|
|
Методические рекомендации по применению Правил организации х. Методические рекомендации по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах,
ПРОЦЕССОВ, ОБЕСПЕЧИВАЮЩИХ КОМПЛЕКТОВАНИЕ, ХРАНЕНИЕ, УЧЕТ
И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВЕ ОРГАНИЗАЦИИ
1. Комплектование архива организации документами
1.1. Проведение экспертизы ценности документов в делопроизводстве
1.1.1. Составление, согласование, утверждение номенклатуры дел организации
1.1.1.1. Разработка классификационной схемы номенклатуры дел организации
1.1.1.2. Выявление состава документов для составления номенклатуры дел
1.1.1.3. Составление заголовков (наименований) дел
1.1.1.4. Систематизация заголовков внутри раздела номенклатуры дел
1.1.1.5. Индексация дел
1.1.1.6. Определение сроков хранения дел
1.1.1.7. Составление итоговой записи номенклатуры дел
1.1.2. Отбор документов для передачи в архив организации и для выделения к уничтожению
1.2. Оформление дел
1.3. Организация розыска недостающих дел
1.4. Передача дел в архив организации
|
2. Хранение документов в архиве организации
2.1. Организация хранения документов в архиве организации
2.1.1. Систематизация дел в архиве организации
2.1.2. Предоставление помещения для архива организации
2.1.2.1. Определение площади и выбор помещений архива
2.1.2.2. Оснащение архивохранилищ специальным оборудованием
2.1.3. Обеспечение нормативных условий хранения документов
2.1.3.1. Соблюдение противопожарного режима
2.1.3.2. Соблюдение охранного режима
2.1.3.3. Соблюдение нормативного светового режима
2.1.3.4. Соблюдение нормативного температурно-влажностного режима
2.1.3.5. Соблюдение нормативного санитарно-гигиенического режима
2.2. Обеспечение сохранности документов
2.2.1. Рациональное размещение документов в архивохранилище
2.2.2. Топографирование
2.2.3. Контроль за движением документов и их состоянием
2.2.3.1. Проверка наличия и состояния документов
2.2.3.2. Порядок выдачи дел из архивохранилища
2.2.3.3. Установление порядка действий в чрезвычайных ситуациях
|
3. Учет документов в архиве организации
3.1. Учет поступления дел
3.2. Учет количества и состава дел
3.3. Учет количества и состава описей дел
3.4. Учет количества и состава фондов
3.5. Учет изменений в количестве и составе фонда
3.6. Учет выбытия дел
3.7. Ведение дела фонда
3.8. Учет использования документов
|
4. Создание и ведение научно-справочного аппарата архива организации
|
5. Использование архивных документов
5.1. Исполнение запросов пользователей, в т.ч. запросов социально-правового характера
5.2. Информационное обеспечение работников организации
5.3. Выдача документов во временное пользование (в т.ч. для работы в читальном зале архива)
|
6. Передача дел из архива организации
6.1. Передача дел на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив
6.1.1. Подготовка дел, документов к передаче в государственный (муниципальный) архив
6.1.2. Порядок передачи дел на хранение в государственный (муниципальный) архив
6.2. Передача дел при реорганизации, ликвидации организации
6.3. Передача дел при смене руководителя архива организации (лица, ответственного за архив)
|
7. Выделение документов с истекшими сроками хранения к уничтожению
|
Приложение N 2
СЕТЬ ПРОЦЕССОВ АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ
Приложение N 3
ОПИСАНИЕ ЗНАЧЕНИЯ СИМВОЛОВ В ГРАФИЧЕСКОМ ОПИСАНИИ ПРОЦЕССА
Графический символ
Описание
Событие - факт свершения чего-либо, при этом событие не имеет продолжительности во времени (или время не имеет значения). Событие вызывает совершение функции или является результатом совершения функции.
Пример события: экспертизой ценности выявлены документы с истекшими сроками хранения.
Функция - процесс, действие или набор действий, выполняемых для получения заданного результата.
Пример функции: уничтожение документов с истекшими сроками хранения. Это действие, продолжающееся во времени и предполагающее получение результата - документально подтвержденного факта уничтожения документов.
Организационная единица (должность, подразделение, роль, внешний субъект) - исполнитель, владелец или участник функции.
Пример: субъектом, ответственным за исполнение функции уничтожения документов в делопроизводстве, будет являться служба ДОУ.
Информационный поток, сопровождающий исполнение функции.
Пример: служба делопроизводства при исполнении действий по уничтожению документов будет действовать на основании заранее определенных источников информации по этому вопросу, например, типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков хранения.
Отображение связи в последовательности событие - функция - событие. Элементы схемы располагаются сверху вниз последовательно в порядке выполнения и соединяются стрелкой.
Пример: событие "Отбор документов на хранение выявил документы с истекшими сроками хранения" инициирует функцию "Уничтожение документов", результатом которой будет событие "Документы уничтожены".
Логический оператор "И" - используется для ветвления/слияния функций и событий.
Варианты использования оператора "И"
Событие произойдет при условии обязательного завершения одновременно нескольких функций.
Итогом исполнения функции станут одновременно несколько событий.
Пример: итогом функции "Подготовка документа к выдаче из архивохранилища" будут два события: "Выдача" (событие 1) и "Регистрация выдачи в соответствующих учетных документах (Событие 2).
Исполнение функции начнется только в том случае, если произойдут одновременно несколько событий.
Событие инициирует начало исполнения нескольких функций.
Логический оператор "ИЛИ" - используется для ветвления/слияния функций и для слияния событий
Варианты использования оператора "ИЛИ"
Событие может произойти в результате исполнения одной из функций или нескольких функций одновременно.
Результатом исполнения функции может стать одно из событий или несколько событий одновременно.
Одно из событий или несколько событий одновременно инициируют исполнение функции.
Логический оператор "исключающее ИЛИ" - используется для ветвления/слияния функций и для слияния событий.
Варианты использования оператора "исключающее ИЛИ"
Событие произойдет в результате исполнения только одной из функций.
Результатом функции может стать только одно из событий.
Пример: итогом обработки запроса пользователя архива (Функция) может стать либо выдача дела пользователю (Событие 1), либо отказ в выдаче (Событие 2).
Связь схемы с другими процессами/подпроцессами (отображение входов и выходов процесса/подпроцесса).
Документ, с которым производится действие или который инициирует это действие.
Документ, который создается в итоге действия.
Комментарий к блоку.
|
Приложение N 4
ГРАФИЧЕСКИЕ ОПИСАНИЯ
ПРОЦЕССОВ ХРАНЕНИЯ, КОМПЛЕКТОВАНИЯ, УЧЕТА И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ
ДОКУМЕНТОВ В АРХИВЕ ОРГАНИЗАЦИИ
N схемы
01
Наименование процесса
1. Комплектование архива организации документами
|
Вход
|
Текущее хранение документов в делопроизводстве
|
Выходы
|
2. Хранение документов в архиве организации
3. Учет состава и количества единиц хранения
7. Выделение документов с истекшими сроками хранения к уничтожению
|
Примечания
|
<*> Из процесса 1.1.2 возможен выход на процесс 1.3. СП - структурное подразделение
|
N схемы
02
Наименование процесса
1.1.1. Составление, согласование, утверждение номенклатуры дел организации
|
Вход
|
Текущее хранение документов в делопроизводстве
|
Выходы
|
1.1.2. Отбор документов для хранения или уничтожения
|
Примечания
|
<*> Выполняется сотрудниками структурного подразделения (при структурной классификационной схеме) по форме приложения N 26 или приложения N 25 Правил сотрудниками, ответственными за функцию (при функциональной или производственно-отраслевой классификационной схеме).
<**> Если организация является источником комплектования государственного (муниципального) архива
|
N схемы
03
Наименование процесса
1.1.2. Отбор документов для передачи в архив организации и для выделения к уничтожению
|
Вход
|
Текущее хранение документов в делопроизводстве
|
Выходы
|
1.4. Передача дел на хранение в архив организации
7. Уничтожение дел
Хранение документов с временными сроками хранения в СП
|
N схемы
04
Наименование процесса
1.3. Организация розыска недостающих дел
|
Вход
|
1.1.2. Отбор документов постоянного и временного для передачи в архив организации и для выделения к уничтожению
|
Выходы
|
1.1.2. Отбор документов для хранения или уничтожения
1.4. Передача дел на хранение в архив организации
|
Примечания
|
<*> На каждое отсутствующее дело заводится карточка учета необнаруженного дела, которая ведется на протяжении всего розыска, затем уничтожается. Если дело не найдено, перед уничтожением на основе карточки составляется Акт об утрате документов (приложение N 6 Правил)
|
N схемы
05
Наименование процесса
1.4. Передача дел в архив организации
|
Вход
|
1.1.2. Отбор документов для передачи в архив организации и для выделения к уничтожению
|
Выходы
|
3.2. Учет количества и состава дел
2. Хранение документов в архиве организации
|
N схемы
06
Наименование процесса
2. Хранение документов в архиве организации
|
Вход
|
1.4. Передача дел в архив организации
|
Выходы
|
3.2. Учет количества и состава дел
3.3. Учет количества и состава описей дел
5. Использование архивных документов
|
N схемы
07
Наименование процесса
2.1.1. Систематизация дел, документов в архиве организации
|
Вход
|
1.4. Передача дел в архив организации
|
Выходы
|
3.3. Учет количества и состава описей дел
2.2.1. Рациональное размещение документов в архивохранилище
|
Примечания
|
<*> Варианты:
Включение в фонд организации
Создание нового фонда
Создание объединенного архивного фонда
Создание архивной коллекции
|
N схемы
08
Наименование процессов
2.1.2. Предоставление помещений для архива организации
|
Входы
|
1.4. Передача дел в архив организации
|
Выходы
|
2.2.1. Рациональное размещение документов
|
Примечания
|
<*> ПБ - пожарная безопасность
|
N схемы
09
Наименование процесса
2.1.3. Обеспечение нормативных условий хранения документов
|
Входы
|
2.1.2. Предоставление помещения для архива организации
|
Выходы
|
2.2. Обеспечение сохранности документов в архиве организации
|
Примечания
|
<*> Результаты проверки и каждое действие, предпринимаемое при обнаружении несоответствий нормативным режимам, фиксируются в соответствующих журналах
|
N схемы
10
Наименование процессов
2.2.1. Рациональное размещение документов в архивохранилище
2.2.2. Топографирование
|
Входы
|
2.1.1. Систематизация дел в архиве организации
2.1.3. Предоставление помещений для архива организации
|
Выходы
|
2.2.3. Контроль за движением документов и их состоянием
|
N схемы
11
Наименование процесса
Варианты начала проверки наличия и состояния документов
|
Входы
|
2.2.1. Рациональное размещение документов в архивохранилище
|
Выходы
|
5. Использование архивных документов
|
Примечания
|
Во всех схемах создающиеся документы повторяются
|
N схемы
12
Наименование процесса
2.2.3.1. Проверка наличия и состояния документов
|
Входы
|
2.2.1. Рациональное размещение документов
|
Выходы
|
3.2. Учет количества и состава дел
3.5. Учет изменений в количестве и составе фонда
3.7. Ведение дела фонда
|
Примечания
|
<*> При этом создается карточка учета необнаруженных дел, которая ведется в теч. 1 года, затем уничтожается, а на ее основе составляется акт об утрате документов (приложение N 6 Правил)
<**> Составляется в случае, если документы не подлежат восстановлению
|
N схемы
13
Наименование процесса
Документирование утраты документов
|
Входы
|
|
Выходы
|
3.2. Учет количества и состава дел
3.5. Учет изменений в количестве и составе фонда
3.7. Ведение дела фонда
|
Примечания
|
<*> Если организация является источником комплектования и только в том случае, если не обнаружены дела постоянного хранения (см. примечание к приложению N 6 Правил)
|
N схемы
14
Наименование процесса
Организация розыска документов
|
Входы
|
1.1 Экспертиза ценности
2.2.3. Контроль за движением документов и их состоянием
6. Передача дел из архива организации
|
Выходы
|
3.2. Учет количества и состава дел
3.5. Учет изменений в количестве и составе фонда
3.7. Ведение дела фонда
|
N схемы
15
Наименование процесса
2.1.3.2. Порядок выдачи дел из архивохранилища
|
Входы
|
2.2.1. Рациональное размещение документов в архивохранилище
|
Выходы
|
5. Использование архивных документов
|
N схемы
16
Наименование процесса
Ведение основных учетных документов в архиве организации
|
Вход
|
1.4 Передача дел в архив организации
|
Выходы
|
3. Учет документов в архиве организации
|
N схемы
17
Наименование процесса
3.1. Учет поступления дел
|
Входы
|
Передача дел в архив организации из другой организации;
1.4. Передача дел в архив организации
2.1.3.1. Проверка наличия и состояния документов
|
Выходы
|
4. Создание и ведение НСА (составление описей на неописанные документы)
|
Примечания
|
|
N схемы
18
Наименование процесса
Составление годовых разделов описей дел
|
Входы
|
1.4. Передача дел в архив организации
|
Выходы
|
3.2. Учет количества и состава дел
|
Примечания
|
БН - на бумажном носителе
ЭД - в электронном виде
|
N схемы
18 продолжение
Наименование процесса
Составление годовых разделов описей дел
|
Входы
|
1.4. Передача дел в архив организации
|
Выходы
|
3.2. Учет количества и состава дел
|
Примечания
|
БН - на бумажном носителе, ЭД - в электронном виде
|
N схемы
19
Наименование процесса
3.2. Учет количества и состава дел
|
Входы
|
1.4. Передача дел в архив организации;
2.2.3.1. Проверка наличия и состояния документов;
4. Создание и ведение НСА (составление описей на неописанные документы);
5.1. Исполнение запросов пользователей (возврат личных документов);
6.1.2. Передача дел на хранение в государственный (муниципальный) архив.
|
Выходы
|
3.1. Учет поступления дел.
|
N схемы
20
Наименование процесса
3.3. Учет количества и состава описей дел
|
Входы
|
1.4. Передача дел в архив организации;
1.4. Передача дел в архив организации (поступление неописанных дел)
|
Выходы
|
|
Примечания
|
|
N схемы
21
Наименование процесса
3.4. Учет количества и состава фондов
|
Входы
|
1.4. Передача дел в архив организации;
Выбытие фонда при ликвидации, разделении организации, истечении срока хранения всех документов фонда.
|
Выходы
|
|
Примечания
|
<*> В случае поступления в архив второго и последующих фондов
|
N схемы
22
Наименование процесса
3.5. Учет изменений в количестве и составе фонда <*>
|
Входы
|
2.2.3.1. Проверка наличия и состояния документов;
1.4. Передача документов в архив (поступление неописанных документов);
5.1. Исполнение запросов пользователей (возврат личных документов);
6.1.2. Передача дел на хранение в государственный (муниципальный) архив.
|
Выходы
|
|
Примечания
|
<*> Учет поступления и выбытия дел, документов в пределах фонда см. на схемах 17, 19, 23.
|
N схемы
23
Наименование процесса
3.6. Учет выбытия дел
|
Входы
|
2.2.3.1. Проверка наличия и состояния документов;
5.1. Исполнение запросов пользователей (возврат личных документов);
6.1.2. Передача дел на хранение в государственный (муниципальный) архив
|
Выходы
|
3.2. Учет количества и состава единиц хранения
|
Примечания
|
|
N схемы
24
Наименование процесса
3.7. Ведение дела фонда
|
Входы
|
2.2.3.1. Проверка наличия и состояния документов;
4. Создание и ведение НСА
5.1. Исполнение запросов пользователей (возврат личных документов);
6.1.2. Передача дел на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив
|
Выходы
|
|
N схемы
25
Наименование процесса
3.8. Учет использования документов
|
Входы
|
5. Использование архивных документов.
|
Выходы
|
|
N схемы
26
Наименование процесса
5.1. Исполнение запросов пользователей, в т.ч. социально-правового характера
|
Вход
|
2.2.3.2. Порядок выдачи документов из архивохранилища
|
Выходы
|
3.8. Учет использования архивных документов
|
Примечания
|
<*> На усмотрение руководства, в локальном акте организации может быть утвержден бланк запроса, а также регламентирован порядок работы с запросами, в которых недостаточно сведений для ответа (например, если в запросе указаны сведения о пользователе, но не указана желаемая форма предоставления данных).
|
N схемы
27
Наименование процесса
Исполнение запросов на выдачу подлинных личных документов
|
Вход
|
2.2.3.2. Установление порядка выдачи дел из архивохранилища
|
Выходы
|
3.2. Учет количества и состава дел
3.5. Учет изменений в количестве и составе фонда
|
Примечания
|
|
N схемы
28
Наименование процесса
5.3. Выдача документов во временное пользование (в т.ч. для работы в читальном зале)
|
Вход
|
2. Хранение документов в архиве организации
|
Выходы
|
1.8. Учет использования архивных документов
|
N схемы
29
Наименование процесса
6.1. Передача дел на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив
|
Входы
|
2.2.1. Рациональное размещение документов
|
Выходы
|
3.2. Учет количества и состава дел
3.5. Учет изменений в количестве и составе фонда
3.6. Учет выбытия дел
3.7. Ведение дела фонда
7. Уничтожение документов с истекшими сроками хранения
|
N схемы
30
Наименование процесса
6.1.2. Порядок передачи дел на хранение в государственный (муниципальный) архив
|
Входы
|
|
Выходы
|
3.2. Учет количества и состава дел
3.6. Учет выбытия дел
|
Примечания
|
<*> В каждом экземпляре годового раздела описи дел проставляется отметка о передаче дел, документов в гос. (муниц.) архив
<**> 1 экземпляр годового раздела описей дел, документов и 1 экземпляр Акта о приеме-передаче передаются в архив организации
|
N схемы
31
Наименование процесса
6.2. Передача дел при реорганизации, ликвидации организации
|
Входы
|
|
Выходы
|
7. Уничтожение документов с истекшими сроками хранения
|
Примечания
|
<*> При передаче организации-правопреемнику - прил. N 20, при передаче в гос. (муниц.) архив - прил. N 30.
|
N схемы
32
Наименование процесса
6.3. Передача дел при смене руководителя архива организации (лица, ответственного за архив)
|
Входы
|
|
Выходы
|
|
Примечания
|
<*> Учетные документы передаются перед передачей архивных документов.
|
N схемы
33
Наименование процесса
7. Уничтожение документов с истекшими сроками хранения
|
Входы
|
Для уничтожения в делопроизводстве - 1.1. Проведение экспертизы ценности документов в делопроизводстве
Для уничтожения в архиве организации - Определение состава дел, подлежащих передаче в государственный (муниципальный) архив
|
Выходы
|
3.2. Учет количества и состава дел
3.6. Учет выбытия дел
3.7. Ведение дела фонда
|
Примечания
|
<*> Рассматривается на заседании ЭК (ЦЭК) одновременно с годовыми разделами описей дел постоянного срока хранения и по личному составу за этот же год (п. 4.11. Правил).
<**> После утверждения и согласования ЭПК федерального архива или органа управления, уполномоченного в сфере архивного дела годовых разделов описей дел постоянного срока хранения и по личному составу.
<***> При заполнении в делопроизводстве имеет ряд особенностей, см. Методические рекомендации раздел 7
|
Приложение N 5
к п. 3.2
СООТВЕТСТВИЕ
|
|
|
Скачать 3.22 Mb.