Методические рекомендации по применению Правил организации х. Методические рекомендации по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах,
 Скачать 3.22 Mb.
|
|
2.2.3.2. Порядок выдачи дел из архивохранилища Порядок выдачи дел из архивохранилища устанавливается руководителем архива (лицом, ответственным за архив) и закрепляется в соответствующем локальном нормативном акте. Документы выдаются из архивохранилища на основании письменного разрешения руководителя архива организации (лица, ответственного за архив), руководителя структурного подразделения (п. 2.45 Правил). Дела из архивохранилища выдаются работником архивохранилища работнику читального зала, через которого осуществляются взаимодействие с пользователями. Архивы с небольшим объемом архивного фонда и штатом, включающим 1 - 2-х работников, обычно не имеют читального зала. В таком случае работник архива (лицо, ответственное за архив) выдает документы непосредственно пользователям. Документы выдаются из архивохранилища: - во временное пользование работникам структурных подразделений организации, в т.ч. через читальный зал архива; - судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам в соответствии с законодательством Российской Федерации; - во временное пользование сторонним организациям; - для проведения архивных работ с документами работникам архива организации (копирования, реставрации, переплета и др.). Требования к срокам выдачи документов из архивохранилища закреплены в п. 2.45. Правил. Выдача документов из хранилища регистрируется в книгах выдачи документов: - выдачи дел работникам организации; - выдачи дел в читальный зал; - выдачи дел во временное пользование другим организациям. Выдача дел во временное пользование в другие организации оформляется актом о выдаче дел во временное пользование (приложение N 10 Правил), который составляется в двух экземплярах, один их которых остается в архиве организации, другой выдается получателю. Акт подписывается руководителем организации, передающей дела, и руководителем организации-получателя: подписи заверяются печатями организаций. После возвращения дел в двух экземплярах акта делается соответствующая отметка: один экземпляр остается в организации-получателе, другой хранится в деле фонда в архиве организации, выдававшей дела. Направление на копирование, реставрацию, переплет оформляется заказом. Из архивохранилища выдаются только полностью оформленные (см. раздел 1.2. Методических рекомендаций) и внесенные в описи дела. На место выданного дела подкладывается карта-заместитель дела. При необходимости заверения копий электронных документов используется электронная подпись руководителя организации или уполномоченного им должностного лица. Верность копий электронных документов, изготовленных на бумажном носителе, свидетельствуется в установленном порядке (п. 2.47. Правил). В случае выдачи архивных документов во временное пользование по запросам органов государственной власти, органов местного самоуправления и организаций вынос из здания архива или здания организации архивных документов оформляется актом и разрешается только по специальным пропускам (п. 2.23. Правил). Документы из архивохранилища не выдаются в случаях: - наличия фонда пользования; - неудовлетворительного физического состояния документов (п. 2.48., 5.20 Правил); - ограничений на использование, установленных законодательством Российской Федерации; - отсутствия научного описания и технического оформления документов. Требования к порядку выполнения работ при выдаче документов из архивохранилища закреплены в п. 2.47. Правил. Графическое изображение процесса 2.2.3.2. "Порядок выдачи дел из архивохранилища" представлено на схеме 15 приложения N 4. 2.2.3.3. Установление порядка действий в чрезвычайных ситуациях В целях установления порядка работы по обеспечению сохранности архивных документов в чрезвычайных ситуациях, в организации разрабатываются планы соответствующих мероприятий и другие нормативные документы, с которыми должны быть ознакомлены работники архива организации (п. 2.49. Правил). 3. УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВЕ ОРГАНИЗАЦИИ Учет архивных документов - это определение количества и состава архивных документов в единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах для контроля за их наличием и состоянием. Единицами учета архивных документов являются: - архивный фонд; - единица хранения - дело, в том числе, электронное дело (п. 3.3. Правил). Учету подлежат все хранящиеся в архиве организации документы (п. 3.1. Правил). В соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (ст. 19, п. 1) учет документов Архивного фонда Российской Федерации в архиве организации является обязательным, его порядок должен соответствовать требованиям, установленным федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в сфере архивного дела. На основе учетных документов архив организации - источника комплектования государственного (муниципального) архива предоставляет в государственный (муниципальный) архив сведения об объеме и составе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов (п. 3.2 Правил). Для централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации в архиве организации - источнике комплектования государственного (муниципального) архива по установленной форме составляется паспорт архива организации (п. 3.12. Правил). Учет документов основывается на принципах: - централизации (учет и сохранность учетных документов осуществляется специально выделенным сотрудником (сотрудниками - при наличии нескольких хранилищ); - унификации (применение единых единиц учета); - преемственности (применение единых форм учета на всех стадиях работы, начиная со стадии делопроизводства); - динамичности (своевременное внесение данных в учетные документы); - системности (обеспечивается взаимосвязью и взаимодополняемостью учетных данных различных учетных документов); - полноты и достоверности (обеспечивается взаимопроверкой внесения одинаковых учетных данных в различные учетные документы). Учет как вид деятельности представляет собой ведение учетных документов в соответствии с требованиями, установленными Правилами. Архивом организации ведутся основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы (п. 3.5., 3.6. Правил), представляющие собой комплекс взаимосвязанных документов, содержащих сведения о количестве и составе архивных документов организации, а также об их изменении. Состав и формы основных учетных документов определены п. 3.6 Правил. Состав и формы вспомогательных учетных документов определяются архивом самостоятельно, это могут быть карточки и книги движения фондов, описей дел, документов, книги учета документов, переданных в другие архивы, книги учета фондов и документов, выделенных к уничтожению, книги повидового учета документов и др., в том числе самостоятельно разработанные учетные документы. Вспомогательные учетные документы могут вестись на бумажном носителе и/или в электронной форме. Учетные документы архива организации, кроме описей дел, документов являются внутренними документами архива и пользователям не выдаются (п. 3.14. Правил). Учетные документы хранятся в сейфах или металлических шкафах архивохранилища. Архив организации может также вести учет архивных документов с применением информационных технологий (п. 3.13. Правил). Для организации и ведения учета архивных документов в архиве организации могут разрабатываться локальные нормативные акты. Выделяется несколько процессов, при выполнении которых ведутся соответствующие учетные формы: - учет поступления дел - книга учета поступления и выбытия дел, документов (приложение N 11 Правил), лист фонда (приложение N 13 Правил); - учет количества и состава дел - описи (годовые разделы описей) дел, документов (приложения N 14 - 18 Правил); - учет количества и состава описей дел - реестр описей (приложение N 19 Правил); - учет количества и состава фондов - список фондов (приложение N 12 Правил); - учет изменений в количестве и составе документов фонда - лист фонда (приложение N 13 Правил); - учет выбытия дел - книга учета поступления и выбытия дел, документов (приложение N 11 Правил), лист фонда (приложение N 13 Правил); - ведение дела фонда; - учет использования документов. В графическом виде ведение основных учетных документов в архиве организации представлено на схеме 16 приложения N 4. 3.1. Учет поступления дел Учет поступления дел в архиве организации ведется: - по книге учета поступления и выбытия дел, документов; - по листу фонда. Основанием для внесения первичных данных о поступлении дел в книгу учета поступления и выбытия дел, документов являются (п. 3.15. Правил): - описи дел, документов структурных подразделений (приложения N 23, 24 Правил); - номенклатура дел организации - при отсутствии описей дел (приложение N 25 Правил); - акт об обнаружении документов (не относящихся к данному фонду, неучтенных) (приложение N 5 Правил); - акт приема-передачи архивных документов на хранение (приложение N 20 Правил). Основанием для внесения данных в лист фонда при первом поступлении дел фонда в архив организации являются: - годовой раздел описи дел (приложения N 14 - 18 Правил); - акт приема-передачи архивных документов на хранение (приложение N 20 Правил). Графическое изображение процесса 3.1. "Учет поступления дел" представлено на схеме 17 приложения N 4. В книге учета поступления и выбытия дел фиксируется факт каждого поступления (первичного и повторного) дела в архив организации (п. 3.7. Правил). Каждой записи присваивается порядковый номер в валовой последовательности в пределах отчетного года (графа 1). При этом каждое поступление получает один порядковый номер независимо от того, состоит ли оно из документов одного или нескольких фондов. При поступлении дел из нескольких фондов данные по каждому фонду записываются с новой строки за тем же порядковым номером. Датой поступления документов является дата фактической передачи дел в архив организации (графа 2). В графе 3 указывается наименование структурного подразделения, из которого переданы документы в архив организации. Если документы передаются из другой организации (в случае ее ликвидации или реорганизации), указывается полное наименование этой организации. Название и реквизиты документа (номер, дата), по которому в архив организации поступили документы, указываются полностью (графа 4). При первичном поступлении дел в архив номер фонда проставляется в книге учета поступления и выбытия дел, документов (графа 5) после присвоения ему номера по списку фондов (п. 3.8. Правил). При повторном поступлении в архив дел фонда, номер фонда проставляется в книге учета поступления и выбытия дел, документов по ранее присвоенному ему номеру в списке фондов. В графе 6 проставляют крайние даты дел, включенных в опись структурного подразделения или в опись, передаваемую организацией вместе с архивными документами по акту приема-передачи (приложение N 20 Правил). При поступлении неописанных документов, крайние даты которых не определены, эта графа не заполняется. В графе 7 указывается вид носителя (БН - бумажный носитель, ЭД - электронный носитель). В зависимости от сроков хранения документов при передаче документов в архив заполняется одна из граф: 8, 9 или 10, где отдельно фиксируется количество поступивших описанных дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу. При поступлении неописанных документов, их количество фиксируется в графе 14 (при этом графы 8 - 10 остаются незаполненными). Порядок заполнения графы 14 книги учета поступления и выбытия дел, документов соответствует порядку заполнения соответствующих граф раздела 1 "Учет неописанных документов" листа фонда (раздел 3.5. Методических рекомендаций). По завершении года в книге учета поступления и выбытия дел подводится суммарный итог поступивших дел и отдельно - по делам на различных носителях (бумажных, электронных, аудио, видео). Общая итоговая годовая запись по поступлению и выбытию дел заверяется подписью работника архива, ответственного за ведение учетных документов, подписью руководителя архива и датируется. Датой итоговой годовой записи является дата ее подписания руководителем архива (лицом, ответственным за архив). Если организация имеет сложную структуру, то записи о поступлении документов в книге учета поступления и выбытия дел, документов могут вестись по каждому структурному подразделению. На титульном листе книги учета поступления и выбытия дел, документов (приложение N 11 Правил) указываются: - полное официальное наименование организации; - название архива (если архив является структурным подразделением организации, то перед наименованием организации добавляется слово "архив"), например: Акционерное общество "Светосервис" ----------------------------------- Архив Акционерного общества "Светосервис" ----------------------------------------- Если архив не является структурным подразделением организации, то название может быть следующим: Государственная корпорация по атомной энергии "Росатом" ------------------------------------------------------- (Госкорпорация "Росатом") ------------------------- Частное учреждение "Центральный архив атомной отрасли ----------------------------------------------------- Государственной корпорации по атомной энергии "Росатом" ------------------------------------------------------- (ЧУ "Центратомархив") --------------------- Если функции архива в организации возложены на другое структурное подразделение (например, отдел документационного обеспечения управления) или конкретное должностное лицо (делопроизводителя, бухгалтера, специалиста по кадрам и т.п.), то графа "название архива" не заполняется. - название учетного документа (Книга учета поступления и выбытия дел, документов); - N тома книги учета поступления и выбытия дел, документов; - дата начала и дата окончания ведения книги учета поступления и выбытия дел, документов (дата окончания может быть проставлена лишь в случае ликвидации организации). Если книга учета поступления и выбытия дел, документов имеет тома, то каждый завершенный том должен иметь две крайние даты: начала и окончания ведения тома и книги. Пример заполнения книги учета и выбытия дел, документов приведен в приложении N 9. 3.2. Учет количества и состава дел Учет количества и состава дел осуществляется путем составления в архиве организации описей (годовых разделов описей) дел, документов (п. 3.10., 5.5., приложения N 14 - 18 Правил) на основе описей дел структурных подразделений (п. 4.31., приложения N 23, 24 Правил). Описи дел структурных подразделений хранятся в архиве организации в течение трех лет после утверждения ЭПК (ЭК) годового раздела описи. Описи дел, документов в архиве организации предназначены для поединичного и суммарного учета единиц хранения; закрепления порядка систематизации единиц хранения; учета изменений состава и объема архивных документов, включенных в опись дел. В архиве организации описи ведутся отдельно на дела постоянного хранения, по личному составу, временных (свыше 10 лет) сроков хранения (приложения N 14, 15, 16 Правил). Данные о документах за определенный год, поступившие в архив организации, составляют годовой раздел описи дел, документов. Годовые разделы описей электронных дел, документов составляются на электронные дела постоянного срока хранения и на электронные дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения (приложения N 17, 18 Правил) на основе описей электронных дел структурных подразделений (п. 4.34., приложение N 24 Правил). Первоочередной задачей архива организации является составление годовых разделов описей дел постоянного срока хранения, в том числе электронных, с целью обеспечения их сохранности и последующей передачи в государственный (муниципальный) архив. Составление годового раздела описи дел, документов включает в себя: оформление реквизитов заголовочной части и фиксацию учетных данных в описательной части описи. К реквизитам заголовочной части годового раздела описи дел относятся: - полное (и в скобках сокращенное) официальное наименование организации (если в опись включаются документы за период, когда организация имела иное название, в заголовочной части описи указывается наименование организации, составившей и утвердившей годовой раздел описи); - номер фонда (N 1 - для архива, хранящего один фонд; в архивах организаций, хранящих дела более чем одного фонда, номер фонда присваивается по списку фондов (п. 3.8. Правил, раздел 3.4. Методических рекомендаций); в архивах организаций - источников комплектования государственных и муниципальных архивов проставляется номер фонда, который присвоен ему государственным (муниципальным) архивом в момент первого утверждения (согласования) описей (годовых разделов описей) с ЭПК архивного учреждения); - номер описи дел, документов в соответствии с листом фонда (п. 3.10. Правил); - год, за который дела вносятся в раздел; - гриф утверждения руководителем организации. Названиями разделов в годовых разделах описей дел, документов могут выступать названия структурных подразделений организации (в случае переименования структурного подразделения используется последнее наименование в году), названия функциональных направлений деятельности организации, наименования авторов документов или иное, согласно принятой в архиве организации схеме систематизации (принципов систематизации) архивных документов (п. 2.9. - 2.11 Правил). Описательные статьи (описательная статья - заголовок дела с относящимися к нему сведениями) годовых разделов описей дел нумеруются в валовом порядке (графа 1), нумерация каждого последующего годового раздела будет начинаться с числа, следующего за тем, которым закончилась нумерация предыдущего раздела. Пропущенные при составлении годового раздела описи заголовки дел при их незначительном количестве включаются в соответствующий годовой раздел описи под литерными номерами в соответствии со схемой систематизации. Если количество изменений существенно, то годовой раздел пересоставляется или к нему составляется дополнительная опись. После утверждения (согласования) годовых разделов описей дел, документов, внесение в них изменений возможно только после принятия соответствующего решения ЭПК архивного учреждения. Заголовки дел, содержащих документы за несколько лет, включаются в годовой раздел описи дел в зависимости от вида документа либо по дате заведения (например, для таких документов, как программа развития, перспективный план на несколько лет и т.п.), либо по дате завершения (например, для переходящих дел). Закрепление за каждым делом в годовом разделе описи дел самостоятельного индивидуального порядкового номера, который является номером единицы хранения в архиве организации и включается в архивный шифр, обеспечивает поединичный учет единиц хранения в архиве организации. Содержание описательных статей описи дел, документов должно точно соответствовать сведениям, вынесенным на обложки дел (приложение N 5). Графа "Примечание" предназначена для отметок о выбытии дел, особенностях физического состояния дел и др. При внесении в годовой раздел описи подряд одинаковых заголовков дел все заголовки дела записываются полностью, не допускается применение формулировки "То же" (при автоматизированном ведении описи дел поиск по таким заголовкам невозможен). Суммарный учет единиц хранения достигается путем оформления итоговой записи к каждому годовому разделу описи дел, документов, в которой цифрами и прописью указывается: - фактическое количество единиц хранения, включенных в годовой раздел; - первый и последний номера единиц хранения; - особенности нумерации: литерные и пропущенные номера (для годовых разделов описей электронных дел указывается общий объем записей в Мб). Пример итоговой записи к годовому разделу описи дел: ┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ 25 (двадцать пять) │ │В данный раздел описи внесено ----------------------------------- дел, │ │ (цифрами и прописью) │ │ 19 43 │ │с N ----------------------- по N -----------------------, в том числе: │ │ 21а │ │литерные номера: ---------------------------------------------------- │ │ 39 │ │пропущенные номера: ------------------------------------------------- │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ Пример итоговой записи к годовому разделу описи электронных дел: ┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ 12 (двенадцать) │ │В данный раздел описи внесено ----------------------------------- дел, │ │ (цифрами и прописью) │ │ 24 (двадцать четыре) 35 (тридцать пять) │ │с N ----------------------- по N -----------------------, в том числе: │ │ (цифрами и прописью) (цифрами и прописью) │ │ 5 │ │объемом: -------------------------------------- Мб │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ Итоговую запись к годовому разделу описи дел подписывает составивший ее работник, ответственный за ведение учетных документов архива организации и руководитель архива (лицо, ответственное за архив). Если итоговую запись к годовому разделу описи дел составлял руководитель архива (лицо, ответственное за архив), то он подписывает итоговую запись два раза, как установлено формой учетного документа. Если опись дел, документов состоит из нескольких годовых разделов, томов, итоговая запись составляется к каждому годовому разделу, тому; кроме того, к каждому последующему годовому разделу, тому в нарастающем порядке составляется сводная итоговая запись (п. 3.10 Правил). В архив организации могут поступить или могут выбыть дела, относящиеся к уже составленному и оформленному годовому разделу описи дел. В этом случае после внесения записей о поступлении или выбытии дел составляется новая итоговая запись. В архивах организаций - источников комплектования государственных (муниципальных) архивов описи (годовые разделы описей) дел постоянного хранения составляются не менее чем в четырех экземплярах (3 - на бумажном носителе, 1 - в электронном виде) и подлежат согласованию ЦЭК (ЭК) организации. Согласованные с ЦЭК (ЭК) организации описи (годовые разделы описей) дел постоянного хранения передаются на рассмотрение ЭПК архивного учреждения для утверждения. После утверждения ЭПК архивного учреждения описей (годовых разделов описей) дел постоянного хранения они утверждаются руководителем организации. В государственный (муниципальный) архив передается два экземпляра описей (годовых разделов описей) дел постоянного хранения на бумажном носителе и один в электронной форме в качестве рабочего экземпляра (п. 5.5. Правил). Один экземпляр годового раздела описи дел постоянного хранения на бумажном носителе остается в архиве организации. После утверждения годовых разделов описей дел внесение в них изменений допускается только после принятия соответствующего решения ЭПК архивного учреждения. Описи (годовые разделы описей) дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения составляются не менее чем в двух экземплярах. Описи (годовые разделы описей) дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения подлежат согласованию ЦЭК (ЭК) организации, после чего утверждаются руководителем организации. Годовые разделы описи дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения в государственный (муниципальный) архив не передаются. Описи (годовые разделы описей) дел по личному составу составляются: - не менее чем в 4-х экземплярах (3 - на бумажном носителе, 1 - в электронной форме) - в архивах организаций - источников комплектования государственных и муниципальных архивов; - не менее чем в 3-х экземплярах - в архивах организаций, не являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов. Описи (годовые разделы описей) дел по личному составу также согласовываются ЦЭК (ЭК) организации, а затем передаются на согласование ЭПК архивного учреждения, после согласования ЭПК архивного учреждения утверждаются руководителем организации. В государственный (муниципальный) архив передается один экземпляр описи по личному составу на бумажном носителе и один в электронной форме в качестве рабочего экземпляра (п. 5.5. Правил). Описи (годовые разделы описей) дел, документов представляются на рассмотрение ЭПК архивного учреждения не позднее, чем через три года после завершения в делопроизводстве дел, включенных в раздел описи. Решение о том, в каком формате, на каком носителе и каким способом будет предоставлен рабочий экземпляр описи в электронной форме, принимается совместно передающей и принимающей стороной, с учетом характера предполагаемых работ с экземпляром. Графическое представление составления годовых разделов описей дел, документов представлено на схеме 18 приложения N 4. В учетные данные годовых разделов описей дел вносятся изменения в следующих случаях: - по результатам проверки наличия и состояния архивных документов (при обнаружении неучтенных дел, утраченных дел (п. 2.39. - 2.44. Правил); - по результатам проведения экспертизы ценности документов и выделения дел к уничтожению; - при передаче архивных документов на постоянное хранение; - при ликвидации организации и передаче документов правопреемнику или в государственный (муниципальный) архив. Все изменения в годовые разделы описей дел вносятся на основании соответствующих актов. В актах - основаниях для внесения изменений в учетные документы, проставляется отметка о внесении изменений в учетные документы. Также соответствующие изменения вносятся в итоговую запись к годовому разделу описи дел, документов. Графическое представление процесса 3.2. "Учет количества и состава дел" представлено на схеме 19 приложения N 4. Годовые разделы описей дел не переплетаются, не подшиваются, а хранятся в папках в архиве организации до завершения описи дел, документов. К первому годовому разделу описи дел составляется справочный аппарат (см. раздел 4 Методических рекомендаций, п. 5.5. Правил). Нумерация листов годовых разделов и НСА описи дел осуществляется при оформлении законченной описи дел. Совокупность годовых разделов описи дел составляет законченную опись. Законченная опись может содержать не более 9999 описательных статей. К законченной описи дел составляется сводная итоговая запись по аналогии и на основании сводных итоговых записей годовых разделов описи дел. Для обеспечения достоверности сверяют показатели сводной итоговой записи к описи дел с суммой показателей листа фонда в хронологических рамках, соответствующих годовым разделам описи дел (см. раздел 3.5. Методических рекомендаций). К законченной описи дел составляется лист-заверитель (приложение N 6), включающий в себя: - номер описи; - номер фонда; - сведения о количестве пронумерованных листов в описи дел (цифрами и прописью) с указанием, в том числе, литерных и пропущенных номеров; - подпись составителя и дату составления. Законченная опись дел заключается в твердую обложку и переплетается. Последующие годовые разделы описи формируют новую опись дел, которой по реестру описей присваивается следующий порядковый номер. 3.3. Учет количества и состава описей дел В целях учета описей дел в архиве организации ведется реестр описей (п. 3.11., приложение N 19 Правил). По реестру описей архив организации ведет поединичный и суммарный учет описей дел. Опись дел, состоящая из нескольких томов, учитывается в реестре описей как одна опись. При первом поступлении документов в архив организации и, соответственно, оформлении первых годовых разделов описей дел (приложения N 14 - 18 Правил), на основе разработанной схемы систематизации документов в архиве работник архива, ответственный за ведение учетных документов, начинает учет описей дел в реестре. Номера описям присваиваются в соответствии с листом фонда (п. 3.10 Правил). Как правило, первый порядковый номер присваивается описи дел постоянного хранения, второй - описи дел по личному составу, третий - описи дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения. При наличии в организации секретных дел, специфических, характерных только для этой организации дел, для их учета могут заводиться отдельные описи. При этом организациям - источникам комплектования следует принимать решение о заведении таких описей совместно с ЭПК архивного учреждения. Реестр описей состоит из титульного листа, описательной части и итоговой записи. На титульном листе реестра описей указывают наименование организации согласно учредительным документам на момент составления описи, а также проставляют дату начала ведения реестра описей. Дата окончания ведения реестра описей может быть проставлена лишь в случае ликвидации организации с последующей передачей архивного фонда организации на хранение в государственный (муниципальный) архив. Описательная часть реестра описей заполняется следующим образом: - графы 1, 2, 3, 4, 10 заполняются одновременно с началом оформления первых годовых разделов описей дел постоянного хранения, по личному составу и дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения. - графы 5, 6, 7, 8, 9 заполняются на основании соответствующих данных законченной описи дел. Ежегодно по состоянию на 1 января в реестре описей составляется итоговая запись о количестве описей дел, хранящихся в архиве организации, а также данные о поступивших и выбывших за год описях дел. Итоговая запись реестра описей заверяется подписями работника архива - составителя реестра и руководителя архива. Датой итоговой записи является дата ее подписания руководителем архива. Пример последовательного заполнения реестра описей приведен в приложении N 7. Графическое представление процесса 3.3. "Учет количества и состава описей дел" представлено на схеме 20 приложения N 4. 3.4. Учет количества фондов архива В архиве организации, хранящем документы более чем одного фонда, ведется учет количества фондов. Для этой цели ведется список фондов (п. 3.8., приложение N 12 Правил). Список фондов обеспечивает ведение суммарного и индивидуального учета количества фондов, находящихся на хранении в архиве и выбывших из архива. Сведения в список фондов вносятся при первом поступлении в архив организации документов второго архивного фонда. Основанием для внесения данных в список фондов являются документы, сопровождающие поступление или выбытие фонда. Список фондов состоит из титульного листа, описательной части и итоговой записи. На титульном листе списка фондов указывается: - наименование организации согласно учредительным документам на момент составления списка фондов; - N тома списка фондов (для архивов организаций, хранящих значительное количество архивных фондов); - дата начала ведения списка фондов (соответствует фактической дате его заведения в архиве организации); - дата окончания ведения списка фондов (соответствует дате ликвидации организации с последующей передачей ее документов организации-правопреемнику или в государственный (муниципальный) архив). В графе 1 "N фонда" списка фондов указывается порядковый номер фонда по списку фондов в хронологической последовательности их поступления (учетным номером архивного фонда организации - источника комплектования государственного (муниципального) архива, является учетный номер, присвоенный этому архивному фонду организации государственным (муниципальным) архивом). Объединенному архивному фонду, образованному из фондов, ранее учтенных самостоятельно, присваивается один из номеров фондов, включенных в состав объединенного архивного фонда. Если фонд содержит особо ценные документы, к его номеру добавляется индекс "ОЦ". Учетный номер, присвоенный фонду по списку фондов, сохраняется за ним во всех учетных документах архива, является уникальным и не может быть присвоен другому фонду. Изменение учетных номеров фондов не допускается. В графе 2 списка фондов указывается дата первого поступления документов фонда в архив организации в соответствии с датой первого поступления документов, указанной в листе фонда; для созданного в архиве объединенного архивного фонда этой датой является дата его создания. В графе 3 списка фондов указывается название каждого архивного фонда, которое записывается в список фондов на основании исторической справки к фонду или титульного листа описи дел, документов (п. 3.8. Правил); все последующие переименования вносятся только в лист фонда. Название архивного фонда вносится в список фондов с соблюдением следующих требований (п. 3.8. Правил): - название объединенного архивного фонда состоит из обобщенного названия включенных в его состав однородных архивных фондов, например: Первичные профсоюзные организации города Н-ска; - название объединенного архивного фонда состоит из названия вышестоящей (головной) организации и обобщенного названия подведомственных организаций, например: Акционерное общество "Светосервис" и подведомственные ему организации; - название объединенного архивного фонда состоит из названия организации и обобщенного названия организаций-предшественников, например: Акционерное общество "Светосервис" и его предшественники. Названия архивных фондов в составе объединенного архивного фонда вносятся в список фондов под названием объединенного фонда. Названия организаций, которые вошли в объединенный фонд, приводятся в листе фонда. В графе 4 списка фондов указывается полное и сокращенное название архива (или иной организации), куда была осуществлена передача архивного фонда полностью; при частичной передаче документов архивного фонда учет выбытия ведется в листе фонда и книге учета поступление и выбытия дел, документов. В графе 5 указываются наименование, дата и номер документа, на основании которого архивный фонд выбыл из архива организации. Графа 6 списка фондов служит для служебных отметок, например, для указания реквизитов дополнительных документов, послуживших основанием для выбытия архивного фонда; для отметки о вхождении фонда в состав объединенного архивного фонда и др. Ежегодно, по состоянию на 1 января, составляется годовая итоговая запись к списку фондов, в которую вносятся сведения о номерах фондов, внесенных в список и исключенных из списка, указывается (цифрами и прописью) количество хранящихся в архиве фондов и сведения о количестве (цифрами и прописью) фондов, хранящих дела с особо ценными документами, если такие есть (если нет, то ставится прочерк). Отдельно в итоговой записи должны быть указаны: - номера, которые освободились в результате утраты, выделения всех документов архивного фонда к уничтожению в связи с истечением сроков хранения, а также в случае высвобождения учетных номеров фондов, вошедших в состав объединенного архивного фонда; - номера выбывших или переданных архивных фондов, если такие имеются. Итоговая запись заверяется подписью составившего ее работника и руководителя архива. Датой итоговой записи является дата ее подписания руководителем архива. К списку фондов может быть составлен лист-заверитель в случае, если архив организации хранит большое количество фондов и список фондов является многостраничным. Лист-заверитель списка фондов содержит сведения о количестве пронумерованных листов в списке фондов, подписывается и датируется. При необходимости и по усмотрению руководителя архива организации лист-заверитель списка фондов может быть дополнен уточняющими сведениями. Список фондов подшивается в твердую обложку. Графическое представление процесса 3.4. "Учет количества и состава фондов архива" представлено на схеме 21 приложения N 4. 3.5. Учет изменений в количестве и составе фонда Для учета изменений в количестве и составе дел архивного фонда в архиве организации ведется лист фонда. Лист фонда ведется по каждому архивному фонду и заводится при первом поступлении документов фонда в архив (п. 3.9. Правил). Образец заполнения листа фонда представлен в приложении N 8. Лист фонда служит целям учета по следующим параметрам: - учет изменений в названии и хронологических рамках архивного фонда; - учет количества и состава описей дел фонда; - учет количества и состава единиц хранения по каждой описи дел; - учет изменений количества единиц хранения по каждой описи дел; - учет количества неописанных архивных документов. Основанием для внесения изменений о количестве единиц хранения в лист фонда являются: описи дел, документов структурного подразделения и годового раздела сводной описи дел, документов организации; номенклатура дел организации, заменяющая годовой раздел сводной описи дел, документов организации; акт о технических ошибках в учетных документах (приложение N 4 Правил); акт об обнаружении документов (не относящихся к данному фонду, архиву, неучтенных) (приложение N 5 Правил); акт об утрате документов (приложение N 6 Правил); акт приема-передачи архивных документов на хранение (приложение N 20 Правил); акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению (приложение N 21 Правил); акт о неисправимых повреждениях архивных документов (приложение N 22 Правил). Лист фонда включает в себя заголовок и две основных части: 1. Учет неописанных документов. 2. Учет описанных документов. В заголовочной части листа фонда указывают следующие сведения: - номер фонда: проставляется по списку фондов; - местонахождение фонда: указывается наименование организации, хранящей дела фонда согласно учредительным документам на момент оформления листа фонда; - дата первого поступления дел фонда: указывается дата первого поступления документов фонда в архив организации, которая должна совпадать с соответствующей датой в иных учетных документах: книге учета поступления и выбытия дел, документов, списке фондов (при наличии); для объединенного архивного фонда (архивной коллекции) это может быть дата его (ее) создания в архиве организации; - крайние даты для каждого названия фонда (графа 1 заголовка): согласно исторической справке или нормативным правовым актам о создании, реорганизации и ликвидации организации-фондообразователя указываются начальная и конечная даты функционирования организации-фондообразователя, независимо от наличия в фонде документов за этот период, при этом: для объединенного архивного фонда, образованного по принципу подчиненности, указываются крайние даты деятельности руководящего органа; для объединенного архивного фонда, образованного из документов однородных или последовательно сменявших друг друга организаций, крайними датами являются самая ранняя дата образования одной из них и дата ликвидации последней; последующие изменения в крайние даты каждого фонда вносятся на основании поступающих в архив организации документов; - название фонда (графа 2 заголовка): согласно исторической справке или нормативным правовым актам о создании, реорганизации и ликвидации организации-фондообразователя в хронологической последовательности согласно крайним датам перечисляются все наименования и подведомственность организации-фондообразователя, независимо от наличия в фонде документов за этот период, при этом: для объединенных архивных фондов в графе указывается обобщенное название фонда, а затем перечисляются наименования всех организаций-фондообразователей, документы которых вошли в состав объединенного фонда за весь период их существования; последующие изменения в название фонда вносятся на основании поступающих в архив организации документов. При поступлении в архив организации неописанных документов (сформированных в дела, отдельными документами или листами) их учет осуществляется в листе фонда в разделе 1 "Учет неописанных документов" в условных единицах. Датой записи (графа 1) является дата фактического внесения данных о поступлении или выбытии неописанных документов. Название и реквизиты документа (дата, номер), по которому в архив организации поступили документы или выбыли из него, указываются полностью (графа 2). В графе 3 указывается количество дел в условных единицах (условная единица хранения содержит 150 листов). В графе 4 указываются даты самого раннего и самого позднего документов, поступивших неописанными в архив организации. Выбытие неописанных документов обычно связано с тем, что эти документы описываются и формируются в дела (единицы хранения) в архиве, что оформляется отдельной строкой (графы 3, 4, 5, 6 никогда не заполняются одновременно), в таком случае основанием для выбытия документов (графа 2) будет являться акт описания архивных документов (переработки описей). На основании этого акта при выбытии неописанных документов в графе 5 указывается количество сформированных из неописанных документов дел, а в графе 6 - крайние даты этих дел. Данные по выбытию неописанных документов (количество единиц хранения и их крайние даты в графах 5 и 6 раздела 1 листа фонда) должны быть отражены как поступление описанных документов в соответствующих графах раздела 2 листа фонда. После каждого поступления или выбытия неописанных документов в графе 7 указывается количество неописанных дел в условных единицах. Если документы в архив организации поступают в виде сформированных дел по описям (в т.ч. описям дел структурных подразделений), то раздел 1 листа фонда не заполняется и учет поступления ведется сразу в разделе 2 "Учет описанных документов" после составления годовых разделов описей дел, документов (см. раздел 3.2. Методических рекомендаций). В графе 1 раздела 2 указывается дата фактической записи сведений о поступлении или выбытии документов. Номер описи дел (графа 2) проставляется согласно соответствующей описи дел, документов в соответствии со схемой систематизации документов в архиве организации (см. раздел 3.3. Методических рекомендаций). В графе 3 указывается год, за который составляется годовой раздел описи дел, или год создания документов, включенных в опись. В графе 4 указывается название описи согласно ее наименованию в реестре описей или на обложке описи дел. Аннотация на документы может быть составлена при необходимости раскрытия содержания отдельных документов или группы документов, наличие которых в деле нельзя определить по названию описи (особо ценные документы, документы организаций-предшественников и др.). Общее количество поступивших в архив организации единиц хранения по годовому разделу описи дел указывается в графе 5. Графы с 6 по 9 предназначены для фиксации выбытия дел из архива организации по каждой из описей (графы 2 - 4) на основании соответствующих документов (актов). В графе 6 указывается количество выбывших единиц хранения (дел). Название и реквизиты документа (дата, номер), на основании которого из архива организации выбыли документы, указываются полностью (графа 7). В графах 8 и 9 указывается количество и крайние даты единиц хранения, выбывших по годовым разделам описей дел постоянного хранения, утвержденных ЭПК. Графы с 10 по 16 предназначены для итоговых записей о количестве единиц хранения в архиве организации после каждого их поступления в архив организации или выбытия из него. После проведения внутриархивных работ изменения в лист фонда вносятся только после внесения соответствующих изменений в годовые разделы описей дел на основании полностью оформленных актов. Изменения, связанные с техническими ошибками, после внесения в годовой раздел описи дел или в законченную опись, вносятся в лист фонда в соответствии с актом о технических ошибках в учетных документах (приложение N 4 Правил), утвержденным руководителем организации, а изменения, связанные с необнаруженными и неисправимо поврежденными документами постоянного хранения, вносятся только после согласования акта с ЭПК архивного учреждения. Графическое представление процесса 3.5. "Учет изменений в количестве и составе фонда" представлено на схеме 22 приложения N 4. Если на листе фонда не остается места для очередных записей, заводится лист-продолжение, в правом верхнем углу которого указывается "продолжение, ф. N ____ лист N 2". Листы-продолжения подкладываются за основным листом. Лист фонда пересоставляется на основании и с соблюдением определенных требований (п. 3.9. Правил). При хранении листов фонда в нескольких папках, папки нумеруются в валовом порядке, к каждой папке составляется лист-заверитель (п. 3.9. Правил), примерная форма которого дана в приложении N 8 Правил. При необходимости и по усмотрению руководителя архива организации лист-заверитель листа фонда может быть дополнен уточняющими сведениями. При изменении количества листов в папке с листами фондов, к ней составляется новый лист-заверитель, причем, предыдущий зачеркивается и остается в папке под новым листом-заверителем. 3.6. Учет выбытия дел Учет выбытия дел из архива организации ведется по листу фонда (приложение N 13 Правил, п. 3.9 Правил) и книге учета поступления и выбытия дел, документов (приложение N 11 Правил, п. 3.7 Правил). В книге учета поступления и выбытия дел, документов фиксируется факт выбытия дела из архива организации, сопровождающийся внесением в учетную форму сведений, подтверждающих факт выбытия (п. 3.7. Правил). При учете выбытия единиц хранения по книге учета поступления и выбытия дел, документов графы с 1 по 7 заполняются аналогично требованиям, описанным в раздел 3.1. Методических рекомендаций. Каждое выбытие документов получает самостоятельный порядковый номер (графа 1). Дела одного фонда являются единым комплексом, поэтому при выбытии дел одного фонда запись будет иметь одну строку, а при выбытии дел из нескольких фондов данные по каждому фонду записываются с новой строки. Датой выбытия документов является дата фактической передачи дел из архива организации (графа 2). В графе 3 указывается полное наименование государственного (муниципального) архива (иной организации), которому передаются дела из архива организации. В графе 4 указываются название, дата и номер документа, по которому из архива организации выбывают документы. Основанием для внесения данных о выбытии дел в книгу учета поступления и выбытия дел, документов могут быть следующие документы (п. 3.15. Правил): - акт об утрате документов (приложение N 6 Правил); - акт приема-передачи архивных документов на хранение (приложение N 30 Правил); - акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению (приложение N 21 Правил); - акт о неисправимых повреждениях архивных документов (приложение N 22 Правил); Графическое представление процесса 3.6. "Учет выбытия дел" представлено на схеме 23 приложения N 4. Номер фонда проставляется в книге учета поступления и выбытия дел, документов (графа 5) по ранее присвоенному ему номеру в списке фондов, который является частью архивного шифра каждой единицы хранения (дела). В графе 6 проставляют крайние даты дел, включенных в опись. При выбытии неописанных документов, если крайние даты не определены, эта графа не заполняется. В графах 11 - 13 отдельно фиксируют количество выбывших описанных дел постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу. В графе 15 фиксируют количество всех выбывших неописанных дел, если они сформированы в дела, но не включены в опись, или общее количество выбывших документов с указанием количества листов. Архив организации со сложной структурой может вести учет выбытия дел в книге учета поступления и выбытия дел, документов самостоятельно по каждому структурному подразделению. Ежегодно в итоговой годовой записи книги учета поступления и выбытия дел, документов подводится суммарный итог выбывших дел и отдельно итоги по каждому виду носителя выбывших дел (бумажный, электронный, аудио, видео). Общая итоговая годовая запись по поступлению и выбытию дел подписывается составившим ее работником и руководителем архива. Датой итоговой годовой записи является дата ее подписания руководителем архива (ответственным за архив). Пример заполнения книги учета поступления и выбытия дел, документов в приложении N 9. В лист фонда сведения о выбытии дел вносятся на основании тех же документов, что и в книгу учета поступления и выбытия дел, документов. Кроме того, в лист фонда вносятся сведения о выбытии дел, документов по мере описания дел, документов, которые ранее были внесены в лист фонда как неописанные. После описания и формирования дел, в разделе 1 "учет неописанных документов" отражается выбытие этих документов, а в разделе 2 "учет описанных документов" отражается их поступление (см. раздел 3.2). Выбытие отдельных документов из дел может произойти в случае возврата их собственнику, при выбытии составляется акт об изъятии из дел подлинников личных документов и акт о возвращении собственнику подлинников личных документов (п. 5.17 Правил). С изымаемых документов в архиве изготавливаются копии, которые приобщаются к делам. Выбытие отдельных документов также может произойти при их неисправимых повреждении, в этом случае составляется акт о неисправимых повреждениях (Приложение N 22 к Правилам). Изъятие документов, а также замена на копии отражаются во внутренней описи дела, в листе-заверителе дела, описи дел, документов. Акты, на основании которых произведено изъятие архивных документов, включаются в дело фонда. |