Методические рекомендации по применению Правил организации х. Методические рекомендации по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах,
 Скачать 3.22 Mb.
|
|
1.1.1.1. Разработка классификационной схемы номенклатуры дел организации Названиями разделов номенклатуры дел организации являются названия структурных подразделений, расположенные в номенклатуре в соответствии с утвержденной структурой, штатным расписанием или классификатором структурных подразделений. Если организация не имеет структурного деления, номенклатура дел строится по производственно-отраслевой или функциональной схемам и названия ее разделов определяются содержанием управленческих функций или направлений деятельности организации. Рекомендуется первым в номенклатуре дел располагать структурное подразделение, в котором откладывается нормативная правовая и организационно-распорядительная документация. 1.1.1.2. Выявление состава документов для составления номенклатуры дел Номенклатура дел организации составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности структурных подразделений организации, коллегиальных, совещательных и иных органов. При наличии типовой или примерной номенклатуры дел для организаций определенного типа номенклатура дел разрабатывается на основе типовой (устанавливает типовой состав дел, единую индексацию этих дел и является нормативным документом) или примерной номенклатуры дел (устанавливает примерный состав дел и носит рекомендательный характер) (п. 4.17. Правил). В номенклатуре должны быть предусмотрены заголовки дел для группировки документов, отражающих все документируемые участки работы и вопросы деятельности организации. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом или положением об организации, положениями о структурных подразделениях, положениями коллегиальных, совещательных и иных органах, штатным расписанием, регистрационно-учетными формами (картотеками, журналами и др.), ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, законодательными и иными нормативными правовыми актами, типовыми и примерными номенклатурами дел. В номенклатуру дел включаются заголовки дел постоянно или временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации (например, дела ученых советов, диссертационных советов, методических, экспертных, контрольных комиссий и др.). В номенклатуру дел вновь созданной организации или организации-правопреемника включаются заголовки незавершенных делопроизводством дел ликвидированных организаций, правопреемником которых является организация. Не включаются в номенклатуру дел заголовки печатных изданий. 1.1.1.3. Составление заголовков (наименований) дел Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употреблять в заголовке дела неконкретные формулировки ("материалы", "разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводные слова и сложные синтаксические обороты. Заголовок дела состоит из элементов, отражающих: - название вида дела (переписка, журнал, дело и др.) или разновидности документов (протоколы, приказы и др.); - название организации, структурного подразделения, коллегиального (совещательного или иного) органа, должностного лица - автора документа; - название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); - краткое содержание документов дела; - даты (период), к которым относятся документы дела; - название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; - указание на копийность документов дела. Конкретный состав элементов заголовка дела определяется характером и содержанием документов дела. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле, например: Документы о рассмотрении обращений граждан (обзоры, справки, аналитические записки). В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. Если переписка ведется с однородными корреспондентами, в заголовке дела они указываются обобщенно, например: Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного фонда Российской Федерации научно-технической документацией. Если переписка ведется с разными организациями, последние в заголовке дела не указываются, например: Переписка об организации семинаров по повышению квалификации. В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например: Переписка с Федеральным архивным агентством о передаче документов в состав Архивного фонда Российской Федерации. В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, полугодие, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например: Годовые отчеты Административно-хозяйственного управления о работе автотранспорта. В заголовке дела, содержащего статистические формы, должны быть указаны названия форм, их номер или условное обозначение (шифр). Годовой отчет о работе цехов по форме Б-38. Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела. Если в дело помещаются копии документов, в заголовок дела включается отметка о копийности, например: Штатное расписание общества и изменения к нему. Копии. Заголовки могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Изменения (уточнения) заголовка дела отражаются в рабочем экземпляре номенклатуры дел и на обложке дела. 1.1.1.4. Систематизация заголовков внутри раздела номенклатуры дел В начале раздела номенклатуры дел рекомендуется располагать заголовки дел, содержащих в копиях организационно-распорядительные документы, нормативные правовые акты вышестоящих организаций, если они имеются, затем располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительные документы организации (протоколы коллегиальных и совещательных органов, локальные нормативные акты, приказы, распоряжения, и др.). Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые, отчетные документы в последовательности от наибольшего периода - к наименьшему (годовой план (отчет), полугодовой план (отчет), квартальный план (отчет) и т.д.). После плановой и отчетной документации следуют заголовки дел, включающих документы, отражающие основную деятельность структурного подразделения, коллегиального, совещательного или иного органа. Далее - переписка (сначала переписка с вышестоящей организацией и органами власти, затем с подведомственными организациями (при их наличии), после - переписка с иными организациями и гражданами). В конце раздела номенклатуры дел помещают заголовки регистрационно-учетных форм (картотек, журналов, книг и др.). Заголовки дел, заведенных по географическому признаку, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий. Электронные дела, формируемые в системе электронного документооборота, включаются в номенклатуру дел на общих основаниях. В графе "Примечание" номенклатуры дел делается отметка о том, что дело ведется в электронном виде с указанием информационной системы (базы данных) - места текущего хранения электронных документов. В графу 2 "Заголовок дела" номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей), (приложения N 25, 26 Правил). Индексация дел Индексы дел, включенных в номенклатуру дел, проставляются в графе 1 "Индекс дела". Индекс присваивается каждому делу, включенному в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из кода (цифрового или буквенно-цифрового) структурного подразделения, коллегиального или совещательного органа или направления деятельности организации, установленного классификатором структурных подразделений, утвержденной структурой или штатным расписанием организации, и отделенного от него дефисом порядкового номера заголовка дела в рамках раздела номенклатуры дел, например: 11-05, где: 11 - код структурного подразделения; 05 - порядковый номер дела в разделе номенклатуры дел, соответствующем данному структурному подразделению. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений, например: 02-03 (03-03, 04-03 и т.д.) Приказы по основной деятельности. Копии Электронные документы систематизируются в информационной системе <5> в соответствии с номенклатурой дел организации и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, сформированных из документов на бумажном носителе. К индексу электронного дела в номенклатуре дел может добавляться литера "Э" (Электронное) или "ЭД" (Электронные документы). В конце номенклатуры дел (перед итоговой записью) рекомендуется указывать используемые при определении сроков хранения перечни документов и другие нормативные документы, а также полные наименования всех условных и сокращенных наименований. -------------------------------- <5> Информационная система - совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств (Федеральный закон от 27 июля 2006 г. "Об информации, информационных технологиях о защите информации" (ст. 2, п. 3). 1.1.1.5. Определение сроков хранения дел Сроки хранения дел определяются по перечням (типовому, ведомственному или иному) с указанием сроков хранения, законодательным или иным нормативным правовым актам, по типовой или примерной номенклатуре дел (п. 4.17. Правил). Установленные сроки хранения документов переносятся в номенклатуру дел без изменений. При выявлении в организации документов, срок хранения которых не предусмотрен типовыми или ведомственными перечнями документов, законодательными или иными нормативными правовыми актами, типовыми и примерными номенклатурами дел, предложения по установлению сроков их хранения представляются на рассмотрение ЦЭПК при Росархиве в порядке, предусмотренном регламентом ее работы. ЦЭК (ЭК) организации может обратиться с предложениями по установлению сроков хранения в ЦЭПК при Росархиве самостоятельно или через ЭПК соответствующего архивного учреждения. Сроки хранения дел проставляются в графе 4 номенклатуры дел. Под сроком хранения в графе 4 указывается номер статьи по перечню, а также может указываться условное обозначение перечня (если их использовано несколько), который использовался при определении срока. 1.1.1.6. Составление итоговой записи номенклатуры дел По окончании календарного года в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел по форме, указанной в приложении N 25 Правил. В итоговой записи отдельно указывается количество заведенных дел постоянного, временных (свыше 10 лет) и временных (до 10 лет включительно) сроков хранения на бумажном носителе и количество переходящих дел и дел с отметкой ЭПК. Для учета электронных дел рекомендуется составлять отдельную итоговую запись, в которой указывается количество сформированных электронных дел (по срокам хранения) и их объем в Мб. Итоговая запись составляется с учетом данных, внесенных в графу 3 "Количество дел" и заполняется по завершении календарного года. В графе "Примечание" в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел (в том числе, электронных), о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению по истечении сроков их хранения, о месте хранения подлинников документов, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, передаются в архив организации, о чем в номенклатуре делается отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, его подписи и расшифровки подписи (приложение N 25 Правил). Графическое изображение процесса 1.1.1 "Составление, согласование, утверждение номенклатуры дел организации" представлено на схеме 02 приложения N 4. 1.1.2. Отбор документов для передачи в архив организации и для выделения к уничтожению При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях организации проводится: - отбор документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения для передачи в архив организации; - отбор документов с временными сроками хранения (до 10 лет включительно), подлежащих хранению в структурных подразделениях; - отбор документов, сроки хранения которых истекли, для выделения к уничтожению. Дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу подвергаются полистному просмотру в целях определения и выделения из их состава документов, не подлежащих постоянному хранению. Отбор документов постоянного хранения и временных (свыше 10 лет) сроков хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения (типового, ведомственного) и номенклатуры дел организации. В случае необнаружения дел, указанных в номенклатуре дел, осуществляется их розыск (см. п. 1.3. Методических рекомендаций). Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании просмотра заголовков дел. Одновременно с отбором документов, подлежащих передаче в архив организации, проверяется правильность формирования дел. Формирование дела - это группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела. Проверка правильности формирования дел проводится сотрудниками службы делопроизводства (архива) в присутствии лиц ответственных за делопроизводство (формирование дел) в структурных подразделениях. Проверка правильности формирования дел проводится в соответствии с требованиями, установленными п. 4.20. Правил. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила: - в дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату; - дела формируются при централизованной форме организации делопроизводства - службой делопроизводства организации; при смешанной - службой делопроизводства организации и структурными подразделениями (лицами, ответственными за делопроизводство) организации; - документы постоянного и временного хранения помещаются в отдельные дела; - в дело включается по одному экземпляру каждого документа (подлинник документа, созданного в организации, подлинник или копия поступившего в организацию документа, подлинник (при отправке документа только по факсу или в виде электронной копии) или копия исходящего документа); - каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с установленными требованиями; - в дело включаются документы одного календарного года, исключения составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон; дела фильмов, рукописей, истории болезней и др.; - дело не должно содержать более 250 листов при толщине не более 4 см. Внутри дела документы могут быть расположены: - по хронологии и порядку регистрационных номеров: входящие (поступающие) документы - по датам поступления, исходящие (отправленные) - по датам отправки; - по алфавиту авторов или корреспондентов; - по процессу рассмотрения вопроса. Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся; приложения объемом свыше 250 листов выделяются в отдельный том, о чем в листе-заверителе дела в графе 1 делается отметка. Распорядительные документы группируются в дела по видам документов и хронологии с относящимися к ним приложениями: - правила, положения, инструкции, регламенты, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и включаются в дело вместе с указанными документами; если они утверждены как самостоятельные документы, их формируют в отдельные дела; - приказы по основной деятельности включаются в дела отдельно от приказов по личному составу и приказов по административно-хозяйственным вопросам; - приказы по личному составу включаются в дела в соответствии со сроками их хранения (приказы по личному составу со сроками хранения 75 лет ЭПК или 50 лет ЭПК помещаются в дела отдельно от документов по личному составу со сроком хранения 5 лет). Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон управления персоналом (прием на работу, перемещение, увольнение, командировки, премирование и др.), группировать в отдельные дела; - поручения вышестоящих организаций и документы по их выполнению группируются в дела по датам поручений; - утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы включаются в дела отдельно от их проектов; - документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления; - документы по заработной плате работников (лицевые счета, карточки-справки) группируются в самостоятельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий работников в пределах календарного года; - обращения граждан (предложения, заявления, жалобы) и документы по их рассмотрению, по вопросам творческого характера, а также содержащие сведения о серьезных недостатках и злоупотреблениях, коррупции помещаются в дела отдельно от обращений граждан по личным вопросам и вопросам оперативного характера; обращения граждан и документы по их рассмотрению помещаются в дело в алфавитном порядке (по фамилиям заявителей) или в хронологическом порядке (по датам обращений); - переписка систематизируется в деле в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом по дате ответа, инициативные письма - по дате регистрации. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. В ходе отбора документов для передачи в архив организации дублетные экземпляры, черновики, незаверенные копии документов и документы с временными сроками хранения изымаются из дел, проводится оформление дел, сведения о делах включаются в описи дел структурного подразделения и после чего дела передаются в архив организации. Документы, не подлежащие хранению, выделяются к уничтожению. Дела с отметкой "ЭПК" подлежат полистному просмотру в целях определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Выделенные из дел с отметкой "ЭПК" документы, подлежащие передаче на постоянное хранение, присоединяются к соответствующим делам постоянного срока хранения или оформляются в самостоятельные дела, включаются в опись дел структурного подразделения, и передаются в архив организации. Остальные документы дел с отметкой ЭПК, не подлежащие хранению, выделяются к уничтожению. При включении их в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, отметка ЭПК в графе "Срок хранения" не указывается. Графическое изображение процесса 1.1.2 "Отбор документов для передачи в архив организации и для выделения к уничтожению" представлено на схеме 03 приложения N 4. 1.2. Оформление дел Дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, законченные делопроизводством, должны быть подготовлены к передаче в архив организации (п. 4.19 Правил). Для подготовки к передаче в архив дела подлежат оформлению и описанию в соответствии с требованиями Правил (п. 4.19.). Оформление дел для передачи в архив организации осуществляется в делопроизводстве сотрудниками службы делопроизводства или ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях. Полное оформление дела на бумажном носителе предусматривает выполнение следующих действий: - подшивку или переплет документов дела; - нумерацию листов дела; - составление листа-заверителя дела (приложение N 8 Правил); - составление внутренней описи документов дела (приложение N 27 Правил); - оформление обложки дела (приложение N 28 Правил). При подшивке (переплете) дела выполняются следующие действия: - металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются; - в начале дела, при необходимости, подшиваются листы внутренней описи документов дела, в конце каждого дела подшивается лист-заверитель дела; документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них (п. 4.21. Правил). При наличии в деле отдельных особо ценных документов, а также невостребованных документов (трудовых книжек, дипломов и др.), эти документы вкладываются в конверт, который затем подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов они могут изыматься из дел и формироваться в отдельное дело. Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно-исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках). При подготовке к передаче в архив электронных документов каждое электронное дело записывается на два физически обособленных материальных носителя. Записи электронных дел на физически обособленных носителях должны быть абсолютно идентичными. На каждый электронный носитель оформляется вкладыш, на котором должно быть указано: индекс дела, заголовок дела по номенклатуре дел, крайние даты документов электронного дела, объем дела в Мб. Вкладыш помещается в футляр единицы хранения. Для обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов в деле, все листы дела, кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются в соответствии с требованиями п. 4.22 Правил. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. Если в нумерации листов дела допущено большое количество ошибок проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой, и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле. Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации и физического состояния составляется лист-заверитель дела (п. 4.23. Правил). Лист-заверитель составляется по установленной форме (приложение N 8 Правил). В листе-заверителе дела указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, в том числе литерные номера листов и пропущенные номера листов (при наличии), через знак "+" (плюс) указывается количество листов внутренней описи. В графах 1 и 2 листа-заверителя дела оговариваются особенности физического состояния и формирования дела: - номера листов с наклеенными фотографиями, документами, вырезками из газет; - номера крупноформатных листов; - номера конвертов с вложениями и количество вложений. Лист-заверитель дела подписывается его составителем с указанием должности, расшифровки подписи, даты составления. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов и др.) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт в графе 1. Для документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, индивидуальный учет которых вызван спецификой документов (особо ценные, личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, дела на авторские свидетельства и патентные изобретения, отчеты о НИР и др.), составляется внутренняя опись документов дела (п. 4.30. Правил). Внутреннюю опись рекомендуется также составлять в делах постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов. Необходимость составления внутренней описи документов дела определяется инструкцией по делопроизводству организации с учетом положений Правил и данных Методических рекомендаций. Внутренняя опись составляется на отдельном листе (листах) по установленной форме (приложение N 27 Правил), в которой указывается порядковый номер записи, регистрационный индекс документа, дата документа, заголовок, номера листов документа в деле и примечание. К внутренней описи дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления описи. При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями и др.) эти изменения отражаются в графе "Примечание" со ссылками на соответствующие акты, при необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и лист-заверитель дела. Обложка дела постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу оформляется по установленной форме (приложение N 28 Правил). Для обеспечения долговременной сохранности сведений, находящихся на обложке дела, рекомендуется оформлять обложку от руки чернилами. На обложке дела указывается: - наименование государственного (муниципального) архива (принимающего документы на постоянное хранение); - полное официальное наименование вышестоящей организации при ее наличии (указывается над наименованием организации - источника комплектования в именительном падеже); - полное официальное наименование организации - источника комплектования (указывается в именительном падеже); - сокращенное наименование организации - источника комплектования, при его наличии (указывается в скобках после полного наименования); - наименование структурного подразделения. Если наименование организации в течение периода, охватываемого документами дела, изменилось или дело было передано в другую организацию, на обложке дела под прежним наименованием указывается новое наименование данной организации или организации-правопреемника (прежнее название заключается в скобки) (п. 4.24. Правил). Индекс дела, номер тома (части) переносится на обложку из номенклатуры дел. Заголовок дела переносится на обложку дела из номенклатуры дел организации. Заголовок должен соответствовать содержанию документов в деле. При необходимости в заголовок могут быть внесены уточнения. В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела, а при необходимости - заголовок каждого тома (части), например: Перспективный план социально-экономического развития Московской области до 2017 года. Том. 1. Промышленность. Перспективный план социально-экономического развития Московской области до 2017 года. Том 2. Сельское хозяйство. В конце заголовков дел, содержащих копии документов, проставляется отметка "Копии". Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается (п. 4.26 Правил). В необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения и уточнения (проставляются номера приказов, протоколов и др.), например: Приказы N N 1 - 188 общества по основной деятельности. При заполнении строки "Крайние даты" на обложке дела указываются даты (год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Если в дело включены документы, дата которых выходит за рамки крайних дат документов дела, под строкой "Крайние даты" делается запись: "В деле имеются документы за... год(ы)". При составлении описей дел данная запись может указываться в графе Примечание. Дата дела может не указываться на обложках дел, содержащих годовые планы и отчеты и другие документы, в заголовках которых отражаются даты или период, к которому относятся документы дела. Датами дел, содержащих распорядительную, творческую и иную документацию (доклады, письма, стенограммы), для которой точная датировка имеет важное значение, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются даты (число, месяц, год) регистрации (составления, поступления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Если делом является журнал, то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале. Датой дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты первого и последнего протокола, составляющих дело, или даты утверждения (если протоколы утверждаются). Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. При обозначении дат дела сначала указывается число, затем месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца - словом, например: 9 мая 1998 года. Если дата документа или отдельные ее элементы определяются приблизительно, на основании анализа содержания документа, то дата или отдельные ее элементы, не абсолютно достоверные, заключаются в квадратные скобки. Дата или отдельные ее элементы, не абсолютно достоверные, сопровождаются вопросительным знаком, например: [не ранее 2014 г.]; [не ранее апреля - не позднее мая 2013 г.]; [не ранее 24] июня 2015 г.; 17 [января] 2006 г.; 19 августа [2005 г.]; [25 сентября 2004 г.?]. Количество листов в деле проставляется на основании листа-заверителя дела. Срок хранения дела переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел организации после сверки его по типовому (ведомственному) перечню документов с указанием сроков их хранения. На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно". Архивный шифр на обложке дела проставляется в левом нижнем углу чернилами после включения дел в годовые разделы описей дел и после утверждения/согласования годовых разделов сводных описей дел ЭПК соответствующего архивного учреждения и утверждения руководителем организации (до этого архивный шифр проставляется карандашом) (п. 4.27. Правил). 1.3. Организация розыска недостающих дел В случае отсутствия дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, числящихся по номенклатуре дел организации, сотрудниками службы делопроизводства (ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях) принимаются меры по их розыску. Обнаруженные дела включаются в опись дел структурного подразделения. Если розыск дел не дал результатов, то на необнаруженные дела составляется акт об утрате документов (п. 4.32. Правил). Акт об утрате документов в делопроизводстве составляется по форме акта об утрате документов в архиве организации (приложение N 6 Правил). При составлении акта в делопроизводстве графы 2, 3, а также информация о названии и номере фонда, запись о внесении изменений в учетные документы не заполняются. Для составления акта об утрате дел в делопроизводстве должны быть предусмотрены графы: индекс дела по номенклатуре дел, заголовок дела, крайние даты, предполагаемые причины утраты документов. Акт подписывается руководителем структурного подразделения и передается вместе с описью дел структурного подразделения в архив организации. Графическое изображение процесса 1.3. "Организация розыска недостающих дел" представлено на схеме 04 приложения N 4. |