Методические рекомендации по применению Правил организации х. Методические рекомендации по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах,
 Скачать 3.22 Mb.
|
Источник публикации Документ опубликован не был Примечание к документу Текст документа приведен в соответствии с публикацией на сайте http://archives.ru по состоянию на 19.07.2018. Название документа "Методические рекомендации по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях" ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ПРИМЕНЕНИЮ ПРАВИЛ ОРГАНИЗАЦИИ ХРАНЕНИЯ, КОМПЛЕКТОВАНИЯ, УЧЕТА И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ДРУГИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНАХ, ОРГАНАХ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ И ОРГАНИЗАЦИЯХ ВВЕДЕНИЕ Методические рекомендации по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (далее - Методические рекомендации) разработаны в соответствии с государственным контрактом от 30 ноября 2015 г. N 073 по заказу Федерального архивного агентства. Методические рекомендации разработаны в целях организации применения Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (далее - Правила), утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. N 526 (зарегистрированы в Минюсте России 7 сентября 2015 г., N 38830) и являются документом методического характера, раскрывающим механизм выполнения нормативных положений, установленных Правилами. Методические рекомендации призваны обеспечить работников архивов организаций необходимым инструментарием для осуществления деятельности по организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в архивах организации в соответствии с требованиями Правил. Методические рекомендации предназначены для применения органами государственной власти, органами местного самоуправления и организациями - источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации (далее - организации). Положения Методических рекомендаций могут использоваться также другими государственными и негосударственными организациями при организации хранения образующихся в их деятельности архивных документов. При подготовке Методических рекомендаций использован процессный подход, позволяющий рассматривать работу архива организации как комплекс последовательных и/или взаимосвязанных видов деятельности (процессов). Несмотря на универсальность требований, закрепленных нормами Правил, их практическая реализация в архивах конкретных организаций может существенно различаться. Эти различия определяются рядом факторов: масштаб деятельности организации, наличие у нее территориально-удаленных структурных подразделений, является ли организация источником комплектования государственного (муниципального) архива, состав и объемы хранимой документации и др. В случаях, обусловленных содержанием отдельных нормативных положений Правил, Методические рекомендации адресованы организациям, не являющимся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, что в тексте Методических рекомендаций оговаривается особо. Отдельные положения Методических рекомендаций раскрывают особенности хранения, комплектования, учета и использования электронных архивных документов, хранящихся в архиве на физически обособленных носителях. Методические рекомендации не содержат положений относительно технологии работы с электронными документами в архиве организации при применении иных способов хранения электронных документов. Методические рекомендации также не содержат положений об организации хранения аудиовизуальных документов в связи с отсутствие соответствующих норм в Правилах. По всему тексту Методических рекомендаций даются ссылки на соответствующие положения (пункты) Правил. Описание архивных работ в Методических рекомендациях основано на процессном подходе, позволяющем установить порядок выполнения работ по организации хранения, комплектования, учета и использования документов в архиве организации, требования к которым установлены Правилами. В результате реализации процессного подхода деятельность архива организации представлена как совокупность связанных между собой процессов (приложение N 1, приложение N 2). Номер процесса в реестре процессов (приложение N 1) сохраняется за ним при описании выполнения данного процесса в тексте Методических рекомендаций и соответствует номеру раздела Методических рекомендаций. В связи с тем, что в рамках процессного подхода важно было показать взаимосвязи процессов между собой начиная с поступления документов в архив организации и включения их в состав архивного фонда до организации использования документов в архиве и уничтожения документов с истекшими сроками хранения, порядок расположения разделов Методических рекомендаций отличается от структуры Правил (первым процессом в Методических рекомендациях является процесс "Комплектование архива организации документами"). Методология процессного подхода предполагает не только последовательное описание конкретных видов работ по организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в архиве организации, но и графическое представление отдельных процессов. Для графического представления процессов была использована система условных обозначений (нотация <1>) ARIS (акроним от англ. Architecture of Integrated Information Systems), значение символов которой представлено в приложении N 3. -------------------------------- <1> Нотация - набор знаков и правил, которые используются для графического описания, моделирования процессов. Термины и определения, используемые в Методических рекомендациях, соответствуют ГОСТ Р 7.0.8-2013 "СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения". 1. КОМПЛЕКТОВАНИЕ АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТАМИ Комплектование архива - это систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем. Целью комплектования архива организации является создание и формирование архивного фонда организации, который подлежит хранению в архиве организации (п. 2.3. Правил). В архив организации, в деятельности которой создаются документы Архивного фонда Российской Федерации, поступают документы постоянного срока хранения, документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшиеся в деятельности ее структурных подразделений, подведомственных организаций и физических лиц <2>. -------------------------------- <2> Для архивов организаций, хранящих фонды личного происхождения, работавших в них выдающихся деятелей науки, культуры, искусства и др. Правилами установлены сроки передачи в архив организации документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, документов по личному составу: не ранее, чем через год, и не позднее, чем через три года после завершения дел в делопроизводстве; для документов по личному составу государственных гражданских и муниципальных служащих, уволенных с государственной гражданской или муниципальной службы - через 10 лет со дня увольнения (п. 4.1. Правил). Комплектование архива документами является процессом, при правильном выполнении которого обеспечивается учет и хранение документов в архиве организации. Практически все составляющие его виды работ (процессы) начинаются в делопроизводстве структурных подразделений организации, однако требования к их выполнению и к получаемым результатам ("выходам" процесса комплектования), определяются архивом организации и обусловлены теми видами работ, которые выполняются непосредственно в архиве организации. По этой причине все работы в рамках процесса комплектования рекомендуется проводить под непосредственным методическим руководством архива. Процесс комплектования включает: - проведение экспертизы ценности документов в делопроизводстве; - оформление дел; - передачу дел в архив организации. Графическое изображение процесса 1. "Комплектование архива организации документами" представлено на схеме 01 приложения N 4. 1.1. Проведение экспертизы ценности документов в делопроизводстве Первым этапом, обеспечивающим выполнение процесса комплектования архива организации документами, является проведение экспертизы ценности документов в делопроизводстве (п. 4.3. Правил). Экспертиза ценности документов в делопроизводстве организации - это изучение документов на основании критериев их ценности с целью определения сроков хранения и отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации. Экспертиза ценности документов проводится в делопроизводстве при составлении номенклатуры дел организации (п. 4.10. Правил) и при подготовке дел к передаче в архив организации. По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел структурных подразделений: постоянного срока хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (приложения 21, 23, 24 Правил). Для проведения экспертизы ценности документов в организации создается экспертная комиссия (далее - ЭК) <3>. В организациях, имеющих сложную структуру и/или подведомственные организации, создаются центральные экспертные комиссии (далее - ЦЭК) (п. 4.7. Правил). -------------------------------- <3> Для проведения экспертизы ценности научно-технической и другой специальной документации в организации может быть создана ЭК, включающая соответствующих специалистов. Задачи и функции ЦЭК (ЭК) организации определяются положением о комиссии, которое разрабатывается на основе соответствующих примерных положений об ЭК и ЦЭК, утвержденных уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства. Основные задачи и функции ЦЭК (ЭК) организации закреплены в п. 4.9. Правил. В состав ЦЭК (ЭК) в обязательном порядке включается руководитель архива (лицо, ответственное за архив), специалисты кадровой и финансовой служб, а также наиболее квалифицированные специалисты, знающие специфику деятельности организации, в количестве не менее трех человек. Состав ЭК и ЦЭК и положения о комиссиях утверждаются приказом руководителя организации (п. 4.8. Правил). Положения, регламентирующие порядок проведения экспертизы ценности документов в организации, должны быть включены в инструкцию по делопроизводству организации. Экспертиза ценности документов проводится в структурных подразделениях организации ежегодно (п. 4.11 Правил) сотрудниками подразделений при методической помощи службы делопроизводства и архива организации. Результаты экспертизы ценности согласовываются с ЦЭК (ЭК) организации. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях организации проводится отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации; отбор документов с временными сроками хранения (до 10 лет включительно), подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; отбор документов, срок хранения которых истек, к уничтожению. Если в организации структурные подразделения отсутствуют, экспертиза ценности проводится ЭК организации. Экспертиза ценности электронных документов проводится в порядке, установленном для проведения экспертизы ценности документов на бумажном носителе. При проведении экспертизы ценности электронных документов дополнительно учитывается: - подлинность электронного документа, наличие электронной подписи и положительного результата ее проверки; - возможность воспроизведения и обработки информации электронных документов без использования оригинального программного обеспечения; - возможность обеспечения временного (свыше 10 лет) хранения, проведения технологических миграций электронных документов. 1.1.1. Составление, согласование, утверждение номенклатуры дел организации Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел является основой для формирования документального фонда организации (п. 2.2. Правил). Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел (п. 4.14., 4.15 Правил). Номенклатура дел используется для составления описей дел структурных подразделений постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу (п. 4.16 Правил), актов о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения. При принятии решения о передаче в архив организации документов со сроками хранения до 10 лет включительно номенклатура дел может быть использована в качестве документа, в соответствии с которым осуществляется передача данной категории дел в архив организации и учет дел в архиве (п. 4.2. Правил). Требования к составлению номенклатуры дел должны быть закреплены в инструкции по делопроизводству организации. Номенклатура дел организации может быть сводной и составляться из номенклатур дел структурных подразделений, коллегиальных, совещательных и иных органов (комиссий, комитетов, советов и др.) службой делопроизводства (п. 4.18 Правил). Номенклатура дел структурного подразделения составляется по установленной Правилами форме (приложение N 26 Правил) лицом, ответственным за ведение делопроизводства в подразделении, согласовывается с ЭК структурного подразделения (при наличии) и подписывается руководителем структурного подразделения, после чего представляется в службу делопроизводства организации для формирования сводной номенклатуры дел. Если структурные подразделения в организации отсутствуют, номенклатура дел составляется лицом, ответственным за делопроизводство в организации. В конце каждого раздела номенклатуры дел предусматривается несколько резервных (свободных) индексов дел (два-три) для включения в течение года в рабочий экземпляр номенклатуры дел заголовков дел, не предусмотренных при разработке и утверждении номенклатуры дел. Включение в разделы номенклатуры дел в течение года новых заголовков дел не требует ее повторного согласования и утверждения. Номенклатура дел составляется на календарный год, вводится в действие с 1-го января нового календарного года и подлежит ежегодной корректировке. Номенклатура дел организации (сводная номенклатура дел) составляется по установленной Правилами форме (приложение N 25 Правил), подписывается руководителем службы делопроизводства организации, визируется руководителем архива организации (лицом ответственным за архив), согласовывается ЦЭК (ЭК) организации и утверждается руководителем организации. Организации - источники комплектования государственных (муниципальных) архивов один раз в 5 лет <4> после согласования номенклатуры дел с ЦЭК (ЭК) организации представляют ее на согласование экспертно-проверочных комиссий федеральных государственных архивов, уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела (далее - ЭПК архивного учреждения) или государственных (муниципальных) архивов, согласно предоставленным им полномочиям (п. 4.18. Правил). На ЭПК архивного учреждения или в государственный (муниципальный) архив проект номенклатуры дел представляется в двух экземплярах на бумажном носителе (дополнительно один экземпляр номенклатуры дел может представляться в электронном виде). Один экземпляр проекта номенклатуры дел, согласованный ЭПК архивного учреждения или государственным (муниципальным) архивом, возвращается в организацию. -------------------------------- <4> В случае изменения функций и структуры организации номенклатура дел подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению. В случае если ранее номенклатура дел не представлялась на согласование ЭПК архивного учреждения, к ней должна быть составлена историческая справка организации. Согласованная с ЭПК архивного учреждения или государственным (муниципальным) архивом, согласно предоставленным ему полномочиям, номенклатура дел в конце каждого года уточняется, при необходимости корректируется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Если в течение года в организации создается новое структурное подразделение, ответственный за делопроизводство этого подразделения должен в течение месяца подготовить номенклатуру дел данного подразделения и передать ее в службу делопроизводства для последующего представления на утверждение и включения в состав сводной номенклатуры дел. Утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры дел службы делопроизводства. После утверждения номенклатуры дел изготавливается необходимое количество копий для использования в работе; служба делопроизводства организации направляет в структурные подразделения выписки соответствующих разделов номенклатуры дел. В электронном виде номенклатура дел организации может быть представлена на корпоративном внутреннем портале. Служба делопроизводства организации в течение года использует рабочий экземпляр номенклатуры дел (копия согласованного ЭПК и утвержденного руководителем организации экземпляра номенклатуры дел). Разработка номенклатуры дел в организации проводится в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или иного уполномоченного им лица и состоит из нескольких этапов: - разработка классификационной схемы номенклатуры дел организации; - выявление состава документов для составления номенклатуры дел; - составление заголовков (наименований) дел; - систематизация заголовков дел внутри раздела номенклатуры дел; - индексация дел; - определение сроков хранения дел. |
