Литература по теме 14 Тема Жизненный цикл контента 15 Захват (Capture) и обработка контента. 15
 Скачать 5.21 Mb.
|
Вопрос 2. Архитектураи основные компоненты ЕСМ-систем.Рассмотрим схему типовой архитектуры ЕСМ-системы(рис. 21). В ней выделяют три основных слоя: средства хранения контента, сервисы и бизнес-логика (ядро системы), средстваклиентского доступа. Средства хранения контента обеспечивают хранение и управление различными видами структурированной и неструктурированной информации. Сервисы и бизнес-логика обеспечивают основные процессы управления контентом. Средстваклиентского доступа обеспечивают интеграцию с внешними программными средствами и доступ к данным и функциональным компонентам посредством межпрограммного взаимодействия и Web-интерфейса.  Рис. 21. Схема построения типовогоECM-решения Рассмотрим архитектуру ЕСМ-системы на примере системы управления контентом DirectumRX (рис. 22). Для хранения структурированной информации в системе используются СУБД PostgreSQL, атакже Miсrosoft SQL Server, для хранения неструктурированной информации – файловые хранилища. Пользователи могут работать через веб-клиент, десктоп-клиент, используя популярные офисные программы Microsoft Office, LibreOffice,а также черезмобильные приложения, используя программы Microsoft Office Mobile, WPS Office. Серверные компоненты обеспечивают все необходимые сервисы и средства бизнес логики, позволяющие настраивать систему под особенности бизнес-процессов компании: легко адаптировать существующие регламенты согласования документов, настраивать виды документов, ихкатегории, журналы регистрации, а также шаблоны документов. Если этих средств недостаточно, систему можно модифицировать спомощью собственной среды разработкисвизуальными редакторами форм ипроцессов, современным редактором кода иинструментами отладки.  Рис. 22. Архитектура системыDirectumRX Архитектура системы содержит также расширенные средства интеграции: с Active Directory, позволяющие импортировать в систему различные данные; сонлайн-редакторами для работы с документами в режиме реального времени прямо в браузере, в том числе нескольким пользователям одновременно; с учетной системой 1С для обмена даннымимежду системами; с сервисами обмена, что дает возможность поддерживать жизненный цикл работы с электронными юридически значимыми документами. В DirectumRX предусмотрена возможность электронного обмена документами с контрагентами через сервисы Synerdocs и Диадок; Служба захвата использует элементы искусственного интеллекта для обработки входящего потока. Документы захватываются сосканера иэлектронной почты, распределяются накомплекты. Затем сервисы интеллектуальной обработкиDIRECTUMArioраспознают текст, классифицируют документы потипам иизвлекаютфактыизтекста. Документы заносятся всистему савтоматическим заполнением регистрационных карточек. Вопрос 3. Функциональные возможности.ECM-система должна обладать следующими основными функциями: обеспечивать работу с документами и их надежное хранение, автоматизировать выполнение бизнес-процессов, гарантировать требуемый уровень защиты информации, предоставлять удобный пользовательский интерфейс и позволять легко интегрироваться с внешними системами. Системы класса ECM шире по функционалу и более гибки в плане настройки под потребности заказчика. Большинство современных ECMсистемы реализуют достаточно широкий набор функцийдля эффективного управления контентом и документами. Функция управления документами и их образами обеспечивает полный цикл работы сдокументами вэлектронном виде: создание проектов документов, редактирование и создание версий, сканирование, подписание электронной подписью, защиту от несанкционированного доступа, рассмотрение и выдача поручений, контроль за исполнением, списание исполненных документов в дело. Делопроизводство охватывает весь цикл работы сбумажными документами: отввода ирегистрации досдачи вархив.Функциональность полностью соответствует российским стандартам делопроизводства, позволяя автоматизировать большинство «ручных» операций: ведение номенклатуры дел и журналов регистрации, регистрация документов, массовое занесение документов со сканера, рассмотрение иисполнение входящих документов, отправка писем корреспондентам, оформление иознакомление сорганизационно-распорядительными документами, списание в дело, поиск документов, анализ и подготовка отчетов об исполнении. Функция управления электронными записямипозволяет централизованно хранить документы любого вида втечение срока, установленного законодательствомРФ, гарантируя юридическую силу документов втечение всего срока хранения. Предусмотрен быстрый поиск документов, поиск по штрих-коду, проверка ценности документов и их уничтожение. Управление бизнес процессами предусматривает разработку маршрутов документов всоответствии срегламентами компании. Для создания маршрутов используются графические редакторы – дизайнеры маршрутов. Многие ЕСМ-системы имеют набор функциональных решений, автоматизирующих часто реализуемые бизнес процессы, например, управление договорной деятельностью, управление совещаниями, управление проектами, управление закупочной деятельностью, работа с обращениями граждан и т.п. Функция управления договорной деятельностьюподдерживает полный цикл работы сдоговорами отподготовки документов доисполнения обязательств: быстрая подготовка проекта договора на основе заложенных шаблонов, маршрутизация договора для согласования/утверждения, применение различных видов электронной подписи, распечатку/штрихкодирование договора, контроль исполнения обязательств по договору, подготовка сводных отчетов по договорам. Управление закупочной деятельностьювключает: планирование закупки, взаимодействие с участниками, подготовку пакетов документации по закупочной деятельности, подготовку и согласование договоров, контроль за их исполнением, формирование отчетности. Управление совещаниями позволяет автоматизировать процесс планирования совещаний и контроль исполнения принятых решений. Включая: согласование и утверждение повестки, времени иместа проведения совещания; определение состава приглашенных, согласование и утверждение протокола, выдачу поручений по протоколу и контроль их исполнения, формирование отчета об исполнении решений. Работа с обращениями гражданпозволяет перевести в электронную форму процесс оказания услуг на всех уровнях – федеральном, региональном и муниципальном. Эта функция обеспечивает: создание и ведение реестра обратившихся граждан, рассмотрение обращений граждан и формирование поручений исполнителям, контроль исполнения конкретного поручения, подготовка и контроль отправки ответа корреспонденту, подготовка отчетности по работе с обращениями и журналирование истории по взаимодействию с гражданами. Управление проектамипредусматривает рассмотрение проектных предложений, паспортов проектов, документационное сопровождение проектного управления, календарное и ресурсное планирование, контроль за ходом реализации проектов, полная поддержка электронного документооборота по проектам, электронные коммуникации при работе с проектами, ведение архива проектов, аналитика и отчеты. |