала для обычных входящих документов может иметь следующие графы (табл. 1): Таблица 1. Журнальная форма регистрации документов
Карточная система регистрации более удобна и имеет ряд преимуществ перед журнальной. Форма карточки и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самом учреждении и записаны в инструкцию по делопроизводству. Пример карточки РКК (регистрационно-контрольная карточка) приведен на рисунке 3.  Рис. 3. Регистрационно-контрольная карточка Сегодня ручная карточная система регистрации заменяется наиболее рациональной регистрацией на компьютере. В этом случае на экран выводится регистрационная форма. Принцип работы электронной картотеки (базы данных) – в однократности ввода повторяющейся информации и возможности использования одной информации в различных формах и даже в различных базах данных. Регистрационные карточки документов в разных документопотоках имеют свои особенности, связанные со спецификой регистрируемых документов. На рисунке 4 представлена регистрационная карточка для входящих документов.  Рис. 4. Регистрационная карточка входящих документов Форма регистрационной карточки, как правило, содержит поля, заполняемые вручную (номер и дата входящего документа, краткое содержание, текст резолюции); поля, сведения в которые вносятся автоматически (дата регистрации, регистрационный номер), и поля, сведения в которые вносятся путем выбора информации из раскрывающихся списков. В виде раскрывающихся списков, как правило, выполняются поля: Вид документа. Автор резолюции. Структурное подразделение. Исполнители. Номер дела. Связанные документы. Корреспондент-Организация. Заполнение карточки на экране компьютера во многом аналогично заполнению традиционной бумажной карточки. Документ в системе электронного документооборота можно зарегистрировать различными способами (рис. 5).  Рис. 5. Выбор способа регистрации документа Можно зарегистрировать новый документ или произвести регистрацию на основе уже существующего документа. Во втором случае происходит автоматическое заполнение полей регистрационной карточки по аналогии с выбранным документом. Это позволяет значительно сократить время регистрации документа. Регистрируемый документ присоединяется к карточке. Это может бытьсозданный документ, документ, полученный по электронной почте, отсканированный образ документа. В любой момент, присоединенный документ может быть просмотрен с помощью встроенного модуля просмотра и печати. Система электронного документооборота позволяет распечатать регистрационную карточку и присоединенный к карточке файл документа. Дальнейшая обработка контента зависит от его назначения и используемых технологий в организации. Для обработки различного вида контента используются соответствующие технологии, например, MS Office. Сейчас получили широкое применение свободно распространяемые технологии,такие как OpenOffice. Вопрос 2. Редактирование различных видов контента. Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Реквизитдокумента – это обязательный элемент официального документа. Реквизиты делятся на постоянные и переменные. Постоянные реквизиты – это символы и индексы, наносимые на типовые заготовки документов (бланки и формы) типографским или другим способом. Переменные реквизиты – это символы и индексы, вносимые в документ в процессе его подготовки и оформления. Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа. Для ряда документов число и состав реквизитов установлены законодательными и нормативными актами. Основным документом, описывающим систему реквизитов официального документа,являетсяГОСТ Р 7.0.97-2016 (табл. 2). Таблица 2. Перечень реквизитов документов
Каждый конкретный вид документа содержит свой набор реквизитов. Обязательными реквизитами документа являются название организации, составившей документ, название документа (исключение составляют письма), заголовок текста, дата, регистрационный номер, текст, подпись, отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Особенно важным является правильное оформление таких реквизитов, как дата, подпись, печать, гриф утверждения, которые придают документу юридическую силу. Наименование организации составителя документа должно полностью соответствовать официальному названию организации. Указывается полное и сокращенное название организации. Если имеется вышестоящая организация, то над наименованием организации указывается сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации. Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем в процессе его подготовки и должно соответствовать его содержанию (акт, приказ, протокол, справка и т.д.). Заголовок к тексту должен отвечать на вопрос «о чем?». В заголовке кратко, четко и ясно отражается основное содержание документа. Заголовок к тексту формулируется с предлогом «О» («Об») Короткие документы, выполненные на бумаге формата А5 (справки) создаются без заголовка. Дата обеспечивает юридическую силу документа. Дат на документе может быть несколько. Основной считается дата подписания документа. Дата оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя арабскими цифрами, год – четырьмя (ДД.ММ.ГГГГ). Если цифра одна, то перед ней обязательно ставится 0. Допускается исловесноцифроваяформа, например, 5 июня 2018 г. Регистрационный номер документа это его цифровое или буквенно-цифровое обозначение. Для внутренних документов – это обычно порядковый номер с начала года, в учебных заведениях допускается нумерация с начала учебного года. Текст документа – основная часть документа, несущая информацию. Текст выравнивается по ширине, печатается с межстрочным интервалом одинарным или 1,5 строки. Первую строку каждого абзаца рекомендуется печатать с отступом 1,25 от левого края. Допускается использовать любые свободно распространяемые шрифты. Подпись – обязательный реквизит, который состоит из указания должности (полной или сокращенной), непосредственно росписи и ее расшифровки. Наименование должности располагается без абзацного отступа от левой границы текстового поля. Расшифровка подписи печатается в последовательности инициалы и фамилия без пробелов, выравнивается по правому краю. Размещение реквизитов в документе определяется ГОСТ Р 7.0.972016. Каждый документ можно разделить на три основные части: заголовочную часть (в нее входят реквизиты, расположенные до текста); основную часть (реквизиты «текст» и «приложения»); оформляющую часть (реквизиты, расположенные ниже текста и приложения). Пример расположения основных реквизитов в документе приведен на рисунке 6.  Рис. 6. Расположение основных реквизитов (формуляр-образец документа) Вопрос 3. Технология массового ввода бумажных документов в информационную базу данных. При большом потоке бумажных документов в организации приходиться решать задачу массового ввода документов в систему. Рассмотрим содержание основных операций автоматизированного ввода бумажных документов. Автоматизированное чтение и ввод документов включает в себя следующие операции: Подготовка документа к сканированию. Получение изображения документа. Распознавание и ввод данных, содержащихся в документе в информационную базу. Подготовка документа к сканированию включает в себя две операции: непосредственную подготовку документа к сканированию и выполнение описания настройки системы на конкретную форму документа. В основе выполнения этого состава операций лежит понятие форматированного (структурированного) документа. Основной структурной единицей форматированного документа является поле документа. Поле – это место в документе, в котором размещаются сведения определенной категории, например, адресное поле для хранения почтового адреса. Каждое поле описывается в двух аспектах: визуально, в частности геометрически, и содержательно. Получение изображения документа включает в себя выполнение таких операций как сканирование, контроль качества отсканированных изображений и возможное повторное сканирование (рис. 7).  Рис. 7. Схема получения изображения документов Распознавание и ввод данных, содержащихся в документе в информационную базу предполагает выполнение следующих основных операций: предварительная обработка изображений, нахождение полей, проверка распознанной информации, ввод данных в информационную базу. Распознавание документа в настоящее время осуществляется с помощью следующих систем распознавания текстов: OCR (OpticalCharacterRecognition) – технология оптического распознавания печатных символов. ICR (IntelligentCharacterRecognition) – технология распознавания раздельных печатных символов, написанных от руки. OMR (OpticalMarkRecognition) – технология распознавания отметок. В отличие от обычной системы распознавания система ввода стандартных форм использует формальное описаниеисходной формы документа или бланка. Это позволяет автоматически помещать распознанную информацию в поля базы данных без участия оператора. Строгое соблюдение стандарта внешнего вида формы существенно повышает точность распознавания полей документа. Контроль распознанных данных является следующей операцией, реализуемой системой ввода. Системы автоматического распознавания обычно вместе с результатом возвращают так называемую «степень уверенности». Для повышения надежности данных после распознавания применяются определенные пользователем автоматизированные методы проверки данных (например, можно проверить, имеется ли распознанная информация в базе данных, и если нет, то пометить поле как некорректное). Для повышения надежности данных используются дополнительные механизмы, такие как применение словарей и таблиц, определяемых пользователем. Помимо этого, системы включают специальные встроенные средства для определения специальных процедур проверки для каждого поля документа. В качестве системы обработки форм можно использовать систему CognitiveForms компании CognitiveTechnologies. CognitiveForms – Российская система промышленного ввода стандартных форм документов. Она предназначена для автоматизированного ввода в информационные системы и базы данных произвольных, одно- и многостраничных форм документов. При этом документы должны удовлетворять определенным требованиям к оформлению и заполнению и быть подготовленными на лазерных, струйных, и матричных принтерах или стандартных бланках с использованием пишущих машинок. Использование такойсистемы позволяет обеспечить ускорение ввода стандартных форм документов в 5-10 раз по сравнению с ручным вводом, уменьшение количества ошибок. Если данные после распознавания помечены как не корректные, то они автоматически направляются на ручное редактирование. Во время редактирования оператор видит реальное изображение нераспознанного поля и имеет возможность откорректировать его. После ввода оператором новых данных снова применяются правила проверки данных, т.е. на всех этапах ввода, как автоматического, так и ручного, осуществляется проверка данных в соответствии с правилами, определенными пользователем. Индексирование и загрузка данных. Заключительная операция процесса – это экспорт изображений документов и сопутствующих данных в конкретную систему документооборота или базу данных и индексирование. Основными требованиями к экспорту являются поддержка различных форматов данных и его скорость. После того, как документ распознан, он поступает в базу данных или в систему управления документами, где проводится его индексирование. В отличие от обычной системы распознавания система ввода стандартных форм использует формальное описание исходной формы документа, описание модели ввода и модели соответствия полей ввода и индексирования. Это позволяет автоматически производить индексирование документов и загружать информацию в поля базы данныхили архив без участия оператора. Вопрос 4. Обеспечение работы с содержанием контента, добавление и изменение информации. Принятые и зарегистрированные документы передается на рассмотрение руководителю, который проставляет резолюции с указанием конкретных исполнителей по каждому документу. В больших организациях руководителю передаются только важные документы, остальные направляются в подразделения и конкретным исполнителям в соответствие с распределением обязанностей внутри организации. После рассмотрения руководителем ответственный исполнитель вносится в регистрационную карточку. Также заполняются поля «резолюция», «автор резолюции», и «срок исполнения». Документ копируется и передается в структурное подразделение, где может быть переадресован другому сотруднику – непосредственному исполнителю. Исполнение документа – это подготовка проекта ответного документа, его согласование с соисполнителями. Если срок исполнения документа руководителем не указан, он устанавливается на основе типовых сроков исполнения для аналогичных документов. Соисполнители предоставляют свои предложения и замечания по подготовке документа ответственному исполнителю. Проект документа согласуется с соисполнителями и авторами резолюций. Подписывает документ тот руководитель, которому был адресован поступивший документ. Документы с резолюциями, поступившие в адрес исполнителя и имеющие сроки исполнения, подлежат постановке на контроль. Контроль за исполнением задания – одна из функций управления. Цель контроля состоит в обеспечении своевременного и качественного исполнения поручений и решения вопросов. Можно выделить контроль по существу решения вопроса и контроль за сроками исполнения задания. Контрольпосуществу – это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос, его осуществляет руководитель или специально уполномоченное лицо. Контрользасроками исполнения ведет служба документационного обеспечения управления или секретарь. Основными видами срокового контроля является текущий,предупредительный и итоговый. Под текущим контролем понимают ежедневную подготовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня. В ходе предупредительного контроля составляются сводки и предупреждаются исполнители по документам, срок исполнения которых истекает через 2-3 дня. Итоговый контроль представляет собой аналитическое обобщение документооборота, исполнительской дисциплины в организации и ее структурных подразделениях, дает представление о работе организации в целом. Он проводится службой, отвечающей за контроль исполнения еженедельно, ежемесячно, ежеквартально. Снятие документа с контроля осуществляется только после полного исполнения документа. Результат исполнения должен быть записан в регистрационной карточке. Формой контроля является периодическое составление обобщенной отчетности по документам организации. Форму контроля выбирают исходя из возможностей учреждения. Это может быть ручная сроковая картотека или автоматизированная система контроля исполнения документов. Для ведения контроля в ручном режиме используются регистрационные карточки и картотечный ящик с 32 подвижными разделителями. 31 разделитель – это числа месяца. За 32 разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения которых приходится на следующий месяц. В последние дни месяца эти карточки расставляют по числам нового месяца. Перед первым разделителем помещают карточки с просроченным сроком исполнения. Таким образом, по сроковой картотеке легко можно узнать, что на какой день должно быть исполнено. Наиболее рациональным является автоматизированный контроль, который ведет секретарь или ответственное лицо на персональном компьютере. При этом постановка документа на контроль происходит автоматически при заполнении поля «срок исполнения» в регистрационной карточке. В систему электронного документооборота заложены функции текущего и предупредительного контроля. Она контролирует время выполнения работ, сообщая исполнителям о наступлении контрольного срока, повышая, таким образом, исполнительскую дисциплину. При ведении текущего контроля ежедневно выводится на экран список документов, срок исполнения которых истекает сегодня. Его можно распечатать, а также по электронной почте оповестить исполнителей. Кроме текущего и предупредительного контроля технология работы с документами предусматривает проведение итогового контроля, который является аналитическим обобщением документооборота компании и исполнительской дисциплины. Для ведения итогового контроля, например, в системе Е1-Евфрат имеется мощный встроенный Менеджер отчетов, который позволяет смоделировать необходимый отчет. Может быть составлен общий отчет, содержащий информацию о количестве зарегистрированных видов документов по всем потокам организации и характере их исполнения (исполнены в срок или просрочены). Для анализа исполнительской дисциплины создаются отчеты по исполнителям, которые включают информацию об адресованных каждому исполнителю поручениях, сроках их выполнения и состоянии работы по поручениям (выполнено или в работе). В этом отчете также приводится статистика об общем количестве поручений, о количестве выполненных в срок, просроченных и отмененных поручениях (рис. 8).  Рис. 8. Отчет о выполнении поручений При создании (настройке) системы регистрации рекомендуется сразу заложить определенный перечень типовых справок, создаваемых в автоматическом режиме. Заранее разработанные формы позволяют легко и быстро получить всю необходимую информацию. Вопрос 5. Накопление и хранение контента. После исполнения документы определенное время хранятся в организации. Для того чтобы их можно было быстро находить и использовать, необходима систематизация исполненных документов, т.е. группировка их в дела. Государственный стандарт определяет дело как «совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку». Специальным классификационным справочником, позволяющим определить порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел. Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Общие требования к номенклатуре: Охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации. Раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения, конкретная и четкая формулировка заголовка дела, которая полностью отражает состав и содержание документов в нем и исключает возможность включения в дело документов, не соответствующих его содержанию и сроку хранения. Систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соответствии со степенью важности и сроком хранения документации. Различают типовые, примерные и конкретные номенклатуры дел. Типовая номенклатура дел составляется для организаций, однородных по характеру деятельности и структуре, устанавливает для них типовой состав дел, единую индексацию этих дел и является нормативным документом. Примерная – устанавливает примерный состав дел для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных поструктуре, и носит рекомендательный характер. Независимо от существования типовой и примерной номенклатуры дел организация должна составлять свою конкретную (индивидуальную) номенклатуру дел. Номенклатура должна охватывать все документы, образующиеся в процессе деятельности организации. Номенклатура дел составляется по унифицированной форме, которая разрабатывается архивными органами и закреплена в Государственной системе документационного обеспечения управления и Основных правилах работы ведомственных архивов. Форма номенклатуры представляет собой таблицу из пяти граф: индексы дел, заголовки дел, количество томов, сроки хранения и примечания (табл. 3). Таблица 3. Номенклатура дел
Формированием дела называется группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. Бумажные документы формируются в дела в структурных подразделениях и хранятся в них до передачив архив организации. Электронные документы хранятся в электронных архивах. Поскольку в организациях наличие электронного архива не исключает привычный бумажный архив, то при списании документа в архив в регистрационную карточку заносится информация о нахождении бумажного подлинника документа (рис. 9).  | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
