Деловые коммуникации. Литература по теме Тема Практика применения вербальных и невербальных средств в деловой коммуникации Вопросы для самопроверки
 Скачать 249.73 Kb.
|
|
Тема 4. Технология подготовки и проведения совещания Цели изучения темы: формирование представления о технологии подготовки и проведения совещания. Задачи изучения темы: познакомить с понятием деловое совещание; раскрыть цели деловых совещаний; рассмотреть совещания с точки зрениях эффективности в деловых коммуникациях; освоить на практике правила проведения совещаний. В результате изучения данной темы Вы будете: Знать: понятие делового совещания; задачи совещаний; типы и виды совещаний. Уметь: правильно готовиться к совещанию; применять на практике правила проведения совещаний. Развить: способности применять на практике необходимые стратегии проведения совещаний. Основные термины и понятия, которые Вам предстоит изучить: совещание; тема совещания; повестка совещания; оперативные совещания; инструктивные совещания; проблемные совещания. Наиболее часто предпринимателями используется такой инструмент внутренних коммуникаций, как совещание. Между тем и руководители, и сотрудники нередко отзываются о совещаниях как о напрасной трате времени. Повышению эффективности подготовки и проведения совещаний способствует применение важных и несложных правил. При подготовке к совещаниям: 1. Четко формулируйте цель каждого совещания. 2. Заранее сообщите о цели совещания всем участникам. 3. Привлекайте к участию в совещании только необходимых для достижения цели людей. 4. Рассылайте письменные материалы заранее. 5. Назначайте время начала и окончания совещания. 6. Заранее предупреждайте об изменении в расписании. 7. Готовьтесь к совещаниям. 8. Будьте в хорошем настроении. 9. Обучайте подчиненных правильной подготовке и проведению совещаний. 10. Перед совещанием выберите один новый аспект, касающийся проведения совещания, который хотите улучшить. Тема совещания – это предмет обсуждения. Тема должна быть сформулирована так, чтобы заинтересовать каждого участника совещания. На совещания необходимо выносить только те вопросы, которые не всегда можно решить в рабочем порядке. Одним из правил организации управления и этики служебных отношений должна стать обязательная предварительная рассылка участникам совещания повестки дня. Кроме того, нормой этики деловых отношений следует считать предварительную рассылку краткой письменной информации по существу рассматриваемых на совещании вопросов. Недопустимо, если подобной рассылкой будет заниматься человек, некомпетентный в выносимых на совещание проблемах – это заведомо снижает ощущение актуальности. Повестка совещания – это письменный документ, рассылаемый заранее участникам совещания и включающий в себя следующую информацию: тема совещания; цель совещания; перечень обсуждаемых вопросов; время начала и окончания совещания (в идеале – время начала и окончания обсуждения каждого вопроса); точное место проведения совещания; фамилии докладчиков, содокладчиков, ответственных за подготовку вопросов; время и место, где можно ознакомиться с материалами по каждому вопросу (наличие таких указаний не позволит нерадивым сотрудникам оправдать свою неподготовленность к обсуждению вопроса отсутствием информации). При проведении совещания: 1. Начинайте совещание вовремя. 2. Сделайте совещание коротким. 3. Завершайте совещание в назначенное время. 4. Если цель совещания достигнута – завершайте раньше. 5. Следите за активностью участников, будьте модератором. 6. Если не удается организовать конструктивную работу по достижению цели совещания – заканчивайте его. 7. Делайте записи по ходу совещания. 8. Подводите итоги совещания. 9. Убедитесь, что подчиненные поняли, что они должны сделать после совещания. 10. Завершайте совещание на позитивной ноте. Для более эффективного проведения совещаний необходимо разделять их по типам и видам. Типы совещаний. 1.Совещание-распоряжение. Распределение поручений, постановка целей, принятие управленческих решений, распределение задач (все внимание сконцентрировано на руководителе, он полностью контролирует ситуацию). Присутствуют руководитель, участники (его подчиненные). 2.Информация, информационное сообщение руководителя. Никаких решений не ожидается, ответы на вопросы почти не даются. Присутствуют один или несколько руководителей высшего звена, отдельные приглашенные на совещание, группы или целые трудовые коллективы. 3.Переговоры. Договориться, прийти к единому решению, как правило, связанному с заключением контракта; выявить оптимальное решение для участников совещания. Присутствуют определенное лицо или группа лиц с четкими целями; самые разные лица или группы лиц с самыми разными целями. 4.Посредничество. Коллегиальная встреча с целью объединить ее участников для решения проблемы (устранения конфликта), выработать удобные для всех и быстро реализуемые решения. Ведет модератор – человек, имеющий необходимый профессиональный или посреднический опыт. Присутствуют участники встречи – профессионалы в предметной области (предложения участников рассматриваются непосредственно на встрече). 5.Комиссия. Выработать консолидированное мнение по возможностям разрешения проблемной ситуации; оценить эти возможности и принять решение (комиссия несет коллективную ответственность за все оценки и решения). Присутствуют избранный/назначенный председатель; представители различных объединений, заинтересованных в разрешении проблемной ситуации. 6.Консультация по деловым проблемам. Сбор и обработка идей, сведений, решение проблемы; консультация; совместная выработка подходов к решению. Присутствуют руководители всех уровней, избранные сотрудники нужных отделов, консультанты предприятия или привлеченные со стороны. 7.Личный разговор с сотрудником. Изложение точек зрения, понимание сути вопроса руководителем и обсуждение его с подчиненным; договоренность или согласование. Присутствуют руководитель, подчиненный. 8.Обучение. Изучение и проработка материала, формирование компетенций, отработка навыков. Присутствуют тренер, руководитель; руководитель, подчиненные. Виды совещаний. Совещания классифицируются в зависимости от важности и содержания вынесенных на обсуждение проблем и решаемых задач, а также места, времени и продолжительности работы. Оперативные совещания могут иметь целью обеспечение руководителя необходимой ему информацией о текущем состоянии дел в организации; краткий обмен мнениями по существу вопросов, возникающих по ходу производственного процесса, а также выработку общей тактики действий различных звеньев организационной структуры в связи с текущими производственными задачами. Информация на таких совещаниях перемещается снизу вверх, т.е. от подчиненных к руководителю. Полученная информация позволяет руководителю непосредственно в ходе совещания (оперативно) оценить обстановку, определить отставания, принять решения и поставить перед подчиненными задачи с указанием исполнителей и сроков выполнения. Как правило, на оперативных совещаниях подчиненные не делают подробных и развернутых докладов. Оперативные совещания могут проходить в различных формах: пятиминутки, летучки и т.п. Главной особенностью таких совещаний является их небольшая продолжительность. Инструктивные совещания предназначены для передачи информации, распоряжений и требований сверху вниз по вертикали управления. Основной особенностью таких совещаний является то, что руководитель не просто доводит до сведения подчиненных необходимую информацию и выдает распоряжения, а предельно конкретизирует поставленные задачи, назначая исполнителей и сроки выполнения. При этом на инструктивных совещаниях допускается обсуждение информации и способов решения поставленных задач. Подчиненные могут уточнять некоторые моменты, вносить конструктивные предложения на рассмотрение руководства. Проблемные совещания имеют целью поиск оптимального решения в результате обсуждения анализа рассматриваемой проблемы. Проблемные совещания являются наиболее сложным видом совещаний. В процессе проблемного совещания вырабатывается коллективное решение по комплексным вопросам, затрагивающим изменение функциональных задач звеньев структуры или их приспособление к новым направлениям деятельности организации. Проблемные совещания часто проходят в форме дискуссий. Способ принятия решения зависит от стиля руководства. Наиболее общей является следующая схема проблемного совещания: 1. Формулировка проблемы, постановка задачи. 2. Доклады участников. 3. Вопросы к докладчикам. 4. Обсуждение, дискуссия, прения. 5. Формирование решения. 6. Корректировка решения. 7. Принятие окончательного варианта решения. Формулировка проблемы, постановка задачи, ее анализ и поиск решения осуществляются, как правило, до начала самого совещания. Это этап может иметь форму предварительной беседы с участниками совещания (за несколько дней до начала самого совещания), рассылки информационных бюллетеней или плана работы периодических проблемных совещаний. На проблемных совещаниях степень демократизма и творческой активности должны быть достаточно высокими. Руководитель при этом играет роль председателя, координирующего ход совещания. Кроме того, в различных организациях могут использоваться такие типы совещаний: информирование сотрудников (в том числе проводимое в форме инструктивно-методического занятия); планирование работы на определенный период; подведение итогов за различные периоды времени (а также подведение итогов работы по определенному проекту) и др. Если деловая беседа делает наглядной опосредованность межличностного взаимодействия в организации статусным, функциональным положением человека, то деловое совещание позволяет указать еще на один важнейший фактор делового взаимодействия, а именно фактор группы. При подготовке и проведении делового совещания следует помнить, что особенности группового поведения (от распределения ролей в группе до группового давления) будут оказывать серьезное влияние на характер взаимодействия его участников. Выводы: 1. Совещание – это инструмент внутренних коммуникаций компании, представляющий собой форму деловых коммуникаций коллектива с целью обмена информацией и принятия коллективного решения по актуальным проблемам. 2. При подготовке к совещаниям важно четко формулировать их цель, привлекать к совещанию только необходимых для достижения поставленной цели людей, заранее сообщать о цели совещания всем участникам, рассылать письменные материалы, назначать время начала и окончания совещания, предупреждать об изменении в расписании. 3. При проведении совещания необходимо начинать совещание и заканчивать вовремя, делать его коротким, следить за активностью, делать записи по ходу совещания, подводить итоги совещания и обязательно завершать его на позитивной ноте. 4. Типы совещаний условно можно разделить на: Совещание-распоряжение, Информация, Переговоры, Посредничество, Комиссия, Консультация по деловым проблемам, Личный разговор с сотрудником, Обучение. 5. Виды совещания классифицируются в зависимости от важности и содержания вынесенных на обсуждение проблем и решаемых задач, а также места, времени и продолжительности работы на оперативные, инструктивные и проблемные совещания. Вопросы для самопроверки: 1. Назовите этапы подготовки и проведения совещания. 2. Что является темой совещания? 3. Раскройте смысл повестки совещания. 4. Какие правила необходимо учитывать при проведении совещания? 5. Перечислите типы совещаний. 6. В чем основная задача совещания-распоряжения? 7. Раскройте специфику информационного совещания. 8. В чем отличия таких типов совещаний, как «посредничество», «переговоры» и «комиссия»? 9. В чем эффективность такого типа совещания, как «консультация по деловым проблемам»? 10. Каковы причины неэффективных, «затяжных» совещаний? Литература по теме: Основная литература: 1. Бояринова И.П. Технологии деловых коммуникаций: учебное пособие. – 3-е изд. – М.: Московский финансово-промышленный университет «Синергия», 2017. – 112 с. – URL: http://e-biblio.ru. 2. Основы предпринимательства / Ю.Б. Рубин. – М.: Московский финансово-промышленный университет «Синергия», 2016. – 464 с. (Университетская серия). Дополнительная литература: 1. Бехтерев С. Шесть советов как получить согласованный протокол в конце совещания. – URL: https://www.e-xecutive.ru. 2. Егоров Е. Об эффективных совещаниях. – URL: https://egorfine.com. 3. Как эффективно проводить собрания и совещания на работе? – URL: https://www.youtube.com. 4. Кэмп Д. Сначала скажите «Нет»: уникальная система подготовки и ведения переговоров с помощью которой ежегодно заключаются сделки на общую сумму более 100 миллиардов долларов. – Москва: Добрая книга, 2019. – 320 с. – URL: http://biblioclub.ru. 5. Мунин А.Н. Деловое общение: курс лекций: учебное пособие. – М.: Флинта, 2010. – 376 с. – URL: http://biblioclub.ru. 6. Обратная связь подчиненным или искусство хвалить и ругать. – URL: https://kidsoboz.ru. 7. Секреты эффективных планерок. Как проводить планерки. – URL: https://www.youtube.com. 8. ТОП-7 ошибок при проведении совещаний. – URL: https://www.youtube.com. Тема 5. Технология подготовки и проведения деловых презентаций Цели изучения темы: изучение подготовки и проведения деловых презентаций. Задачи изучения темы: 1. ознакомление с понятием «презентация» и разновидностями презентаций; 2. усвоение правил проведения приватной, камерной и публичной презентаций; 3. ознакомление с принципами построения презентационной речи. В результате изучения данной темы Вы будете: Знать: виды презентаций; правила проведения приватной, камерной и публичной презентаций; в какое время лучше всего проводить презентацию; особенности поведения и реакции людей в большой и маленькой аудитории; условия проведения эффективной презентации; коммуникативные приёмы подхода к клиентам во время презентации; принципы построения презентационной речи. Получить навыки: проведения деловой презентации. Основные термины и понятия, которые Вам предстоит изучить: 1. презентация; 2. приватная презентация; 3. камерная презентация; 4. публичная презентация; 5. принципы презентации. В практике делового общения широкое распространение получили презентации. Латинское «praesentatio» переводится как «представление», «предъявление». В толковом словаре русского языка конца XX века отмечаются следующие значение слова презентация: 1. Большой официальный приём (иногда с угощением), устраиваемый фирмой, организацией, предприятием и т.п. с целью рекламы, для ознакомления со своей деятельностью. 2. Торжественное публичное представление, демонстрация чего- либо, ознакомление с чем-либо (иногда сопровождаемое угощением). В дальнейшем мы будем понимать под презентацией любое публичное представление заинтересованной аудитории чего-либо нового. Главная цель деловой презентации – убедить присутствующих действовать в нужном направлении: одобрить предлагаемый проект; поддержать новую идею, предложение; купить продукт или услугу; принять бюджет, законодательный акт; внедрить новые идеи; проголосовать за кандидата и т.п. Воздействие презентации очень серьезно: от её успешного проведения зависят деловые контакты в деловом мире. Существуют различные виды презентаций. В литературе делаются попытки классификации презентаций по разным основаниям.  По отношению аудитории к презентатору презентации могут быть внешними и внутренними. Внешняя презентация рассчитана на лиц, не принадлежащих к организации, которую представляет презентатор, например: выступление торгового представителя фирмы перед покупателями. Внутренняя презентация относится к тем ситуациям, при которых презентатор и аудитория находятся в рамках одной и той же организации (например, управляющий обращается к руководящим работникам своей фирмы, менеджер выступает перед сотрудниками отдела, референт докладывает совету по некоторой теме). Внутренние презентации в зависимости от позиции сторон по вертикали делятся на нисходящие и восходящие. Если руководитель выступает перед начальниками подразделений, начальники перед подчинёнными, то презентация будет нисходящей. И наоборот, презентация подчинённого перед начальниками, начальника перед вышестоящим руководителем называется восходящей. По форме реализации презентации могут быть устными и в виде текста. Презентация в виде текста представляет собой рекламные листовки, письма или буклеты, которые рассылаются реальным и потенциальным потребителям товаров или услуг организации. Устная презентация представляет собой событие, включающее выступления организаторов (нередко сопровождаемые слайдами, таблицами, демонстрацией товаров), и неофициальную часть, т.е. свободное общение собравшихся. Иногда презентации устраиваются в форме пресс-конференции с приглашением большого количества журналистов. Выступление организаторов или пресс-конференция будут являться официальной частью презентации, к неофициальной относятся выступления артистов, фуршет (от фр. fourchett букв. вилка – приём пищи стоя) или банкет (от фр. banguet букв. пиршество – торжественный обед или ужин в честь какого-либо лица или события). В зависимости от целей проведения презентации могут быть продвигающими (их цель – рекламировать, продвигать, внедрять новые идеи, услуги, товары, программы, поддерживать определённого кандидата, политическую платформу и т.п.) и информационными (основной упор делается на сообщение и передачу информации). С точки зрения размера аудитории, т.е. количества слушателей, к которым обращается презентатор, презентации могут быть приватными, камерными и публичными. Приватная презентация – неофициальная продвигающая презентация, предназначенная для 1–2 человек. Чаще всего такая презентация осуществляется при продаже товара в магазине (продавец – покупатель), в учреждениях, организациях, на производстве, на улице (реализатор- распространитель – потенциальный покупатель, клиент) и т.п. Чтобы добиться желаемого успеха, презентатор должен быть хорошим психологом, уметь разбираться в людях, досконально знать достоинства и недостатки распространяемого товара своей фирмы, а также аналогичных товаров конкурентов. Анализ приватных презентаций позволяет представить их примерную схему. Она выглядит следующим образом: 1. Выбор и оценка потенциального покупателя, клиента (возраст, материальные возможности и т.п.). 2. Общая характеристика презентуемой фирмы, её услуги, предоставляемые клиентам. 3. Анализ качества предлагаемого товара и сопоставление его с образцами конкурирующих фирм (эффективность, удобство, безопасность, универсальность, стоимость и др.). Выделение преимуществ своего товара. 4. Нейтрализация сомнений и возражений покупателя, клиента. 5. Приглашение к сотрудничеству, указание на каналы связи. Важной особенностью приватной презентации является её диалогический характер: разговор протекает непринуждённо, что позволяет достичь большей теплоты и доверительности в беседе с клиентом. Свободная структура разговора даёт возможность оперативно реагировать на слова собеседника, адекватно отвечать на его реакции, своевременно разрешать его сомнения, корректировать собственную стратегию и тактику. Камерная презентация рассчитана на небольшое количество слушателей (до 15 человек). Такие презентации проводят в помещениях фирм, организаций, учреждений. Особой популярностью камерные презентации пользуются у торговых фирм, продающих косметику, посуду, БАДы и другие мелкие товары. Нередко такого рода презентации проводят не только в помещениях организаций и учреждений, но и в домашней обстановке («домашние вечера»). Хозяйка дома приглашает к себе в гости подруг, знакомых на презентацию товаров. Она поддерживает оживлённую беседу, подаёт лёгкую закуску, чай, кофе и предлагает сделать заказ на тот или иной товар. С продажи каждого предмета она получает определённый процент (или подарок от фирмы). Концепция домашних вечеров хорошо изучена в США, а также в других странах. Например, компания AVON вообще отказалась от сéти розничных магазинов. Как считают психологи, решающим фактором оказывается здесь не качество самого товара, а возникающая социальная связь. Люди больше доверяют тем, кто им знаком и кто им нравится, поэтому они охотнее покупают у подруг, чем у незнакомого продавца. Интересно то, что сами покупатели ощущают оказываемое на них улыбчивой «подругой» давление, но не знают, как его избежать. Вот как описывает свою реакцию на такие презентации одна женщина:
Отличительной особенностью маленькой аудитории является то, что она не представляет собой единого целого: здесь каждый остаётся личностью, имеет возможность проявить свою индивидуальность, поэтому маленькой аудитории несвойственна стихийная реакции (положительная или отрицательная) на всё происходящее вокруг. Здесь от презентатора ждут не длинного монолога, а живого, непосредственного диалога, умения вовлечь в разговор всех присутствующих – важно создать неформальную, непринуждённую, доверительную обстановку. Коммуникативные приёмы подхода к клиенту во время приватной и камерной презентаций. Комплиментарный подход. Комплимент, сделанный ситуативно уместно, вызывает положительную реакцию и создает приятную атмосферу для проведения презентации товара. Подход с предоставлением образца. Обычно при таком подходе используют такие приемы, как предложение опробовать продукцию, приглашение на бесплатный семинар, предоставление образца данной продукции, др. Подход с демонстрацией товара. Демонстрация образца предлагаемой продукции позволяет потенциальному заказчику увидеть товар во всей его красе. Клиенту легче сделать выбор после того, как он потрогал, пощупал, увидел, попробовал на вкус или в действии то, что ему предлагают. Драматический подход. Так, например, торговые агенты, продающие пылесосы, часто пачкают ковры, чтобы продемонстрировать, как великолепно их пылесосы удаляют эту грязь. Подход с вопросами. Этот приём предполагают двустороннее общение на самом раннем этапе презентации. Торговый агент должен стремиться задавать вопросы покупателю, что позволит ему получить дополнительную информацию о степени заинтересованности партнёра в предлагаемом ему товаре. При этом очень важно ставить вопросы таким образом, чтобы потенциальный покупатель не смог ответить «Нет», следовательно, никогда не стоит спрашивать «Могу ли я вам помочь?» Обращение к выгоде. Один из парадоксов заключения сделки состоит в том, что почти все решения о покупке принимаются под действием внутренних потребностей, желаний и эмоций, которые часто остаются неосознанными самим клиентом. Это получение прибыли; экономия времени; красота; удовольствие; комфорт; практичность; здоровье; хорошее отношение; самобытность; престиж. Именно на эти процессы и надо оказывать наибольшее влияние. Подход помощника. Используйте формулу: свойства товара + связующая фраза + выгода для клиента. К связующему звену относятся фразы: «Это позволит вам … «Это даст вам возможность …», «Вы получите …», др. Использование местоимений Вы, Вам, Вас позволит клиентам почувствовать, что говорящий заботится именно о его интересах. Публичная презентация рассчитана на большую аудиторию. Публичные презентации бывают массовыми (от 50 человек до 200 и более) и групповыми (от 15 до 50 человек). Публичная презентация представляет собой, как правило, хорошо спланированное и подготовленное мероприятие. Обычно она проводится в соответствии с заранее разработанным сценарием, в котором чётко определены роли всех её участников, содержание и порядок их выступления, использование визуальных вспомогательных средств. Специальное время отводится ответам на вопросы. Длительность проведения презентации – 1,5–2 часа. Специалисты рекомендуют проводить презентации после 15 часов, с тем чтобы после неё можно было организовать коктейль или фуршет (с 17.00 до 19.00). Хорошее впечатление на участников презентации производит вручение им рекламных подарков – сувениров. Как правило, это записные книжки, календари, авторучки, пепельницы, зажигалки, значки и т.п. На них наносятся название фирмы, ее логотип, в некоторых случаях – адрес и характер деятельности. Сувениры вручаются всем участникам презентации. Принято сообщать о предстоящей презентации в средствах массовой информации, а участникам и гостям присылать пригласительные билеты. Обычно сценарий презентации разрабатывает менеджер по связям с общественностью. Фирмы, у которых нет такого специалиста, приглашают для подготовки сценария профессионалов. Если презентацию проводят руководители фирмы, то их нужно привлекать к разработке замысла презентации и при написании текста для ведущего следует учитывать их индивидуальные особенности. Для презентации необходимо спланировать краткие выступления авторов, специалистов, которые могут о нём профессионально рассказать, экспертов, которые могут подтвердить преимущества, качественные характеристики. Важной задачей презентации является необходимость так подать информацию, чтобы вызвать к ней интерес и привлечь внимание к предмету презентации. Предметом презентации может быть новая информация, эффективная технология, товар или услуга, а также книга, журнал, телепрограмма, модель автомобиля и т.п. В целях демонстрации товара или услуг подготавливаются пресс-релизы, слайды, видеосюжеты, схемы и диаграммы, другие средства визуализации и информирования. При проведении публичной презентации очень важно учитывать особенности поведения и реакции людей в большой и маленькой аудитории. Э. Джей в книге «Эффективная презентация» подчёркивает, что с людьми в большой аудитории происходят два важных обстоятельства: 1) они объединяются и солидаризируются; 2) они единодушно принимают и одобряют чьё-то лидерство. В связи с этим следует иметь в виду, что большая аудитория не предназначена для дискуссионного обсуждения вопросов. Здесь очень важны ораторские способности презентатора, его умение управлять слушателями и воздействовать на них. Это должен быть обаятельный, умный, знающий проблему, энергичный профессионал. Первое впечатление о фирме и ее товарах или услугах создается через внешний вид ведущего. Осанка, позы, жестикуляция, общий эстетический облик ведущего презентацию имеют иногда решающее значение для успешного бизнеса. Ведущий должен суметь произвести впечатление на партнёров и клиентов, на участников презентации. Однако более всего влияет на первое впечатление речь ведущего. Вербальное содержание его речи должно быть грамотным, факты должны быть организованы в определенной логической последовательности. На стадии подготовки к презентации необходимо научиться варьировать громкость и высоту голоса, эффективно использовать паузы, поддерживать позитивный зрительный контакт. К основным условиям проведения эффективной презентации (как продвигающей, так и информационной) относятся: 1. сообщение новой информации о предмете презентации; 2. предлагаемая информация должна быть интересной по содержанию, яркой, запоминающейся, иметь общественно значимый смысл; 3. во время презентации должна быть установлена и укреплена связь с аудиторией; 4. презентация должна побуждать к активным действиям. Подготовка текста презентационной речи. Презентационная речь готовится заранее, но не читается перед публикой. Эмили Пост пишет в книге «Этикет», что при желании можно написать свою речь, однако нужно стараться пользоваться записями лишь для того, чтобы приводить цитаты, хоть их и не всегда бывает легко сразу отыскать в тексте. Если обязательно нужно иметь перед глазами свою речь, следует прочитать её перед выступлением столько раз, чтобы запомнить почти наизусть. Презентационная речь представляет собой разновидность публичной речи. Как всякое публичное выступление, она строится по определённым принципам. Эти принципы таковы: 1. Принцип краткости. Обычно презентационная речь составляется с расчётом на 10–15-минутное выступление. С другой стороны, объём выступления должен быть достаточным для раскрытия основной темы выступления. 2. Принцип последовательности. Все микротемы выступления должны быть подчинены основной теме. Все части выступления должны быть взаимосвязаны и взаимообусловлены. 3. Принцип целенаправленности. Выступление должно быть подчинено ясной логике. Сам выступающий, а за ним и слушатели должны осознавать направленность выступления, соответствие его логической структуры следующей цепочке: Проблема – тема – тезис – аргументы. Тезис – это основное положение выступления, а аргументы – это доказательства, приводимые в поддержку тезиса. 4. Принцип усиления. Речевое воздействие должно усиливаться от начала к концу выступления. Это может быть достигнуто расположением материала по значимости, усилением эмоционального накала изложения при помощи вербальных и невербальных паралингвистических средств. 5. Принцип результативности. Выступление должно содержать некоторый предлагаемый слушателям вывод, призыв к действию, рекомендации. Вывод или призыв должен быть сформулирован в ёмкой, запоминающейся словесной формуле, например: «Приглашаем к взаимовыгодному сотрудничеству». Изложенные принципы построения публичного выступления должны быть реализованы в структуре композиции выступления. Структура публичного выступления чаще всего представляет собой традиционную трёхчастную композицию: 1. вступление; 2. основная часть; 3. заключение. Во вступлении, в свою очередь, выделяют: зачин (в презентационной речи это обращение к аудитории и сообщение цели собрания) и завязку (объяснение цели собрания). Эффектный зачин: парадоксальное (от гр. paradoxos – неожиданный, странный) начало; неожиданный вопрос; интригующее описание; интересный или необычно поданный факт; оригинальная цитата; комплимент собравшимся; наглядный пример; шутка; обращение к непосредственным интересам аудитории. В основной части излагаются основные сведения о предприятия, презентуемом товаре: статус, общая направленность, специфика деятельности, указание на потребителя, характер доступности, местонахождение и т.п. Заключение в презентационной речи может включать напоминание о цели собрания, обобщение сказанного и призыв к сотрудничеству. Задачи заключения: обобщить самое существенное в выступлении; усилить впечатление, закрепить сказанное; поставить конкретные задачи. В заключении не должно быть новых мыслей и новых фактов – это психологически бесполезно. Выводы: 1. Презентацией называется любое публичное представление заинтересованной аудитории чего-либо нового, цель которого убедить присутствующих действовать в нужном направлении: одобрить предлагаемый проект; поддержать новую идею, предложение; купить продукт или услугу; принять бюджет, законодательный акт; внедрить новые идеи; проголосовать за кандидата. 2. Презентации делятся в зависимости от отношений аудитории к презентатору, от формы реализации, от цели проведения и от размера аудитории. 3. Можно выделить такие коммуникативные приёмы подхода к клиенту, как: комплиментарный подход, подход с предоставлением образца, подход с демонстрацией товара, драматический подход, подход с вопросами, обращение к выгоде, подход помощника. 4. Условиям проведения эффективной презентации являются: сообщение новой информации о предмете презентации, связь с аудиторией, презентация должна побуждать к активным действиям. 5. Выступление строится по принципам краткости, последовательности, целенаправленности, усиления, результативности. Вопросы для самопроверки: 1. Что такое презентация? 2. Какова основная цель деловой презентации? 3. Какие виды презентаций существуют? 4. Какова цель деловой презентации? 5. В какое время лучше всего проводить презентацию? 6. В чем отличие приватной и камерной презентаций? 7. Какие существуют коммуникативные подходы к клиентам во время приватной и камерной презентаций? 8. Каковы особенности поведения и реакции людей в большой и маленькой аудитории? 9. Каковы условия проведения эффективной презентации? 10. Каковы принципы построения презентационной речи? Литература по теме: Основная литература: 1. Бояринова И.П. Технологии деловых коммуникаций: учеб. пособие. – 3-е изд. – М.: Московский финансово-промышленный университет «Синергия», 2017. – 112 с. – URL: http://e-biblio.ru. Дополнительная литература: 1. 9 фишек продающей презентации. Техники и примеры продаж. Тренинг по продажам. – URL: https://www.youtube.com. 2. Белфорт Д. Как Овладеть Искусством Продаж. – URL: https://www.youtube.com. 3. Вылегжанина А.О. Деловые и научные презентации: учебное пособие. – М., Берлин: Директ-Медиа, 2016. – 116 с. – URL: http://biblioclub.ru. 4. Как презентовать себя качественно за минуту. – URL: https://www.youtube.com. 5. Лифтовая презентация. – URL: https://www.youtube.com. 6. Хофф Р. Я вижу вас голыми: Как подготовиться к презентации и с блеском ее провести / Рон Хофф; Пер. с англ. А.Д. Иорданского. – Москва: Класс, 2001. – 211 с. 7. Чалдини Р. Психология влияния. – СПб., 1999. – С. 157. |