Литература по теме 14 Тема Жизненный цикл контента 15 Захват (Capture) и обработка контента. 15
 Скачать 5.21 Mb.
|
Тема 1. Управление корпоративным контентом: основные понятияВопросы темы: 1. Понятие информации, виды информации, свойства информации.2. Понятие документа, классификация документов, свойства документов.3. Электронный документ.4. Понятие контента, виды контента, управление контентом.Цели: 1. Сформировать представление о корпоративном контенте. Задачи: Изучить виды и свойства информации. Изучить виды, свойства и функции документов. Познакомиться с электронным документом. Изучить виды контента. Основные понятия: Информация. Документ. Электронный документ. Контент. Управление контентом. Теоретический материал по темеВопрос 1. Понятие информации, виды информации, свойства информации. Термин «информация» происходит от латинского слова «informatio», что в переводе означает сведения, разъяснения, изложение. Само слово «информация» вошло в русский язык в Петровскую эпоху. Впервые фиксируется в «Духовном регламенте» 1721 г. в значении «представление, понятие о чем-либо». В Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» приводитсяследующее определение информации: Информация– сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления. В словаре Ожегова информация трактуется как»сведения об окружающем мире и протекающих в немпроцессах, воспринимаемые человеком или специальным устройством». Информация имеет разные смысловые наполнения в различных отраслях человеческой деятельности: в быту информацией называют любые данные, сведения, знания, которые кого-либо интересуют; в технике под информацией понимают сообщения, передаваемые в форме знаков или сигналов; в кибернетике под информацией понимают ту часть знаний, которая используется для ориентирования, активного действия, управления; в теории информации под информацией понимают сведения об объектах и явлениях окружающей среды, их параметрах, свойствах и состоянии, которые уменьшают имеющуюся о них степень неопределенности, неполноты знаний; в теории информационных процессов информация рассматривается как все сведения, являющееся объектом хранения, передачи и преобразования. Информацию можно классифицировать по форме представления: текстовая; числовая; графическая; звуковая; видеоинформация. По возможности обработки в информационных системах информацию делят на структурированную и неструктурированную. Структурированию поддается не вся информация. По статистике более 80 % информации в компании относится к неструктурированной. Основные свойства информации: полнота – свойство информации исчерпывающе характеризовать отображаемый объект или процесс; актуальность – способность информации соответствовать нуждам потребителя в нужный момент времени; достоверность – свойство информации не иметь скрытых ошибок; доступность – свойство информации, характеризующее возможность ее получения данным потребителем; ценность – определяется применяемостью информации в будущем; определенность – характеризует однозначность информации; краткость – минимальное расходование языковых средств; убедительность – определяется конкретными фактами, содержащимися в информации. Вопрос 2. Понятие документа, классификация документов, свойства документов. Документ (от латинского documentum – «доказательство», «свидетельство») – это материальный объект, являющийся носителем определенной информации и предназначенный для ее передачи во времени и пространстве. История создания документов тесно связана с развитием письменности. Наскальные рисунки были первыми сообщениями, передававшими информацию от одного человека к другому. В разное время материальными носителями документа были клинописные таблички и папирус, берестяные грамоты и пергамент. Документ проделал большой путь в развитии, пока основным материалом его создания не стала бумага. Сначала все документы писались от руки. Сотни писарей работали в государственных учреждениях, и качество документа определял в первую очередь их почерк. И лишь в конце ХIX века в дело создания документа пришла механизация. Появились пишущие машинки, но процесс создания документа продолжал оставаться достаточно трудоемким. Если возникала необходимость внесения в документ даже незначительных изменений, его приходилось перепечатывать. В настоящее время существуют различные электронные пишущие машинки с памятью, способные сохранять несколько страниц текста. Но настоящая революция в создании документов произошла с появлением компьютеров. В русском языке термин «документ» появился благодаря Петру I, который одновременно ввел и соответствующий порядок работы с документами. Государственный стандарт ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» вводит следующее определение документа: Документ – это зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Документы могут быть классифицированы по различным признакам. Рассмотрим несколько классификаций: 1. По типу носителей: а) бумажные документы, при создании которых знаки письма наносятся на бумажный носитель от руки, полиграфическим или другим способом (наборным, средствами оперативной полиграфии, копировально-множительной техникой, средствами печати ЭВМ и др.); б) магнитные документы, при создании которых запись информации осуществляется путем изменения магнитного состояния поверхности носителя под влиянием магнитного поля. К магнитному документу относятся магнитные ленты, диски или дискеты для ЭВМ, видеодиски и т. п.; в) оптические документы, при создании которых запись информации на носитель осуществляется сфокусированным пучком электромагнитного поля оптического излучения (компакт-диск, оптический диск, CD-ROM, фонодокументы с оптической записью и т. п.); г) электронные документы, при создании которых информация в цифровом виде наносится на электронный носитель (карты флеш-памяти, USB-накопители, смарт-карты, SSD-диски); д) кинофотодокументы, созданы на пленочной основе (кино-, диафильм, диапозитив, микрофиша, магнитная фонограмма и т. п.). По содержанию: а) первичные – документы, в которых зафиксированы исходные данные; б) вторичные (сводные) – документы, в которые собираютсяданные из нескольких первичных документов. По сфере деятельности человека: а) личные документы – это документы, созданные физическим лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей (автобиография, дневник, письмо, мемуары или иной записанный, или воспроизведенный человеком документ, являющийся описанием его жизненного опыта); б) официальные документы – это документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в определенном порядке. Документ имеет две сущности – информационную и материальную, которые и определяют его свойства – информативные и эксплуатационные. Информативные свойства документа – это его способность передавать информацию. К ним относятся актуальность, достоверность, доступность, полнота информации, содержащейся в документе. Актуальность – данное свойство означает необходимую степень современности информации по отношению к решаемой проблеме (соответствие времени решения проблемы) и ее своевременность (насущность). Достоверность – информация должна правдиво, без искажений, отражать состояние исследуемого объекта или процесса. Доступность для восприятия информации пользователем означает, что информация должна быть понятна, иметь вид, приемлемый для того субъекта, которому она предназначена и представлена на удобном для него носителе. Полнота – содержание информации должно обеспечивать как необходимые, так и достаточные условия для принятия решения. Эксплуатационные свойства определяют сохранность документа, которая зависит от материального носителя и средств письма. К ним относятся долговечность, прочность, способность противостоять различным воздействиям. Долговечность – способность документа сохранять стабильными свой химический состав и физические свойства в течение многолетнего хранения. Прочностью называют свойство документа сопротивляться разрушению под действием напряжений, вызванных внешними силами. Способность противостоять различным воздействиям – механическим, световым, электромагнитным, биологическим, неблагоприятным факторам окружающей среды. Понятие документа имеет несколько аспектов. Он может быть носителем информации, источником фактов, средством фиксации и передачи каких-либо решений в управленческой деятельности, способом доказательства в юриспруденции. Все эти аспекты определяют функции документов. Функции документов делятся на общие и специальные. Общие функции: Информационная (фиксация, хранение и передача информации). Коммуникативная (передача, обмен информацией). Социально-культурная (документы, предающие культурные традиции и системы ценностей). Специальные функции: Правовая (документы – источники права, доказательства в юридической сфере). Организационная (установка правовых отношений). Управленческая (решение управленческих вопросов, принятие решений). Обучающая (передача знаний между людьми и поколениями). Мемориальная (передача исторических сведений). Вопрос 3. Электронный документ. ГОСТ Р 7.0.8-2013 определяет электронный документ как»документ, информация которого представлена в электронной форме». В Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» дается более развернутое определение электронного документа. Электронный документ– документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационнотелекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах. Электронный документ несет в себе информацию и имеет свою структуру. Структура может быть разной в зависимости от состава и расположения полей, формата документа, способа его создания с использованием соответствующего программного обеспечения. По существу, электронным документом является файл, содержащий в себе определенную информацию. Это может быть набор символов, изображений, аудио и видео элементов. Электронный документ может содержать в себе как структурированную, так и неструктурированную информацию. Электронные документы могут храниться и обрабатываться в информационных системах, передаваться по телекоммуникационным каналам связи. Сейчас электронные документы стали полноправными участниками официального документооборота.Любой пользователь ПК имеет право создавать собственные документы. Для этого ему необходимо наличие специального программного обеспечения. Срок хранения электронных документов не ограничен. С ними можно производить любые операции в любое время. Их можно вывести на экран компьютера, просматривать, изменять, передавать, удалять в зависимости от предоставленных прав. Электронно-цифровая форма документа позволяет разрабатывать, внедрять и использовать прогрессивные средства электронной вычислительной техники. Электронный документ должен соответствовать следующим требованиям: создаваться, обрабатываться, храниться, передаваться и приниматься с помощью программных и технических средств; содержать реквизиты, позволяющие подтвердить его подлинность и целостность. быть отображенным (воспроизведенным) в форме, понятной для восприятия. Подлинность документа считается подтвержденной, если в результате проверки устанавливается неизменность всех реквизитов. Особенным реквизитом электронного документа является электронная подпись. Подготовка электронного документа производиться на компьютере с использованием различных программ. В настоящее время самым популярным пакетом для создания различных видов документов является MicrosoftOffice. Редактирование документов связано с нахождением удобной формы подачи текстового и графического материала, а также с соблюдением определенных правил (оформление реквизитов, соблюдения стиля документа и т. д.). При составлении документов в текстовом редакторе обычно пользуются заготовками или шаблонами документов. Для воспроизведения электронных документов на бумажном носителе чаще всего используется формат А4 (210х297 мм) или формат А5 (210х148 мм). Работа с электронными документами в офисе производиться аналогично работе с традиционными (бумажными) документами. Вопрос 4. Понятие контента, виды контента, управление контентом. Контент происходит от английского слова «content» – содержание. Это собирательный термин для любой информации, которая содержится в информационном ресурсе. Информацию делят на структурированную и неструктурированную. По статистике более 80 % информации в компании относится к неструктурированной. Такую информацию сейчас принято называть контентом. Контентом также называют все информационное наполнение документов. Документы, переведенные в электронный вид, тоже относят к контенту. Виды контента: Текстовый – это отчеты, руководства, инструкции, статьи, книги и т.п. Графический – этот контент представляет собой разные виды графики, схемы, рисунки, картинки, анимацию, фотографии, скриншоты, слайды. Аудиоконтент – к нему относятся музыка, аудиозаписи с лекций, вебинаров, интервью. Видеоконтент – это ролики, фильмы, презентации, видео-уроки и прочие видеоматериалы. Для управления корпоративным контентом в организациях в настоящее время используются ЕСМ-системы. Согласно определению Ассоциации по управлению информацией и изображениями (AIIM), ECM представляет собой «совокупность подходов, методов и инструментов, предназначенных для захвата, систематизации, хранения и поиска контента и документов, связанных с бизнес-процессами организации». В состав ЕСМ-систем в общем случае входят компоненты, решающие следующие основные функциональные задачи: управление документами (Document Management) – экспортимпорт документов, контроль создаваемых версий документов, обеспечение безопасности для деловых документов; управление образами документов (Document Imaging) – захват, преобразование бумажных документов в электронную форму и управление документами; управление записями (Records Management)– долгосрочное архивирование, автоматизация политик хранения и соответствия нормам регулирующих органов, обеспечение соответствия законодательным и отраслевым нормам; управление потоками работ (Workflow) – поддержка бизнеспроцессов, передача контента и документов по маршрутам, назначение рабочих задач и состояний, создание журналов аудита; управление веб-контентом (WCM) – автоматизация роли вебмастера, управление динамическим контентом и взаимодействием пользователей; управление мультимедиаконтентом (DAM) – управление графическими, видео- и аудиофайлами, различными маркетинговыми материалами, например, флеш-баннерами, рекламными роликами; управление знаниями (Knowledge Management) – поддержка систем накопления и доставки релевантной для бизнеса информации; документо-ориентированное взаимодействие (Collaboration) – совместная работа пользователей с документами и поддержка проектных команд. |