Литература по теме 14 Тема Жизненный цикл контента 15 Захват (Capture) и обработка контента. 15
 Скачать 5.21 Mb.
|
Вопрос 4. Обзор современных систем управления контентом.Характерной чертой нашего времени является бурное развитие информационных технологий и высокая активность компаний, производящих различные компьютерные продукты. Не являются исключением и компании, специализирующиеся на автоматизации процессов управления контентом и документооборотом. Система «DirectumRX» (ООО «Директум»). DIRECTUM – российская масштабируемаяECM-система.Система поддерживает полный жизненный цикл управления документами, обеспечивает организацию и контроль бизнес-процессов,позволяет организовать сквозные процессы внутри холдингов и межкорпоративный документооборот. Система поставляется как в декстопном, так и в облачном варианте. DirectumRX – облачное решение компанииDirectumдля управления документами и взаимодействием сотрудников. Система DirectumRX позволяет управлять бизнес процессами предприятия иавтоматизировать ключевые направления документооборота. В системе DirectumRX обеспечивается: полный цикл управления документами отихсозданияисогласования до отправки в архив и удаления; возможность создания неограниченного количества версий. При этом версии могут храниться вразных форматах; ведение истории работы с документами; подписание документов электронной подписью (ЭП); эффективный поиск документа и любого объекта системы по набору реквизитов, а также по тексту содержимого; возможность отслеживания состояния каждой задачи; контроль исполнительской дисциплины; настройка замещения отсутствующих сотрудников; возможность электронного обмена документами сконтрагентами через сервисыSynerdocsиДиадок. На рисунке 23 приведен интерфейс системы DirectumRX. Преднастроенные для каждого пользователя виджеты позволяют видеть текущее состояние дел. Среда разработки системы дает возможность настроить систему документооборота с учетом потребностей компании. Работа ведется в графическом редакторе форм, и при внесении изменений результаты настройки сразу отображаются.  Рис. 23. Интерфейс системы DirectumRX Работать с DirectumRX можно воперационных системах Microsoft Windows, Linux, MacOS. Поддерживается работа сMiсrosoft SQL Server, атакже сосвободно распространяемой СУБД PostgreSQL. В системе DIRECTUM имеются также мобильные разработки. Мобильное приложение DIRECTUM Jazz. Приложение предназначено для широкого круга рядовых пользователей DIRECTUM и DirectumRX. Пользователи приложения работают в привычном окружении свходящими заданиями иисходящими задачами: Работа свходящим заданием предполагаетсортировку заданий, открытие карточки задания, знакомство свложением, выполнение. Работа с исходящими задачами – создание задачи потиповому маршрутусвложением, захваченным скамеры смартфона. DIRECTUM Solo – мобильное приложение для руководителей. Приложение содержит необходимый набор функций для руководителя, доступно как напланшете, так инасмартфоне. Руководитель может работать офлайн, при подключении ксети все изменения синхронизируются. Спомощью приложения решаются основные задачи руководителя: рассмотрение входящих документов ивынесение резолюций поним; выдача поручений иконтроль ихисполнения; согласование исходящих ивнутренних документов; контроль над деятельностью компании. Пользователи приложения могут работать через веб-клиент, десктоп-клиент имобильные приложения. Благодаря этому подключиться ксистеме можно как вофисе, так изаего пределами. DIRECTUM Bot – приложение для всех сотрудников. Данный сервис компании доступен всем сотрудникам, даже тем, укого нет доступа кинформационным системам или ПК. СDIRECTUM Bot каждый сотрудник может прямо из мобильного мессенджера участвовать во внутреннихпроцессах: знакомится сдокументами, исполнять поручения, оформлять заявления, отправлять запросы вовнутренние службы. Чат-бот взаимодействует ссистемой DIRECTUM при помощи сервисов интеграции иобмена. Система DIRECTUМ имеет также интеллектуальный модуль. DIRECTUМ Ario. Интеллектуальная технология модуля позволяет обрабатывать электронные документы сиспользованием машинного обучения, исключает необходимость выполнения рутинных операций вручную. Решение выполняет: распознавание информации наоснове нейронных сетей; интеллектуальную классификацию документов; автоматическое заполнение реквизитов регистрационной карточки. Стратегия развития данного модуля предполагает разработку сервисов, направленных на решение задач интеллектуальной обработки документов навсех этапах ихжизненного цикла. Система «Дело» (ООО «Электронные офисные системы). Система автоматизации делопроизводства и документооборота «Дело» предназначена для автоматизации делопроизводственной деятельности (основанной на традиционных отечественных технологиях и закрепленных соответствующими стандартами) и документационного обеспечения управленческой деятельности государственных организаций (рис. 24).  Рис. 24. Интерфейс системы «Дело» Система обеспечивает выполнение следующих операций: Отслеживание всех этапов делопроизводственных операций и результатов выполнения работ по основным функциональным процессам организаций и учреждений. Единая регистрация всей поступающей корреспонденции. Работа с резолюциями. Регистрация движения документов внутри организации. Осуществление контроля за своевременным исполнением поручений. Систематизация документов и осуществление поиска по различным признакам. Ведения справочно-аналитической работы. Регистрация исходящих документов с созданием реестров рассылки документов. Сбор материала и подготовка отчетов для предоставления руководству. Хранение электронных образов документов. Списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел и при необходимости извлечение их из дела. Протоколирование работы пользователя с системой, включая работу с регистрационными карточками и резолюциями. Быстрый перевод документов в электронный вид (сканирование). Совместная работа и подготовка проектов документов. Построение сложных маршрутов движения под различные бизнес-процессы. Единая рабочая среда для удаленных подразделений и филиалов. Электронное взаимодействие с организациями и органами власти. Интеграция со сторонними бизнес-решениями и системами. Юридически значимый документооборот. Автоматизация государственных услуг и обращений граждан. Имеется подсистема»Мобильный кабинет»,позволяющая работать с документами вне офиса в условиях отсутствия постоянного подключения к сети, с ноутбука, из интернет-кафе и с помощью мобильных устройств, таких как iPad, iPhone, смартфоны, коммуникаторы, мобильные телефоны, работающие с электронной почтой, в том числе и на платформе Android. Подсистема «ДЕЛО-WEB» – необходимое решение для предприятий с территориально распределенной структурой. Благодаря новым функциональным возможностям системы, сотрудники удаленного филиала, не имеющие возможности подключиться к локальной сети «основной компании», становятся равноправными участниками документооборота в рамках всего предприятия. Подсистема «КАРМА»– предназначена для применения функций криптографической защиты информации и электронной подписи, а также для защиты файлов и документов от несанкционированного доступа, и изменений. Система LanDocs (фирма АО «Ланит»). Система LanDocs предназначена для автоматизации процессов управления документами, документооборотом и делопроизводством на предприятиях и в организациях различного профиля и масштаба. Система LanDocs реализована как адаптивная CASE-модель электронного офисного документооборота и делопроизводства. Настройка системы на конкретные условия эксплуатации осуществляется модификацией параметров CASE-моделей без изменения программного кода. Поставляется в двух вариантах: как законченная система (программное обеспечение, документация, обучение пользователей) или как открытый к развитию вариант (базовый набор CASE-моделей, специализированная библиотека диалоговых элементов, CASEтехнология адаптации и поддержки, обучение пользователей, разработчиков и специалистов группы поддержки). Программный комплекс LanDocs позволяет реализовать в автоматизированном режиме следующие операции по работе с документами: Регистрация входящих, внутренних и исходящих документов с использованием механизма регистрационных карточек(рис. 25).  Рис. 25. Регистрационная карточка документа Рассылка документов, заданий, поручений как одному пользователю, так и по списку. Хранение содержания документов (файлов, созданных внешними приложениями в виде текстов, таблиц, изображений, звука и т.д.). Контроль за прохождением и исполнением документов и поручений. Поиск документов с возможностью сохранения поисковых запросов, просмотр и редактирование документов. Поддержка нескольких версий одного документа. Сканирование бумажных документов и распознавание текстов (OCR). Интегрированный вызов офисных приложений для просмотра, редактирования и печати документов. Организация архивирования документов. Гибкая настройка на административную иерархию организации и тематическую структуру документарного фонда. Регламентация прав доступа пользователей к документам и функциям системы. В системе имеется Web клиент LanDocs, который работает во всех современных браузерах, адаптирован под популярные форм-факторы устройств, и обеспечивает доступ к СЭД с любого рабочего места вне зависимости от используемой операционной системы. Реализованы все основные сценарии выполнения делопроизводственных операций по документу, в частности рассмотрение, согласование и подписание. Также имеется мобильный клиент LanDocs для IPAD, позволяющий решить три важные задачи для любого бизнеспользователя: автономность, мобильность и оперативность. Пользователь может принимать необходимые решения, находясь вне своего рабочего места. Система «Е1 Евфрат» (фирма «Cognitive Technologies»). Система «Е1 Евфрат» – мощный инструментавтоматизации документооборота и бизнес-процессов для компаний всех типов и размеров. Система эффективно решает задачи как в рамках небольшой структуры, например, канцелярии, отдела, департамента или локальной организации в целом, так и в рамках территориально распределенной организации со сложной схемой информационных потоков. Система «Е1Евфрат» обеспечивает весь жизненный цикл электронных документов в рамках ключевых бизнес-процессов организации. В системе реализуются следующие функции: Ввод и регистрация документов может производиться по шаблонам реквизитов, выполненным в соответствии с действующими нормативными материалами (рис. 26). Бумажные и электронные документы могут быть автоматически импортированы в систему.  Рис. 26. Регистрация договора в системе Е1ЕВФРАТ Контроль исполнения документов. Взаимодействие сотрудников в ходе бизнес-процессов поддерживается системой согласований и поручений, гарантированно повышающей исполнительскую дисциплину. Передача документов в приложения для редактирования, печати, отправки по электронной почте и др. Оптимизация движения документов (технология Workflow). Реальные бизнес-процессы компании поддерживаются за счет использования концепций WorkFlow и BPM. В визуальном редакторе можно создавать жесткие и гибкие маршруты любой сложности. Архивное хранение документов и их графических образов, полученных путем сканирования. Поиск документов по их содержанию и набору реквизитов. Пересылка документов адресатам или исполнителям через факс или вывод на печатающее устройство для передачи бумажного документа. Интеграция с системами создания (текстовый редактор Word, система распознавания CuneiForm) и просмотра документов (программынавигаторы сети Интернет). Отчёты, журналы. Е1Евфрат содержит в своём составе мощный встроенный Менеджер отчетов, который позволяет настроить любые по сложности шаблоны отчетов в табличной форме, в виде графиков и диаграмм, а также выгрузить отчеты во все популярные офисные приложения: MS Word, MS Excel, MS PowerPoint, Open Office, PDF. Настройка и кастомизация. Для удобства пользователей в Е1 Евфрат включен инструмент для визуального редактирования форм документов – графический дизайнер форм. Пользователь получает возможность без привлечения программиста оперативно добавить необходимый реквизит на форму документа или создать форму с нуля. Интеграцияс 1С, IBM Domino\Notes, SharePoint. Система CompanyMedia (компания «InterTrust»). Программный комплекс OfficeMedia предназначен для автоматизации документооборота и поддержки бизнес-процессов. Система CompanyMediaсостоит из следующих модулей: Делопроизводство. Нормативные и распорядительные документы. Договоры. Заявки. Заседания. Корпоративный Электронный Архив. Обращения граждан. Поручения. Факс. Документы. Все эти модули образуют единую, налаженную систему, автоматизирующую работу организации. Модуль CompanyMedia «Делопроизводство» предназначен для автоматизации внутренних и внешних электронных коммуникаций. Подсистема объединяет такие компоненты, как «Входящие документы», «Исходящие документы», «Внутренние документы» и другие. В модуле реализовано сочетание современных моделей ведения бизнеса и лучших практик российского документооборота и делопроизводства (ГСДОУ). Системаобеспечивает автоматизацию документооборота в рамках следующих функций: фиксирование всех реквизитов документов в соответствии с ГСДОУ и требованиями заказчика; распределенное (на местах) внесение поручений и резолюций; контроль исполнения документа в целом, отдельных поручений и исполнителей; фиксирование в системе передачи бумажных экземпляров и копий (смешанный документооборот); автоматическое формирование дел при отнесении документов к номенклатурным делам; поиск по набору реквизитов или по контексту; построение отчетов по найденным или выделенным документам в соответствии с шаблоном отчета; заверение содержания документов, поручений и отчетов об исполнении с помощью ЭП; возможность учета в системе всей (в том числе нерегистрируемой) входящей корреспонденции; работа с сопроводительными письмами в рамках электронного документооборота. Документооборот в сфере договорной документации – один из наиболее значимых участков работы с корпоративным контентом. Модуль «CompanyMedia – Договоры»– это автоматизация всего жизненного цикла контрактной документации, включая создание проектов договоров, их согласование, формирование электронного архива. Система позволяет существенно сократить сроки согласования по договорам и полностью исключить риск потери документов. Модуль CompanyMedia Договоры автоматизирует следующие функции: подготовка текста договора на основе шаблонов типовых договоров; подготовка нетиповых договоров, в том числе с поддержкой юридической логики; контроль прохождения (где и у кого находится), фиксация сроков согласования и резолюций, версий договоров; заключительное визирование договоров ответственным сотрудником или руководителем (ЭП); организация централизованного реестра договоров компании или предприятия в электронной форме (регистрация и учет, хранение оригиналов и версий договоров, приложений, сопроводительных документов); поиск, оперативное получение информации и отчетов; предоставление информации по договору подразделениям компании или отдельным сотрудникам; учет выдачи и возврата оригиналов документов; организация электронного архива завершенных и расторгнутых договоров. Система DocsVision(Компания DocsVision). Система DocsVision– программный продукт, предназначенный для создания автоматизированных корпоративных решений по управлению документами и бизнес-процессами. Общее назначение, область применения: 1. Создание корпоративных решений по управлению документами и бизнес-процессами, в том числе: делопроизводство, документационное обеспечение управления; контроль исполнения решений и поручений; архив документов предприятия; согласование документов; обработка заявок на обслуживание клиентов; другие бизнес-процессы с участием документов и данных внешних ИТ-систем. Интеграция ИТ-систем предприятия в рамках сквозных бизнеспроцессов и в территориально-распределенной структуре. Поддержка современных методик управления: управление качеством, знаниями, процессное управление. Состав системы DocsVision: Программная платформа управления документами и бизнеспроцессами – набор программных компонентов, предоставляющий функции работы с документами, включает в себя открытые программные интерфейсы, средства моделирования приложений и базовые клиентские компоненты. Стандартные приложения: «Делопроизводство» – обеспечивает типичные процессы организационно – распорядительного документооборота: регистрацию, рассмотрение, исполнение, подготовку, согласование документов. «Управление процессами» – полнофункциональная WorkFlow система описания и исполнения сложных процессов обработки информации и взаимодействия с информационными системами. Средства настройки и разработки приложений – дают возможность партнерам и заказчикам создавать собственные прикладные решения на базе платформы и стандартных приложений. |