Литература по теме 14 Тема Жизненный цикл контента 15 Захват (Capture) и обработка контента. 15

• Название: Литература по теме 14 Тема Жизненный цикл контента 15 Захват (Capture) и обработка контента. 15
• Дата: 28.12.2022
• Размер: 5.21 Mb.
• Имя файла: theory.docx
• Тип: Литература; #867466
• страница: 7 из 12

Вопросы для самопроверки:

1. 
   Какие процедуры входят в технологию работы с документами?
   
2. 
   Что такое регистрация документов?
   
3. 
   Какие цели преследует регистрация документов?
   
4. 
   Назовите основные принципы регистрации.
   
5. 
   Какие существуют виды срокового контроля?
   
6. 
   Что такое номенклатура дел?
   
7. 
   Из каких разделов состоит номенклатура дел?
   
8. 
   Какие бывают формы регистрации?
   
9. 
   Назовите формы контроля.
   
10. 
    Кто проводит контроль по существу?
    

Литература по теме:

Основная литература:

1. Алексеева Т. В. Документационное обеспечение управления:

учебник/ Т.В. Алексеева, О.А. Страхов. – М.: Университет «Синергия»,

2020.–132с. (Серия «Легкий учебник»). – С. 33-52, 101-121.

Дополнительная литература:

1. 
   ГОСТ Р ИСО 15489-1–2007 «Система стандартов поинформации, библиотечному и издательскому делу. Управлениедокументами. Общие требования».
   
2. 
   ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации,библиотечному и издательскому делу. Организационнораспорядительная документация. Требования к оформлениюдокументов». Стандарт вводится взамен ГОСТ Р 6.30-2003. Введен в действие с 1.07. 2018 г.
   

Тема 4. Основные процессы управления контентом

Вопросы темы:

1. Управления процессами коллективной работы по созданию контента.

2. Управление доступом к корпоративному контенту.

3. Редактирование контента в реальном времени.

4. Организация взаимодействия пользователей контента.

Цели:

1. Сформировать представление о технологияхуправления контентом.

Задачи:

1. 
   Познакомиться с содержанием каждой процедуры.
   
2. 
   Изучить принципы управлениядоступом к корпоративному контенту.
   
3. 
   Освоить технологиюсоздания маршрутов документов.
   
4. 
   Изучить технологию редактирования контента в реальном времени.
   

Основные понятия:

• 
  Шаблон документа.
  
• 
  Форма документа.  Версия документа.
  
• 
  Аутентификация пользователя.
  
• 
  Авторизация пользователя.
  
• 
  Групп доступа.
  
• 
  Права доступа.
  
• 
  Схема документооборота.
  
• 
  Маршрутдокумента.
  
• 
  Редактирование контента.
  
• 
  Синхронная посимвольная обработка.
  
• 
  Фрагментальная обработка.
  

Теоретический материал по теме

Вопрос 1. Управления процессами коллективной работы по созданию контента.

Применение компьютерных технологий значительно облегчает создание различных документов. Как правило, в организации создается множество повторяющихся документов: приказы о принятии на работу, об увольнении, о поощрении работников, документы, связанные с профессиональной направленностью организации и т. п.

Для оформления таких типовых документов создаются специальные формы или шаблоны.

Шаблон – это документ, который содержит разнообразную информацию о стилях и стандартных текстах, макросах и многое другое. Будучи один раз подготовленным и сохраненным в памяти компьютера шаблон позволяет быстро изготовить новые аналогичные по форме (но не по содержанию) документы без затрат времени на форматирование.

В программе Microsoft Word имеются специальные шаблоны для создания типовых документов, например, писем или факсов (рис. 12).

Кроме того, и это очень важно, шаблон может содержать средства автоматизации подготовки документов. Пакет MicrosoftOffice позволяет создавать шаблоны часто используемых частей текста и документов.

Создание документа на основе шаблона заключается в заполнении определенной формы, создаваемой шаблоном.



Рис. 12. Шаблон факса

Форма – это заготовка документа, содержащая постоянную информацию (текст) и пропуски или поля для ввода переменной информации.

Эти поля содержат подсказку для составителя документа, куда и какой текст следует вводить. При заполнении поля подсказка стирается и вместо нее вводиться нужный текст. Такие формы часто называют трафаретными письмами.

Формы могут быть экранными и заполняться в интерактивном режиме, а могут сначала распечатываться, а затем заполняться на бумаге.

Некоторые формы документов являются общими для всех организаций. Такие формы разработаны и включены в специализированные офисные программы.

Многие организации разрабатывают свои формы документов и успешно используют их в делопроизводстве, значительно уменьшая затраты времени на оформление каждого конкретного документа (рис.

13).



Рис. 13. Форма справки

Система электронного документооборота DIRECTUM позволяет использовать заложенные в систему шаблоны для создания электронных документов. Создание документа наоснове шаблонаопределяет начальное содержимое документа взависимости отего вида. Например, «Исходящее письмо», «Договор поставки», «Коммерческое предложение» и т.п.

Система автоматизирует типовые процессы совместной деятельности сотрудников компании, такие как подготовка и согласование проектов документов, создание новых версий и т. п.

Каждыйдокументможетиметьнеограниченноеколичествоверсий.

Этопозволяетхранить историюизменениясодержания документа (например, впроцессесогласования) иизбегатьработысустаревшейинформацией.

Приэтомверсииодногоитогожедокументамогутбытьвразныхформатах (например, DOC и PDF).

Версияэлектронногодокументаотражаетактуальностьегосодержим ого. Каждаяверсияможетнаходитьсяводномизсостояний: вразработке, действующая, устаревшая.

Новыеверсиисоздаютсянаосновесуществующихверсий. Содержаниеновойверсиидокументаизначальносовпадаетссодержаниемве рсии, наосновекоторойонасоздается.

Вопрос 2. Управление доступом к корпоративному контенту.

Основным элементом любой системы управления контентомявляетсядокумент. Внутри системы это может быть файл, а может быть и запись в базе данных. Говоря о защищенном документообороте, часто подразумевают именно защиту документов, защиту той информации, которую они в себе несут, т.е.охрану данных от несанкционированного доступа.

Система управления контентом(ЕСМ) должна обеспечивать сохранность и подлинность документов, безопасный доступ к ним, протоколирование действий пользователей. ЕСМ должна защищать документы от потери и порчи и иметь возможность их быстрого восстановления.

Безопасный доступ к данным внутри ЕСМ обеспечивается аутентификацией и разграничением прав пользователей.

В любой системе обязательно должно быть предусмотрено разграничение прав пользователей. Чем более детально сделана настройка прав, тем более защищенную системумы получим.

Огромное значение для конфиденциальности информации имеют криптографические методы защиты данных. Их применение позволяет не нарушить конфиденциальность документа даже в случае его попадания в руки стороннего лица.

Сегодня основным и практически единственным предлагаемым на рынке решением для обеспечения подлинности документа является электронная подпись (ЭП). Большинство систем ЕСМ имеют встроенные средства для использования ЭП, например, системы DIRECTUM или «Е1Евфрат».

Большое значение в защите электронного документооборота имеет также протоколирование действий пользователей. Правильная его реализация в системе позволяет отследить все неправомерные действия и найти виновника, а при оперативном вмешательстве даже пресечь попытку неправомерных или наносящих вред действий.

Надо отметить большую роль правового регулирования в области защиты информации и документов. Российское законодательство в течение последних нескольких лет активно проявляет интерес к высоким технологиям, в том числе и к защите информации.

Основное проблемное место при организации защиты информации в документообороте не технические средства, а лояльность пользователей. Слюбым документом работает пользователь. Техническими мерами в принципе невозможно предотвратить утечку документа через этого пользователя. Он найдет множество способов скопировать информацию, от сохранения его на внешний носитель до банального фотографирования документа с помощью камеры, встроенной в сотовый телефон.

Основные средства защиты при этом–организационные меры по ограничению доступа к документам и работы с самим пользователем. Он должен понимать степень своей ответственности, которую несет перед организацией и законом Российской Федерации.

Подход к защите электронного документооборота должен быть комплексным. ЗащитаЕСМ не сводится только лишь к защите документов и разграничению доступа к ним. Остаются вопросы защиты аппаратных средств системы, персональных компьютеров, принтеров и прочих устройств, а также сетевой среды, в которой функционирует система, каналов передачи данных и сетевого оборудования. Плохая организация может свести к нулю все технические меры, сколь бы совершенны они ни были.

Идентификация пользователей включает в себя две основные концепции – аутентификацию и авторизацию.

Аутентификация – это способность подтвердить личность пользователя.

Для этого используются логин и пароль. Вводя логин при входе в систему, пользователь говорит: это я. Затем пользователя проверяют с помощью пароля. Если все верно, то пользователь может пользоваться своими правами.

Авторизация занимается предоставлением доступа к определенным данным или операциям при условии, что пользователь тот, за кого он себя выдает.

К вопросам авторизации в системе документооборота относятся механизмы разграничения доступа к данным и функциям системы. Это, например, наличие возможности у руководителя отдела просматривать все документы, над которыми работают сотрудники отдела, в то время как каждый сотрудник видит лишь свою часть работы и не видит документов, над которыми работают другие.

Данный подход позволяет соблюдать разграничение доступа к документам, каждый работник видит лишь нужные ему по служебной деятельности группы документов. Всякий документ может иметь установленные для него права доступа на чтение, изменение, удаление(рис. 14).



Рис. 14. Настройка доступа к документу в системе DIRECTUM

Весьма полезными оказываются группы пользователей и делегирование прав доступа к документам.

С помощью групп доступа можно организовывать доступ к документам для отделов организации, коллектива сотрудников, работающих над отдельным проектом. Делегирование необходимо в случае отсутствия сотрудника, ответственного за работу над документом, и необходимостью ее продолжения в его отсутствие. Например, начальник отдела, уехав в командировку, может делегировать права для работы над документом своему заместителю.

Вопрос 3. Редактирование контента в реальном времени.

В ходе оперативной деятельности на предприятии часто приходиться создавать и обрабатывать документы, в работе над которыми задействованы сотрудники различных подразделений.

Совместного редактирования требуют такие документы как бизнес планы, различные отчеты, проекты бюджетов, стратегии развития, договора, соглашения и др.

Рассмотрим несколько технологий совместного редактирования документов:

1. 
   Последовательное редактирование.
   

Широко распространенная технология, при которой документ редактируется одним сотрудником, потом передается другому сотруднику, который вносит свои правки в документ и передает его дальше по цепочке и так до окончания работы над документом (рис. 15).



Рис. 15. Схема последовательного редактирования документа

Основным недостатком такого подхода является длительное время обработки документа, что приводит к снижению оперативности деятельности.

2. 
   Параллельное редактирование.
   

Это также широко распространенная технология, основанная на создании версий документов.

Документ редактируется одновременно всеми привлеченными сотрудниками, создающими свой вариант документа, затем все изменения должны быть объединены в одном итоговом документе (рис.

16).



Рис. 16. Схема параллельного редактирования документа

При таком подходе сокращается время внесения изменений, но может потребоваться значительное время для обработки всех версий и подготовки окончательного варианта документа.

3. 
   Совместное редактирование.
   

Совместное редактирование - это коллективная работа в режиме реального времени или онлайновая работа, при которой сотрудники могут работать над одним и тем же документом одновременно. При этом могут использоваться следующие подходы:

1. 
   Нестрогое редактирование.
   
2. 
   Строгое редактирование.
   

При нестрогом редактировании сотрудники, используя различные технологии совместной работы, обсуждают документ и вносят свои предложения и замечания.

Желательно при этом использовать приложения, в которых будут фиксироваться все высказывания.

Это могут быть онлайновые записные книжки, кейсы в системе электронного документооборота, различные социальные сервисы.

При строгом редактировании все сотрудники одновременно работают с документом.

Могут быть два варианта такой работы:

1. 
   синхронная посимвольная обработка. В этом случае сотруднику доступен весь текст документа.
   

Сотрудник может вводить текст, набрасывать краткие тезисы, редактировать свою часть и при этом видеть работу других сотрудников.

Возможен конфликт при редактировании одного и того же фрагмента, например, одновременный ввод и удаление одних и тех же символов.

2. 
   фрагментальная обработка.
   

В случае фрагментального редактирования абзац, с которым работает в настоящий момент сотрудник, блокируется от изменений другими сотрудниками.

Многие приложения позволяют отобразить информацию о том, какой фрагмент в данный момент заблокирован, и даже указать фамилию сотрудника, который с ним работает.

Вопрос 4. Организация взаимодействия пользователей контента.

Процесс документооборота можно охарактеризовать как процесс совместной обработки документов, в котором участвуют различные сотрудники компании, выполняющие те или иные действия с контентом.

Последовательность и состав действий зависит от характера бизнес процессов компании и функциональных обязанностей работающих сотрудников.

Эффективная организациявзаимодействия сотрудников при работе с контентом обеспечивает своевременную обработку управленческих решений и эффективную работу компании и всех ее подразделений. Для организациивзаимодействия используются схемы документооборота.

Разработка схемы документооборота предполагает проведение анализа информационных потоков, определение состава документов в каждом потоке, направлений движения потоков, пунктов обработки техили иных документов.

При формировании схемы нужно рассмотреть возможность унификации всех необходимых для работы документов в целях упрощения их дальнейшей обработки и ликвидации дубликатов.

На больших предприятиях схема документооборота обычно формируется на уровне подразделений и отделов, при необходимости ее детализируют внутри отделов.Оптимизация движения документов существенным образом повышает эффективность ключевых бизнеспроцессов предприятия. Эффективность процесса принятия управленческих решений также зависит от актуальности и своевременностиполученной информации, на основе которой они принимаются. В этой связи организация документооборота является ключевым компонентом общей системы управления.

Схема документооборота может быть выполнена как в графическом, так и в табличном виде, по усмотрению самой организации.Схема должна охватывать все этапы создания и обработки документов.

Каждый вид работы внимательно анализируется, а итогом этого анализа становится разработка блок-схемы, визуализирующей весь процесс. Последовательность действий, необходимых для решения задачи, получает графическое оформление. Унифицированной схемы графика не существует. Каждому предприятию необходимо его разрабатывать самостоятельно. Чем больше предприятие, чем больше у него видов деятельности, тем более детальным должен быть график.

Грамотно составленная схема позволяет:

• 
  определить количество отделов и сотрудников, которые будут работать с документами;
  
• 
  рационально распределить обязанности;
  
• 
  обеспечить формирование документов четко в срок.
  

Каждый документ имеет маршрут движения в соответствии с бизнес-процессом, который он инициирует или в котором он участвует. Маршрут предполагает определенное число инстанций, в которых исполнители выполняют бизнес-задания: поручения по документу или согласования документов. Маршрут задается контролером или ответственным исполнителем. В автоматизированных системах электронного документооборота маршрут можно задать при регистрации документа.

Маршрут можно выбрать из заложенных в систему типовых маршрутов документов или создать необходимый маршрут в дизайнере маршрутов (рис. 17). Эта операция позволяет сократить время работы с документом.



Рис. 17. Дизайнер маршрутов в системе «Е1-Евфрат»

При создании маршрутов документов могут использоваться каксвободная,так и жесткая маршрутизация документов. В первом случае любой участвующий в документообороте пользователь может по своему усмотрению изменить существующий (или задать новый) маршрут прохождения документов. Во втором случае маршруты прохождения документов строго регламентированы, и пользователи не вправе их менять.

В системе DIRECTUMзаложены типовые маршруты документов. Например, при создании и регистрации внутреннего документа можно выбрать согласование документа по регламенту (рис. 18) или запустить на свободное согласование.



Рис. 18. Выбор типа маршрута документа в DIRECTUM(фрагмент)

При согласовании по регламентупоследовательность операций в типовом маршруте для согласования внутренних документов уже заложена (рис. 19).



Рис. 19. Шаблон маршрута согласования внутреннего документа

Система же сама при запуске согласования выбирает исполнителей на каждой инстанции в соответствии со структурой компании и инициатором процесса (создателем внутреннего документа).

После создания маршрута все исполнители, задействованные в данном бизнес-процессе, получают уведомления о предназначенных им заданиях (рис. 20).



Рис. 20. Свободная маршрутизация документа

Получив задания, исполнители должны принять их к исполнению, при этом система сообщает контролеру о реакции исполнителя на полученное задание. Эта возможность повышает эффективность распределения работ и контроль за их исполнением.

Приняв в работу документ, исполнитель может его согласовать, отправить на доработку, добавить согласующего или переадресовать своему подчиненному,т.е. определить дальнейший маршрут документа.