Литература по теме 14 Тема Жизненный цикл контента 15 Захват (Capture) и обработка контента. 15
 Скачать 5.21 Mb.
|
Вопрос 4. Доставка (Delivery) контента.Доставка (Delivery) информации потребителям или распространение.Распространение информации может происходить в печатном виде, с помощью электронного взаимодействия или вебтехнологий. При этом должны решаться задачи: управление правами доступа, управление отчетами, печатью и публикациями, организация доступа с мобильных устройств. Объем электронного документооборота постоянно увеличивается, особенно в связи с развитием всемирной сети Интернет и возможностью обмена документами по электронной почте, а также с растущей популярностью веб-технологий. При рассылке по электронной почте адресат получает документ практически мгновенно после его отправки. А затем электронный документ может быть воспроизведен в любом необходимом виде и форме: открыт на экране компьютера, перенесен на бумажный, электронный или оптический носитель. Использование электронной почты предоставляет пользователям возможности: Оперативной доставки документов адресатам. Одновременной рассылки любому количеству адресатов. Редактирования полученных документов, их хранения и рассылки. Вывода на печать полученных документов. Функционирование электронной почты основано на коллективном использовании памяти главного компьютера и маршрутизации электронных писем. Абонент электронной почты является пользователем персонального компьютера, подключенного к главному компьютеру посредством обычной телефонной сети, либо специальной компьютерной сети. Маршрутизация обеспечивается специальным программным обеспечениемсети электронной почты. Подготовка деловых сообщений, предназначенных для отправки нескольким адресатам одновременно, начинается с создания списка адресатов. Для хранения адресов можно использовать личную адресную книгу, адресную книгу на сервере или список контактов. Если часто приходиться отправлять сообщения одним и тем же группам адресатов, то имеет смысл определить списки рассылки. Можно создать столько списков, сколько требуется, включив при этом некоторых адресатов одновременнов несколько различных списков. В дальнейшем имя созданной группы рассылки, как и имя адресата, можно вводить с клавиатуры или выбирать из адресной книги. Еще одним способом доставки контента является публикация документов на корпоративном портале компании. Каждый сотрудник имеет соответствующие права доступа к опубликованной информации в зависимости от своего статуса в компании и выполняемых функциональных обязанностей. Он может иметь права доступа на чтение документа, его изменение или удаление. Современные системы управления контентом имеют мобильные приложения, с помощью которых сотрудники в любой момент могут получить адресованный им документ, могут просматривать необходимые документы и выполнять определенные действия с ними. Вопрос 5. Управление (Manage) контентом.Процессы управления контентом действуют на всех этапах жизненного цикла котента. Выделяют несколько видов управленческой деятельности: Управление документооборотом. Управление электронными записями (Records Management). Управление цифровыми активами (Digital Asset Management). Управление электронной почтой (Email Management). Управление веб-контентом (Web Content Management). Управлениебизнеспроцессами (Business Process Management, Workflow). Организация взаимодействия (Collaboration). Управление документооборотом включает все процессы, сопровождающие обработку документов.К ним относятся процессы приема, передачи, составления, согласования, оформления, удостоверения и отправки документов. Управление электронными записями предполагает систематизацию и хранение поступившего контента в соответствие с установленными правилами, отслеживание работы с записями, обеспечение эффективного поиска информации. Управление цифровыми активами – процесс обеспечения долговременного хранения контента. Он предполагает периодическое архивирование контента, обеспечение возможности воспроизведения контента при устаревании форматов данных, отслеживания ценности контента и его уничтожение. Управление электронной почтой обеспечивает корпоративную структуру электронной почты, ведение учетных записей,функции контролядоступа иуправления состояниями, ведение адресной книги, архивирование писем. Управление веб-контентом обеспечивает разработку контента,предварительный просмотр и публикацию подготовленного контента, обновление контента, организацию доступа к контенту. Управление бизнес процессамизаключается в регламентировании действий пользователей, в описании последовательности действий при решении той или иной задачи, назначении ответственных за процессы, обеспечении эффективности бизнес процессов. Управление взаимодействиямиобеспечивает оптимизацию информационных потоков в организации. В процессе управления взаимодействиями определяется потребность сотрудников в информации, состав этой информации и способы доставки контента до получателя. Рассмотрим подробнее процесс управления документооборотом. Документооборот – сложный технологический процесс, который включает все операции по приему, передаче, составлению, согласованию, оформлению, удостоверению и отправке документов. Основными характеристиками документооборота являются маршрутдвижения, который включает все инстанции на пути движения документа от создания черновика (или получения) до подшивки в дело, и время, затрачиваемое на прохождение документов по этому маршруту. Отсюда главное правило организации документооборота – оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени. Объективные данные о состоянии документооборота можно получить из качественных и количественных характеристик его параметров. К качественным характеристикам документооборота относятся: Характеристики документопотоков (состав документов, их содержание). Маршруты движения документов (направление движения, этапы и инстанции маршрута движения документов). Периодичность (стадии документооборота). Направление движения. Количественной характеристикой документооборота является объем документооборота, который выражается общим количеством документов, поступивших или созданных организацией за определенный период времени. В объеме документооборота следует учитывать все входящие, исходящие и внутренние документы, а также все копии. Объем документооборота подсчитывается на основе данных учета документов. Общепринятая методика подсчета документооборота предусматривает выражение его объема дробью, в числителе которой указывается количество подлинников, а в знаменателе – количество копий. Основное правило подсчета документов – однократность. Документообороткак технологический процесс делится на несколько частей – потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. Под документопотоком понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник. Документопотоки различают по направлению и по отношению к управленческому объекту. По направлению выделяют горизонтальные потоки, связывающие организации одного уровня управления, и вертикальные (восходящие и нисходящие), связывающие организации различных уровней. Восходящие потоки – это входные документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций (исходящие документы подчиненных организаций, направляемые в вышестоящие инстанции). Нисходящие потоки – это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям. По отношению к управленческому объекту выделяют входящий, исходящий и внутренний документопотоки. Входящий документопоток любой организации складывается из: Документов вышестоящих организаций, в состав которых входят директивные указания, нормативные и методические акты, законы, постановления, указы. Документов от подведомственных организаций, содержащих сведения о выполнении распорядительных действий, запросы о путях выполнения заданий, отчетные сведения о своей деятельности. По видам документов этот поток состоит из отчетов (о финансовой, хозяйственнойи другой деятельности), докладных записок, писем, актов. Документов от несоподчиненных организаций, направляемых с целью согласования совместных действий, с целью консультирования, получения информации. Основные виды документов: письма (информационные, рекламные, запросы…) и договоры, а также документы, сопровождающие выполнение договоров (акты, счета…). Обращений граждан, предложений, заявлений, жалоб. Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы. В исходящем потоке выделяется группа распорядительных документов и информационных – письма, докладные, обзоры, справки, отчеты, договоры. Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые и используемые в самом аппарате управления, не выходящие за его пределы. К внутренним относятся организационные документы, определяющие задачи, функции организации в целом. Каждый документопоток имеет достаточно стабильный маршрут движения, который зависит от состава и содержания документов, разграничения функций руководителей, распределения обязанностей между ними и от принятой в организации технологии работ с документами. Стереотипные маршруты движения свойственны входящим документам, что определяется их адресованием. Входящие документы образуют три направления движения: руководству организации, руководству структурных подразделений, непосредственно специалистам. Исходящий поток, как правило, пронизывает всю управленческую структуру. Как инициативные, так и информационные документы готовят специалисты в структурных подразделениях. Маршрут движения этих документов зависит от количества инстанций согласования, визирования и подписания документов, от принятой технологии перепечатки текста, регистрации и отправки. |