Методические рекомендации по применению Правил организации х. Методические рекомендации по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах,

• Название: Методические рекомендации по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах,
• Дата: 23.02.2023
• Размер: 3.22 Mb.
• Имя файла: Методические рекомендации по применению Правил организации х.rtf
• Тип: Методические рекомендации; #951541
• страница: 12 из 12

СОСТАВ СПРАВОЧНОГО АППАРАТА ОПИСИ ДЕЛ
┌─────────────────┐

┌─>│ Титульный лист │

│ └─────────────────┘

│ ┌─────────────────┐

┌─────────────────────────┐ ├─>│ Оглавление │<─┐

│ Описи дел │ │ └─────────────────┘ │

│(в том числе электронных)├─┤ ┌─────────────────┐ │ ┌───────────────────┐

│ постоянного хранения │ │ │ │ │ │Описи дел временных│

└─────────────────────────┘ ├─>│ Предисловие │ ├─┤ (свыше 10 лет) │

│ │ │ │ │ сроков хранения │

│ └─────────────────┘ │ └───────────────────┘

┌────────────────────────┐ │ ┌─────────────────┐ │

│ Описи дел по личному │ ├─>│Список сокращений│<─┘

│ составу ├──┤ └─────────────────┘

│ │ │ ┌─────────────────┐

└────────────────────────┘ └─>│Указатели к описи│

└─────────────────┘
Приложение N 11

к п. 4
ФОРМА ТИТУЛЬНОГО ЛИСТА ОПИСИ ДЕЛ
___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

(Наименование государственного (муниципального) архива)
___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

(Название фонда)
Фонд N _____
Опись N ____
___________________________________________________________________________

(Название описи)
Крайние даты единиц хранения ______________
Приложение N 12

к п. 5.1
ОБРАЗЕЦ БЛАНКА ЗАПРОСА ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ
ЗАПРОС (обращение)
Информация о персональных данных

хранится и обрабатывается с соблюдением российского

законодательства о персональных данных.

Заполняя данную форму, Вы даете согласие

на обработку персональных данных.

Наименование юридического лица - автора запроса/ФИО гражданина
Адрес для получения ответа (почтовый, электронный)
Запрашиваемые сведения (указать информацию наиболее полно - о чем? в течение какого периода?)
Форма получения информации (нужно подчеркнуть)	-	информационное письмо,
	-	архивная справка,
	-	архивная выписка,
	-	архивная копия,
	-	тематический перечень,
	-	тематический обзор документов
Данные документа, удостоверяющего личность (подтверждающего полномочия представлять интересы другого лица)
Дополнительно:

		Подпись
_______________________ 20__ г.		____________________________________
(Дата)		(подпись пользователя)

Приложение N 13

к п. 5.1
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ АРХИВНОЙ СПРАВКИ

Наименование организации Справочные данные об организации (почтовый адрес, телефон, телефон/факс) Петрову Б.И. ул. Жуковского, 105/2, кв. 5, г. Новосибирск, 630082 АРХИВНАЯ СПРАВКА 31.06.2013 N 04-5/173 На N 310 от 25.06.2013 Москва В документах архивного фонда Всероссийского объединения хлебопродуктов "Росхлебопродукт" в ведомостях на выдачу заработной платы рабочим и служащим за апрель - декабрь 1962 г., значится Петров Борис Иванович в должности инженера. Основание: Ф. 50, Оп. 2, Д. 3, Л. 105 - 106. Наименование должности руководителя организации (или иного уполномоченного им лица) Подпись Расшифровка подписи Печать организации Отметка об исполнении

Приложение N 14

к п. 5.1.
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ АРХИВНОЙ ВЫПИСКИ

Наименование организации Справочные данные об организации (почтовый адрес, телефон, телефон/факс) Петрову Б.И. ул. Жуковского, 105/2, кв. 5, г. Новосибирск, 630082 АРХИВНАЯ ВЫПИСКА из протокола заседания общего собрания Всероссийского объединения хлебопродуктов от 25 декабря 1990 г. N 3 "СЛУШАЛИ: Об оказании гуманитарной помощи воспитанникам детских домов г. Москвы РЕШИЛИ: ...3) Выделить 10 т хлеба на безвозмездной основе в целях удовлетворения потребностей детского дома N ... г. Москвы...". Номер детского дома указан в тексте неразборчиво. Основание: Ф. 2, Оп. 3, Д. 1, Л. 45 - 46. Наименование должности руководителя организации (или иного уполномоченного им лица) Подпись Расшифровка подписи Печать организации Отметка об исполнении

Приложение N 15

к п. 5.3
ФОРМА КАРТОЧКИ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ ЧИТАЛЬНОГО ЗАЛА
______________________________

(наименование организации)
КАРТОЧКА ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ
1. Фамилия, имя, отчество _________________________________________________

2. Дата рождения __________________________________________________________

3. Гражданство ____________________________________________________________

4. Место работы (учебы) и должность _______________________________________

(полное название учреждения, его

почтовый и электронный адрес, телефон)

5. Образование, ученая степень, звание ____________________________________

6. Основание для проведения исследований __________________________________

(направление организации

или по личному заявлению)

7. Название темы, хронологические рамки ___________________________________

8. Цель работы ____________________________________________________________

9. Адрес регистрации по месту пребывания, номер телефона __________________

10. Адрес регистрации по месту жительства, номер телефона _________________

11. Номер мобильного телефона, электронный адрес __________________________

12. Серия и номер паспорта, кем и когда выдан _____________________________
Обязательство-соглашение.
Я, ____________________________________________________________________

(фамилия, имя, отчество)

ознакомлен с действующим Порядком использования архивных документов

в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации

и обязуюсь его выполнять.
Согласен с автоматизированной обработкой и хранением данных, указанных

в анкете.
Обязуюсь соблюдать режим конфиденциальности в отношении ставшей мне

известной информации, использование и распространение которой

ограничено законодательством Российской Федерации.
"__" __________ 20__ г.
_______________________

подпись
____________________________ _______________ _____________________

должность, сотрудника архива подпись расшифровка подписи
"__" __________ 20__ г.
Приложение N 16

к п. 6.3.
ОБРАЗЕЦ ФОРМЫ АКТА

ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ И МАТЕРИАЛЬНЫХ

ЦЕННОСТЕЙ АРХИВА ПРИ СМЕНЕ РУКОВОДИТЕЛЯ АРХИВА
Наименование организации УТВЕРЖДАЮ
АКТ Наименование должности

руководителя организации

__________ N ____________ Подпись Расшифровка

подписи

_________________________ Дата

(место составления)
приема-передачи при смене

руководителя архива
В соответствии с приказом от _____________________ N __________________

_______________________________ передал(а) ________________________________

(фамилия, инициалы передающего) (фамилия, инициалы принимающего)

принял в присутствии комиссии, образованной на основании данного приказа, в

составе председателя _____________________ и членов _______________________

(фамилия, инициалы) (фамилии, инициалы)

___________________________________________________________________________

документы архива за ____ годы и справочный аппарат к ним.

N п/п	N фонда	Название и N описи	Кол-во экземпляров описи	Кол-во принятых единиц хранения на бумажном носителе	Кол-во принятых единиц хранения электронных документов	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

ИТОГО принято ________________________________________________________ дел,

(цифрами и прописью)

в том числе _______________________________________________ ед. хранения на

(цифрами и прописью)

бумажном носителе, ___________________________________________ ед. хранения

(цифрами и прописью)

электронных документов, ____________________________________________ описей

(цифрами и прописью)

в __________________________ экземплярах.

(цифрами и прописью)
Состояние документов и описей: ________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

(общая характеристика состояния)
Одновременно передаются _______________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

(виды НСА и его объемы, состояние)
Состояние помещения архива: ___________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

(общая характеристика состояния)
Наличие и состояние оборудования и инвентаря: _________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

(общая характеристика состояния)
Передал Подпись Расшифровка подписи
Принял Подпись Расшифровка подписи
Председатель комиссии Подпись Расшифровка подписи
Члены комиссии: Подпись Расшифровка подписи